de software RFP: alles wat u moet weten

hoe te reageren op een software RFP

voor technologiebedrijven is het reageren op software RFP ‘ s een bekend proces. Als u echter gefrustreerd bent dat uw RFP-inspanningen te veel tijd in beslag nemen en niet vruchten afwerpen, is het misschien tijd voor een nieuwe aanpak.

controleer eerst of uw proces de best practices van het voorstel volgt. Vervolgens, fine-tunen elk deel van uw voorstel van de samenvatting tot de definitieve presentatie.

Proposal process best practices

beslissen om al dan niet te bieden

een veel voorkomende reden dat uw winrate laag kan zijn, is omdat u biedt op RFP ‘ s die niet goed passen. Als het gaat om software RFP ‘ s, vaak, de koper wil alles, maar weet niet precies wat ze nodig hebben. Bijgevolg, het is moeilijk om te bepalen of je een goede kans op het winnen van het bedrijf.

dus, voordat u begint met het opstellen van het voorstel, moet u de reikwijdte en de technische vereisten zorgvuldig bekijken. Dan, maak een lijst van follow-up vragen om te begrijpen welke functies en functionaliteit zijn deal breakers. Met deze informatie, zult u effectiever te bieden of niet te bieden discussies.

Download deze handige checklist om uw discussies over bieden of geen bieden te begeleiden.

Optimaliseer uw voorstel projectplanning

maar al te vaak zijn de doorlooptijden van softwarevoorstellen krap. De klant heeft een dringende behoefte, maar wil ook een verstandige investering doen. Zonder een gevestigde projectmanagementstrategie ontstaat chaos en verwarring.

er zijn een aantal beproefde manieren om uw voorstel team en proces te organiseren. Probeer bijvoorbeeld een RACI matrix. Omdat het de details van teamleden en hun rollen, iedereen weet wat te verwachten en welke stappen zijn de volgende. U kunt ook een voorstel tijdlijn of Gantt-grafiek maken om de timing van de taak bij te houden.

bekijk de inhoud van uw eerdere voorstel

over het algemeen stellen software-RFP ‘ s veel van dezelfde vragen. In plaats van het herschrijven van antwoorden voor elke RFP, gebruik uw vorige voorstel inhoud als een sjabloon voor toekomstige reacties. De beste manier om gemeenschappelijke antwoorden op te slaan en te vinden wanneer je ze nodig hebt, is om een voorstel kennisbibliotheek of inhoud repository te maken.

sommige teams beheren hun inhoud handmatig in een spreadsheet of Word-document. Hoewel deze aanpak is beter dan het starten van reacties vanaf nul, de informatie wordt snel ongeorganiseerd en gedateerd. Daarom gebruiken veel proposal teams proposal management software voor kennismanagement. RFP-responssoftware maakt samenwerking en automatisering van voorstellen mogelijk door vragen te identificeren waarop u al hebt gereageerd en het juiste antwoord voor te stellen.

Maak het u gemakkelijk voor uw vakdeskundigen

vakdeskundigen (KMO ‘ s) moeten zowel hun voltijdse rol als hun taak om voorstellen te doen combineren. Onnodig te zeggen, het is een grote klus en het is niet altijd gemakkelijk voor hen om direct te reageren op RFP ‘ s. Wanneer u follow-up e-mails moet verzenden en vertragingen moet beheren, is het gemakkelijk om gefrustreerd te raken. U kunt echter het voorstel proces een beetje makkelijker voor iedereen.

terwijl u nieuwe vragen zult tegenkomen, kunt u uw kennisbibliotheek gebruiken om zoveel mogelijk van het voorstel af te ronden. Zo wordt tot 80 procent van de SaaS RFP ’s aangevuld met proposal automation en beoordeeld door de proposal manager alvorens onze KMO’ s te betrekken. Deze aanpak betekent een lichtere belasting voor hen en snellere reacties voor u.

Proposal review and revision

nu is het tijd om alles bij elkaar te halen. Bekijk je voorstel van begin tot eind. Is het compleet en compliant? Werken alle antwoorden samen? Klinkt de toon en stijl als uw merk? Ten slotte, zijn er typefouten, grammaticafouten of tegenstrijdigheden? Het lijkt misschien onbelangrijk, maar de details zijn belangrijk. En kleine fouten kunnen een grote indruk maken.

definitieve goedkeuring en indiening

de laatste stap in het proces is het verkrijgen van de definitieve goedkeuring van uw executive approver. Zodra u hun zegel van goedkeuring, zorg ervoor dat het voorstel op tijd en volgens de indiening eisen.

hoe elk onderdeel van uw softwarevoorstel te verbeteren

wanneer u met soortgelijke softwareoplossingen concurreert, is het belangrijk om uw voorstel gedenkwaardig te maken. Het beste is om elk onderdeel van het voorstel voor een specifiek doel te gebruiken.

Verhoog uw samenvatting

beschouw uw samenvatting als uw inleiding tot de koper. Niet iedereen die uw voorstel ontvangt zal het grondig lezen. Echter, ze zullen waarschijnlijk skim uw samenvatting. Daarom moet je ervoor zorgen dat het telt. Uw samenvatting moet de meest impactvolle manieren u zult helpen de klant hun doelen te bereiken uit te leggen, verkennen van uw belangrijkste onderscheidende factoren en niet meer dan een pagina lang.

Download dit sjabloon om uw samenvatting geweldig (en gemakkelijk) te maken.

RFP-sollicitatiebrief

als de samenvatting de inleiding is, is de RFP-sollicitatiebrief het vriendelijke gesprek dat volgt. Inderdaad, de begeleidende brief creëert een verbinding. Wees conversationeel, benaderbaar en voeg een beetje persoonlijkheid toe om het onvergetelijk te maken. Daarnaast is het belangrijk om uw begrip van de behoeften van de klant uit te drukken, een succesverhaal te vertellen en uw visie voor de toekomst van uw partnerschap te delen.

laat u inspireren door het downloaden van dit sjabloon voor RFP-sollicitatiebrieven.

Beheer uw berichten

winnende software RFP-antwoorden vereisen een lastige balans tussen technische expertise en benaderbare berichten. Terwijl u wilt uw expertise over te brengen, wees voorzichtig niet te vervreemden van uw RFP evaluatoren. Vergeet niet om uw gemiddelde gebruiker in gedachten te houden en te spreken op een manier die ze kunnen begrijpen.