et selskap kan tro at selve faktumet med å ha prosesser definert gjør dem mer effektive og effektive. Denne misbelief kan føre til standardisering av alle slags trinn og handlinger i organisasjonen. En slik overdrivelse vil imidlertid ha kontraproduktive effekter. Fokuset må være på kvalitet og ikke på mengde prosesser og prosessdefinisjoner. Å ha en prosess definert betyr ikke automatisk at prosessen er god. Et kritisk spørsmål er derfor: Hva gjør en» god » prosess? Hvordan kan prosesskvaliteten evalueres og forbedres?
Prosesser er overalt-men gode?
Prosessdesign og Prosessoptimalisering har eksistert en stund. En prosessdesign er et av de første trinnene i mange prosjekter, spesielt når det gjelder implementering av NYE IT-systemer. Det har blitt sunn fornuft at en feil prosessdesign vil føre til unødvendige Totale Eierkostnader. Likevel er prosessstyringen ennå ikke veldig godt integrert i de kjente prosjektmetodene. Også kunnskapen om god prosessdesign er ganske ofte ikke et sentralt kompetanseområde for aktørene som er involvert i et klassisk implementeringsprosjekt, som fokuserer mer på en god kombinasjon av funksjonelle og tekniske ferdigheter.
så hva utgjør en god prosess? Og hvilke fallgruver bør unngås når du designer en ny prosess eller omstrukturerer en eksisterende
Effektiv og effektiv – det er hva en prosess bør være
kvaliteten på prosessene kan oppsummeres i to hovedpilarer:
- Prosesseffektivitet – hjelper prosessene bedriften med å nå sine mål? Spørsmålet her er: «gjør vi de riktige tingene?»
- Prosesseffektivitet-er prosessene utformet slik at deres mål nås med minst mulig innsats (tid, materiale, utstyr, finansiering, menneskelig innsats etc.) eller, for å snu argumentet rundt: er selskapets ressurser utnyttet på best mulig måte ? Spørsmålet her er: «gjør vi ting riktig?»
vi har identifisert 8 kritiske egenskaper som prosesser bør ha for å være både effektive og effektive:
#1 – Prosesser må være måldrevne
#2-Enkelhet er nøkkelen
#3 – en god prosess kan enkelt kommuniseres, forklares og utformes
#4 – En prosess må være robust
#5 – Design gjenbrukbare og omstillbare prosesser
#6 – sørg for at prosessene dine er målbare
#7-en god prosess må være kontrollerbar
#8-relevans og merverdi
i vårt nyeste synspunkt papir, mine kolleger elio campos og andré almeida, to langsiktige prosessdesignere, forklare hva er bak disse reglene og hvordan man vurderer om et selskaps prosesser følger disse reglene eller ikke.
dette papiret starter en serie papirer som gir lettforståelig innsikt i temaet prosessdesign. De tar sikte på organisasjoner og konsulenter som, hovedsakelig i løpet av en systemimplementering eller re-design, ønsker å revurdere sine prosesser før de sementerer DEM I IT-strukturer. Meld deg på vårt nyhetsbrev for å holde deg informert om kommende publikasjoner i dette eller andre emner av interesse.
Av Andreas Krü