De evolutie van projectmanagement

geschiedenis van projectmanagement / door Sandro Azzopardi / Leestijd minuten

het belang van projectmanagement is een belangrijk onderwerp omdat alle organisaties, of ze nu klein of groot zijn, op een bepaald moment betrokken zijn bij de implementatie van nieuwe ondernemingen. Deze ondernemingen kunnen divers zijn, zoals de ontwikkeling van een nieuw product of een nieuwe dienst; de vestiging van een nieuwe productielijn in een verwerkende onderneming; een public relations promotiecampagne; of een groot bouwprogramma. In de jaren tachtig ging het om kwaliteit en in de jaren negentig ging het om globalisering, maar in de jaren 2000 gaat het om snelheid. Dat wil zeggen, om hun concurrenten voor te blijven, worden organisaties voortdurend geconfronteerd met de ontwikkeling van complexe producten, diensten en processen met zeer korte time-to-market vensters in combinatie met de behoefte aan cross-functionele expertise. In dit scenario wordt projectmanagement een zeer belangrijk en krachtig instrument in handen van organisaties die het gebruik ervan begrijpen en de competenties hebben om het toe te passen.

door de ontwikkeling van projectbeheercapaciteiten in organisaties, gelijktijdig met de toepassing van informatiebeheersystemen, kunnen bedrijfsteams samenwerken bij het opstellen van plannen en het beheer van take-to-market-projecten door teamgerichte taken, schema ‘ s en toewijzing van middelen te synchroniseren. Hierdoor kunnen cross-functionele teams projectinformatie creëren en delen. Dit is echter niet voldoende, informatiebeheersystemen hebben het potentieel om projectbeheerpraktijken in een real-time omgeving te laten plaatsvinden. Als gevolg van deze potentiële project management vaardigheid, lokaal, nationaal of wereldwijd verspreide gebruikers in staat zijn om gelijktijdig te bekijken en te communiceren met dezelfde bijgewerkte projectinformatie onmiddellijk, met inbegrip van project schema ‘ s, threaded discussies, en andere relevante documentatie. In dit scenario krijgt de term verspreide gebruiker een bredere betekenis. Het omvat niet alleen de multifunctionele managementteams, maar ook experts uit de supply chain van de organisatie en zakelijke partners.

op macroniveau zijn organisaties gemotiveerd om projectmanagementtechnieken toe te passen om ervoor te zorgen dat hun (kleine of grote) ondernemingen tijdig, binnen het kostenbudget en met de vastgestelde kwaliteit worden geleverd. Op microniveau heeft projectmanagement in combinatie met een passend informatiebeheersysteem tot doel: (A) de overheadkosten van het project te verminderen; (b) de werkplek van het project aan te passen aan de operationele stijl van de projectteams en de respectieve teamleden.; (C) proactief en realtime informeren van de leidinggevende managementlagen over de strategische projecten; (d) ervoor zorgen dat de leden van het projectteam accurate, zinvolle en tijdige projectdocumenten delen; en (e) ervoor zorgen dat de kritieke taaktermijnen worden nageleefd. Hoewel de motivatie en doelstellingen om projectmanagement toe te passen in organisaties lovenswaardig zijn, verzekeren ze het projectsucces niet.

alvorens de betekenis en het bereiken van projectsucces te bespreken, is het echter wenselijk in dit stadium een korte geschiedenis van projectmanagement te geven.

korte geschiedenis van projectmanagement

projectmanagement wordt al duizenden jaren toegepast, daterend uit het Egyptische tijdperk, maar het was midden jaren vijftig dat organisaties begonnen met het toepassen van formele instrumenten en technieken voor projectmanagement op complexe projecten. Moderne methoden voor projectbeheer hadden hun oorsprong in twee parallelle maar verschillende problemen van planning en controle in projecten in de Verenigde Staten. De eerste zaak betrof de Amerikaanse marine, die op dat moment bezig was met de controle van contracten voor haar Polaris-Raketproject. Deze contracten bestonden uit onderzoek, ontwikkelingswerk en productie van onderdelen die uniek waren en nooit eerder waren uitgevoerd.

dit specifieke project werd gekenmerkt door grote onzekerheid, aangezien noch kosten noch tijd nauwkeurig konden worden geschat. Daarom waren de voltooiingstijden gebaseerd op waarschijnlijkheden. Tijdschattingen waren gebaseerd op optimistisch, pessimistisch en zeer waarschijnlijk. Deze drie tijdscenario ‘ s werden wiskundig beoordeeld om de vermoedelijke voltooiingsdatum te bepalen. Deze procedure werd programme evaluation review technique (PERT) genoemd. Aanvankelijk hield de PERT-techniek geen rekening met de kosten. Echter, de kosten functie werd later opgenomen met behulp van dezelfde schattingsbenadering als met de tijd. Door de drie ramingsscenario ‘ s bleek (en is) PERT het meest geschikt voor projecten met een hoge mate van onzekerheid die hun uniciteit weerspiegelt. De tweede zaak betrof de particuliere sector, namelijk E. I du Pont de Nemours Company, die zich ertoe had verbonden grote chemische fabrieken in de VS te bouwen in tegenstelling tot het Navy Polaris-project, vereisten Deze bouwondernemingen nauwkeurige tijd-en kostenramingen. De door dit bedrijf ontwikkelde methodologie werd oorspronkelijk aangeduid als project planning and scheduling (PPS). KKS vereist realistische schattingen van kosten en tijd, en is dus een meer definitieve benadering dan PERT. De PPS-techniek werd later ontwikkeld tot de critical path-methode (CPM) die erg populair werd in de bouwsector.In de jaren zestig en zeventig namen zowel PERT als CPM hun populariteit in de particuliere en publieke sector toe. Defensieafdelingen van verschillende landen, NASA, en grote engineering – en bouwbedrijven wereldwijd toegepast project management principes en tools om grote budget, planning gedreven projecten te beheren. De populariteit in het gebruik van deze Project management tools in deze periode viel samen met de ontwikkeling van computers en de bijbehorende pakketten die gespecialiseerd zijn in project management. Aanvankelijk waren deze computerpakketten echter erg duur en werden ze alleen uitgevoerd op mainframe-of minicomputers. Het gebruik van project management technieken in de jaren 1980 werd vergemakkelijkt met de komst van de personal computer en bijbehorende low cost project management software. Vandaar dat tijdens deze periode de productie-en softwareontwikkelingssectoren begonnen met het invoeren en implementeren van geavanceerde projectmanagementpraktijken ook. In de jaren negentig werden theorieën, instrumenten en technieken van projectmanagement op grote schaal ontvangen door verschillende industrieën en organisaties.

vier perioden in de ontwikkeling van Modern Projectmanagement

vóór 1958: Craft system to human relations. Gedurende deze tijd, de evolutie van de technologie, zoals, auto ‘ s en telecommunicatie verkort het project schema. Auto ‘ s maakten bijvoorbeeld een effectieve toewijzing van middelen en mobiliteit mogelijk, terwijl het telecommunicatiesysteem de communicatiesnelheid verhoogde. Verder werd op grote schaal gebruik gemaakt van de taakspecificatie die later de basis werd voor de ontwikkeling van de Work Breakdown Structure (WBS) en vond Henry Gantt de Gantt-grafiek uit. Voorbeelden van projecten die in deze periode zijn ondernomen en die door gedocumenteerd bewijs worden ondersteund, zijn: (A) de bouw van de Pacific Railroad in 1850; (b) De bouw van de Hoover Dam in 1931-1936, die ongeveer 5.200 werknemers in dienst en is nog steeds een van de hoogste zwaartekracht dammen in de VS genereren van ongeveer vier miljard kilowatt uur per jaar; en (c) het Manhattan Project in 1942-1945 dat was de pionier onderzoek en ontwikkeling project voor de productie van de atoombom, waarbij 125.000 werknemers en kost bijna $2 miljard.1958-1979: toepassing van de managementwetenschap. Belangrijke technologische vooruitgang vond plaats tussen 1958 en 1979, zoals de eerste automatische kopieermachine voor normaal papier van Xerox in 1959. Tussen 1956 en 1958 werden verschillende kernprogramma ‘ s voor projectmanagement geïntroduceerd, waaronder CPM en PERT. Deze periode werd echter gekenmerkt door de snelle ontwikkeling van de computertechnologie. De overgang van het mainframe naar de mini-computer in de jaren 1970 maakte computers betaalbaar voor middelgrote bedrijven. In 1975 richtten Bill Gates en Paul Allen Microsoft op. Bovendien heeft de evolutie van de computertechnologie de opkomst van verschillende softwarebedrijven voor projectmanagement vergemakkelijkt, waaronder Artemis (1977), Oracle (1977) en Scitor Corporation (1979). In de jaren zeventig werden ook andere instrumenten voor projectbeheer geïntroduceerd, zoals de planning van Material Requirements (MRP).

voorbeelden van projecten die in deze periode zijn ondernomen en die van invloed zijn geweest op de ontwikkeling van het modem-projectbeheer zoals we dat nu kennen, zijn: A) het in 1956 gestarte project van de Polaris dat tot doel had kernraketten te leveren die door onderzeeërs worden gedragen, bekend als de ballistische raket van de vloot voor de Amerikaanse Marine. Het project lanceerde met succes zijn eerste Polaris raket in 1961; (B) Apollo project gestart in 1960 met het doel van het sturen van de mens naar de maan; en (C) E. I du Pont de Nemours chemical plant Project van 1958, dat tot doel had grote chemische productie-installaties in de VS te bouwen

1980-1994: Production Centre Human Resources. De jaren tachtig en negentig worden gekenmerkt door de revolutionaire ontwikkeling in de informatiebeheersector met de invoering van de personal computer (PC) en bijbehorende computercommunicatienetwerken. Deze ontwikkeling resulteerde in het hebben van lage kosten multitasking pc ’s die een hoge efficiëntie in het beheer en de controle van complexe projectschema’ s had. Tijdens deze periode werden low cost project management software voor PC ‘ s op grote schaal beschikbaar die project management technieken gemakkelijker toegankelijk gemaakt.

voorbeelden van grote projecten die in deze periode zijn ondernomen en die de toepassing van geavanceerde technologie illustreren, en instrumenten en praktijken voor projectbeheer zijn onder meer: (A) England France Channel project, 1989 tot 1991. Dit project was een internationaal project waarbij twee overheden, verschillende financiële instellingen, technische bouwbedrijven en andere organisaties uit beide landen betrokken waren. De taal, het gebruik van standaard metrics, en andere communicatie verschillen moesten nauw worden gecoördineerd; (b) Space Shuttle Challenger project, 1983 tot 1986. De ramp met de Challenger spaceshuttle richtte de aandacht op Risicobeheer, groepsdynamiek en kwaliteitsbeheer; en (c) xv Calgary Winter Olympic van 1988, die met succes projectmanagementpraktijken toepaste op event management.

1995-heden: een nieuwe omgeving creëren. Deze periode wordt gedomineerd door de ontwikkelingen met betrekking tot het Internet die de zakelijke praktijken in het midden van de jaren negentig drastisch veranderden. Het Internet heeft snel, interactief en op maat gemaakt nieuw medium waarmee mensen direct online producten en diensten kunnen bekijken, kopen en volgen. Dit heeft ertoe geleid dat bedrijven productiever, efficiënter en klantgerichter worden. Bovendien hebben veel van de huidige project management software een Internet connectiviteit functie. Dit maakt het mogelijk om automatisch gegevens te uploaden, zodat iedereen over de hele wereld met een standaardbrowser: (a) de meest recente status van hun toegewezen taken kan invoeren; (b) erachter kan komen hoe het totale project doet; (c) op de hoogte worden gebracht van eventuele vertragingen of vorderingen in de planning; en (d) op de hoogte blijven van hun projectrol, terwijl ze onafhankelijk op een afgelegen locatie werken.

een voorbeeld van een groot project dat in deze periode is ondernomen is het project jaar 2000 (Y2K). Het Y2K-Project, bekend als de millennium bug, verwees naar het probleem dat computers mogelijk niet correct functioneren op 1 januari 2000 om 12 uur. Dit was een wereldwijd fenomeen en was zeer problematisch omdat het oplossen van het probleem bij de organisatie geen garantie bood voor immuniteit, aangezien een storing in de toeleveringsketen van de organisatie de operationele capaciteit van de organisatie kon beïnvloeden. Veel organisaties zetten een projectbureau op om hun stakeholders te controleren en na te leven met betrekking tot de Y2K-kwestie. Bovendien was het gebruik van Internet een gangbare praktijk die leidde tot de oprichting van het virtuele projectbureau. Het doel van dit virtuele projectkantoor was: (a) ononderbroken rond de eeuwwisseling te leveren; (b) de inspanningen van het Y2K-project te monitoren; (c) zorgen voor coördinatie; (d) een risicobeheerplan ontwikkelen; en (e) communiceren met verschillende belanghebbenden over de naleving van Y2K. Het virtuele projectkantoor was dus een centraal punt voor alle projectwerken en het verhoogde het bewustzijn en het belang van risicomanagementpraktijken bij tal van organisaties.

Waarom Projectbeheer?

het lijdt geen twijfel dat organisaties vandaag de dag geconfronteerd worden met agressievere concurrentie dan in het verleden en het ondernemingsklimaat waarin zij opereren is zeer turbulent. Dit scenario heeft geleid tot een grotere behoefte aan organisatorische verantwoordingsplicht voor de particuliere en de publieke sector, wat heeft geleid tot een grotere focus op en vraag naar operationele effectiviteit en efficiëntie.

doeltreffendheid en efficiëntie kunnen worden vergemakkelijkt door de invoering van beste praktijken die het beheer van organisatorische middelen kunnen optimaliseren. Er is aangetoond dat operaties en projecten verschillen van elkaar, waarbij verschillende beheerstechnieken nodig zijn. Daarom kan projectmanagement in een projectomgeving: (a) de verwezenlijking van project-en organisatorische doelstellingen ondersteunen; en (b) de belanghebbenden meer zekerheid bieden dat de middelen doeltreffend worden beheerd.Uit onderzoek door Roberts en Furlonger in een studie van projecten op het gebied van informatiesystemen blijkt dat het gebruik van een redelijk gedetailleerde methodologie voor projectbeheer, in vergelijking met een losse methodologie, de productiviteit met 20 tot 30 procent verhoogt. Bovendien kan het gebruik van een geformaliseerde projectbeheerstructuur voor projecten het volgende vergemakkelijken: (a) de verduidelijking van de projectomvang; (b) overeenstemming over doelstellingen en doelstellingen; (C) het vaststellen van de benodigde middelen; (d) het waarborgen van de verantwoordingsplicht voor resultaten en prestaties; (e) en het aanmoedigen van het projectteam om zich te concentreren op de uiteindelijke te bereiken voordelen. Bovendien blijkt uit het onderzoek dat 85-90% van de projecten niet op tijd, binnen het budget en de verwachte kwaliteit van de prestaties leveren. De belangrijkste oorzaken van deze situatie zijn::

er moet worden benadrukt dat de oorzaken van het uitblijven van resultaten op tijd, binnen het budget en van de verwachte kwaliteit van de prestaties kunnen worden aangepakt door de toepassing van projectbeheerpraktijken. Bovendien betekent het niet tijdig, binnen het budget en volgens de verwachte kwaliteit van de prestaties leveren niet noodzakelijkerwijs dat het project zelf een mislukking was. In dit stadium wordt gesproken over de effectiviteit en efficiëntie van de uitvoering van het project en niet over de vraag of een project een succes of een mislukking is.

conclusie

projectbeheer moet worden gezien als een instrument dat organisaties helpt om aangewezen projecten effectief en efficiënt uit te voeren. Het gebruik van deze tool garandeert niet automatisch het succes van het project. (het succes van het project zal in een volgend nummer worden besproken). Ter voorbereiding op het volgende nummer zou ik u echter willen vragen na te denken over het onderscheid tussen projectsucces en projectmanagementsucces. Dit onderscheid zal meer inzicht geven in de vragen: Waarom worden sommige projecten als mislukkingen beschouwd als ze voldoen aan alle traditionele normen van succes, namelijk op tijd, binnen budget en voldoen aan alle technische specificaties? Waarom worden sommige projecten als succesvol beschouwd als ze niet voldoen aan twee belangrijke criteria die traditioneel met succes worden geassocieerd, namelijk dat ze niet op tijd en niet binnen de begroting worden afgerond?Sandro Azzopardi is een professionele auteur die artikelen schrijft over verschillende onderwerpen op zijn website en lokale kranten en tijdschriften.

Recommended read: een korte geschiedenis van projectmanagement door Duncan Haughey.