Hvordan kontrollere ansattes utgifter i 8 trinn

Administrere de ansattes utgifter kan være komplisert, tidkrevende og kjedelig, og en stor problemfri for din økonomiavdeling. Heldigvis finnes det måter å gjøre denne prosessen mindre av en dra.

i hjertet er kontrollerende ansattes utgifter egentlig et spørsmål om strategi. Og når det gjelder forretningsutgifter, har du tre hovedbehov:

1. for å overvåke og kontrollere selskapets driftskostnader
2. for å gjennomføre analytisk regnskapsføring av utgifter
3. for å samle alle fakturaer og saksdokumenter

Gjør disse tre godt, og du er rask på vei til en sunn forbrukskultur – noe vi brenner for.

så hva er den beste måten å overvåke og kontrollere ansattes utgifter? Hvordan kan du gi dine ansatte fleksibiliteten de trenger for å komme seg ut i verden, samtidig som de også sikrer sikkerheten og integriteten til selskapets midler?

Her er hva du trenger å vite.

Opprett forvaltningsplanen for ansattutgifter

» Å Ikke planlegge planlegger å mislykkes.»Det er en cliché av en grunn.

den verste måten å administrere selskapets utgifter er å knapt klare det i det hele tatt. Som faktisk er ganske typisk for svært unge, små selskaper. Først føler du at du egentlig ikke trenger en strategi, fordi beløpene du bruker er så små. OG ADMINISTRERENDE DIREKTØR eller kontorsjef håndterer alle pengene uansett.

men denne artikkelen er ment å hjelpe deg med å kontrollere ansattes utgifter. Fordi på et tidspunkt må du frigjøre laget ditt for å gjøre godt arbeid. Dette vil kreve tilgang på midler.

men hvordan skal ansatte bruke, på hva, og hvor mye er de tillatt? Dette vil alle bli inkludert i din velskrevne utgiftspolitikk.

Vi har skrevet om disse mange allerede, så vi overdriver det ikke her. Men det er noen grunnleggende prinsipper å huske på:

• gjør det enkelt, klart og konsist
• ikke prøv å skrive et juridisk eller akademisk papir – hold det vennlig
• ta med virkelige eksempler på gode og dårlige selskapsutgifter
• ikke oppgi alle mulige utgifter. Retningslinjer er bedre enn lange lister
• tenk på måter å automatisere trinn på-mer om dette kort tid

og til slutt inkludere andre lag i prosessen. Gode utgiftspolicyer gir mening for hele selskapet – ikke BARE FINANSDIREKTØR eller Finansiell Kontroller.

for mer, les vår detaljerte guide for å lage din bedrifts utgiftspolicy. Og for inspirasjon, her er en stor liste over real-life utgiftspolitikk fra selskaper du definitivt har hørt om.

2. Sett klare utgiftsprosesser på plass

Når policyen er klar, må du takle prosesser. Forretningsutgifter innebærer mer enn bare å sette et budsjett og gi teamet ditt midlene-begge kommer vi snart til.

ved å følge en utgiftshåndteringsprosess som er metodisk og grundig, for ikke å si streng, kan du stimulere ansatte til å kontrollere sine utgifter. En klar og detaljert prosess kan være like nyttig for ansatte som det er for ledelsen.

når du implementerer en utgiftshåndteringsprosess, må du se etter måter å gjøre det så raskt og enkelt som mulig for ansatte å følge. Du kan for eksempel gi ansatte med ferdigfylte skjemaer, inkludert automatiske spørsmål om nødvendig dokumentasjon.

enda bedre, moderne spend management-løsninger leder teammedlemmene dine gjennom hele utgiftsprosessen – fra godkjenning, til betaling, til kvittering.

denne typen prosess er det beste tilfellet-hvor lagene dine ikke har annet valg enn å følge reglene, selv om de ikke kjenner dem!

Angi et budsjett for hver utgiftskategori

en god måte å kontrollere utgifter til ansatte er å implementere en detaljert utgiftspolicy. Dette inkluderer å sette et maksimumsbudsjett for hver utgiftskategori på forhånd: forretningsreiser, hotellopphold, restaurantregninger, kjøp av utstyr og forsyninger, etc.

for alle utgifter bør du definere hvor mye hver ansatt kan pådra seg og gi dem beskjed om at de ikke vil bli refundert utover denne grensen. Noen beløp eller typer utgifter kan forhåndsgodkjennes, mens noe utenfor dette krever eksplisitt godkjenning fra ledere.

men hold disse reglene så enkle som mulig. Du kan gå inn i uendelige detaljer med prisbeløpene som er godkjenning, og vilkår som må oppfylles. Men utgiftspolicyer fungerer best når de er korte, enkle, og hvor ansatte kan huske dem av hjertet.

og tro oss, dette er helt oppnåelig.

Gi passende betalingsmåter

hvis du vil være virkelig effektiv i å kontrollere ansattes utgifter, er det beste alternativet å gi dem en skreddersydd betalingsmåte. Det er her business expense kort kommer inn.

med utgiftskort kan du laste dem med et bestemt beløp på forhånd for å bli brukt til et bredt spekter av utgifter i feltet: restauranter, bensin, hoteller, etc.

disse kortene kombinerer fleksibilitet med sikkerhet. Ansatte kan bruke akkurat som de har sitt eget kredittkort. Men ledere og økonomiteam kan sette bestemte grenser for hvert kort, og kan se nøyaktig hva en ansatt har brukt når som helst.

Andre alternativ: et virtuelt kredittkort. Dette er den perfekte løsningen for online utgifter, for eksempel å bestille hotellrom, leie eiendom eller et kjøretøy, og kjøpe tog eller planlegge billetter. De er også ideelle for programvareabonnementer og digital annonsering.

dette engangskortet kan brukes i henhold til dine ansattes behov, og kan styres i sanntid via en sikker internettplattform. Dette gir tydelig og detaljert oversikt, samtidig som de ansatte kan foreta online kjøp raskt og enkelt.

Vet du hva som ikke er et godt alternativ? Forking over selskapets kredittkort hver gang en ansatt trenger å foreta en betaling. Ikke bare er dette et problem, men det utsetter også firmaet for risikoen for kredittkortsvindel. Ikke kult!

Digitaliser fakturahenting

når et teammedlem betaler for noe, må de beholde kvitteringen. Det er et ganske enkelt konsept, men fører til endeløse problemer for økonomi-og regnskapsteam.

Fordi uansett hvor flittig dine ansatte er, kommer de til å glemme eller miste kvitteringer fra tid til annen. Og dette betyr mye frem og tilbake med økonomi-teamet, for å forklare seg og finne de bevis på betaling.

for å unngå å kaste bort tid på å samle fakturaer, og for å sikre at du får dem alle, må du digitalisere kvitteringsinnsamling. E-kvitteringer er nå akseptert av skattekontorer over hele verden.

den enkleste metoden er en kvittering skanning app. Medarbeider betaler for noe, og tar umiddelbart et bilde av kvitteringen når de mottar det.

det er ingen dataregistrering for finansteam, og antallet tapte kvitteringer blir ubetydelig.

Sentraliser abonnementsovervåking

et annet problem med hodepine er abonnementer. Vi elsker Dem, fordi moderne saas-verktøy gjør livet enklere for alle. Men å holde på toppen av hver enkelt betaling gjort av alle dine forretningsteam er som å spinne plater.

mellom å betale for søkeord I Google Adwords for markedsavdelingen, Salesforce for salg og Heroku eller AWS for de tekniske teamene, kan det være vanskelig å overvåke ansattes abonnementer.

vi nevnte virtuelle kort ovenfor, og disse er den perfekte motgiften til dine utgifter. Disse lar deg lage et unikt, tilbakevendende kort som vil bli trukket fra hver måned (eller år).

hvert kort er tildelt en ansatt, slik at du vet hvem som styrer hvert abonnement. Og hver betaling har en grunn oppført, godkjenningsansvarliges detaljer og riktig regnskapskode. Så avstemming av disse betalingene er nesten automatisk.

den viktige delen er å sentralisere alt dette. Sørg for at alle team bruker samme prosess og betalingsmåte for sine abonnementer. Da vet du hvor hver betaling kommer fra, og kan lett holde seg på toppen av dem alle.

Tips: Spendesk, sentraliserer alle abonnementer, samler fakturaer automatisk og til og med suspenderer abonnementer på kort tid om nødvendig.

Spor utgiftsrapport svindel

det er ikke morsomt å snakke om, men sjansene for utgiftsrapport svindel er høyere enn du tror. Fra en rapport innrømmer en hel del 85% av ansatte å lyve på utgiftskrav. Og 10% sender falsk informasjon om » hele tiden.»

Disse trenger ikke alle å være ondsinnede løgner. Noen ganger utgjør folk detaljer som de tror er sanne, fordi de ikke lenger har den informasjonen de trenger.

men svindel bør være en bekymring, spesielt for finansielle kontrollere og deres lag. Din jobb er å holde selskapets penger trygge.

den mest effektive måten å forhindre dette på er å bare kvitte seg med utgiftsrapporter. Tross alt liker ingen å håndtere utgiftsrapporter uansett.

Gitt at De er tidkrevende og enkle å forfalske, ville det være lurt å gjøre unna med dem helt og velge i stedet for fleksible og smidige betalingsløsninger som De Som Tilbys Av Spendesk.

Digitaliser og automatiser prosessene dine

Hvilke av prosessene dine tar mest tid og er minst produktive? Identifisere dem, gå digital, og dematerialize. Fokuser i stedet på effektive verktøy for fakturahenting, håndtering av kjøpsforespørsler eller til og med prosessutgifter i sanntid.

Automatisering og digitalisering av prosessene dine vil hjelpe deg med å se bedre resultater, la teamet ditt jobbe med større smidighet og frigjøre tid til andre viktigere (og mindre kjedelige!) oppgave.

flere ressurser på automatisering:

• Utgiftsautomatisering: hvordan automatisere utgiftskrav og godkjenninger
• 8 gode fordeler med regnskapsautomatisering
• forretningsautomatisering: automatiser disse seks kjedelige finansprosessene
• HVORDAN AR & ap-automatisering øker bedriftsproduktiviteten

Finn den rette utgiftskontrollbalansen

Håndtering av ansattes utgifter handler om å finne den rette balansen mellom kontroll og smidighet, slik at alles interesser kan ivaretas. Ansatte må kunne utføre sitt arbeid med fleksibilitet og bekvemmelighet, og du må kunne ha klart og detaljert tilsyn med selskapets utgifter.

Vurder våre topp åtte tips (ovenfor), og vurder hvilke alternativer som kan være riktig for deg og ditt team.