Hoe de personeelskosten in 8 stappen te beheersen

het beheren van de uitgaven van uw medewerkers kan ingewikkeld, tijdrovend en vervelend zijn, en een groot gedoe voor uw financiële afdeling. Gelukkig zijn er manieren om dit proces minder te slepen.

in feite is het beheersen van de uitgaven van werknemers een kwestie van strategie. En als het gaat om zakelijke uitgaven, heb je drie belangrijke behoeften:

1. de operationele kosten van het bedrijf bewaken en controleren
2. analytische boekhouding voeren van uitgaven
3. het verzamelen van alle facturen en bewijsstukken

doe deze drie goed, en u bent snel op weg naar een gezonde cultuur van uitgaven – iets waar we gepassioneerd over zijn.

Wat is de beste manier om de personeelskosten te bewaken en te beheersen? Hoe kunt u uw medewerkers de flexibiliteit bieden die ze nodig hebben om de wereld in te gaan, terwijl u tegelijkertijd de veiligheid en integriteit van bedrijfsfondsen garandeert?

dit is wat u moet weten.

Create your employee expense management plan

“Het is niet voor niets een cliché.

de slechtste manier om de uitgaven van bedrijven te beheren is om het helemaal niet te beheren. Dat is eigenlijk vrij typisch voor zeer jonge, kleine bedrijven. In het begin heb je het gevoel dat je niet echt een strategie nodig hebt, omdat de bedragen die je uitgeeft zo klein zijn. En de CEO of office manager regelt al het geld toch.

maar dit artikel is bedoeld om u te helpen de uitgaven van werknemers onder controle te houden. Want op een gegeven moment, moet je je team bevrijden om geweldig werk te doen. En daarvoor is toegang tot fondsen nodig.

maar hoe moeten werknemers besteden, aan wat en hoeveel zijn ze toegestaan? Dit zal allemaal worden opgenomen in uw goed geschreven onkostenbeleid.

we hebben al over deze overvloed geschreven, dus we gaan het hier niet overdrijven. Maar er zijn een paar basisprincipes om in gedachten te houden:

• maak het eenvoudig, duidelijk en beknopt
• probeer geen juridisch of academisch artikel te schrijven – houd het Vriendelijk
• voeg voorbeelden uit de praktijk toe van goede en slechte bedrijfsuitgaven
• Som niet alle mogelijke uitgaven op. Richtlijnen zijn beter dan lange lijsten
• denk na over manieren om stappen te automatiseren-meer hierover binnenkort

en tot slot, neem andere teams in het proces. Goed uitgavenbeleid is zinvol voor het hele bedrijf – niet alleen de CFO of financieel controleur.

voor meer informatie, Lees onze gedetailleerde handleiding voor het opstellen van uw bedrijfskostenbeleid. En voor inspiratie, hier is een grote lijst van real-life onkostenbeleid van bedrijven die je zeker hebt gehoord van.

2. Plaats duidelijke uitgavenprocessen

zodra uw beleid klaar is, moet u processen aanpakken. Zakelijke uitgaven gaat om meer dan alleen het vaststellen van een budget en het geven van uw team de middelen – die beide zullen we binnenkort komen.

door een kostenbeheerproces te volgen dat methodisch en grondig, om niet te zeggen strikt is, kunt u werknemers stimuleren om hun uitgaven onder controle te houden. Een duidelijk en gedetailleerd proces kan net zo nuttig zijn voor medewerkers als voor het management.

wanneer u een kostenbeheerproces implementeert, moet u zoeken naar manieren om het zo snel en gemakkelijk mogelijk te maken voor werknemers om het te volgen. U kunt werknemers bijvoorbeeld voorzien van vooraf ingevulde formulieren, inclusief automatische aanwijzingen voor de benodigde ondersteunende documentatie.

nog beter, moderne uitgavenbeheeroplossingen leiden uw teamleden door het hele uitgavenproces – van goedkeuring, tot betaling, tot ontvangst.

dit soort processen is het beste scenario – waar uw teams geen andere keuze hebben dan de regels te volgen, zelfs als ze ze niet kennen!

Stel een budget vast voor elke personeelskostencategorie

een goede manier om de personeelskosten te beheersen is het implementeren van een gedetailleerd uitgavenbeleid. Dit omvat het vooraf vaststellen van een maximumbudget voor elke uitgavencategorie: zakenreizen, hotelverblijven, restaurantrekeningen, aankoop van apparatuur en benodigdheden, enz.

voor alle kosten moet u bepalen hoeveel elke werknemer kan oplopen en hen laten weten dat ze niet zullen worden terugbetaald boven deze limiet. Sommige bedragen of soorten uitgaven kunnen vooraf worden goedgekeurd, terwijl alles buiten dit vereist expliciete goedkeuring van managers.

maar houd deze regels zo eenvoudig mogelijk. Je zou kunnen gaan in eindeloze details met de prijs bedragen die goedkeuring zijn, en voorwaarden waaraan moet worden voldaan. Maar onkostenbeleid werkt het beste als ze kort en eenvoudig zijn en waar werknemers ze uit het hoofd kunnen onthouden.

en geloof ons, dit is perfect haalbaar.

geef geschikte betaalmethoden

Als u echt efficiënt wilt zijn in het beheersen van personeelskosten, is de beste optie om hen een op maat gemaakte betaalmethode te geven. Dit is waar Business onkostenkaarten van pas komen.

met onkostenkaarten kunt u ze vooraf met een bepaald bedrag laden om te worden gebruikt voor een breed scala aan onkosten in het veld: restaurants, benzine, hotels, enz.

deze kaarten combineren flexibiliteit met zekerheid. Medewerkers kunnen besteden net zoals ze hun eigen zakelijke creditcard hebben. Maar managers en financiële teams kunnen specifieke limieten stellen voor elke kaart, en kunnen precies zien wat een werknemer heeft besteed op elk moment.

tweede optie: een virtuele creditcard. Dit is de perfecte oplossing voor online uitgaven, zoals het boeken van een hotelkamer, het huren van onroerend goed of een voertuig, en het kopen van trein of plan tickets. Ze zijn ook ideaal voor software abonnementen en digitale reclame.

deze kaart voor eenmalig gebruik kan worden gebruikt volgens de behoeften van uw werknemers en kan in real-time worden beheerd via een beveiligd internetplatform. Dit zorgt voor een duidelijk en gedetailleerd overzicht, terwijl uw medewerkers online aankopen snel en gemakkelijk kunnen doen.

weet u wat geen goede optie is? Het afsplitsen van de bedrijfscreditcard elke keer dat een werknemer een betaling moet doen. Niet alleen is dit een gedoe, maar het stelt ook uw bedrijf bloot aan het risico van creditcardfraude. Niet cool!

digitaliseer het ophalen van facturen

wanneer een teamlid voor iets betaalt, moet hij het ontvangstbewijs bewaren. Dat is een vrij eenvoudig concept, maar leidt tot eindeloze problemen voor finance en accounting teams.

want hoe ijverig uw medewerkers ook zijn, ze zullen af en toe ontvangsten vergeten of verliezen. En dit betekent veel heen en weer met het financiële team, om zichzelf uit te leggen en die bewijzen van betaling te vinden.

om tijd te verspillen met het verzamelen van facturen, en om ervoor te zorgen dat u ze allemaal krijgt, moet u de ontvangstverzameling digitaliseren. E-ontvangsten worden nu geaccepteerd door belastingkantoren over de hele wereld.

de eenvoudigste methode is een ontvangst scanning app. De werknemer betaalt voor iets, neemt dan onmiddellijk een foto van zijn ontvangstbewijs op het moment dat hij het ontvangt.

er zijn geen gegevensinvoer voor financiële teams, en het aantal verloren ontvangsten wordt verwaarloosbaar.

centraliseren abonnementsbewaking

een ander probleem dat de uitgaven veroorzaakt is abonnementen. We zijn er dol op, want moderne Saas-gereedschappen maken het leven voor iedereen makkelijker. Maar het houden van op de top van elke betaling die door al uw zakelijke teams is als het draaien van platen.

tussen het betalen voor zoekwoorden in Google Adwords voor de marketingafdeling, Salesforce voor sales en Heroku of AWS voor de technische teams, kan het moeilijk zijn om werknemersabonnementen te controleren.

we noemden virtuele kaarten hierboven, en deze zijn het perfecte tegengif voor uw uitgaven ellende. Hiermee kunt u een unieke, terugkerende kaart die zal worden getrokken uit elke maand (of jaar) te creëren.

elke kaart wordt toegewezen aan een werknemer, zodat u weet wie elk abonnement controleert. En elke betaling heeft een reden vermeld, de goedkeuring van de manager gegevens, en de juiste Boekhoudkundige code. Deze betalingen worden dus bijna automatisch verzoend.

het belangrijkste is om dit alles te centraliseren. Zorg ervoor dat elk team hetzelfde proces en dezelfde betaalmethode gebruikt voor zijn abonnementen. Dan weet u waar elke betaling vandaan komt, en kunt u gemakkelijk blijven op de top van hen allemaal.

Tip: Spendesk centraliseert alle abonnementen, verzamelt automatisch facturen en schorst abonnementen zelfs in een mum van tijd indien nodig.

fraude met onkostendeclaraties bijhouden

het is niet leuk om erover te praten, maar de kans op fraude met onkostendeclaraties is groter dan je zou denken. Uit één rapport blijkt dat maar liefst 85% van de werknemers op onkostendeclaraties heeft gelogen. En 10% dient valse informatie over ” de hele tijd.”

deze hoeven niet allemaal kwaadaardige onwaarheden te zijn. Soms verzinnen mensen details waarvan ze denken dat ze waar zijn, omdat ze niet langer de informatie hebben die ze nodig hebben.

maar fraude moet een zorg zijn, vooral voor financiële controleurs en hun teams. Jouw taak is om het bedrijfsgeld veilig te houden.

de meest effectieve manier om dit te voorkomen is door simpelweg van onkostendeclaraties af te komen. Immers, niemand houdt er toch van om te gaan met onkostendeclaraties.

aangezien ze tijdrovend en gemakkelijk te vervalsen zijn, zou het verstandig zijn om ze helemaal af te schaffen en in plaats daarvan te kiezen voor flexibele en flexibele betaaloplossingen zoals die van Spendesk.

digitaliseer en automatiseer uw processen

welke processen nemen de meeste tijd in beslag en zijn het minst productief? Identificeer ze, ga digitaal en dematerialiseer. Focus in plaats daarvan op efficiënte tools voor het ophalen van facturen, het beheer van aankoopaanvragen of zelfs het verwerken van kosten in real-time.

het automatiseren en digitaliseren van uw processen zal u helpen om betere resultaten te zien, laat uw team werken met meer flexibiliteit, en het vrijmaken van tijd voor andere, meer belangrijke (en minder vervelend!) taak.

meer middelen voor automatisering:

• Onkostenautomatisering: automatiseren van declaraties en goedkeuringen
• 8 uitstekende voordelen van boekhoudkundige automatisering
• bedrijfsautomatisering: automatiseer deze zes saaie financiële processen
• hoe AR & AP automatisering de productiviteit van bedrijven verhoogt

vind de juiste onkostenbeheersingsbalans

het beheren van personeelskosten gaat over het vinden van de juiste balans tussen controle en flexibiliteit, zodat ieders belangen kunnen worden gediend. Medewerkers moeten in staat zijn om hun werk uit te voeren met flexibiliteit en gemak, en je moet in staat zijn om duidelijk en gedetailleerd toezicht op de bedrijfsuitgaven.

overweeg onze top acht tips (hierboven), en overweeg welke opties geschikt zijn voor u en uw team.