hvordan Bruke Sanntidsdata For Excel Financial Forecasting

New York Yankees legend Yogi Berra famously sa: «Hvis du ikke vet hvor du skal, vil du ende opp et annet sted.»God økonomisk planlegging begynner med gode prognoser. Excel gjør prosessen relativt enkel, forutsatt at du har enkel tilgang til dataene dine om tidligere resultater, nåværende saldoer og fremtidige prognoser.

det er mange forskjellige typer prognoser som du kanskje ønsker å lage, avhengig av arten av virksomheten din. Salgsprognoser er blant de vanligste, da de fleste bedrifter ser svingende inntekter og svingning i salget på grunn av dagens krisesituasjon. La oss se på noen måter du kan opprette en salgsprognose ved Hjelp Av Excel sammen med sanntidsdata fra ERP-og CRM-systemene.

Starter Enkelt: Prognoser Basert På Salgshistorikk

den enkleste tilnærmingen er å begynne med en to-kolonne serie. La oss anta at kolonnen » A «er en rekke datoer, og kolonnen» B » viser ukentlig salg år-til-dato. Først markerer du dataene i de to kolonnene. Fra datamenyen i Excel velger du «Prognoseblad», og du vil bli presentert med en graf som viser tidligere salg og forventede fremtidige salg.

Klikk på «Alternativer» (like under grafen), og du vil kunne justere noen av variablene som driver prognoseberegningene. Til slutt klikker du på «Opprett» – knappen, Og Excel vil generere et nytt regneark som viser deg prognostisert salg, sammen med en øvre bundet (optimistisk) projeksjon og en lavere bundet (pessimistisk) projeksjon.

Få Sanntid: Koble TIL ERP og CRM

nå som du har det grunnleggende på plass, la oss se på hvordan du kan innlemme salgs-og pipeline data. Sanntidskoblinger til kildedataene dine kan oppdatere prognosen din så snart ny informasjon blir tilgjengelig. Det er ikke nødvendig å kopiere og lime inn informasjon, som ikke bare er kjedelig, men også sannsynlig å introdusere feil i prognosen din.

for mange bedrifter lever salgsdata i ERP-systemet og pipeline lever i en EGEN CRM-database. Det er enkelt å få dataene til Å vises i Excel hvis du bruker et produkt som er spesialdesignet med ERP-programvare i tankene. (En rekke slike verktøy er tilgjengelige fra insightsoftware, som integreres med over 140 FORSKJELLIGE ERP-systemer.)

La oss gå tilbake til din enkle salgsprognose og forestill deg hvordan det kan se ut med datakoblinger i sanntid. Du kan starte med en kolonne som trekker ukentlige salgstall direkte fra ERP-systemet. Dette gir deg det samme bildet du hadde før, men i stedet for å taste det manuelt (eller kopiere og lime), kommer det direkte fra ERP-programvaren. Hvis noe endres (for eksempel hvis en justeringsoppføring ble gjort til forrige ukes tall), oppdateres den automatisk i Excel-prognosen.

i neste kolonne kan du legge til en vektet pipelineprojeksjon. For mange selskaper kan det kreve at du kobler til et frittstående CRM-system.

til slutt vil du utføre en prognose basert på tidligere salg, og du har en enkel måte å validere prognosen mot pipeline. Dette er spesielt nyttig for å forstå om den statistiske prognosen (levert Av Excel) støttes av pipelinenumrene som kommer fra salgsteamet.

Andre Typer Prognoser

mens salgsprognoser gir en svært viktig del av puslespillet, er det mange måter å anvende disse prinsippene på. Kontantstrøm er livsnerven i enhver bedrift, så det er viktig å forstå hva kontantsituasjonen vil se ut i de kommende ukene og månedene. Ved å kombinere sanntidskoblinger til kontantsaldoer, kundefordringer, gjeld og prognostiserte inntekter og utgifter, Kan Excel-brukere bygge en modell for inn-og utstrømninger som oppdateres automatisk som betingelser gjennom hele forretningsendringen.

en mer sofistikert tilnærming er «3 statement model», som gir en enkelt prognose som knytter resultatregnskapet, balansen og kontantstrømoppstillingen til en enkelt finansiell modell. En godt formulert 3 statement prognose ved hjelp av sanntidskoblinger kan gi deg klar, up-to-date synlighet til fremtidige økonomiske forhold i organisasjonen til enhver tid.

Å bringe Enkelhet til En Komplisert Verden

Spesialbygde programvareverktøy kan gjøre det betydelig enklere å bygge rapporter som er nøyaktige og enkle å vedlikeholde.

med 3-setningsmodellen (eller med en prognose som kobler til finansdata), er det spesielt nyttig å kunne legge til referanser som oppsummerer kontosaldoene dine basert på kontosegmenter, avdelinger eller områder med kontoer. Avanserte verktøy som tilbys av insightsoftware, For eksempel Bizview, gjør det mulig for brukere å trekke summariske summer fra EN rekke gl-kontoer ved hjelp av jokertegn.

La oss se på et eksempel. HVIS GL-kontonumrene inneholder et segment som angir produktdivisjonen, og et annet som angir geografi, vil du kanskje opprette en enkeltcellereferanse som trekker alle inntektskontoene mellom 41000 og 42999, men bare for produktlinjer i området 100-199, og bare for geografi 40. Din cellereferanse kan se omtrent slik ut: «– 40».

magien i denne tilnærmingen er at den automatisk trekker FRA GL basert på de angitte områdene, selv om du legger til nye kontoer. Dette reduserer problemet med å reformatere rapporter når en ny finanskonto legges til.

de riktige programvareverktøyene vil kunne håndtere slike sofistikerte finans-og regnskapsbehov. Et annet eksempel er en multi‑selskapserklæring som trekker fra flere frakoblede ERP-systemer. Dette er et vanlig scenario med datterselskaper, internasjonale divisjoner eller fusjoner og oppkjøp.

Å Holde Dataene Dine Sikre

Til Slutt vil du lagre prognosen på et trygt sted og distribuere den til de riktige personene. Dessverre, De Fleste Av Excel-filer produsert av økonomi og regnskap fagfolk er lagret på lokale harddisker, hvor de er sårbare for tyveri eller tap. Det er viktig å lagre data på et sentralt sted med tilstrekkelig sikkerhet og sikkerhetskopiering.

Distribusjon av prognosedata kan også være et sikkerhetsproblem. Det kan være enklest å utvikle prognosen på ett sted, men du vil ikke nødvendigvis at avdelingslederne skal se data fra hele organisasjonen. Se etter teknologiske verktøy som vil støtte begrenset distribusjon, sende numeriske verdier uten å gi sanntidskoblinger, for eksempel, eller konvertere prognoser til PDF før du distribuerer dem.

Prognoser Er Alltid Feil . . . Men Nyttig

det er ofte sagt at alle prognoser er feil, men de er likevel veldig nyttige. God planlegging starter med realistiske forventninger. Microsoft Excel gir et kjent, kraftig verktøy for å bringe organisasjonens data til liv og få innsikt som hjelper bedriftens ledelse. Når Det kombineres med verktøy som kobler til bedriftens data i sanntid, Kan Excel-baserte prognoser være forskjellen som hjelper deg med å se veien fremover tydelig og justere kurs i tide for å unngå hindringer.