Hvordan Teamet Ditt Kan Definere Prosjektomfang

prosessen med prosjektledelse er vanskelig å mestre, og kanskje det ene aspektet av det som flummoxes ledere mest er prosjektomfang. Opprette et prosjekt charter eller kartlegge prosjektplanen alle synes mye enklere og enklere å gjøre i forhold til å legge ut omfanget.

Men det Er en feil å ikke sette nok tid og krefter inn i prosjektets omfang. En Harvard-studie fant at det gjennomsnittlige prosjektet overkjørte budsjettet med 27%. Hvis du vil unngå å gjøre det samme, må du bruke mye tid på omfangsprosessen, slik at du ikke blir overrasket senere.

hvis du vet det er på tide å takle prosjektets omfang, her er hvordan du kan sette lyd prosjektledelse prinsipper for å arbeide og produsere en som vil gjøre prosjektet en rungende suksess.

Oversikt: hva er prosjektomfang?

prosjektomfang refererer til listen over prosjektmål, tidsfrister og aktiviteter. Prosjektomfanget er ofte detaljert i et dokument som kalles en omfangserklæring eller arbeidserklæring.

ved å legge ut et prosjektomfang i et dokument, gir du hele teamet en veiledning om alle fasetter av prosjektet, fra aktivitetene som skal fullføres til ressursene som trengs til målene som skal oppnås. Prosjektets omfang kan utvides hvis flere må oppnås enn tidligere antatt, og det kan begrenses hvis prosjektet er for stort for teamet å takle.

et prosjektomfang er en viktig del av prosjektlederansvar, og det vil hjelpe deg med å holde deg på oppgaven og unngå prosjektomfang.

slik definerer du prosjektomfang

det er enkelt å si hva et prosjektomfang er, men det er ikke så lett å opprette et prosjektomfang-dokument. Det kan ha mye detaljer og bevegelige deler, og det er ikke noe å ta lett på. Men hvis du bryter det ned i fem trinn, prosessen blir ganske grei.

Trinn 1: Definer målene

det første trinnet i å definere prosjektets omfang er å definere sluttproduktet eller målene-også kalt» leveranser » — av prosjektet. Du må være krystallklar på hva du håper dette prosjektet vil oppnå. Det er en god ide å skissere målene dine ved HJELP AV SMART-regelen:

• Spesifikt (prosjektets omfang angir nøyaktig hva prosjektet skal oppnå)
• Målbar (målet er målbart ikke vagt)
• Oppnåelig (det er rimelig å tro at laget kunne oppnå dette målet)
• Realistisk (det kan oppnås relativt enkelt uten å gå over budsjettet)
• Rettidig (det kan oppnås innenfor den definerte tidsrammen)

Tips for å definere målene:

Definere mål Er så viktig fordi det setter tonen for resten av prosjektområdet. Her er et par måter du kan sikre at du setter de riktige målene.

• Vær fleksibel: noen ganger kan mål skifte eller endres helt i løpet av prosjektet, og DET ER OK. For eksempel, hvis målet ditt er å bygge et to-etasjers hjem, og du har muligheten til å bygge en veranda hvis du kommer inn under et bestemt budsjett, ER DET OK å gi rom for omfanget å skifte i samsvar med dine mål.
• Involver alle: Mål bør ikke utvikles av en person; alle interessenter bør veie inn og ta med sitt eget perspektiv, noe som kan hjelpe deg med å inkludere ting du savnet, eller unngå mål som ikke bør forfølges.

Trinn 2: Definer potensielle hindringer

det neste trinnet for effektiv prosjektplanlegging er å identifisere områder der prosjektet kan bli sporet av. Hva kan true prosjektets budsjett? Hva kan forårsake store forsinkelser?

hvis du for eksempel bygde et lite hus, kan du støte på et problem med været, hvis det var dobbelt så mange regnfulle dager som det vanligvis er på den tiden av året, kan det forsinke fremdriften din. Eller kanskje prisen på tømmer går opp med 5% når du bestiller en forsendelse.

Tips for å definere potensielle hindringer:

Hindringer kan være vanskelig å forutsi, men sjansen er at du allerede har en god ide om hva som mest sannsynlig vil gå galt med prosjektet, så start med det og arbeid utover.

• La ingenting ut: Skriv ned alle mulige ting som kan gå galt med prosjektet.
• Ha en plan: Utarbeide en beredskapsplan som legger ut hva du vil gjøre for å redusere konsekvensene for hvert hinder, så du er forberedt hvis det skjer.

Trinn 3: Identifiser nødvendige ressurser

hvor mye penger vil prosjektet koste? Hvilke forsyninger er nødvendig? Hvor mange arbeidstimer vil være nødvendig? Alle disse spørsmålene må besvares i detalj. Du bør gjøre omfattende forskning og komme opp med eksakte tall; utdannede gjetninger vil nesten helt sikkert resultere i kostnadsoverskridelser som kan spore hele prosjektet.

tips for å identifisere nødvendige ressurser:

en nøyaktig regnskapsføring av ressurser vil sikre at alle har verktøyene de trenger for å holde prosjektet i rute, så dette er et viktig skritt.

• Vær uttømmende: selv små kostnader kan legge opp, så opprett en liste over alle mulige ting du kan tenke på at prosjektet trenger for å lykkes.
• Rådfør deg med andre: Del listen du har opprettet med andre interessenter i prosjektet for å se hva de synes, og hvis du har forlatt noe av listen.

Trinn 4: Angi en milepæl tidsplan

Nå som du har lagt ut målene, hindringene og ressursene, kan Du sette sammen en generell tidslinje for hva du kan oppnå. Det er viktig å sette av spesifikke milepæler som vil hjelpe alle med å overvåke prosjektets fremgang.

for eksempel, hvis du bygger et hus, kan den første milepælen være å legge grunnlaget, den andre kan være å opprette strukturens rammeverk, den tredje kan være å installere elektrisk og vvs, og den fjerde kan være det ferdige huset.

Tips for å gi en milepæl tidsplan:

Kommer opp med milepæler er en viktig del av å sette prosjektets omfang sammen. Når det er på plass, er du nesten ferdig, og det handler om planomfang ledelse herfra på ut.

• Legg ved datoer for hver milepæl: Det er ikke godt nok å bare ha milepæler, du må også legge til datoer for dem, eller det er ingen følelse av prioritet i oppgavene dine, og du risikerer ikke å fullføre prosjektet i tide.
• Ha en beredskapsplan: hvis du går glipp av en milepæl, må du ha en plan på plass for hvilke tiltak du vil ta for å oppnå neste milepæl i tide.

Trinn 5: Oppgi interessentene

med prosjektets mål definert, er det nå på tide å opprette en liste over interessenter. En interessent er alle som har en interesse eller bekymring i prosjektet. For et byggefirma, for eksempel, vil det inkludere konsernsjef, finansdirektør, investorer og byggeleder.

Oppgi alle personer som skal være i loopen på dette prosjektet og har betydelig ansvar for å sørge for at prosjektet utføres.

Tips for oppføring av interessenter:

det er viktig å ha en uttømmende liste over alle interessenter, fordi hvis du savner noen, kan det ha store konsekvenser for prosjektet fordi oppgavene ikke ble fullført på grunn av at noen ble utelatt.

• Gå gjennom milepælene: en god måte å identifisere interessenter på er å gå gjennom alle aspekter av prosjektomfanget du har bygget ut så langt. Spør deg selv hva folk er ansvarlige for å oppnå hver milepæl, for å anskaffe hver ressurs, og for å overvinne hvert hinder. Dette vil hjelpe deg å unngå å glemme noen.
• Fest interessenter til elementer i planen: ved å tilordne navn til elementer i omfanget, for eksempel ressurser, aktiviteter og milepæler, er det klart hva alles ansvar er, noe som hjelper prosjektet til å kjøre jevnere.

den beste prosjektstyringsprogramvaren for prosjektomfangsstyring

Å Lage et prosjektomfang fra bunnen av er litt skremmende, men det er mange programvarealternativer der ute som kan veilede deg. Her er tre av de beste prosjektstyringsprogramvarealternativene som er spesielt effektive for å hjelpe deg med å legge ut et prosjektomfang.

monday.com

monday.com tilbyr en oppgaveplanlegger med prioritering, som hjelper deg med å legge ut milepælene, og en delt gruppekalender som lar deg involvere alle interessenter. Et ressursstyringsverktøy hjelper brukerne med å spore prosjektets ressurser.

du kan vise alle oppgaver og interessentene de er tilknyttet via monday.com dashbordet.

Podio

Podio har også oppgave prioritering og planlegging funksjoner og en enkel måte å legge inn nye oppgaver ved å trykke » T » på tastaturet. Det har også dokumentlagring, slik at du kan holde prosjektets omfang på fil, og rapportering, slik at du kan samle inn data om hvor godt prosjektet gjør.

Podios dashbord gjør det enkelt å se prosjektinteressenter og oppgaver.

Scorer

Scorer har egendefinerte felt slik at du kan spore og administrere ressurser. Den har også et oppgaveopprettings-og listesystem som lar deg administrere milepæler, og du kan merke relevante interessenter. Den har også dokumentlagring og fildeling, samt budsjettrapporter og oversikter, slik at du kan se økonomien.

Scoros dashbord holder alle aspekter av prosjektets omfang på ett sted.

Det er på tide å lage ditt eget prosjektomfang

Nå som du vet hva alt går inn i å skape et arbeidsomfang, er det på tide å begynne å jobbe alene. Spør deg selv disse spørsmålene:

• hva er fasene i prosjektets livssyklus?
• har jeg allerede en prosjektomfang som jeg kan tilpasse og utvide på?
• Hvor bred eller hvor smal bør omfanget av et prosjekt være, og har jeg gjennomført en prosjektomfang analyse ennå å fastslå at?
• Hva er et scope knowledge-område jeg må adressere?

Sett av noen timer i neste uke eller to for å sette deg ned og gå gjennom trinnene ovenfor. Se på et prosjektomfang eksempel eller to for å se hvordan andre har gjort det. Og så bare komme på jobb og tegne en opp.