programvaren RFP: Alt du trenger å vite

hvordan svare PÅ EN PROGRAMVARE RFP

for teknologibedrifter er det en kjent prosess å svare på programvare RFPs. Men hvis DU er frustrert over AT DIN RFP-innsats tar for mye tid og ikke lønner seg, kan det være tid for en ny tilnærming.

kontroller Først at prosessen følger anbefalte fremgangsmåter for forslag. Deretter finjustere hver del av forslaget fra executive summary til den endelige presentasjonen.

Anbefalte Fremgangsmåter For Forslagsprosess

Bestem deg for å by eller ikke by

en vanlig årsak til at gevinstfrekvensen din kan være lav, er fordi Du byr På Rfp-Er som ikke passer. Når det gjelder Programvare RFPs, ofte, kjøperen ønsker alt, men vet ikke nøyaktig hva de trenger. Derfor er det vanskelig å avgjøre om du har en god sjanse til å vinne virksomheten.

så, før du hopper inn i å lage forslaget, nøye gjennom omfanget og tekniske krav. Deretter, lage en liste over oppfølgingsspørsmål for å forstå hvilke funksjoner og funksjonalitet er deal breakers. Med denne informasjonen, vil du ha mer effektivt å by eller ikke å by diskusjoner.

Last ned denne nyttige sjekklisten for å veilede diskusjoner om bud eller ingen bud.

Optimaliser forslagsprosjektplanleggingen

behandlingstiden for programvareforslag er altfor ofte knapp. Kunden har et presserende behov, men ønsker også å gjøre en klok investering. Uten en etablert prosjektledelsesstrategi oppstår kaos og forvirring.

det finnes en rekke prøvde og sanne måter å organisere forslagsteamet og prosessen på. For eksempel, prøv EN RACI matrix. Fordi det beskriver teammedlemmer og deres roller, vet alle hva de kan forvente og hvilke skritt som er neste. Du kan også opprette en forslagstidslinje eller Gantt-diagram for å spore aktivitetstiming.

Se gjennom innholdet i tidligere forslag

Vanligvis stiller programvarerefp-Er mange av de samme spørsmålene. I stedet for å skrive om svar for HVER RFP, kan du bruke det forrige forslagsinnholdet som en mal for fremtidige svar. Den beste måten å lagre og finne vanlige svar når du trenger dem, er å opprette et forslagskunnskapsbibliotek eller innholdsrepositorium.

noen grupper administrerer innholdet manuelt i et regneark eller Word-dokument. Selv om denne tilnærmingen er bedre enn å starte svar fra bunnen av, informasjonen blir raskt uorganisert og datert. Følgelig bruker mange forslagsteam forslagsstyringsprogramvare for kunnskapshåndtering. RFP response software muliggjør samarbeid og forslag automatisering ved å identifisere spørsmål du allerede har svart på og foreslå riktig svar.

Gjør ting enkelt for fageksperter

Fageksperter (Smb) må sjonglere sin heltid rolle samt forslag plikter. Unødvendig å si, det er en stor jobb, og det er ikke alltid lett for Dem å svare På RFPs umiddelbart. Når du må sende oppfølgingsemails og håndtere forsinkelser, er det lett å bli frustrert. Du kan imidlertid gjøre forslaget prosessen litt enklere for alle.

mens du er nødt til å møte nye spørsmål, kan du bruke kunnskapsbiblioteket til å fullføre så mye av forslaget som mulig. For eksempel blir opptil 80 prosent av Saas Rfp-Ene fullført ved hjelp av forslagsautomatisering og gjennomgått av forslagssjefen før de engasjerer Små Og Mellomstore bedrifter. Denne tilnærmingen betyr en lettere belastning for dem og raskere svar for deg.

Forslag gjennomgang og revisjon

Nå er det på tide å trekke alt sammen. Gjennomgå forslaget fra begynnelse til slutt. Er den komplett og kompatibel? Fungerer alle svarene sammen? Høres tonen og stilen ut som merkevaren din? Til slutt er det noen skrivefeil, grammatikkfeil eller motsetninger? Det kan virke ubetydelig, men detaljene betyr noe. Små feil kan gjøre stort inntrykk.

Endelig godkjenning og innsending

det siste trinnet i prosessen er å få det endelige tegnet av fra din executive godkjenner. Når du har sitt godkjenningsstempel, sørg for å sende forslaget i tide og i henhold til innsendingskravene.

hvordan forbedre hver del av programvareforslaget

når du konkurrerer mot lignende programvareløsninger, er det viktig å gjøre forslaget minneverdig. Det beste å gjøre det er å bruke hver del av forslaget til et bestemt formål.

Heve executive summary

Tenk på executive summary som din introduksjon til kjøperen. Ikke alle som mottar forslaget ditt, vil lese det grundig. Imidlertid vil de sannsynligvis skumme din executive summary. Derfor må du få det til å telle. Sammendraget bør forklare de mest effektive måtene du vil hjelpe kunden med å nå sine mål, utforske nøkkelforskjellene dine og ikke være mer enn en side lang.

Last ned denne malen for å gjøre sammendraget fantastisk (og enkelt).

RFP-følgebrev

HVIS sammendraget er introduksjonen, ER RFP-følgebrevet den vennlige chatten som følger. Faktisk skaper følgebrevet en forbindelse. Være conversational, approachable og legge til litt personlighet for å gjøre det minneverdig. I tillegg er det viktig å uttrykke din forståelse av kundens behov, fortelle en suksesshistorie og dele din visjon for fremtiden for partnerskapet ditt.

bli inspirert ved å laste ned DENNE RFP cover letter template.

Master din messaging

Vinnende programvare RFP svar krever en vanskelig balanse av teknisk kompetanse og imøtekommende meldinger. Mens du ønsker å formidle din kompetanse, være forsiktig med Å fremmedgjøre DINE RFP evaluatorer. Husk å holde den gjennomsnittlige brukeren i tankene og snakke på en måte de kan forstå.