Typer Kommunikasjon

Kommunikasjon er prosessen med å overføre informasjon og forstå det samme fra en person til en annen. Dermed betyr kommunikasjon å forstå informasjon, fakta eller meninger om noen.

Kommunikasjon kan være i ulike former, det kan klassifiseres på følgende grunnlag:

1. På Grunnlag Av Organisasjonsstruktur
2. På Grunnlag Av Retning
3. På Grunnlag Av Uttrykksmåte

Typer Kommunikasjon

1. Formell Kommunikasjon
2. Uformell Kommunikasjon
3. Nedadgående Kommunikasjon
4. Oppadgående Kommunikasjon
5. Horisontal Kommunikasjon
6. Diagonal Kommunikasjon
7. Ikke-Verbal Kommunikasjon
8. Verbal Kommunikasjon
9. Verbal Kommunikasjon
10. Verbal Kommunikasjon
11. Muntlig kommunikasjon
12. Skriftlig Kommunikasjon

1. Organisasjonsstruktur
   • Formell Kommunikasjon
   • Uformell Kommunikasjon
2. Retning
   • Nedadgående Kommunikasjon
   • Oppadgående Kommunikasjon
   • Horisontal Kommunikasjon
   • Diagonal Kommunikasjon
3. Uttrykksmåte
   • Ikke-Verbal Kommunikasjon
   • Verbal Kommunikasjon
     1. Muntlig Kommunikasjon
     2. Skriftlig Kommunikasjon

På Grunnlag Av Organisasjonsstruktur

i organisasjonsstrukturen Til enterprise kommunikasjon, er det to typer kommunikasjon:

• Formell kommunikasjon
• Uformell Kommunikasjon

Formell Kommunikasjon

Formell kommunikasjon er en informasjonsflyt gjennom formelt etablerte kanaler i en organisasjon. Denne typen kommunikasjon kan være muntlig eller skriftlig.

• hovedsakelig kontrollert av ledere
• det er hierarkisk i naturen og forbundet med overordnet og underordnet forhold
• Generelt knyttet til formell status og stillinger til en person
• det kan være oppover, nedover og horisontalt.

Fordeler med formell kommunikasjon

• Følger prinsippet om enhet av kommandoen
• den ordnede flyten av informasjon og systematisk
• hjelper i å fikse ansvar for bedre effektivitet
• Ledere har full kontroll over natur og retning av kommunikasjon
• Hjelper i å opprettholde myndighet forholdet
• flyten av instruksjon er svært spesifikke, klare og klare.
• Nyttig for å opprettholde direkte kontakt med underordnede.

Ulempen med formell kommunikasjon

• det er en tidkrevende prosess
• det mangler personlige kontakter og forhold
• det kan motstå og forvrenges
• det forsinker kommunikasjonsmeldingen på grunn av den formelle prosedyren
• det hindrer fri, jevn og nøyaktig sirkulasjon av informasjon

Uformell Kommunikasjon

Uformell Kommunikasjon refererer til kommunikasjon på grunnlag av personlige relasjoner. Det er en type kommunikasjon som er ustrukturert, uoffisiell og ikke planlagt.

• Det følger ikke de formelle kanalene etablert av ledelsen
• det flyter ofte mellom venner og intime og relatert til personlige snarere enn ‘posisjonelle’ saker.
• det kan ikke påvises på kartet og ikke reguleres av formelle regler og prosedyrer.

Uformell kommunikasjon er et resultat av sosial samhandling og tilfredsstiller menneskets naturlige ønske om å kommunisere med hverandre. Uformell kommunikasjon er nyttig for å motvirke effekten av arbeidstretthet og monotoni og fungerer som en kilde til jobbrelatert informasjon.

det er også referert til som grapevine kommunikasjon. Drue vin kommunikasjon bærer uoffisiell informasjon. Det er ikke en pålitelig kilde til kommunikasjon. Ledere bør være svært forsiktige med slik kommunikasjon.

fordeler med uformell kommunikasjon

• det er en fleksibel og pålitelig kommunikasjonskanal
• det skaper gjensidig samarbeid
• det kan fungere som et verdifullt hjelpemiddel i å kommunisere organisatoriske regler, verdier og moral
• det er nyttig i å bygge teamarbeid i organisasjonen
• Det gir effektiv tilbakemelding til lederen
• det supplerer formell Kommunikasjon
• det skaper vellykket pr i organisasjonen
• hvis implementert effektivt, vil det fører til suksess

Ulemper ved uformell kommunikasjon

• det skaper misforståelser og usikkerhet
• på grunn av ulike oppfatninger av personene som er involvert i hvisking, kan kjedetolkninger av informasjon endre seg
• det er vanskelig å tro på informasjon da kilden ikke kan identifiseres
• det fører noen ganger til lekkasje hemmelig informasjon
• informasjonen som passerer gjennom den er unøyaktig og forvrengt
• det er vanskelig å kontrollere det da strømmen og retningen ikke kan kontrolleres

På grunnlag av Retning

på grunnlag av retninger kommunikasjon kan være av fire typer kommunikasjon:

1. Nedadgående Kommunikasjon
2. Oppadgående Kommunikasjon
3. Horisontal Kommunikasjon
4. Diagonal Kommunikasjon

Nedadgående Kommunikasjon

Kommunikasjon som foregår Fra overordnede til underordnede i en kommandokjede kalles nedadgående kommunikasjon.

slik kommunikasjon kan være i form av ordrer, instruksjoner, retningslinjer, programmer etc. Det kan være skriftlig eller muntlig.

følgende meldinger er indusert i denne typen kommunikasjon:

• Bekreftelse om ytelse
• arbeidsoppgave og veiledning
• Ordre, veiledning og ansvar
• Ideologisk type informasjon
• Organisasjonsrutine og praksis.

Fordeler med nedadgående kommunikasjon

• det er nyttig å kontrollere underordnet
• det forklarer organisasjonens planer og retningslinjer til ansatte.
• det er et verktøy for å delegere myndighet
• det er nyttig å knytte blant ansatte på et annet nivå
• det oppfordrer effektiviteten av oppadgående kommunikasjon gjennom tilbakemelding
• det hjelper med å forberede folk til å innføre endring

Ulemper med nedadgående kommunikasjon

• det har en tendens til å fremme enveiskommunikasjon
• det er tidkrevende fordi informasjon går gjennom ulike nivåer
• noen ganger kan en leder filtrere informasjonen eller holde tilbake noe av informasjonen på grunn av frykt for at det kan være usmakelig
• som kommunikasjon tar tid, noen ganger meldingen blir ineffektiv og kan miste betydning

Oppadgående Kommunikasjon

når meldingen overføres fra bunnen til toppen av organisasjonshierarkiet, kalles den oppadgående kommunikasjon.

hovedfunksjonen til oppadgående kommunikasjon er å levere informasjon til toppledelsen. Det er i hovedsak deltakende i naturen og kan blomstre bare i et demokratisk organisasjonsmiljø. Det kan være i form av fremdriftsrapport, forslag, klager, klager etc.

Fordeler med oppadgående kommunikasjon

• Ledelsen kan bruke tilbakemelding effektivt i sin plan og prosedyrer
• hjelp underordnet til å kommunisere sine synspunkter til toppledelsen
• den støtter innovative ideer og forslag
• Støtte i harmoni og gjensidig samarbeid mellom ledelse og underordnet
• lederne er i stand til å evaluere virkningen av kommunikasjon

Ulemper med oppadgående kommunikasjon

• Underordnet gir kun gunstig informasjon til ledelsen
• Det kan bli motløs på grunn av mangel på riktig respons fra toppledelsen
• det tar mye tid å sende meldingen til høyere nivå
• Mulighet for forsettlig manipulering av informasjon for å oppnå personlige mål.
• det oppstår en trussel som superior kan reagere negativt

Horisontal Kommunikasjon

når kommunikasjon foregår mellom to eller flere personer som arbeider på samme nivå, kalles det horisontal kommunikasjon.

denne typen kommunikasjon foregår hovedsakelig under et komitemøte eller konferanser. Hovedformålet med slik kommunikasjon er å etablere interdepartementell koordinering.

fordeler med horisontal kommunikasjon

• det hjelper med å unngå duplisering av arbeid
• det løser inter-avdelingskonflikter
• det letter etablering av koordinering mellom ulike avdelinger i organisasjonen
• Kommunikasjonsprosessen beregnes jevnt uten noen barriere.
• det bidrar til å opprettholde sosial og emosjonell støtte blant peer-gruppen.

Ulemper med horisontal kommunikasjon

• det er mangel på motivasjon til å kommunisere
• vanligvis skjuler de informasjon på grunn av rivalisering mellom dem
• det mangler autoritativitet

Diagonal Kommunikasjon

Diagonal kommunikasjon er en utveksling av informasjon mellom personene på et annet nivå på tvers av avdelingslinjer.

denne typen kommunikasjon brukes til å spre informasjon på ulike nivåer i en organisasjon for å forbedre forståelsen og koordineringen for å oppnå organisatoriske mål.

der personer som ikke arbeider i samme avdeling eller har tilsvarende nivå, kommuniserer, sies det å være diagonal kommunikasjon. Det skjærer over nivåene av organisasjonsstruktur.

fordeler med diagonal kommunikasjon

• det øker organisasjonseffektiviteten
• det letter organisasjonsendring
• det skaper integritet og harmoni i organisasjonen
• det bidrar til å fremskynde handlingen og spare tid

Ulemper med diagonal kommunikasjon

• det bryter prinsippet om enhet av kommandoen
• Det er en usystematisk måte å kommunisere på.

På Grunnlag Av Uttrykksmåte

1. Ikke-Verbal Kommunikasjon
2. Verbal Kommunikasjon

Ikke-Verbal Kommunikasjon

Kommunikasjon gjennom uttrykk, bevegelser eller holdning er ikke-verbal kommunikasjon. Det refererer til strømmen av informasjon, gjennom ansiktsuttrykk, tone i stemmen og andre kroppsbevegelser.

med andre ord, det er en annen type kommunikasjon enn ord. Det formidler følelsen, følelsene, holdningen til en person til en annen. En person kan kommunisere sin følelse til andre raskt og økonomisk ved å bruke en ikke-verbal form for kommunikasjon. Dette krever ikke bruk av ord som en person kan uttrykke sine følelser av kroppsspråket.

noen viktige av ikke-verbal kommunikasjon er:

• Kroppsspråk: Holdning, Gest, Øyekontakt, Stillhet etc.
• Nærhet: Rom (intimt rom, offentlig rom), Tid, Omgivelser etc.
• Para Språk: Stemme, Volum, Pause, Tonehøyde, Riktig stress etc

Fordeler med ikke-verbal Kommunikasjon

• det er pålitelig kilde til informasjon
• Meldingen kan formidles raskt
• det er en økonomisk måte for kommunikasjon
• det skaper bedre forståelse

Ulemper med ikke-verbal Kommunikasjon

• Uttrykk og bevegelser blir sett av alle, så det mangler hemmelighold.
• det skaper misforståelser på grunn av manglende forståelse av gester
• Det krever fysisk tilstedeværelse av begge parter
• Lang og detaljert melding kan ikke formidles
• betydningen av gest endringer i henhold til tid og sted, og dermed er det vanskelig å forstå universelt
• Det er ingen skriftlig bevis i tilfelle tvist i fremtiden.

Verbal Kommunikasjon

Verbal Kommunikasjon er en utveksling av informasjon med ord enten skriftlig eller muntlig. Verbal kommunikasjon består av å snakke, lytte, skrive, lese etc. Det er den mest foretrukne kommunikasjonsmåten.

Det kan være av to typer Verbal Kommunikasjon:

1. Muntlig Kommunikasjon
2. Skriftlig Kommunikasjon

Muntlig Kommunikasjon

Når en melding uttrykkes gjennom talte ord, kan det være enten gjennom ansikt til ansikt samtaler eller ved hjelp av elektronisk modus som telefon, mobiltelefon, etc.

Det kan også være i form av uformell samtale, gruppediskusjoner, møte etc. Det er en mer effektiv måte å utveksle informasjon fordi mottakeren ikke bare hører meldingen, men også observerer høyttalerens fysiske bevegelser.

Fordeler med muntlig kommunikasjon

• Muntlig kommunikasjon er nyttig i å gi godt lederskap
• Det gir en mulighet til å delta i alle medlemmene i beslutningsprosesser
• det sparer tid og melding nå til mottakeren svært raskt
• Det er en økonomisk kilde til kommunikasjon
• Det er mer effektivt som kroppsspråk kan observeres sammen med høringen av meldingen
• reaksjon kan mottas enkelt og raskt
• meldingen kan formidles tydelig fordi, i tilfelle forvirring, avklaring kan søkes umiddelbart.

Ulemper ved muntlig kommunikasjon

• det krever tilstedeværelse av begge parter, dvs.avsender og mottaker
• den store ulempen ved denne typen kommunikasjon er mangel på bevis, og dermed har den ingen juridisk gyldighet
• det er ikke egnet når meldingene er lange
• Det gir ikke tilstrekkelig tid til å tenke før du formidler meldingen
• det innebærer en høy kostnad hvis begge parter er på avstand sted 6. Budskapet kan forvrenges.

Skriftlig Kommunikasjon

når meninger utveksles i skriftlig form, snarere enn med talte ord, er det kjent som skriftlig kommunikasjon.

det kan uttrykkes gjennom diagrammer, bilder og diagrammer. Det inkluderer aviser, rapporter, brev, rundskriv magasiner etc. Mens du bruker skriftlig kommunikasjon, bør ord velges veldig nøye fordi meldingen de sendte ikke kan endres. det er formelt i naturen og kan ikke overses.

Fordeler med skriftlig kommunikasjon

• Det gir en fremtidig referanse: det blir en permanent rekord og gunstig for å formulere nye retningslinjer.
• det er nøyaktig. Feil er ikke sannsynlig å oppstå som det er åpen for verifisering og dens autentisitet kan kontrolleres.
• Det krever ikke fysisk tilstedeværelse av begge parter.
• det sikrer overføring av informasjon på en enhetlig måte
• det er nyttig å overføre kompleks informasjon og det letter tildeling av ansvar
• det fjerner vanligvis konflikter og misforståelser
• det letter å formidle en melding til et stort antall personer samtidig
• Skriftlig kommunikasjon er akseptabelt som et juridisk dokument.

Ulemper med skriftlig kommunikasjon

• det er en tid og penger forbruker måte for kommunikasjon
• det mangler hemmelighold fordi meldingen går gjennom ulike hender, og dermed, det sies å være en tveegget våpen
• Det er ikke nyttig i nødssituasjoner
• Det har ingen sjanse til å endre meldingen de overføres
• det er ikke mulig å få umiddelbar tilbakemelding
• det blir unimpressive hvis utarbeidet dårlig
• det kan tolkes på feil måte
• det krever unødvendige formaliteter.

Notater Om Forretningskommunikasjon

(Klikk På Emne For Å Lese)

Referanse

1. Murphy, Hildebrandt (1991), Effektiv Forretningskommunikasjon, McGraw Hill, New York.
2. Forretningskommunikasjon: «K. K. Sinha, Golgotia Forlag.
3. Forretningskommunikasjon: «M. K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Bøker.
4. Vesentlige Av Forretningskommunikasjon: Rajendra Pal, J. S Korlahalli, Sultan Chand & Sønner.

Fortsett, Del & Hjelp Din Venn