대부분의 산업이 계속해서 디지털 변화를 겪으면서 기업이 비용 관리에 접근하는 방식은 크게 변화하고 있습니다.
기업이 비용에 초점을두고있는 시대는 사라졌습니다. 새로운 버전의 비용 관리는 비용 관리 및 성장 추진에 초점을 맞춘 혼합 된 접근 방식입니다.
대부분의 기업은 예산을 넘어가는 아이디어를 두려워하지만,단순히 비용을 절감하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 대신 기업은 수익을 높이고 예산을 최적화하며 장기적인 재정적 지속 가능성을 보장하려는 경우 상황에 초점을 맞추어야합니다.
적절한 비용 관리 조치로 코스를 유지하는 것은 필수이므로 비용 관리와 그 여러 측면에 대해 이야기 해 봅시다.
비용 관리 란 무엇입니까?
원가관리는 사업비 및 재무자료를 식별하고 관리하여 가능한 경우 분석하고 낮출 수 있는 방법이다. 통합 형식으로 비용을 수집하면 조직은보다 정확하고 정보에 입각 한 예측을 수행하고 비용을 최소화 할 수있는 위치를 알 수 있으며 과다 지출 영역을 식별 할 수 있습니다.
이것이 바로 공급업체와 상호 작용하는 방식을 최적화하면 비즈니스에 상당한 비용 절감 효과를 얻을 수 있기 때문에 비용 관리 및 공급업체 관리가 자주 이루어지는 이유입니다. 너는 호의를 베푸는 가격안에 잠그기 위하여 계약 재협상을 합리화한것을 볼지도 모르고다,납품업자와 고객과 유지할 수 있는 관계를 건설하기 위하여 일하고,양쪽 사업을 보충하는 공동체정신을 창조한다.
결국—비용 관리의 목표는 가시성을 개선하고 비용을 통제 할 수 있도록 설계된 강력한 프레임 워크를 회사에 제공하는 것입니다.
비용 관리가 중요한 이유
프로젝트 일정은 구성 요소와 단계로 나눌 수 있으며 대부분의 관리자는 필요에 따라 각 부분에 전체 예산을 할당합니다. 비용을 제어 하는 노력을 만드는 데 도움이:
- 진행 상황 및 핵심 성과 지표를 추적하고 비용이 너무 높으면 시정 조치를 취하십시오.
- 예상 이윤 유지.
- 명확한 기대치를 설정하고 스코프 크립을 방지하십시오.
- 경영진,이해관계자,고객과의 투명성 확보
- 향후 프로젝트 처리에 유용한 메트릭을 생성합니다.
적절한 예산을 마련하면 어떤 신입 사원을 고용할지,어떤 기능을 포함할지,각 직무에 얼마나 많은 시간을 할애해야 하는지와 같은 중요한 결정에 직접적인 영향을 미칩니다. 다음과 조직의 비즈니스 규칙 잘 유지 예산은 기본적으로 프로젝트가 어디로 가고 어떻게 끝날 것인지를 보여줍니다. 이 경우 프로젝트 성과는 예산 책정과 직접 관련이 있습니다.
비용 관리 소프트웨어의 역할
비용 관리 및 제어가 데이터 및 분석이 많은 분야라는 것은 비밀이 아니며 소프트웨어 개발자가 여기에서 자동화 응용 프로그램을 찾은 이유는 놀라운 일이 아닙니다. 소프트웨어 기반 관리는 여러 가지 방법으로 프로세스를 최적화합니다:
- 지루한 계산 및 기타 정량적 작업은 소프트웨어를 통해 인간의 오류에 거의 즉각적이고 면역입니다.
- 대시보드와 사용하기 쉬운 사용자 인터페이스를 통해 데이터를 명확하게 보고하면 분석이 훨씬 쉬워집니다.
- 데이터의 표준화는 이러한 방식으로 자동화되어 여러 통화를 사용해야하는 국제 규모의 프로젝트에 유용 할 수 있습니다.
- 다른 관리 솔루션과 타사 통합을 통해 데이터를 보다 효과적으로 풀링할 수 있습니다.
비용 관리 대 비용 관리
“비용 관리”및”비용 관리”와 같은 용어를 서로 바꿔서 사용할 수 있습니다. 그들이 무겁게 관련되고 동등하게 중요한 동안,너가 그들에 관하여 너의 팀과 말하고 있다 언제든지 있있 가치가 있는 미묘한 구별 있는다.
비용 관리는 주로 추정,자금 조달 및 자금 지원을 포함하여 예산 계획에 관한 모든 프로세스를 다룹니다. 비용을 관리하려면 계획 단계에서 최종 완료까지 주의를 기울여 프로젝트 전체가 승인된 예산 한도 내에서 유지되도록 해야 합니다. 비용 관리의 중요한 단계는 강력한 책임,통제 및 정보 수집을 통해 간접 및 직접 비용을 더욱 예측 가능하게 만드는 것입니다.
이에 비해 비용 관리는 주로 실행 단계에서 프로젝트를 다루며 성공을 위해 비용 관리 관행에 의존합니다. 계획자가 적당한 예산을 세우기 달성하기 위하여 서로 일하는 것은 비용 통제가 일하는 까 라고 이다.
비용 통제에 대해 이야기 할 때,비즈니스 소유자는 먼저”기준선”을 내려 놓고 그 비용과 실제 비용 사이의 차이를 측정하여 예기치 않은 급증을 최소화하기 위해 시정 조치를 취합니다.
비용 관리 프로세스 단계
사업 비용을 처리하는 것은 확실히”설정하고 잊어 버리는”고려 사항이 아닙니다. 자원 계획
비용 관리는 프로젝트 제어를 구현함으로써 시작됩니다; 이 장비,재료,직원,또는 단지 시간이 소요 여부,프로젝트의 향후 비용을 예측. 리소스 계획 단계는 실제 작업이 시작되기 전에 수행됩니다.
회사는 종종 작업 분석 구조를 사용하여 일정의 각 하위 작업을 검토하고 각각에 필요한 기술이나 장비를 결정합니다. 비교 가능한 프로젝트에 대한 과거 재무 데이터 및 팀 구성원의 피드백은이 작업에 대해 고려해야 할 중요한 포인트입니다.
비용 추정
다음으로 작업에 필요한 전체 자원 비용을 추정합니다. 비용 추정은 현재 예산 및 얼마나 많은 정보를 사용할 수에 따라 복잡 한 문제입니다. 나중에 비용 추정에 대해 더 이야기하겠습니다.
예산
작업이 진행되면 다음 단계는 각 작업에 예산을 할당하는 것입니다. 비용 예산 책정은 예상 비용을 프로젝트 스케줄링에 적용하는 조합입니다. 워크플로의 모든 활동은 여기에서 고유한 특정 예산 금액을 가져옵니다.
비용 모니터링
마지막으로,프로젝트 관리는 예산의 변화를 처리 커버 할 필요가있다. 비용 관리는 미리 결정된 기준 비용에서 실제 비용의 차이를 측정하고 필요할 때마다 조치를 취합니다. 이 단계는 또한 이러한 작업의 실제 결과를 확인해야합니다.
고려해야 할 비용 추정 기술 우리는 비용을 관리하는 중요한 단계로 추정을 언급했습니다. 특히 복잡한 워크 플로우에 대한 예산 책정이 어려울 수 있기 때문에 정확한 견적을 만들기위한 정확한 기술에 대해 이야기함으로써 더 깊이 파고 들어 보겠습니다.
요인 추정
프로젝트는 시작할 때 거의 완전히”파악”되지 않습니다. 범위가 완전히 정의되지 않을 수 있으며 특정 기능은 여전히 일부 작업이 필요할 수 있습니다. 그것은 가능성이 빠르게 변화 할 것이기 때문에 지금 상세한 예산 분석을 형성하는 시간 낭비 일 것이다.
요인 추정 방법은 무엇을 기대할 지에 대한 일반적인 개요를 얻는 가장 빠른 방법입니다. 산업 부문은 제조 시설의 규모가 증가함에 따라 예상 비용이 6/10 씩 증가하는 6/10 규칙으로 알려진 편리한 트릭을 잘 알고 있습니다.
파라메트릭 추정
과거 재무 데이터는 새로운 비용을 정확하게 예측하는 데 매우 중요한 도구입니다. 파라 메트릭 방법은 이전 계약 가격 및 가치를 분석하고 이전 작업에서 재료와 노동 간의 관계를 찾는 것을 포함합니다.
예를 들어,엔지니어링 프로젝트에 사용되는 금속 시트의 두께가 지속적으로 높은 비용과 관련이 있음을 알 수 있습니다. 다음에 비슷한 프로젝트가 시작될 때 해당 정보를 사용할 수 있는 방법에 대해 생각해 보십시오.
양적 요인
워크로드가 진행됨에 따라,당신은 천천히 더 많은 통찰력을 얻고 완료 방법에 대한 당신의 마음에 명확한 그림을 갖게됩니다. 정량적 요인 추정은 프로젝트 실행 중에 얻은 경험적 데이터를 첨부하여 더 정확한 추정을 파악하여 이전 단계의”요인 추정”단계를 기반으로합니다.
자원 기반 추정
자원 기반 기술은 시간이 민감한 자산으로 간주되는 경우 옵션입니다. 여기에서 팀은 작업의 특정 부분을 완료하고 캘린더로 예약하는 데 걸리는 시간을 추정하고 관리합니다. 통제의 밑에 표준 노동량의 내구를 지킴것은 화폐 비용을 낮게 지킨 처럼 것으로 중요할 수 있는다.
단위 비율
그것은 명백한 것처럼 보일 수 있지만,단순히 벤치 마크로 비용의 작은 단위를 사용하여 전체 비용을 외삽하는 것은 효과적인 방법이다. 예를 들면,짧은 관은$15 를 요하고 설치 시간의 시간을 요구한. 이 파이프(20)를 사용하는 경우,당신은 비용이 약$300 작업 20 시간이 될 것으로 예상 할 수있다.
항상 정확한 것은 아니지만(예:한 번에 설치하는 유닛이 많을수록 설치 시간이 짧을 수 있음),유닛 레이트는 항상 비용 엔지니어의 테이블에 도구가 될 것입니다.
비용 관리는 시간이 걸립니다
당신은 당신이 시간에 비용 관리에 대해 알아야 할 모든 것을 선택할 수 없습니다. 이 과정은 실제로 다각적이며 직원 및 프로젝트 관리자와 긴밀히 협력해야합니다. 그러나 이러한 노력이 궁극적으로 생산성 향상으로 이어질 것이라고 확신 할 수 있습니다.
기준선 찾기
먼저 실제 비용과 비교할 기준선을 설정하여 프로세스를 시작합니다. 역사적 재무 데이터를 사용하여 현실적인 목표를 찾고 프로젝트의 이론적 인”이상적인”최종 비용을 찾으십시오.
목표 순이익
목표 순이익은 판매에서보고 된 이익을 취하여 고정 비용과 가변 비용을 뺀 메트릭입니다. 이 금액에 도달하는 것은 특히 시간이 지남에 따라 실적 성장을 기대하는 투자자가있는 공공 회사의 경우 중요합니다.
예를 들어,비즈니스가 매월 80,000 달러의 매출에서 당기 순이익으로 15,000 달러를 원한다고 상상해보십시오. 경영진은 고정 및 가변 비용을 살펴보고 목표 순이익에 도달 할 때까지 비용을 줄이려고합니다.
가변 비용에는 재고와 같은 것들이 포함되며,이는 더 저렴한 공급 업체로 전환하여 줄일 수 있습니다. 그들은 종종 계약에있는 임대 지불 같은 것들이기 때문에 고정 비용은 일반적으로 변경하기가 더 어렵습니다. 고정 비용에는 직원 지불에 사용되는 급여도 포함됩니다.
분산 분석
분산은 예산과 실제 재무의 차이입니다. 실제 비용이 예상 수치보다 훨씬 높을 때,이 높은 음의 분산은 원인을 파악하고 해결책을 찾기 위해 조사 할 가치가 있습니다.
분산 분석을 통해 시정 조치가 가장 필요한 영역을 검색하여 필수 영역의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.
근로 가치 관리
근로 분석에 가장 많이 사용되는 접근법 중 하나인 근로 가치 관리를 예를 통해 설명해야 한다. 너는 너가 주말까지 중간 끝날 것으로 예기하는 업무가 있는 것과 말하십시요. 그것에 대한 예산은$5,000 입니다.
그러나 1 주일 후에 작업이 25%만 완료되면 프로젝트에 어떤 의미가 있습니까? 계획된 가치는 프로젝트 예산에 예상 완료를 곱한 값이라고 말할 수 있습니다.이 경우$5,000 엑스 50%=$2,500 입니다.그러나 실제 값은$5,000 엑스 25%=$1,250 입니다. 이제 실제 값에서 계획된 값을 빼서 예약된 분산을 계산할 수 있습니다: $1,250 – $2,500 = -$1,250.
분산이 음수이기 때문에,우리는이 프로젝트가 시정 조치를 취할 관리 신호,재정적으로 뒤 떨어지고 있음을 알 수 있습니다.
예산없이 작업
모든 기업이 정확한 예산으로 운영되는 것은 아닙니다. 그러나,당신은 여전히 손익 계산서에 개별 비용을 플로팅하여 비용 관리를 할 수 있습니다. 가격이 갑자기 급증하는 경우 잠재적 인 수정 사항을 조사하십시오.
비용 관리의 일반적인 과제
경험 많은 회사조차도 비용 관리 운영 중에 때때로 잘못했습니다. 그것은 과정에 약간 함정 그리고 도전에 마찬가지로 가기의 값이 있는 이다. 그들은 다음을 포함합니다:
- 회계와 비용 분석을 착각:비용 관리는 프로젝트에 깊은 가서 자금을 계획하는 반면,단지 다른 작업 중 비용을 계산 주로 회계 거래.
- 예산 및 예측 일관성 분석:예산 계산 및 비용 관리 예측은 종종 별도의 직원이 수행하므로 결과의 신뢰성을 손상시킬 수있는 일관성없는 분석이 발생합니다.
- 여러 소스에서 데이터 정렬: 관련 재무 데이터는 다양한 하청 업체 및 콘텐츠 관리 시스템에서 가져올 수 있습니다. 이 모든 데이터를 사용할 수 있도록 어느 정도의 조직과 기술이 필요합니다.
- 시간 및 비용 정렬:같은 맥락에서 활동 및 작업에 따라 작업 부하를 예약하는 프로젝트 스케줄러와 트랜잭션 및 회계 기간을 사용하는 비용 분석가간에 불일치가 있습니다. 이 두 소스를 비교 가능하게 만드는 것은 비용 관리의 또 다른 과제입니다.
- 프로젝트 변경 수용:프로젝트가 진행됨에 따라 범위,기능 또는 목표는 시간이 지남에 따라 변경 될 수 있습니다. 미래 비용 예측에 의존하는 비용 관리는 이러한 문제를 어떻게 해결합니까?
- 비용 관리 자체의 비용 관리:데이터 수집에서 분석,시정 조치 실행에 이르기까지 비용 관리를 수행하는 데 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다. 어떤 결과는 고려해야 할 비용의 또 다른 형태입니다.
좌절에 관계없이 잘 생각한 비용 관리 시스템은 성공을 위해 조직을 설정할 수 있습니다. 프로세스를 표준화하고 회사에 유연성을 제공하는 것이 복잡하거나 변화하는 프로젝트를 처리하는 가장 좋은 방법입니다.
기술 투자는 프로젝트 성공 가능성을 높이고 위험을 최소화하기 위해 취할 수있는 가장 좋은 단계 중 하나입니다.
모범 사례를 중심으로 구축된 비용 관리 시스템 구현
이제 비용 관리 시스템의 기본 사항,주요 이점 및 비용 관리 시스템을 구현할 때 발생할 수 있는 잠재적 문제를 알고 있습니다.
경쟁 우위를 확보하기 위해서는 비용 관리가 팀의 모든 사람 간의 지속적인 커뮤니케이션과 협업을 필요로 한다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 성공적인 이니셔티브는 소규모로 시작하고,기대를 조기에 정의하고,비용과 위험을 이해하고,올바른 비용 관리 소프트웨어를 활용하는 것을 의미합니다.