Excelの財務予測にリアルタイムデータを使用する方法

ニューヨークヤンキースの伝説Yogi Berraは有名に言った、「あなたがどこに行くのか分からなければ、あなたはどこか他の場所に終わるでしょう。”良い財務計画は、良い予測から始まります。 Excelを使用すると、過去の結果、現在の残高、および将来の予測に関するデータに簡単にアクセスできる場合、プロセスが比較的簡単になります。

あなたのビジネスの性質に応じて、作成することができます予測の多くの異なるタイプがあります。 売上予測は、ほとんどの企業が現在の危機状況による売上高の変動と売上高の変動を見ているため、最も一般的なものの一つです。 ERPおよびCRMシステムからのリアルタイムデータとともにExcelを使用して売上予測を作成するいくつかの方法を見てみましょう。

シンプルな開始：販売履歴に基づく予測

最も簡単なアプローチは、二列のシリーズから始めることです。 列「A」が一連の日付であり、列「B」が週次売上高を年ごとに表示するとしましょう。 まず、これらの2つの列のデータを強調表示します。 Excelのデータメニューから「予測シート」を選択すると、過去の売上と予測された将来の売上を示すグラフが表示されます。

グラフのすぐ下の”オプション”をクリックすると、予測計算を駆動する変数のいくつかを調整することができます。 最後に、「作成」ボタンをクリックすると、Excelは予測された売上を示す新しいワークシートを、上限（楽観的）投影と下限（悲観的）投影とともに生成します。

リアルタイムの取得:ERPとCRMへの接続

基本が整ったので、販売データとパイプラインデータをどのように組み込むことができるかを見てみましょう。 ソースデータへのリアルタイムリンクは、新しい情報が利用可能になるとすぐに予測を更新できます。 情報をコピーして貼り付ける必要はありませんが、これは面倒なだけでなく、予測にエラーが発生する可能性もあります。

多くの企業では、販売データはERPシステムに存在し、パイプラインは別のCRMデータベースに存在します。 ERPソフトウェアを念頭に置いて目的に合わせて設計された製品を使用している場合、そのデータをExcelに表示するのは簡単です。 （このようなツールの範囲は、140以上の異なるERPシステムと統合insightsoftwareから利用可能です。)

単純な売上予測に戻り、リアルタイムのデータリンクでどのように見えるか想像してみましょう。 あなたは、ERPシステムから直接毎週の売上高の合計をプル列で開始することができます。 これは、あなたが前に持っていたのと同じ画像を提供しますが、代わりに手動でそれをキーイング（またはコピーして貼り付ける）の、それはERPソフトウェアか 何か変更があった場合（たとえば、先週の数値に調整エントリが行われた場合）、それはExcel予測で自動的に更新されます。

次の列では、加重パイプライン投影法を追加できます。 多くの企業にとって、それはスタンドアロンのCRMシステムにリンクする必要があります。

最後に、過去の売上に基づいて予測を実行し、パイプラインに対して予測を検証する簡単な方法があります。 これは、統計的予測(Excelが提供)が営業チームからのパイプライン番号によってサポートされているかどうかを理解する上で特に役立ちます。

その他のタイプの予測

売上予測は非常に重要なパズルの1つですが、これらの原則を適用する方法はたくさんあります。 キャッシュフローは、すべてのビジネスの生命線ですので、現金の状況は、今後数週間と数ヶ月でどのように見えるかを理解することが重要です。 Excelユーザーは、現金残高、売掛金、買掛金、および予測収益および費用へのリアルタイムリンクを組み合わせることにより、流入および流出のモデルを構築し、

より洗練されたアプローチは、損益計算書、貸借対照表、キャッシュ-フロー計算書を単一の財務モデルにリンクする単一の予測を提供する”3文モデル”です。 リアルタイムリンクを使用してよく定式化された3ステートメント予測は、組織内の将来の財務状況を常に明確かつ最新の可視性で把握できます。

複雑な世界にシンプルさをもたらす

専用のソフトウェアツールを使用すると、正確で保守が容易なレポートの作成が大幅に容易になります。

3ステートメントモデル(または総勘定元帳データにリンクする予測)では、勘定セグメント、部門、または勘定範囲に基づいて勘定残高を要約する参照を追 Bizviewのようなinsightsoftwareによって提供される洗練されたツールは、ワイルドカードを使用してGLアカウントの範囲から要約の合計を引き出すことができます。

例を見てみましょう。 GL勘定番号に、製品部門を指定するセグメントと、地理を指定するセグメントが含まれている場合は、41000から42999の間のすべての収益勘定をプルする単一のセル参照を作成することができますが、100から199の範囲の製品ラインに対してのみ、および地理40に対してのみ。 セル参照は、”–40″のようになります。

このアプローチの魔法は、新しいアカウントを追加しても、指定された範囲に基づいてGLから自動的に取得することです。 これにより、新しい総勘定元帳勘定が追加されるたびにレポートを再フォーマットする必要があるという問題が軽減されます。

適切なソフトウェアツールは、これらの種類の洗練された財務および会計のニーズに対処することができます。 別の例は、複数の切断されたERPシステムからプルする複数の会社の声明です。 これは、子会社、国際部門、または合併および買収の一般的なシナリオです。

データを安全に保つ

最後に、予測を安全な場所に保存し、適切な人に配布したいと思うでしょう。 残念ながら、財務および会計の専門家によって生成されたExcelファイルのほとんどは、彼らが盗難や紛失に対して脆弱であるローカルハードドライブに保 適切なセキュリティとバックアップを備えた中央の場所にデータを保存することが重要です。

予測データの分布も同様に安全保障上の懸念となる可能性がある。 単一の場所で予測を作成するのが最も簡単な場合もありますが、必ずしも部門長に組織全体のデータを表示させたくない場合があります。 たとえば、リアルタイムのリンクを提供せずに数値を送信したり、予測を配布する前にPDFに変換したりするなど、限られた配布をサポートするテクノロ

予測は常に間違っています。 . . しかし、便利な

すべての予測が間違っているとよく言われますが、それでも非常に便利です。 良い計画は現実的な期待から始まります。 Microsoft Excelは、組織のデータを生き生きとさせ、会社の経営を導くのに役立つ洞察を得るための使い慣れた強力なツールを提供します。 リアルタイムで企業データにリンクするツールと組み合わせると、Excelベースの予測は、前方の道路を明確に見て、障害物を避けるために時間内にコースを調整