22 Aug Hvor Lenge Må Du Beholde Lønn Poster?
Social Security Administration og IRS har utstedt en felles publikasjon som tilbyr verdifulle tips for arbeidsgivere som ønsker å rydde opp sine gamle lønn filer. I de fleste (men ikke alle) tilfeller betyr det å følge en fireårig retensjonsregel.
publikasjonen advarer om at unnlatelse av å møte rekord oppbevaring krav kan resultere i betydelige straffer og store oppgjør priser for arbeidsgivere som ikke er i stand til å gi den nødvendige informasjonen når FORESPURT AV SKATTEMYNDIGHETENE eller som en del av et ansettelsesrelatert søksmål. (Registreringer kan også bli forespurt av statlige organer.)
Rekordene-I-Generell Regel
som anvendt på arbeidsgivere som holder tilbake og betaler føderal inntekt, Sosial Sikkerhet og Medicare skatt, sier SSA / IRS Reporter poster knyttet til slike skatter må holdes i minst fire år etter forfallsdatoen for den ansattes personlige selvangivelse (vanligvis 15. April) for året hvor betalingen ble gjort.
ifølge SSA/IRS Reporter, disse postene inkluderer:
- Arbeidsgiveridentifikasjonsnummer;
- Ansattes navn, adresser, yrker og Personnummer;
- de totale beløpene og datoene for betaling av kompensasjon og beløp tilbakeholdt for skatt eller på annen måte, inkludert rapporterte tips og markedsverdi av ikke-kontantbetalinger;
- kompensasjonsbeløpene som er gjenstand for tilbakeholdelse for føderal inntekt, Sosial Sikkerhet og Medicare-skatter, og tilsvarende beløp tilbakeholdt for hver skatt (og datoen tilbakeholdt hvis tilbakeholdt skjedde på en annen dag enn betalingsdatoen);
- lønnsperioden som dekkes av hver betaling av kompensasjon;
- der det er aktuelt, er årsaken(e) til at total kompensasjon og skattepliktig beløp for hver skattesats er forskjellig;
- den ansattes Skjema W-4, Den Ansattes Kildeskattegodtgjørelse;
- hver ansattes start-og sluttdatoer for ansettelse;
- Erklæringer gitt av de ansattes rapporteringstips mottatt;
- frynsegoder gitt til ansatte og eventuelle nødvendige sannsynliggjøring;
- justeringer eller oppgjør av skatter; og
- beløp og datoer for skatteinnskudd.
Arbeidsgivere bør også følge fireårig retensjonsregel for registre knyttet til lønnsforfølgelsesutbetalinger til ansatte av arbeidsgiver eller tredjepart under en ulykke eller helseplan. Slike poster bør inneholde start-og sluttdatoer for fraværsperioden, og beløpet og ukentlig rate for hver betaling (inkludert betalinger foretatt av tredjeparter). Arbeidsgivere bør også beholde kopier Av arbeidstakerens Skjema W-4, Forespørsel Om Føderal Inntektsskatt Fra Sykepenger, og eventuelt kopier Av Skjema 8922, Tredjeparts Sykepenger.
en annen regel gjelder for poster underbygge informasjon avkastning og arbeidsgiver uttalelser til ansatte om tips tildelinger. I henhold til skattekodeksen må disse postene oppbevares i minst tre år etter forfallsdato for retur eller erklæring som de vedrører.
Krav Om Refusjon Av Tilbakeholdt Skatt
ssa/IRS Reporter sier arbeidsgivere som sender inn et krav om refusjon, kreditt eller reduksjon av tilbakeholdt inntekt og sysselsetting skatt må beholde poster knyttet til kravet i minst fire år etter innleveringsdatoen for kravet.
Fringe Benefit Records
tax code gir en eksplisitt journalføring krav for arbeidsgivere med nummerert fringe benefit planer, for eksempel helseforsikring, kafeteria, pedagogisk assistanse, adopsjon assistanse eller avhengige omsorg assistanse plan. De er pålagt å holde uansett poster er nødvendig for å avgjøre om planen oppfyller kravene for utelukkelse av ytelsesbeløp fra inntekt.
Merk: tax code bestemmelser om frynsegoder poster angir ikke hvor lenge poster knyttet til angitte frynsegoder bør holdes. Antagelig omfattes de av fireårsregelen i henhold til den alminnelige regel som omtalt over, og bør derfor føres minst fire år etter forfallsdatoen for slik skatt for den returperioden som postene vedrører, eller den dato slik skatt er betalt, avhengig av hva som inntreffer først.
Forsiktig: I den grad eventuelle frynsegoder også må overholde Erisa Tittel I, gjelder en lengre oppbevaringsperiode på seks år.
Arbeidsledighet Skatt Poster
Federal Arbeidsledighet Skatt Act (FUTA) krever arbeidsgivere å beholde poster knyttet til kompensasjon opptjent og arbeidsledighet bidrag. Under registre-i-generell regel, må slike poster beholdes i fire år etter forfallsdato Av Form 940, Arbeidsgivers Årlige Føderale Arbeidsledighet Selvangivelse eller datoen DEN nødvendige FUTA skatt ble betalt, avhengig av hva som er senere.
Poster bør beholdes underbyggende:
- den totale mengden av ansattes kompensasjon betalt i løpet av kalenderåret;
- kompensasjonsbeløpet underlagt FUTA-skatt;
- Statlige arbeidsledighetsbidrag, med separate summer for beløp betalt av arbeidsgiveren og beløp tilbakeholdt fra ansattes lønn (For tiden Krever Alaska, New Jersey og Pennsylvania ansattes bidrag);
- all informasjon vist på Skjema 940 (Med Schedule A og/Eller R som aktuelt); Og
- hvis aktuelt, grunnen til at total kompensasjon og skattepliktige beløp er forskjellige.
SSA / IRS-Reporteren minner arbeidsgivere om at rekordbevaringskrav også er satt av federal Department Of Labor og state wage-hour og arbeidsledighetsforsikringsbyråer.
Tre År
følgende må beholdes i minst tre år: Affordable Care Act informasjon returnerer (Skjemaer 1094-B, 1095-B, 1094-C, og 1095-C). Behold dem i minst tre år fra rapporteringsfristen. Også beholde informasjon avkastning og arbeidsgiver uttalelser til ansatte på tips tildelinger i minst tre år etter forfallsdato for retur eller uttalelse som de vedrører.
Payroll Partners er forpliktet til å hjelpe kunder med å holde seg informert om lønn og menneskelige ressurser nyheter, utviklinger og aktuelle hendelser. Denne artikkelen er ment å gi leserne med generell informasjon om lønn saker. Artikkelen utgjør ikke, og bør ikke behandles som faglige råd om bruk av en bestemt lønn praksis. Alle anstrengelser er gjort for å sikre nøyaktigheten av informasjonen. Payroll Partners påtar seg ikke ansvar for individets tillit til informasjonen som er gitt i artikkelen. Leserne bør uavhengig verifisere all informasjon før du bruker den til en bestemt faktasituasjon, og bør selvstendig bestemme virkningen av en bestemt lønnspraksis. Hvis du søker regnskap råd, oppfordres du til å konsultere en statsautorisert revisor.