직원의 비용을 관리하는 것은 복잡하고 시간이 많이 걸리고 지루할 수 있으며 재무 부서의 주요 번거 로움이 될 수 있습니다. 다행히도,이 과정을 덜 끌 수있는 방법이 있습니다.
직원 지출을 통제하는 것은 정말로 전략의 문제입니다. 이 사업 비용에 올 때,당신은 세 가지 주요 요구 사항이 있습니다:
- 회사의 운영 비용을 모니터링하고 제어하기 위해
- 비용의 분석 회계를 수행하기 위해
- 모든 송장 및 증빙 서류를 수집하기 위해
이 세 가지를 잘 수행,당신은 건강한 지출 문화에 당신의 방법에 빠른있어-우리가 열정 뭔가.
그렇다면 직원 비용을 모니터링하고 통제하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? 어떻게 하면 직원들에게 회사 자금의 보안과 무결성을 보장하면서 전 세계로 나가는 데 필요한 유연성을 제공할 수 있을까요?
여기 당신이 알아야 할 것이 있습니다.
직원 비용 관리 계획 작성
“계획 실패는 실패할 계획입니다.”그것은 진부한 이유가 있습니다.
회사 지출을 관리하는 최악의 방법은 간신히 관리하는 것입니다. 이것은 사실 아주 젊고 작은 회사들의 전형적인 모습입니다. 처음에,당신은 당신이 지출 금액이 너무 작기 때문에 당신이 정말로 전략이 필요하지 않습니다 생각합니다. 그리고 최고 경영자 또는 사무실 관리자는 어쨌든 모든 돈을 처리합니다.
그러나이 문서는 직원 지출을 제어 할 수 있도록하기위한 것입니다. 어떤 시점에서,당신은 훌륭한 일을 할 팀을 확보 할 필요가 있기 때문에. 그리고 그 자금에 대한 액세스를 필요로 할 것입니다.
그러나 직원은 어떻게 지출해야하며,무엇을,얼마나 허용됩니까? 이 모든 것이 잘 작성된 비용 정책에 포함됩니다.
우리는 이미이 많음에 대해 썼습니다. 그러나 명심해야 할 몇 가지 기본 원칙이 있습니다:
- 간단하고 명확하고 간결하게
- 법률 또는 학술 논문을 작성하려고하지 마십시오-친근하게 유지
- 좋고 나쁜 회사 지출의 실제 사례를 포함 마십시오
- 모든 단일 가능한 비용을 나열하지 마십시오. 가이드 라인은 긴 목록보다 낫다
- 단계를 자동화하는 방법에 대해 생각해보십시오. 큰 지출 정책은 회사 전체에 의미가 있습니다.
자세한 내용은 회사 비용 정책 제작에 대한 자세한 가이드를 참조하십시오. 그리고 영감을 얻기 위해,여기에 당신이 확실히 들어 본 회사의 실제 비용 정책의 큰 목록이 있습니다.
2. 명확한 지출 프로세스 배치
정책이 준비되면 프로세스를 해결해야 합니다. 사업 지출은 예산을 설정하고 팀에게 자금을 제공하는 것 이상을 포함-우리가 곧 올 것이다 둘.
엄격하다고 말하지 않고 체계적이고 철저한 비용 관리 프로세스를 따르면 직원들이 지출을 통제하도록 장려 할 수 있습니다. 명확하고 상세한 과정은 관리를 위해 이다 처럼 것으로 직원을 위해 도움이 될 수 있는다.
비용 관리 프로세스를 구현할 때는 직원들이 가능한 한 빠르고 쉽게 수행 할 수있는 방법을 찾아야합니다. 예를 들어 필요한 지원 문서에 대한 자동 프롬프트를 포함하여 직원에게 미리 채워진 양식을 제공 할 수 있습니다.
더 나은,현대적인 지출 관리 솔루션은 전체 지출 과정을 통해 팀 구성원을 걸어-승인에서,지불에,영수증에.
이런 종류의 프로세스는 최상의 시나리오입니다-팀이 규칙을 모르는 경우에도 규칙을 따르는 것 외에는 선택의 여지가 없습니다!
각 직원 비용 범주에 대한 예산 설정
직원 비용을 제어하는 한 가지 좋은 방법은 자세한 비용 정책을 구현하는 것입니다. 여기에는 각 비용 범주에 대한 최대 예산 설정이 포함됩니다: 출장,호텔 숙박,레스토랑 청구서,장비 및 소모품 구매 등
모든 경비에 대해 각 직원이 부담할 수 있는 금액을 정의하고 이 한도를 초과하여 상환되지 않을 것임을 알려야 합니다. 일부 금액 또는 비용 유형은 사전 승인 될 수 있지만 외부에는 관리자의 명시 적 승인이 필요합니다.
그러나 이러한 규칙을 가능한 한 간단하게 유지하십시오. 너는 승인 이는 가격 총계에 세부사항,및 충족되어야 하는 조건으로 갈 수 있었다. 그러나 비용 정책은 짧고 간단하며 직원이 마음으로 기억할 수있는 곳에서 가장 잘 작동합니다.
그리고 우리를 믿으십시오.
적절한 지불 방법 제공
직원 경비를 진정으로 효율적으로 관리하려면 가장 좋은 방법은 직원들에게 맞춤형 지불 방법을 제공하는 것입니다. 이것은 사업 경비 카드가 들어오는 곳에 이다.
레스토랑,휘발유,호텔 등:비용 카드로,당신은 현장에서 발생하는 비용의 넓은 범위에 사용되는 사전에 특정 금액으로로드 할 수 있습니다
이러한 카드는 유연성과 보안을 결합합니다. 직원 처럼 그들은 그들의 자신의 기업 신용 카드를 보낼 수 있습니다. 그러나 관리자 및 재무 팀은 각 카드에 대한 특정 제한을 설정할 수 있으며 직원이 어느 순간에 지출 한 내용을 정확하게 볼 수 있습니다.
두 번째 옵션:가상 신용 카드. 이것은 호텔 방 예약,재산 또는 차량 임대,기차 또는 계획 티켓 구매와 같은 온라인 비용을위한 완벽한 솔루션입니다. 또한 소프트웨어 구독 및 디지털 광고에 이상적입니다.
이 일회용 카드는 직원의 요구에 따라 사용할 수 있으며 안전한 인터넷 플랫폼을 통해 실시간으로 제어 할 수 있습니다. 이를 통해 직원이 온라인 구매를 빠르고 편리하게 할 수 있도록 명확하고 상세한 감독을 제공합니다.
좋은 옵션이 아닌 것을 알고 있습니까? 직원이 지불을 할 필요가 때마다 회사의 신용 카드를 통해 분기. 뿐만 아니라 이것은 혼전 이다,그러나 또한 신용 카드 사기의 위험에 너의 회사를 드러낸다. 쿨하지!
송장 검색 디지털화
팀 구성원이 무언가를 지불 할 때 영수증을 보관해야합니다. 이는 매우 간단한 개념이지만 재무 및 회계 팀에게는 끝없는 문제로 이어집니다.
왜냐하면 직원들이 아무리 부지런하더라도 그들은 때때로 영수증을 잊거나 잃을 것이기 때문입니다. 그리고 이것은 자신을 설명하고 지불의 그 증거를 찾기 위해,앞뒤로 금융 팀과 많은 것을 의미한다.
송장을 수집하는 시간을 낭비하지 않도록하고,당신이 그들 모두를 얻을 수 있는지 확인하려면,당신은 영수증 수집을 디지털화해야합니다. 전자 영수증은 이제 전 세계 세무서에 의해 허용됩니다.
가장 간단한 방법은 영수증 스캔 응용 프로그램입니다. 직원은 무언가를 지불 한 다음 즉시 수령 한 순간 영수증 사진을 찍습니다.
재무 팀에 대한 데이터 입력이 없으며 손실 된 영수증 수는 무시할 수 있습니다.
중앙 집중화 구독 모니터링
두통을 유발하는 또 다른 지출 문제는 구독입니다. 현대 사스 도구는 모든 사람의 삶을 더 쉽게 만들어주기 때문에 우리는 그들을 사랑합니다. 하지만 모든 비즈니스 팀에 의해 만들어진 모든 단일 지불 위에 유지 접시 회전 처럼입니다.
마케팅 부서,세일즈포스,헤로쿠,기술팀의 경우 구글 애드워즈에서 키워드를 지불하는 경우 직원 구독을 모니터링하는 것이 어려울 수 있습니다.
우리는 위의 가상 카드를 언급하고,이러한 지출 불황에 대한 완벽한 해독제이다. 이들은 당신이 매달(또는 년)에서 그려 질 것입니다 고유 반복 카드를 만들 수 있습니다.
모든 카드는 직원에게 할당되므로 각 구독을 누가 제어하는지 알 수 있습니다. 그리고 각 지불에는 나열된 이유,승인 관리자의 세부 정보 및 올바른 회계 코드가 있습니다. 따라서 이러한 지불을 조정하는 것은 거의 자동입니다.
중요한 부분은이 모든 것을 중앙 집중화하는 것입니다. 모든 팀이 구독에 대해 동일한 프로세스 및 지불 방법을 사용하는지 확인합니다. 그럼 당신은 모든 지불이 어디에서 오는지 알고,쉽게 그들 모두의 상단에 머물 수 있습니다.
팁:모든 구독을 중앙 집중화하고 송장을 자동으로 수집하며 필요한 경우 구독을 즉시 일시 중지합니다.
비용 보고서 사기 추적
이야기하는 것은 재미 없지만 비용 보고서 사기 가능성은 생각보다 높습니다. 한 보고서에서 무려 85%의 직원이 비용 청구에 거짓말을 인정합니다. 그리고 10%는”모든 시간에 거짓 정보를 제출합니다.”
이 모두가 악의적 인 거짓 일 필요는 없습니다. 때때로 사람들은 더 이상 필요한 정보가 없기 때문에 사실이라고 생각하는 세부 사항을 구성합니다.
그러나 사기는 특히 금융 컨트롤러와 그 팀에 대한 걱정해야한다. 당신의 임무는 회사의 돈을 안전하게 유지하는 것입니다.
이를 방지하는 가장 효과적인 방법은 단순히 비용 보고서를 제거하는 것입니다. 어쨌든 아무도 비용 보고서를 다루는 것을 좋아하지 않습니다.
그들이 시간이 많이 걸리고 위조하기 쉽다는 것을 감안할 때,그것들을 모두 없애고 대신 스펜 데스크가 제공하는 것과 같은 유연하고 민첩한 지불 솔루션을 선택하는 것이 현명 할 것입니다.
프로세스 디지털화 및 자동화
프로세스 중 어느 것이 가장 시간이 많이 걸리고 생산성이 가장 낮습니까? 그(것)들을 확인하고,디지털로 가고,비 물질화하십시오. 대신 송장 검색,구매 요청 관리 또는 실시간으로 처리 비용을위한 효율적인 도구에 중점을 둡니다.
프로세스를 자동화하고 디지털화하면 더 나은 결과를 볼 수 있고,팀이 더 민첩하게 작업 할 수 있으며,다른 더 중요한(그리고 덜 지루한)시간을 확보 할 수 있습니다.)작업.
자동화에 대한 추가 리소스:
- 비용 자동화:비용 청구 및 승인을 자동화하는 방법
- 8 회계 자동화의 우수한 이점
- 비즈니스 자동화: 적절한 비용 통제 균형 찾기
직원 경비를 관리하는 것은 모든 사람의 이익이 제공 될 수 있도록 통제와 민첩성 사이의 올바른 균형을 찾는 것입니다. 직원은 유연성과 편의성으로 업무를 수행 할 수 있어야하며 회사 지출에 대해 명확하고 상세한 감독을 할 수 있어야합니다.
우리의 상위 8 개 팁(위)을 고려하고,당신과 당신의 팀에 적합 할 수있는 옵션을 고려하십시오.
