Kostnadskontroll: Strategi, Trinn Og Utfordringer

måten bedrifter nærmer seg kostnadskontroll på, endrer seg drastisk ettersom de fleste bransjer fortsetter å gjennomgå digitale transformasjoner.

Borte er de dager da selskaper hyper-fokus på kostnader. Den nye versjonen av cost control er en blandet tilnærming som fokuserer på kostnadsstyring og driver vekst.

mens de fleste bedrifter frykter ideen om å gå over budsjettet-er det bare ikke nok å kutte kostnader i dag. I stedet må bedrifter fokusere på kontekst hvis de ønsker å øke fortjenesten, optimalisere budsjetter og sikre langsiktig økonomisk bærekraft.

Å holde kurs med riktige kostnadskontrolltiltak er et must, så la oss snakke om kostnadskontroll og dens mange fasetter.

Hva Er Kostnadskontroll?

Kostnadskontroll er metoden for å identifisere og administrere forretningsutgifter og økonomiske data slik at de kan analyseres og senkes der det er mulig. Ved å samle inn kostnader i et konsolidert format kan organisasjoner lage mer nøyaktige og informerte prognoser, vite hvor de kan minimere kostnader og identifisere områder med overforbruk.

derfor går kostnadskontroll og leverandørstyring ofte hånd i hånd, siden optimalisering av hvordan du samhandler med leverandører kan gi betydelige kostnadsbesparelser for virksomheten din. Du kan se for å effektivisere kontraktsforhandlinger for å låse inn gunstige priser, arbeide for å bygge bærekraftige relasjoner med leverandører og kunder, og skape partnerskap som utfyller begge virksomheter.

tross alt—målet med kostnadskontroll er Å gi bedriften et kraftig rammeverk som er utformet for å forbedre synligheten og holde deg i kontroll over kostnadene.

Hvorfor Kostnadskontroll Saker

Prosjektplaner kan deles opp i komponenter og trinn, og de fleste ledere fordele det totale budsjettet til hver del i henhold til sine behov. Å gjøre en innsats for å kontrollere kostnadene hjelper:

• Spor fremdrift og Kpi-Er (key performance indicators) og ta korrigerende tiltak når kostnadene stiger for høyt.
• Oppretthold forventede fortjenestemarginer.
• Angi klare forventninger og forhindre omfangskryp.
• Oppnå åpenhet med ledelse, interessenter og kunder.
• Generer nyttige beregninger for håndtering av fremtidige prosjekter.

Å Ha et riktig budsjett på plass påvirker direkte kritiske beslutninger som hvilke nye ansatte som skal ansettes, hvilke funksjoner som skal inkluderes, og hvor mye tid som skal brukes på hver del av jobben. Et velholdt budsjett som følger og organisasjonens forretningsregler viser i hovedsak hvor prosjektet går og hvordan det vil ende opp. Prosjektets ytelse i dette tilfellet er direkte knyttet til budsjettering.

Rollen Som Kostnadskontroll Programvare

det er ingen hemmelighet at kostnadsstyring og kontroll er data og analyse-tunge felt, og det er ingen overraskelse da programvareutviklere har funnet en søknad om automatisering her. Programvarebasert styring optimaliserer prosessen på flere måter:

• Kjedelige beregninger og andre kvantitative oppgaver er nesten umiddelbare og immune mot menneskelig feil gjennom programvare.
• Analyse er mye enklere når dataene er tydelig rapportert gjennom dashbord og brukervennlige brukergrensesnitt.
• Standardisering av data er automatisk på denne måten, noe som kan være nyttig for prosjekter på internasjonal skala som må bruke flere valutaer.
• tredjepartsintegrasjoner med andre administrasjonsløsninger bidrar til å samle data mer effektivt.

Kostnadsstyring Vs. Kostnadskontroll

du kan høre begreper som «kostnadsstyring » og» kostnadskontroll » brukes om hverandre. Mens de er tungt relaterte og like viktige, er det en subtil forskjell som kan være verdt å vite når du snakker med lagene dine om dem.

Kostnadsstyring handler primært om alle prosesser knyttet til budsjettplanlegging, herunder estimering, finansiering og finansiering. For å håndtere kostnader krever oppmerksomhet fra planleggingsfasen til endelig ferdigstillelse, slik at prosjektet som helhet forblir innenfor godkjente budsjettgrenser. Et kritisk trinn i kostnadsstyring gjør både indirekte og direkte kostnader mer forutsigbare gjennom sterk ansvarlighet, kontroll og informasjonsinnhenting.

til sammenligning handler kostnadskontroll hovedsakelig om prosjekter i gjennomføringsfasen og er avhengig av kostnadsstyringspraksis for å lykkes. Å ha planleggere jobber med hverandre for å oppnå riktig budsjettering er hvordan kostnadskontroller fungerer.

når man snakker om kostnadskontroll, legger bedriftseiere først ned en «grunnlinje» og måler deretter variansen mellom den og den faktiske kostnaden, og tar korrigerende tiltak for å minimere uventede pigger.

Prosesstrinn For Kostnadskontroll

Håndtering av forretningsutgifter er definitivt ikke en» sett det og glem det » – vurdering. Tenk heller på Det som en kontinuerlig, syklisk prosess som involverer følgende trinn:

Ressursplanlegging

Kostnadskontroll starter ved å implementere prosjektkontroller; forutsi de kommende kostnadene for et prosjekt, enten det er for utstyr, materialer, ansatte eller bare tid brukt. Ressursplanleggingstrinnet skjer før det faktiske arbeidet begynner.

Bedrifter bruker ofte arbeidsnedbrytingsstrukturen til å undersøke hver deloppgave i tidsplanen og bestemme hvilke ferdigheter eller utstyr som er nødvendige for hver enkelt. Historiske økonomiske data for sammenlignbare prosjekter og tilbakemeldinger fra teammedlemmer er viktige punkter å vurdere for denne oppgaven.

Estimeringskostnad

neste omtrentlig den totale kostnaden for ressurser som trengs for arbeidet. Kostnadsestimering er en komplisert sak som avhenger av ditt nåværende budsjett og hvor mye informasjon du har tilgjengelig. Vi snakker mer om kostnadsestimering senere.

Budsjettering

når arbeidet er i gang, er neste trinn å tildele budsjettet til hver oppgave. Kostnadsbudsjettering er en kombinasjon av å bruke de estimerte kostnadene til prosjektplanlegging. Hver aktivitet i arbeidsflyten får sin egen spesifikke mengde av budsjettet her.

Kostnadsovervåking

til slutt må prosjektledelsen dekke håndteringsendringer i budsjettet. Kostnadskontroll måler variansen av de faktiske kostnadene fra den forhåndsbestemte basiskostnaden og iverksetter tiltak når det er nødvendig. Dette trinnet krever også at du kontrollerer de faktiske resultatene av disse handlingene.

Kostnadsestimeringsteknikker For Å Vurdere

vi har nevnt estimering som et viktig skritt i å håndtere kostnader. La oss grave dypere ved å snakke om noen eksakte teknikker for å lage nøyaktige estimater, spesielt siden budsjettering for komplekse arbeidsflyter kan være en utfordring.

Faktorestimering

Prosjekter er nesten aldri helt «funnet ut» når de begynner. Omfanget er kanskje ikke fullt definert, og enkelte funksjoner kan fortsatt trenge noe arbeid. Det ville være bortkastet tid å danne en detaljert budsjettanalyse nå, siden det sannsynligvis ville endre seg raskt.

faktorestimeringsmetoden er den raskeste måten å få en generell oversikt over hva du kan forvente. Industrisektoren er kjent med en praktisk triks kjent som sjette tiendedeler regelen, der den forventede kostnaden går opp med seks tiendedeler som størrelsen på produksjonsanlegget øker.

Parametrisk Estimering

Tidligere økonomiske data er et uvurderlig verktøy for nøyaktig å forutsi nye utgifter. Parametriske metoder innebærer å analysere tidligere kontraktspriser og verdier og finne ut forholdet mellom materialer og arbeidskraft i tidligere arbeider.

for eksempel kan du legge merke til at tykkelsen på metallplater som brukes i et ingeniørprosjekt konsekvent korrelerer med høyere kostnader. Tenk på hvordan du kan bruke denne informasjonen neste gang et lignende prosjekt begynner.

Kvantitativ Faktor

etter hvert som arbeidsbelastningen utvikler seg, vil du sakte få mer innsikt og få et klarere bilde i tankene dine om hvordan det vil fullføre. Kvantitativ faktorestimering bygger på» faktorestimering » – trinnet fra tidligere ved å legge ved empiriske data du får under prosjektgjennomføring for å finne ut mer presise estimeringer.

Ressursbasert Estimering

den ressursbaserte teknikken er et alternativ hvis tiden anses som en sensitiv ressurs. Her vil teamet estimere og styre hvor lang tid det tar å fullføre en viss del av arbeidet og planlegge det til en kalender. Å holde varigheten av arbeidsbelastningen under kontroll kan være like viktig som å holde monetære kostnader lave.

Enhetspris

det kan virke innlysende, men bare ekstrapolere hele kostnaden ved å bruke en mindre enhet av kostnaden som en benchmark er en effektiv metode. For eksempel kan et kort rør koste $15 og kreve en times installasjonstid. Hvis du bruker 20 av disse rørene, kan du forvente at kostnaden skal være rundt $ 300 og 20 timers arbeid.

selv om det ikke alltid er nøyaktig (installasjonstiden kan være kortere jo flere enheter du installerer om gangen, for eksempel), vil enhetsprisen alltid være et verktøy på bordet til enhver kostnadstekniker.

Kostnadskontroll Tar Tid

du kan ikke hente alt du trenger å vite om kostnadskontroll på en time. Prosessen er faktisk mangefasettert og krever at du jobber tett med dine ansatte og prosjektledere. Men du kan være sikker på at denne innsatsen til slutt vil føre til økt produktivitet.

Finne Grunnlinjen

Start prosessen ved først å etablere en grunnlinje for å sammenligne med faktiske kostnader. Bruk historiske økonomiske data for å finne et realistisk mål og finne en teoretisk «ideell» sluttkostnad for prosjektet.

Målnettoinntekt

Målnettoinntekt er en beregning beregnet ved å ta rapportert fortjeneste fra salg og trekke fra faste kostnader og variable kostnader. Å nå dette beløpet er viktig, spesielt for offentlige selskaper med investorer som forventer inntjeningsvekst over tid.

tenk deg for eksempel at en bedrift vil ha $15 000 i nettoinntekt fra $ 80 000 salg hver måned. Ledelsen ser på de faste og variable kostnadene og forsøker å redusere dem til målet nettoinntekt er nådd.

Variable kostnader inkluderer ting som lager, som kan reduseres ved å bytte til billigere leverandører. Faste kostnader er vanligvis vanskeligere å endre, da de ofte er ting som leiebetalinger som er på kontrakt. Faste kostnader inkluderer også lønn som brukes til å betale ansatte.

Variansanalyse

Varians Er forskjellen mellom budsjettert og faktisk økonomi. Når den faktiske kostnaden er mye høyere enn forventet tall, fortjener denne høye, negative variansen undersøkelse for å identifisere årsaken og finne ut løsninger.

Variansanalyse lar deg prioritere viktige områder ved å oppdage hvilke som trenger korrigerende tiltak mest.

Administrasjon Av Opptjent Verdi

en av de mest populære tilnærmingene til kostnadsanalyse, bør administrasjon av opptjent verdi (EVM) forklares gjennom eksempel. Si at du har en oppgave som du forventer å være halvveis ferdig innen uken. Budsjettet for det er $5000.

hvis imidlertid oppgaven er bare 25% fullført etter en uke, hva implikasjon er det for prosjektet? Vi kan si at den planlagte verdien er prosjektbudsjettet multiplisert med forventet ferdigstillelse, som i dette tilfellet er $ 5000 x 50% = $ 2500.

den faktiske verdien er imidlertid bare $ 5000 x 25% = $1250. Vi kan nå beregne den planlagte variansen ved å trekke den planlagte verdien fra den faktiske verdien: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

fordi variansen er negativ, kan vi fortelle at dette prosjektet faller økonomisk, signaliserer ledelsen for å ta korrigerende tiltak.

Arbeide Uten Budsjett

Ikke alle bedrifter opererer på et nøyaktig budsjett. Du kan imidlertid fortsatt gjøre kostnadskontroll ved å plotte individuelle kostnader på et resultatregnskap. Hvis det er en plutselig økning i prisene, undersøke det for potensielle reparasjoner.

Vanlige Utfordringer Med Kostnadskontroll

selv erfarne selskaper har av og til feiltrinn under kostnadskontrolloperasjoner. Det er verdt å gå over noen fallgruver og utfordringer til prosessen også. De inkluderer:

• Feil kostnadsanalyse med regnskap: Regnskap handler hovedsakelig om å bare telle opp kostnadene blant andre oppgaver, mens kostnadskontroll går dypt inn i et prosjekt og planlegger finansieringen.
• konsekvent analyse av budsjett og spådommer: Beregning av budsjettet og forutsigelse av kostnadskontroll utføres ofte av separate ansatte, noe som resulterer i inkonsekvente analyser som kan kompromittere påliteligheten av resultatene.
• Justere data fra flere kilder: Relevante økonomiske data kan komme fra en rekke underleverandører og innholdsstyringssystemer. Det tar en grad av organisering og dyktighet for å sikre at alle disse dataene er brukbare.
• Samkjøre tid og penger: på samme måte er det et avvik mellom prosjektplanleggere som planlegger arbeidsbelastningen i henhold til aktiviteter og aktiviteter, og kostnadsanalytikere som bruker transaksjoner og regnskapsperioder. Å gjøre disse to kildene sammenlignbare er en annen utfordring med kostnadskontroll.
• Imøtekommende prosjektendringer: etter hvert som et prosjekt går, kan omfanget, funksjonene eller målene endres over tid. Hvordan fungerer kostnadskontroll, som er avhengig av å forutsi fremtidige utgifter, rundt denne utfordringen?
• Kontrollere kostnadene ved kostnadskontroll selv: det kan være tidkrevende og feilutsatt å utføre kostnadskontroll, fra datainnsamling til analyse til gjennomføring av korrigerende tiltak. Hvilke resultater er en annen form for kostnad å vurdere.

uavhengig av tilbakeslagene, kan et godt gjennomtenkt kostnadskontrollsystem sette en organisasjon opp for suksess. Standardisere prosessen og gi selskapet fleksibilitet er den beste måten å håndtere kompliserte eller skiftende prosjekter.

Investering i teknologi er en av de beste trinnene å ta for å øke sjansene for prosjektsuksess og minimere risiko.

Implementer Et Kostnadskontrollsystem Bygget Rundt Beste Praksis

du vet nå det grunnleggende om kostnadskontroll, viktige fordeler og potensielle utfordringer du kan støte på når du implementerer et kostnadskontrollsystem.

det er viktig å huske at for å ha et konkurransefortrinn, krever kostnadskontroll konstant kommunikasjon og samarbeid mellom alle i teamet ditt. Et vellykket initiativ betyr å starte i det små, definere dine forventninger tidlig, forstå dine kostnader og risiko, og utnytte den riktige kostnadsstyringsprogramvaren.