uw sprekers spelen een cruciale rol in het succes van uw evenement. Geweldige sprekers kunnen uw evenement aantrekkelijk maken voor bezoekers. Ze trekken gasten aan die willen leren en netwerken.
maar het inschakelen van de juiste sprekers is moeilijk, vooral als je je eerste evenement organiseert. 89% van de conferentiemakers zegt dat het vinden van hoogwaardige sprekers hun grootste uitdaging is. Helaas is het bereiken van event speakers niet zo eenvoudig als het uitstralen van een snelle e-mail.
als u kwaliteitsspeakers wilt, moet u ze strategisch benaderen door deze best practices te volgen.
als u kwaliteitsspeakers wilt, moet u ze strategisch benaderen door deze best practices te volgen. Klik om te Tweet
bereik de juiste sprekers
de meeste sprekers zijn niet in de ” professionele sprekende business.”Als ze spreken voor de Kost, zijn ze waarschijnlijk duur.
de meeste sprekers zijn mensen die het doen wanneer de juiste gelegenheid in hun inbox aankomt. Ze kunnen hun spreken in het openbaar beperken tot een beperkt aantal evenementen, of alleen evenementen bijwonen die passen bij hun schema. U krijgt de beste resultaten wanneer u contact opneemt met sprekers van evenementen door zich te richten op degenen die het meest waarschijnlijk reageren op uw evenement.
dit betekent dat u een beetje onderzoek moet doen, wat enige tijd in beslag zal nemen. Maar uiteindelijk zul je minder tijd besteden aan onderzoek dan je zou koude pitching sprekers die niet geschikt zijn voor uw evenement.
hier zijn enkele manieren waarop u kunt zoeken naar kwaliteitsspeakers:
- Bekijk online discussiefora.
- Blader door Facebook-en LinkedIn-groepen.
- Poll uw huidige geregistreerde gasten.
- Poll gasten van uw laatste evenement.
- als u in-house werkt, vraag dan mensen van uw bedrijf om aanbevelingen.
- Kijk voor komende boek releases in uw niche/industrie.
- Blader door populaire blogs in uw branche. Neem speciale nota van de auteurs van gast blogs, als die mensen zijn actief op zoek naar hun bereik uit te breiden.
- doorzoek uw LinkedIn-contacten of maak een bericht op zoek naar aanbevelingen.
voor meer informatie, bekijk deze twee gidsen:
- Hoe te vertellen of een spreker geschikt is voor uw evenement
- Hoe grote sprekers aan te trekken voor uw evenementen
Stel uw Value Proposition
uw eerste stap is om te bepalen hoe de spreker baat heeft bij het spreken tijdens uw evenement. Je moet dit weten als je de eerste keer contact opneemt.
uw waarde kan zo eenvoudig zijn als een royale betaling. Er zijn genoeg mensen die spreken voor de kost die compensatie als een cruciaal onderdeel van de deal beschouwen. (Zaken als gratis reizen, accommodaties, eten en drinken gelden ook als compensatie.)
het is ook nuttig om enkele redenen op te nemen die de spreker zou kunnen gebruiken om uw evenement bij te wonen, afgezien van geld. Als ze het druk hebben, moeten ze weten waarom ze jouw evenement moeten kiezen boven een ander evenement.
bijvoorbeeld, je kunt potentiële sprekers laten weten wie je nog meer hebt opgesteld. De spreker kan opgewonden raken als hij denkt dat hij de kans krijgt om naast invloedrijke mensen te staan.
wat u ook doet, gebruik “exposure” niet als voordeel. Creatieve mensen houden er niet van om ontmaskerd te worden als compensatie. Je hebt ze gevonden, dus ze hebben duidelijk geen blootstelling nodig.
maak de Details duidelijk
forceer potentiële sprekers niet om alinea ‘ s met informatie over uw evenement door te lezen die voor hen niet belangrijk zijn. Het kan ze niet schelen waarom je ervoor koos om het evenement in oktober te organiseren. Ze hoeven niet te weten uw denkproces voor het kiezen van een thema.
in uw cold e-mail, lay-out uw gebeurtenis gegevens in gemakkelijk te verteren bullets. Hier zijn enkele gegevenspunten die u wilt opnemen:
- het thema van Het evenement
- de datum, De tijd, en locatie
- Wie anders zal spreken/presenteren
- de grootte van De zaal / Hoe veel mensen ze spreken
- Details over uw verwachte publiek
- tijd en toewijding die je nodig
- Hoe je de promotie van die gebeurtenissen
- Of u bereid bent om te voldoen aan hun technologische behoeften
- Of je te helpen met hun reis en accommodaties
- Het soort gesprek u op zoek bent naar
- Welke termijnen u ze nodig hebt om te voldoen aan
absoluut duidelijk over je verwachtingen. Je wilt hun inzet niet onderschatten om ze aan boord te krijgen, anders zouden ze zich op het laatste moment kunnen terugtrekken wanneer ze zich realiseren dat je meer van hen nodig hebt dan je oorspronkelijk hebt aangegeven.
leg vooral uit waarom u uw evenement organiseert. Wat is je doel? Wat is het nut van dit alles? Als u het doel van uw evenement goed uitlegt, kunnen potentiële sprekers bereid zijn om andere mogelijkheden af te zien om deel uit te maken van uw missie.
geef uw spreker enige speelruimte
als evenementplanner wilt u natuurlijk de gebeurtenis tot in het kleinste detail controleren om ervoor te zorgen dat het goed gaat. U zou geneigd kunnen zijn om onderwerpen aan uw sprekers toe te wijzen, maar dat zou een vergissing zijn.
sprekers hebben hun eigen expertise, Interesses en doelen. Als je ze instrueert waar ze over moeten praten, is er een goede kans dat ze zich terugtrekken uit je evenement. Zelfs een sterke aanbeveling kan overkomen als te controlerend.
het is goed om een aantal suggesties te doen, maar doe dit door wat informatie te geven over het type publiek dat je verwacht te bezoeken. Bijvoorbeeld, je zou kunnen zeggen, ” uit onze vroege peilingen, onze geregistreerde gasten zeggen dat ze geïnteresseerd zijn in AI, machine learning, en praktische toepassingen van virtual reality.”
dit soort aanpak geeft de spreker iets om mee te werken, zodat ze inhoud kunnen maken of hun gebruikelijke talk kunnen aanpassen om uw publiek te behagen, maar het is niet micromanaging.
” voel je vrij om feedback te geven over presentatietitels en abstracts, maar speel Geen creative director als het gaat om hun deck,” zegt Susannah Shattuck, een marketing manager die sprekers helpt presentaties te maken. “De kans is groot dat je sprekers al eerder een versie van hun presentatie hebben gegeven. Vertrouw erop dat ze hun boodschap op de juiste manier overbrengen.”
Connect Through Professional Organizations
er is een professionele organisatie voor alles. In feite zijn er waarschijnlijk verschillende organisaties in elke industrie. Veel daarvan zijn van toepassing op specifieke regio ‘ s.
dit soort organisaties kunnen fantastische bronnen zijn om sprekers te bereiken. Ze hebben duizenden (soms honderdduizenden) leden. Ze kunnen je in contact brengen met mensen waar je nog nooit van gehoord hebt of mensen die nog nooit in het openbaar gesproken hebben. Aangezien veel professionele organisaties zelf evenementen organiseren, kunt u ook vragen om hun persoonlijke aanbevelingen.
Als u niet veel geluk bij een professionele organisatie in uw branche, verkennen van een algemene speakers bureau, zoals…
- Amerikaanse Programma Bureau
- Keppler Luidsprekers
- Macmillan Luidsprekers
- Nationale Luidspreker Bureau
- Washington Luidsprekers Bureau
- Premiere Luidsprekers Bureau
Als je host regelmatig evenementen in dezelfde sector of niche, je wilt wat verbindingen maken in de verwante professionele organisaties. Na verloop van tijd kunnen deze lucratieve bronnen van sprekers en aanwezigen zijn.
een paar keer opvolgen
sommige sprekers hebben het nogal druk, vooral als ze veel reizen. Zij kunnen mogelijk niet onmiddellijk op uw e-mail reageren. Als ze je niet kennen, negeren ze misschien je e-mail, tenzij je persistent bent.
Follow-up als u binnen een week geen antwoord krijgt. Stuur een eenvoudige, vriendelijke herinnering om u te laten weten als ze geïnteresseerd zijn of meer informatie willen.
het is goed om een tweede follow-up te sturen (wat je derde e-mail zou zijn) na nog eens zeven dagen, maar het versturen ervan wordt vermeden. Als je te opdringerig wordt, kunnen ze geïrriteerd raken en klagen. Je wilt zeker niet dat ze andere sprekers vertellen niet te praten op uw evenement.
als uw derde e-mail onbeantwoord blijft, neem dan aan dat de toekomstige spreker niet geïnteresseerd is en ga verder met anderen.
Neem uw afwijzingen gracieus op
u zult ongetwijfeld een paar “Nee Dank u” antwoorden ontvangen. Dat is te verwachten. Potentiële sprekers zullen om tal van redenen weigeren. Sommigen zullen de compensatie niet leuk vinden. Anderen zullen niet denken dat ze geschikt zijn voor uw evenement. En sommigen zullen weigeren omdat ze gewoon niet willen komen.
gezichtsafstoting met opgeheven hoofd. Bedank hen voor hun aandacht, vraag hen of ze iemand kunnen aanbevelen, en ga naar de volgende potentiële spreker op uw lijst.
verspil uw tijd niet door een spreker te verleiden die niet wil spreken tijdens uw evenement. Zelfs als je ze overtuigt om te spreken, is er een goede kans dat ze niet hun best doen.
Key Takeaway
zoals u zich kunt voorstellen, kan het enige tijd duren om sprekers van evenementen te bereiken. Het is het beste om dit proces zo vroeg mogelijk te starten, zodat je tijd hebt voor het onvermijdelijke heen-en-weer. Deze best practices zullen u helpen om geweldige sprekers te vinden die van uw evenement een succes zullen maken.