Smarte småbedriftseiere vet hvor viktig det er å beskytte sensitiv informasjon og holde den ut av feil hender. Det betyr å ha systemer på plass for å sikre at digitale filer og poster er trygge og sikre. Like viktig er selvfølgelig hvordan du håndterer alt papiret som passerer gjennom arbeidsplassen din, og hvor det går når det ikke lenger er nødvendig.
Selv i vår online, tilkoblede verden, er det fortsatt mye informasjon som utveksles i fysiske formater. Bare å kaste den i resirkuleringsbeholderen uten å ta tiltak for å beskytte informasjonen den avslører, er en invitasjon for datatyver å gjøre sitt skitne arbeid.
her er en titt på noen av de forskjellige typer dokumenter du bør være sikker på at du shredding eller ødelegge.
Alt som kan brukes til identitetstyveri
uansett om de avslører personlig informasjon om en ansatt eller en kunde, er dokumenter som inneholder informasjon som kan brukes til identitetstyveri en no-brainer for makuleringsmaskinen. Tenk lønn poster for de ansatte, kopier av foto identifikasjoner, eller kredittkort og hjemmeadresse for dine kunder. Hvis du tror at noe som er skrevet eller trykt på et stykke papir, er det minst følsomt, er det ingen mening å ikke kutte det.
Dokumenter relatert til bank, økonomi og skatter
Enten det er lønnsposter, årlige budsjetter, gamle selvangivelser og revisjoner, eller bankkontoutskrifter og ugyldige sjekker, vil du ikke ha slike dokumenter som sitter intakt inne i en dumpster eller resirkuleringsboks. Hvis du har papir med økonomiske detaljer av noe slag, selv utløpt informasjon, ikke betal prisen for slurvet avhending! Send det til makuleringsmaskinen og hold alle trygge.
Dokumenter med konfidensielle detaljer om virksomheten din
Beskytt det harde arbeidet småbedrifter gjør ved riktig avhending av alle dokumenter som inneholder proprietær informasjon som kan nytte konkurrentene. Dette betyr filer knyttet til forskning og utvikling av nye produkter og ideer, eller planer og forslag til fremtidige prosjekter. Andre dokumenter i denne kategorien inkluderer alt relatert til interne rapporter og tester, eksklusive formler, selv trening og brukerhandbok.
Dokumenter relatert til helse og menneskelige ressurser
eventuelle medisinske journaler for dine ansatte eller klienter bør behandles med følsomheten de fortjener. Det samme gjelder for elementer relatert til bemanning, enten det er cv og programmer, disiplinære rapporter eller ytelsesevalueringer og ansattes vurderinger. Beskytt alles rett til privatliv ved å sørge for at dokumenter av denne beskrivelsen behandles før avhending.
Juridiske dokumenter og kontrakter
her er en svært forenklet tommelfingerregel som kan spare deg for alvorlig hodepine senere: hvis en advokat var involvert med et dokument, sørg for at det blir avhendet riktig. Du ønsker ikke å rote rundt med juridiske dokumenter, kontrakter, eller noe lignende, så feile på siden av forsiktighet og sende dem alle til makuleringsmaskin når du er sikker på at de ikke lenger er nødvendig.
Forsikringsinformasjon og regninger
Poster knyttet til forsikring for småbedrifter og innholdet bør alltid bli ødelagt, ikke kastet bort. Samme gjelder for gamle regninger eller noe annet knyttet til arbeidsplassen selv, for eksempel regninger for internett og mobiltelefon service. Slike dokumenter inneholder vanligvis kontonumre og adresseopplysninger, som alltid skal holdes private.
Trenger du et sted å håndtere dine sensitive dokumenter? UPS Store-lokasjonene i Canada tilbyr sikre makuleringstjenester drevet Av Iron Mountain, slik at du kan avhende personlige dokumenter og forretningsdokumenter på riktig måte. Kontakt nærmeste sted for detaljer.