22 Aug Hoe lang moet je de loonadministratie bijhouden?In Employee, Forms, IRS, SSAbyRobert Hernandez
de Social Security Administration en de IRS hebben een gezamenlijke publicatie uitgegeven die waardevolle aanwijzingen biedt voor werkgevers die hun oude loonlijsten willen opruimen. In de meeste (maar niet alle) gevallen betekent dit het volgen van een vierjarige retentieregel.
in de publicatie wordt gewaarschuwd dat het niet voldoen aan de vereisten inzake het bewaren van gegevens kan leiden tot aanzienlijke boetes en grote beloningen voor werkgevers die niet in staat zijn de vereiste informatie te verstrekken wanneer de IRS daarom verzoekt of in het kader van een arbeidsgerelateerde rechtszaak. (Documenten kunnen ook worden opgevraagd door overheidsinstellingen.)
de Records-in-General Rule
zoals toegepast op werkgevers die federale inkomsten -, socialezekerheids-en Medicare belastingen inhouden en betalen, zegt de SSA/IRS-verslaggever dat gegevens met betrekking tot dergelijke belastingen moeten worden bewaard gedurende ten minste vier jaar na de vervaldatum van de aangifte van de persoonlijke inkomstenbelasting van de werknemer (in het algemeen, 15 April) voor het jaar waarin de betaling werd gedaan.
volgens de SSA/IRS-verslaggever omvatten deze records:
- het identificatienummer van de werkgever;
- namen, adressen, beroepen en socialezekerheidsnummers van werknemers;
- de totale bedragen en data van betalingen van Vergoedingen en ingehouden bedragen voor belastingen of anderszins, met inbegrip van gerapporteerde tips en de reële marktwaarde van niet-contante betalingen;
- de aan inhouding onderworpen bedragen voor federale inkomsten -, sociale-en Medicare-belastingen, en de overeenkomstige ingehouden bedragen voor elke belasting (en de datum ingehouden indien de inhouding plaatsvond op een andere dag dan de betaaldatum);
- de bestreken loonperiode door elke betaling van compensatie;
- Indien van toepassing, de reden(en) waarom de totale vergoeding en de maatstaf van heffing voor elk btw-tarief zijn verschillend;
- De werknemer het Formulier W-4, Werknemer Roerende Uitkering Certificaat;
- Per medewerker de begin-en einddatum van het dienstverband;
- de afschriften van de werknemer rapportage tips ontvangen;
- voordelen in natura worden verstrekt aan de werknemers en de eventueel vereiste onderbouwing;
- Aanpassingen of verrekening van belastingen; en
- de Bedragen en data van de belasting op deposito ‘ s.
werkgevers moeten zich ook houden aan de vierjarige retentie-regel voor gegevens met betrekking tot loon continuïteitsbetalingen aan werknemers door de werkgever of derde in het kader van een ongeval of gezondheidsplan. Deze gegevens moeten de begin-en einddatum van de periode van afwezigheid bevatten, alsmede het bedrag en het weektarief van elke betaling (met inbegrip van betalingen door derden). Werkgevers moeten ook kopieën van Formulier W-4 van de werknemer te houden, verzoek om federale inkomstenbelasting inhouding van zieke loon, en, indien van toepassing, kopieën van formulier 8922, derde partij ziek Loon Recap.
een andere regel is van toepassing voor gegevens ter staving van informatieaangiften en werkgeversverklaringen aan werknemers met betrekking tot de toewijzing van fooi. Volgens het belastingwetboek moeten deze gegevens worden bewaard gedurende ten minste drie jaar na de vervaldag van de aangifte of de aangifte waarop zij betrekking hebben.
verzoeken om terugbetaling van ingehouden belasting
de SSA / IRS-verslaggever zegt dat werkgevers die een verzoek om terugbetaling, creditering of vermindering van ingehouden inkomsten-en arbeidsbelastingen indienen, gegevens met betrekking tot de vordering moeten bewaren gedurende ten minste vier jaar na de datum van indiening van de vordering.
extralegale uitkeringen
het belastingwetboek voorziet in een expliciete registratieverplichting voor werkgevers met opgesomde extralegale uitkeringen, zoals ziektekostenverzekering, cafetaria, onderwijsondersteuning, adoptiebijstand of afhankelijke zorgbijstandplan. Zij zijn verplicht alle registers bij te houden die nodig zijn om te bepalen of het plan voldoet aan de vereisten om de uitkeringsbedragen van inkomsten uit te sluiten.
opmerking: in de bepalingen van het belastingwetboek betreffende de administratie van extralegale uitkeringen wordt niet gespecificeerd hoe lang de administratie met betrekking tot bepaalde extralegale uitkeringen moet worden bijgehouden. Vermoedelijk zijn zij onderworpen aan de vierjarige regel volgens de hierboven genoemde algemene regel, en moeten zij dus ten minste vier jaar na de vervaldatum van de belasting worden bewaard voor de aangifteperiode waarop de administratie betrekking heeft of de datum waarop de belasting is betaald, naargelang welke datum later valt.
let op: voor zover een administratie van extralegale uitkeringen ook moet voldoen aan ERISA Titel I, geldt een langere bewaartermijn van zes jaar.
Werkloosheidsbelastinggegevens
de Federal Unemployment Tax Act (FUTA) verplicht werkgevers om gegevens te bewaren met betrekking tot verdiende compensatie en betaalde werkloosheidsbijdragen. Onder de records-in-general regel, dergelijke records moeten worden bewaard voor vier jaar na de vervaldatum van het formulier 940, werkgever jaarlijkse federale werkloosheidsbelasting aangifte of de datum waarop de vereiste FUTA belasting werd betaald, afhankelijk van welke later.
documentatie dient te worden bewaard:
- het totale bedrag van de tijdens het kalenderjaar betaalde werknemersbijdrage;
- het bedrag van de aan de FUTA-belasting onderworpen beloning;
- de door de staat betaalde werkloosheidsbijdragen, met afzonderlijke totalen voor de door de werkgever betaalde bedragen en de op het loon van de werknemers ingehouden bedragen (momenteel vereisen Alaska, New Jersey en Pennsylvania werknemersbijdragen);
- alle gegevens op formulier 940 (Met Schema A en/of R indien van toepassing); en
- indien van toepassing, de reden waarom de totale beloning en de belastbare bedragen verschillen.
de SSA / IRS Reporter herinnert werkgevers dat record retentie eisen worden ook vastgesteld door het federale ministerie van Arbeid en staat loon-uur en werkloosheid Verzekeringsagentschappen.
drie jaar
het volgende moet gedurende ten minste drie jaar worden bewaard: de Wet op betaalbare zorg (formulieren 1094-B, 1095-B, 1094-C en 1095-C). Bewaar ze gedurende ten minste drie jaar vanaf de vervaldatum van de rapportage. Bewaar ook informatieformulieren en werkgeversverklaringen aan werknemers over tip toewijzingen gedurende ten minste drie jaar na de vervaldatum van de terugkeer of verklaring waarop ze betrekking hebben.Payroll Partners zet zich in om klanten te helpen op de hoogte te blijven van nieuws, ontwikkelingen en actuele gebeurtenissen op het gebied van payroll en human resources. Dit artikel is bedoeld om de lezers Algemene informatie over loonzaken te verschaffen. Het artikel vormt geen professioneel advies met betrekking tot het gebruik van een bepaalde payrollpraktijk en mag niet als professioneel advies worden beschouwd. Alles is in het werk gesteld om de juistheid van de informatie te waarborgen. Payroll Partners neemt geen verantwoordelijkheid voor het vertrouwen van een individu op de informatie in het artikel. Lezers moeten alle informatie onafhankelijk controleren voordat ze op een bepaalde feitelijke situatie worden toegepast, en moeten onafhankelijk de impact van een bepaalde payrollpraktijk bepalen. Als u op zoek bent naar boekhoudkundig advies, wordt u aangemoedigd om een gecertificeerde openbare accountant te raadplegen.