ontdek waarom back-up van gegevens zo belangrijk is en wat u moet doen om uw bedrijf te beschermen.
niemand van ons denkt graag aan het verliezen van gegevens. Maar of het nu gaat om het uitvallen van apparatuur, het per ongeluk verwijderen of virusinfectie, het is een zeer reële mogelijkheid. De beste manier om dat te doen is om een up-to-date, veilige en gemakkelijk toegankelijke online back-up.
niet zo lang geleden werden gegevens opgeslagen op fysieke tapes of schijven en opgeslagen op afstand van het systeem. Meer recent hebben het internet en de beschikbaarheid van cloudopslag de manier waarop veel mensen hun back-upprocedures uitvoeren radicaal veranderd.
back-up kan vaak worden gezien als een karwei, maar het hebben van online back-ups voor uw gegevens is essentieel voor de bedrijfscontinuïteit als een ramp toeslaat. Er zijn een aantal dingen om rekening mee te houden bij het plannen van een back-upstrategie en een breder disaster recovery plan en we zullen ze in meer detail bekijken.
Back-upstrategieën
het is gemakkelijk om aan te nemen dat de back-upstrategie slechts een kwestie is van zoveel mogelijk en zo vaak mogelijk opslaan. En hoewel dat tot op zekere hoogte Waar is, is het belangrijk om meer in detail te kijken naar wat je moet besparen en waarom, dus het eerste wat je moet overwegen is welke systemen moeten worden geback-upt.
als de meeste gegevens centraal op een server staan, is dat de belangrijkste plaats om te starten. Productiebestanden moeten regelmatig worden opgeslagen; dagelijks of vaker, afhankelijk van de technologie die u gebruikt. Programma-en besturingssysteem bestanden kunnen minder vaak worden opgeslagen. Maandelijks is meestal voldoende, maar je moet in een positie om extra back-ups uit te voeren voor en na upgrades en wijzigingen.
uw online back-ups plannen
u moet ook overwegen of u een back-up moet maken van informatie die ook op endpointcomputers wordt opgeslagen. Terwijl de meeste van uw core business informatie wordt waarschijnlijk centraal gehouden op servers, er kan goed zijn items zoals correspondentie, spreadsheets en ga zo maar door die worden gegenereerd op desktops dus je moet nadenken over hoe belangrijk deze zijn, of ze moeten worden geback-upt en zo ja, hoe vaak.
er is ook het probleem van laptops en andere mobiele hardware. Hoe maak je een back-up van deze wanneer ze slechts zelden verbinding maken met het bedrijfsnetwerk?
wanneer u hebt vastgesteld wat u moet back-uppen, moet u nu overwegen hoe vaak het moet worden gedaan. Dit hangt af van hoe belangrijk de informatie is voor uw operatie; hoe belangrijker de gegevens, hoe vaker het moet worden opgeslagen.
conventionele wijsheid leunt in de richting van wat bekend staat als een 3-2-1 back-upstrategie waarbij je altijd drie kopieën van een bestand hebt, waarvan er ten minste één off-site moet worden opgeslagen. Dit kan betekenen dat uw originele werkkopie en twee kopieën zijn op afzonderlijke back-up drives, of een op een lokale back-up schijf en een in de cloud.
cloudtechnologie
het gebruik van cloudtechnologie betekent dat u automatisch een off-site kopie hebt en dat het gemakkelijker wordt om vaker op te slaan. Toch is het de moeite waard om u de meest cruciale bestanden op te slaan op een lokaal medium, zoals een externe harde schijf voor extra gemoedsrust.
natuurlijk is het altijd belangrijk om back-ups weg te slaan van het systeem waarop ze betrekking hebben. Dit betekent dat in het geval van een brand, diefstal of andere onvoorziene problemen u niet verliest uw back-up evenals uw hoofdsysteem.
Als gegevens die u opslaat gevoelig zijn, moet u ook nadenken over hoe uw back-upkopieën worden beveiligd. Is het bijvoorbeeld noodzakelijk om de informatie te versleutelen terwijl u deze opslaat? Als u gebruik maakt van cloud storage, kijken naar welke veiligheidsmaatregelen uw provider heeft in plaats is een andere overweging.
Back-uptechnologieën
in de afgelopen jaren is de beschikbaarheid van goedkope en gemakkelijk toegankelijke cloudopslag veranderd, waarbij veel bedrijven hun data opslaan op basis van back-upoplossingen in de business cloud. De traditionele oplossing is om tape of externe schijf te gebruiken om back-ups te maken. Dit betekent dat het hebben van meerdere kopieën van de media, zodat u in staat om terug te keren naar eerdere versies van bestanden moet je nodig hebt. Meestal betekent dit een grootvader-vader-zoon systeem waarin er drie kopieën van de informatie die in volgorde worden overschreven.
het nadeel van deze hardwarebenadering van gegevensback-up is dat het constante menselijke interventie nodig heeft om de media te kunnen verwisselen. Zelfs als u de back-upsoftware automatiseert zodat deze op een schema draait, moet iemand er nog steeds voor zorgen dat de juiste schijf op het juiste moment is aangesloten, waardoor de kans op fouten toeneemt.
opslaan in de cloud elimineert veel van deze problemen. Back-ups kunnen automatisch worden uitgevoerd met minimale tussenkomst van de operator. Ze kunnen ook continu zijn, zodat bestanden een back-up krijgen zodra ze worden gewijzigd. Er zijn voordelen in schaalbaarheid ook; het is niet nodig om meer of Grotere schijven te kopen als de hoeveelheid gegevens die behoefte hebben aan back-up groeit.
natuurlijk is een cloudback-up slechts zo goed als het bedrijf dat deze back-up levert. Niet alleen zijn er kostenoverwegingen, maar ook de prestaties en veiligheidsmaatregelen die de back-up provider heeft in plaats. Locatie is ook belangrijk.
bijvoorbeeld, als het gaat om het bewaren van gegevens, kunnen sommige soorten gevoelige gegevens om compliance redenen niet in het buitenland worden opgeslagen, dus u moet overwegen welke mechanismen er zijn om gegevens te herstellen als u dat ooit nodig hebt.
een ander voorbeeld is hoe eenvoudig het is om een individueel bestand te herstellen in het geval dat het beschadigd raakt of per ongeluk verwijderd wordt, in plaats van een hele bibliotheek te herstellen?
er zijn verschillende kwesties die u moet overwegen met betrekking tot het bewaren van gegevens, vooral wanneer u ervoor zorgt dat u in overeenstemming bent met de compliance-regels. Cloud back-ups zijn een geweldige manier om de zorgen rond compliance te verminderen, maar je moet nog steeds voorzichtig zijn.
archiveren versus online back-ups
terwijl we het over back-ups hebben, is het ook nuttig om het verschil tussen een back-up en een archief te overwegen. Hoewel er overeenkomsten zijn, zijn er ook belangrijke verschillen. Gearchiveerde informatie bestaat over het algemeen uit oudere kopieën van bestanden die niet langer nodig zijn voor de huidige productiesystemen, maar die moeten worden bewaard om redenen van naleving of referentie.
hoewel gearchiveerde gegevens op dezelfde manier moeten worden opgeslagen als een back-up, moet deze zo worden beveiligd dat ze kunnen worden gelezen, maar niet kunnen worden gewijzigd of overschreven. Je moet ook rekening houden met de hoeveelheid informatie die je nodig hebt om te houden en hoe dat zal uitbreiden in de tijd.
ook hier heeft de cloud een revolutie teweeggebracht in de sector op dit gebied, waarbij archiefdiensten gemakkelijker beschikbaar zijn geworden om het beheer van archiefopslag te vereenvoudigen, maar ook hier zijn er dingen om rekening mee te houden. Archieven, door hun aard, zijn op lange termijn, dus je moet er zeker van zijn dat u kiest voor een vertrouwde leverancier die niet gaat verdwijnen op een toekomstig punt en neem uw gegevens mee.
Disaster recovery voor bedrijfscontinuïteit
hoewel back-ups een belangrijk onderdeel zijn van het bedienen van uw systemen, moeten we kijken naar het grotere plaatje van disaster recovery planning. Natuurlijk, een back-up is een belangrijk onderdeel van deze, omdat data is de levensader van uw bedrijf, maar die gegevens is van geen nut als je niet beschikt over een systeem om toegang te krijgen op. Met uw systemen die lijden perioden van downtime, zult u snel lijden een verlies van inkomsten, zodat je moet in staat zijn om weer op de rails zo snel als je kunt.
Rampenplanning moet daarom verder kijken dan de back-up. Grotere bedrijven, zoals banken, zullen meestal “hot recovery” – voorzieningen hebben met betrekking tot een schaduwsite die de operatie kan overnemen binnen enkele minuten na een probleem dat de kernactiviteit beïnvloedt. Voor kleinere bedrijven is dit echter geen praktische of betaalbare optie, maar er moet nog steeds een plan zijn om te blijven werken in het geval van een groot probleem.
het gaat verder dan het vinden van nieuwe kantoorruimte:
- heeft u een andere site die u kunt gebruiken of moet huren?
- misschien kunt u werken door een aantal medewerkers op afstand vanuit huis te laten werken?
- natuurlijk is een kantoor slechts het begin, je hebt telefoons, een internetverbinding en computerhardware nodig. Een cloud backup is niet van plan om u geen goed te doen als je niet over de systemen in de plaats om u toegang te geven.
bedenk wie binnen het bedrijf verantwoordelijk zal zijn voor het beheer van een ramp en begin het proces om het bedrijf weer op de rails te krijgen. In grotere bedrijven, dit zou een fulltime baan, terwijl in kleinere bedrijven, iemand die het herstel operatie kan beheren en heeft genoeg autoriteit binnen het bedrijf om dingen gedaan te krijgen en samen te brengen van de benodigde middelen is de beste optie.
u moet niet alleen beslissen wie de leiding heeft, maar ook beslissen wat er gebeurt met ander personeel in het bedrijf als een ramp toeslaat:
- welke medewerkers heb je nodig om eerst weer aan de slag te gaan en welke kunnen we nog wat langer laten wachten?
- wat zijn de individuele taken van de mensen in geval van een probleem?
- weten zij waar zij heen moeten en met wie zij contact moeten opnemen en hebben zij extra opleiding nodig om de taken te kunnen uitvoeren die van hen verwacht worden in geval van een ramp?