tenzij u onbeperkte opslag in uw huis of kantoor hebt, kunt u zich afvragen of u echt al uw papierwerk moet bewaren en, zo ja, voor hoe lang. Er is geen one-size-fits-all antwoord. De duur hangt af van het soort document en de bijbehorende uitgaven of gebeurtenissen. Voordat u op de shredder, hier zijn een aantal algemene richtlijnen met betrekking tot document retentie met betrekking tot onroerend goed transacties.
de vuistregel van de IRS
de IRS stelt dat u de belastingaangiften en de bewijsstukken gedurende ten minste drie jaar na het indienen van de aangifte moet bewaren. Waarom? De verjaringstermijn (de hoeveelheid tijd die de IRS heeft om u te controleren of de hoeveelheid tijd die u kunt wijzigen uw terugkeer) is over het algemeen drie jaar. De regels veranderen echter van drie jaar als u (1) bewijsstukken gedurende zes jaar bewaart als u meer dan 25% van het bruto-inkomen op uw aangifte hebt onderschreven; of (2) als er geen aangifte wordt gedaan of er sprake is van fraude, blijft het Statuut voor onbepaalde tijd open. Financiële experts raden u aan uw documenten te bewaren gedurende minimaal zeven jaar nadat uw retour is ingediend.
Documenten voor Huiseigenaren
Documenten te behouden zo lang als u of uw echtgenoot is eigenaar van het pand
- eigendomsbewijzen
- Condo vereniging verbonden, codes en beperkingen
- Kapitaal verbetering van de bonnen en facturen
- Home inspectie rapporten
Documenten te bewaren tot de garantie of het beleid verloopt
- Service contracten en thuis garanties
- Huiseigenaren verzekeringen
- Home reparatie bonnen
Documenten te behouden voor onbepaalde tijd
- Records van betaalde hypotheken (certificaat van voldoening of pandrecht release)
- het Sluiten van informatieverstrekking (afrekening of HUD-1 regeling vel)
- Lijst van bezittingen
Documenten te bewaren totdat de verjaringstermijn is verstreken (over het algemeen drie jaar na de datum van de terugkeer)
- Belastingaangiften
- Sluiten informatieverstrekking
- onroerende voorheffing betalen (behouden van de fiscale rekeningen en geannuleerde cheques)
- Kapitaal verbetering van de bonnen en facturen
- Formulier 1098 hypotheekrente Overzichten
- formulier 1099-S opbrengst van vastgoedtransacties
- bewijs dat uw woning uw hoofdverblijf was gedurende ten minste twee van de voorafgaande vijf jaar (bijv. energierekeningen, kiezersregistraties, voorafgaande belastingaangiften)
- Arbeidsregisters voor inwonende hulp (bijv. Formulier W-2s, het Formulier W-4s, betalen en voordelen staten) houd alle records van de werkgelegenheid belastingen voor tenminste vier jaar na het indienen van K4 voor het jaar
Documenten voor Investment Real Estate
Documenten te behouden zo lang als u de eigen woning
- eigendomsbewijzen
- Taxaties, of taxaties gebruikt voor het bepalen van de afschrijvingen
- Kapitaal verbetering van de bonnen en facturen
- Ontvangsten voor reparatie en onderhoud
- Verzekering betalingsbewijzen
Documenten te behouden tot uw polis of overeenkomst vervalt,
- Verzekeringen
- Huurder lease-overeenkomsten
Documenten te behouden voor onbepaalde tijd
- vennootschap of LLC overeenkomsten voor investeringen in onroerend
- het Sluiten van informatieverstrekking (aka afrekening of HUD-1 regeling vel)
Diverse Documenten
Documenten te behouden zo lang als u of uw echtgenoot is eigenaar van het pand
- Oorspronkelijke eigenaren van de omzet van contracten en daden om thuis te ontvangen als een geschenk
- De reële marktwaarde voor erfelijke eigenschappen op de datum van de decedent de dood en regels voor het gebruik door erfgenamen van huis
- Echtscheidingsdecreten met huisverkoopclausule
te bewaren documenten tot bijwerking
- testamenten en trusts
bewaarplicht voor documenten
de bovenstaande richtlijnen volgen de IRS-richtlijnen. Bij het bepalen hoe lang om uw documenten te bewaren, vergeet dan niet om uw staat fiscale record retentie eisen te onderzoeken. Er zijn staten waar de verjaringstermijn langer is dan die van de Belastingdienst.
hoe u uw documenten opslaat is net zo belangrijk
als het gaat om het archiveren van documenten, overweeg dan hoe u ze veilig en veilig opslaat. Documenten kunnen traditioneel worden opgeslagen via papier, digitaal of een combinatie.
papieropslag
het opslaan van documenten in papieren vorm lijkt in de huidige digitale wereld overbodig, maar er zijn redenen om deze optie te overwegen. Een papieren kopie is een goede back-up in het geval van een verlies van gegevens. Documenten moeten worden opgeslagen in een afgesloten brandwerende kast of kluis.
digitale opslag
u kunt uw documenten ook digitaal scannen en opslaan. Veel bedrijven bieden cloud-gebaseerde opslag waar u gemakkelijk toegang tot al uw bestanden. Na het uploaden van uw documenten, versnipperen onnodige papieren kopieën.
zorg ervoor dat alle relevante partijen op de hoogte zijn van waar de documenten worden opgeslagen en hoe ze toegankelijk zijn. En altijd overleggen met uw accountant en/of advocaat bij het maken van een record retentie beleid. Wettelijke vereisten kunnen in bepaalde omstandigheden verschillen en moeten in overweging worden genomen bij het opstellen van een beleid.