프로젝트 관리 프로세스는 마스터하기 어려운 과정이며,아마도 관리자를 가장 어리둥절하게 만드는 한 가지 측면은 프로젝트 범위입니다. 프로젝트 헌장을 작성하거나 프로젝트 일정을 매핑하는 것은 모두 훨씬 더 간단하고 쉽게 범위를 배치에 비해 할 것 같다.
그러나 프로젝트 범위에 충분한 시간과 노력을 기울이지 않는 것은 실수입니다. 한 하버드 연구에 따르면 평균 프로젝트가 예산을 27%초과했습니다. 너가 동일물을 한 기피하고 싶으면,너는 범위 지정 과정에 많은 시간을 보낸것을 필요로 한다 그래서 너는 늦게 놀래지 않는다.
당신이 프로젝트 범위를 해결하는 시간을 알고 있다면,여기에 당신이 작동하는 사운드 프로젝트 관리 원칙을 넣어 프로젝트를 울려 퍼지는 성공을 만들 것입니다 하나를 생성 할 수있는 방법입니다.
개요:프로젝트 범위는 무엇입니까?
프로젝트 범위는 프로젝트 목표,기한 및 작업 목록을 나타냅니다. 프로젝트 범위는 종종 범위 진술 또는 작업 진술이라는 문서에 자세히 설명되어 있습니다.
문서에 프로젝트 범위를 배치하면 완료해야 할 작업부터 필요한 자원,달성해야 할 목표에 이르기까지 전체 팀에 프로젝트의 모든 측면에 대한 가이드를 제공합니다. 이전에 생각했던 것보다 더 많은 요구를 달성 할 경우 프로젝트 범위를 확대 할 수 있으며,프로젝트가 너무 커서 팀이 해결할 수없는 경우 축소 될 수 있습니다.
프로젝트 범위는 프로젝트 관리자의 책임에서 중요한 부분이며,그것은 당신이 작업에 머물 프로젝트 범위 크리프를 방지하는 데 도움이됩니다.
프로젝트 범위 정의 방법
프로젝트 범위가 무엇인지 쉽게 말할 수 있지만 프로젝트 범위 문서를 만드는 것은 그리 쉽지 않습니다. 그것은 많은 세부 사항 및 움직이는 부분을 가질 수 있으며 가볍게 취할 수있는 것이 아닙니다. 그러나 5 단계로 나누면 그 과정은 매우 간단 해집니다.
1 단계:목표 정의
프로젝트 범위를 정의하는 첫 번째 단계는 프로젝트의 최종 제품 또는 목표(“결과물”이라고도 함)를 정의하는 것입니다. 이 프로젝트가 성취되기를 바라는 것에 대해 분명히해야합니다. 스마트 규칙을 사용하여 목표를 간략하게 설명하는 것이 좋습니다:
- 특정(프로젝트 범위는 프로젝트가 달성해야 할 것을 정확하게 명시 함)
- 측정 가능(목표는 모호하지 않음)
- 달성 가능(팀이이 목표를 달성 할 수 있다고 믿는 것이 합리적 임)
- 현실적(예산을 초과하지 않고 비교적 쉽게 달성 할 수 있음)
- 적시(정의 된 시간 내에 달성 할 수 있음)
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목표 정의를 위한 팁:
목표를 정의하는 것은 프로젝트 범위의 나머지 부분에 대한 분위기를 설정하기 때문에 매우 중요합니다. 여기 너가 너를 지킬 수 있는 2 방법은 설정한다 우측 목표를 있는다.
- 유연성:때로는 목표가 프로젝트 진행 과정에서 완전히 바뀌거나 바뀔 수 있습니다. 예를 들면,너의 목표가 2 층 가정을 건설한것을 이고,너가 어느 예산의 밑에 들어오면 너는 현관을 건축하는 선택권이 있으면,너의 목표에 따라 교대하기 위하여 범위를 방을 제공하는것은 그렇는다.
- 모든 사람 참여:한 사람이 목표를 개발해서는 안됩니다.; 모든 이해 관계자에 무게 하 고 당신이 놓친 것 들을 포함 하거나 추구 하지 말아야 하는 목표를 피할 수 있습니다 그들의 자신의 관점을 가져와야 한다.
2 단계:잠재적 장애물 정의
효과적인 프로젝트 계획을 위한 다음 단계는 프로젝트가 탈선될 수 있는 영역을 식별하는 것입니다. 프로젝트 예산을 위협 할 수있는 것은 무엇입니까? 무엇이 큰 지연을 일으킬 수 있습니까?
예를 들어,작은 집을 짓는 경우 날씨에 문제가 생길 수 있으며,비오는 날이 보통 그 시간보다 두 배나 많으면 진행이 지연 될 수 있습니다. 또는,아마 재목의 가격은 당신이 선적을 주문할 그 때까지는 5%씩 올라갑니다.
잠재적인 장애물을 정의 하기 위한 팁:
장애물 예측하기 어려울 수 있습니다,하지만 기회는 당신은 이미 어떤 프로젝트에 잘못 될 가능성이 가장 좋은 아이디어,그래서 시작 하 고 바깥쪽으로 작업.
- 아무것도 남기지 않음: 프로젝트에 잘못 될 수있는 모든 가능한 일을 적어 두십시오.
- 계획을 세우십시오:비상 계획 초안 각 장애물에 대한 결과를 완화하기 위해 무엇을 할 것인지 계획하십시오.
3 단계:필요한 자원 식별
프로젝트 비용은 얼마입니까? 어떤 공급이 필요합니까? 얼마나 많은 노동 시간이 필요합니까? 이 모든 질문에 대해 자세히 답변해야합니다. 너는 광대한 연구를 하고 엄정한 숫자에 올라야 한다; 교육 추측은 거의 확실하게 전체 프로젝트를 탈선 할 수있는 비용 초과를 초래할 것입니다.
필요한 자원을 식별하기위한 팁:
자원의 정확한 회계 모든 사람이 일정에 프로젝트를 유지하는 데 필요한 도구를 가지고 있는지 확인합니다,그래서 이것은 중요한 단계입니다.
- 철저한 수:심지어 약간의 비용까지 추가 할 수 있습니다,그래서 당신은 프로젝트가 성공하기 위해 필요합니다 생각할 수있는 모든 가능한 일의 목록을 만들 수 있습니다.
- 다른 사람과 상담: 만든 목록을 프로젝트의 다른 이해 관계자와 공유하여 그들이 생각하는 것과 목록에서 아무것도 남기지 않았는지 확인합니다.
4 단계:이정표 일정 제공
이제 목표,장애물 및 리소스를 배치 했으므로 달성 할 수있는 일반적인 타임 라인을 구성 할 수 있습니다. 모든 사람이 프로젝트의 진행 상황을 모니터링하는 데 도움이되는 특정 이정표를 따로 설정하는 것이 중요합니다.
예를 들어 집을 짓는 경우 첫 번째 이정표는 기초를 놓는 것이고 두 번째는 구조물의 틀을 세우는 것이고 세 번째는 전기 및 배관을 설치하는 것이고 네 번째는 완성 된 집일 수 있습니다.
이정표 일정 제공을 위한 팁:
이정표를 만드는 것은 프로젝트 범위를 하나로 묶는 데 중요한 부분입니다. 일단 그 자리에,당신은 거의 완료,그리고 그것은 모든 계획 범위 관리에 대 한 여기에서 밖으로.
- 각 마일스톤에 날짜 첨부: 그것은 단순히 이정표를 가지고 충분히 좋지 않다,당신은 또한 그들에게 날짜를 첨부해야,또는 당신의 작업에 우선 순위의 아무 의미가 없다 당신은 시간에 프로젝트를 마무리하지 위험.
- 비상 계획:이정표를 놓친 경우 다음 이정표를 제 시간에 달성하기 위해 취할 작업에 대한 계획을 세워야합니다.
5 단계:이해관계자 나열
프로젝트의 목표가 정의되면 이제 이해관계자 목록을 만들 차례입니다. 내깃돈 보관자는 계획사업안에 관심사 또는 관심사가 있는 누군가에는 이다. 예를 들어,건설 회사의 경우 최고 경영자,최고 재무 책임자,투자자 및 건설 관리자가 포함됩니다.
이 프로젝트의 루프에 있어야하고 프로젝트가 실행되도록하는 중요한 책임이 모든 개인을 나열합니다.
이해관계자 리스팅을 위한 팁:
모든 이해관계자의 전체 목록을 갖추는 것이 중요합니다.
- 이정표를 통해 이동:이해 관계자를 식별 할 수있는 좋은 방법은 지금까지 구축 한 프로젝트 범위의 모든 측면을 통해 이동하는 것입니다. 사람들이 각 이정표를 달성하고,각 자원을 획득하고,각 장애물을 극복 할 책임이 있는지 스스로에게 물어보십시오. 이것은 당신이 누군가를 잊지 않도록 도움이 될 것입니다.
- 계획의 요소에 이해 관계자 연결:자원,작업 및 이정표와 같은 범위의 요소에 이름을 할당함으로써 모든 사람의 책임이 무엇인지 명확히 알 수 있으므로 프로젝트를 더 원활하게 실행할 수 있습니다.
프로젝트 범위 관리를위한 최고의 프로젝트 관리 소프트웨어
처음부터 프로젝트 범위를 만드는 것은 조금 어려운 일이지만,당신을 안내 할 수있는 많은 소프트웨어 옵션이 있습니다. 다음은 프로젝트 범위를 배치하는 데 특히 효과적인 최고의 프로젝트 관리 소프트웨어 옵션 중 세 가지입니다.
monday.com
monday.com 중요 시점을 배치하는 데 도움이 되는 우선 순위가 지정된 작업 스케줄러와 모든 관련자를 참여시킬 수 있는 공유 팀 일정을 제공합니다. 리소스 관리 도구는 사용자가 프로젝트의 리소스를 추적하는 데 도움이됩니다.
다음을 통해 연결된 모든 작업 및 이해 관계자를 볼 수 있습니다 monday.com 의 대시 보드.또한 작업 우선 순위 지정 및 스케줄링 기능과 키보드에서”티”를 누르기 만하면 새 작업을 쉽게 입력 할 수있는 방법이 있습니다. 또한 문서 저장을 가지고,그래서 당신은 파일에 프로젝트 범위를 유지하고,보고 할 수 있습니다,그래서 당신은 프로젝트가 일을 얼마나 잘에 대한 데이터를 수집 할 수 있습니다.
포디오의 대시보드를 통해 프로젝트 이해관계자와 작업을 쉽게 확인할 수 있습니다.
스코로
스코로에는 리소스를 추적하고 관리할 수 있는 사용자 정의 필드가 있습니다. 그것은 또한 당신이 당신의 이정표를 관리 할 수 있도록 작업 생성 및 목록 시스템을 가지고,당신은 관련 이해 관계자에 태그를 지정할 수 있습니다. 당신이 재정을 볼 수 있도록 그것은 또한 문서 저장 및 파일 공유뿐만 아니라 예산 보고서 및 대시 보드를 가지고있다.
스코로의 대시보드는 프로젝트 범위의 모든 측면을 한 곳에서 유지합니다.
나만의 프로젝트 범위 만들기
이제 작업 범위를 만드는 데 어떤 일이 일어나는지 알게 되었으니 이제 직접 작업을 시작할 차례입니다. 자신에게 이러한 질문을:
- 프로젝트 수명 주기의 단계는 무엇입니까?
- 적응하고 확장 할 수있는 프로젝트 범위 문이 이미 있습니까?
- 프로젝트의 범위가 얼마나 넓거나 얼마나 좁아야하는지,그리고 그것을 결정하기 위해 아직 프로젝트 범위 분석을 수행 했습니까?
- 내가 해결해야 할 범위 지식 영역은 무엇입니까?
다음 주 또는 두 주에 몇 시간을 따로 두어 앉아서 위의 단계를 수행하십시오. 다른 사람이 그것을 한 까 라고 보기 위하여 계획사업 범위 보기 또는 2 개을 보십시요. 그리고 그냥 일을 얻고 하나를 그립니다.