あなたの従業員の費用を管理することは、複雑な時間がかかり、退屈な、とあなたの財務部門のための主要な手間することができます。 幸いなことに、このプロセスをドラッグの少ないものにする方法があります。
心の中で、従業員の支出を制御することは本当に戦略の問題です。 それはビジネス費用に来るとき、あなたは三つの主要なニーズを持っています:
- 会社の運用コストを監視および管理する
- 経費の分析会計を実施する
- すべての請求書および補助文書を収集する
これら三つをうまく
だから、従業員の費用を監視し、制御するための最良の方法は何ですか？ 会社の資金の安全性と完全性を確保しながら、従業員が世界に出るために必要な柔軟性をどのように提供することができますか？
ここにあなたが知る必要があるものがあります。
従業員経費管理計画を作成する
“計画に失敗することは失敗することを計画しています。”それは理由のための決まり文句です。
会社の支出を管理する最悪の方法は、ほとんどそれを管理することです。 これは非常に若い、小さな会社のかなり典型的なものです。 最初は、あなたが費やす金額が非常に小さいので、あなたは本当に戦略を必要としないと感じています。 そして、CEOやオフィスマネージャーは、とにかくすべてのお金を処理します。
しかし、この記事は、あなたが従業員の支出を制御するのに役立つことを意図しています。 ある時点で、あなたは素晴らしい仕事をするためにあなたのチームを解放する必要があるからです。 そして、それは資金へのアクセスを必要とするだろう。
しかし、従業員はどのように、何に、そしてどのくらい彼らが許可されているのですか？ これはすべてあなたのよく書かれた費用の方針に含まれています。
すでにこれらのことについて書いているので、ここではやりすぎません。 しかし、心に留めておくべきいくつかの基本的な原則があります:
- シンプルで明確で簡潔にする
- 法的または学術的な論文を書こうとしないでください。
- 良い会社と悪い会社の支出の実際の例を含めてください
- すべての可能な費用をリストしないでください。 ガイドラインは長いリストよりも優れています
- ステップを自動化する方法について考えてください-これについてはすぐに
最後に、プロセスに他のチームを含めてください。 優れた支出政策は、CFOや財務管理者だけでなく、会社全体にとって意味があります。
詳細については、会社の経費ポリシーを作成するための詳細なガイドをお読みください。 そしてインスピレーションのために、ここにあなたが完全に聞いた会社からの実際の費用の方針の大きいリストはある。
2. 明確な支出プロセスを適所に置く
ポリシーの準備ができたら、プロセスに取り組む必要があります。 ビジネス支出には、予算を設定してチームに資金を提供するだけではありません。
厳格ではなく、組織的で徹底した経費管理プロセスに従うことで、従業員に支出を管理するよう奨励することができます。 明確で詳細なプロセスは、それが管理のためであるとして、従業員のために同じように役立つことができます。
経費管理プロセスを実施する際には、従業員ができるだけ迅速かつ簡単に従う方法を探してください。 たとえば、必要な補助文書の自動プロンプトなど、事前に入力されたフォームを従業員に提供することができます。
さらに良いことに、現代の支出管理ソリューションは、承認から支払い、領収書に至るまで、支出プロセス全体をチームメンバーに提供します。
この種のプロセスは、チームがルールを知らなくてもルールに従うしかない最良のケースシナリオです！
従業員の経費カテゴリごとに予算を設定する
従業員の経費を管理する良い方法の1つは、詳細な経費ポリシーを実装することです。 これには、各経費カテゴリの最大予算を事前に設定することが含まれます: 出張、ホテルの滞在、レストラン手形、装置および供給の購入、等。
すべての経費について、各従業員が負担できる金額を定義し、この制限を超えて払い戻されないことを知らせる必要があります。 いくつかの金額または費用の種類は事前に承認されることがありますが、これ以外のものは管理者からの明示的な承認が必要です。
しかし、これらのルールはできるだけ単純にしてください。 あなたは、承認されている価格金額、および満たされなければならない条件で無限の詳細に入ることができます。 しかし費用の方針は短く、簡単で、従業員が中心によってそれらを覚えることができるところで最もよく働く。
そして、私たちを信じて、これは完全に達成可能です。
適切な支払い方法を提供する
従業員の費用を本当に効率的に管理したい場合は、オーダーメイドの支払い方法を提供することが最善の選択肢です。 これはビジネス費用カードが入るところである。
経費カードを使用すると、レストラン、ガソリン、ホテルなど、フィールドで発生した費用の広い範囲に使用するために、事前に特定の金額でそれらをロードす
これらのカードは柔軟性とセキュリティを兼ね備えています。 従業員は、彼ら自身の企業のクレジットカードを持っているのと同じように過ごすことができます。 しかし、マネージャーと財務チームは、各カードに特定の制限を設定することができ、従業員がいつでも費やしたものを正確に見ることができます。
第二の選択肢：仮想クレジットカード。 これは、ホテルの部屋の予約、不動産や車両のレンタル、列車や計画のチケットの購入など、オンライン費用に最適なソリューションです。 それらはまたソフトウェア予約購読およびデジタル広告にとって理想的である。
このシングルユースカードは、従業員のニーズに応じて使用することができ、安全なインターネットプラットフォームを介してリアルタイムで制御すること これにより、従業員が迅速かつ便利にオンライン購入を行うことができますが、明確で詳細な監督が提供されます。
何が良い選択肢ではないか知っていますか？ 従業員が支払いをする必要があるたびに、会社のクレジットカードをフォークします。 だけでなく、これは面倒ですが、それはまた、クレジットカード詐欺のリスクにあなたの会社を公開します。 クールではありません！
請求書の取得をデジタル化
チームメンバーが何かのために支払うとき、彼らは領収書を保持する必要があります。 これは非常に単純な概念ですが、財務および会計チームにとって無限の問題につながります。
あなたの従業員がどんなに勤勉であっても、彼らは時々領収書を忘れたり紛失したりするからです。 そして、これは、自分自身を説明し、支払いのそれらの証拠を見つけるために、財務チームと前後に多くのことを意味します。
請求書の収集時間を無駄にしないようにし、それらのすべてを確実に取得するには、領収書の収集をデジタル化する必要があります。 電子領収書は現在、世界中の税務署で受け入れられています。
最も簡単な方法は、領収書スキャンアプリです。 従業員は何かを支払ってから、領収書を受け取った瞬間にすぐに領収書の写真を撮ります。
財務チームのデータ入力はなく、失われた領収書の数は無視できるほどになります。
サブスクリプション監視の一元化
もう一つの頭痛を誘発する支出の問題はサブスクリプションです。 現代のSaaSツールは誰にとっても生活を楽にするので、私たちはそれらを愛しています。 しかし、すべてのビジネスチームによって行われたすべての単一の支払いの上に維持することは、回転プレートのようなものです。
マーケティング部門のGoogle Adwords、Salesforce for sales、技術チームのHerokuまたはAWSのキーワードの支払いの間に、従業員のサブスクリプションを監視することは困難な場合があ
上記の仮想カードについて言及しましたが、これらはあなたの支出の苦境に対する完璧な解毒剤です。 これらは、あなたが毎月（または年）から引き出されるユニークな、定期的なカードを作成することができます。
すべてのカードは従業員に割り当てられているので、各サブスクリプションを制御する人がわかります。 また、各支払いには、理由、承認マネージャーの詳細、および正しい会計コードが記載されています。 だから、これらの支払いを調整することはほぼ自動です。
重要な部分は、このすべてを一元化することです。 すべてのチームが購読に同じプロセスと支払い方法を使用していることを確認してください。 その後、すべての支払いがどこから来るのかを知っていて、簡単にそれらすべての上にとどまることができます。
ヒント:Spendeskは、すべてのサブスクリプションを一元化し、請求書を自動的に収集し、必要に応じてすぐにサブスクリプションを中断します。
経費報告書詐欺の追跡
話をするのは楽しいことではありませんが、経費報告書詐欺の可能性はあなたが思っているよりも高いです。 あるレポートから、従業員のなんと85％が経費請求に横たわっていることを認めています。 そして、10％は”すべての時間に虚偽の情報を提出します。”
これらはすべて悪意のある虚偽である必要はありません。 彼らはもはや彼らが必要な情報を持っていないので、時には人々は、彼らが本当だと思う詳細を構成します。
しかし、詐欺は特に金融管理者とそのチームにとって心配すべきです。 あなたの仕事は会社のお金を安全に保つことです。
これを防ぐ最も効果的な方法は、単に経費報告書を取り除くことです。 結局のところ、誰もとにかく経費報告書を扱うのが好きではありません。
それらは時間がかかり、改ざんが容易であることを考えると、それらを完全に廃止し、代わりにSpendeskが提供するような柔軟で機敏な支払いソリューションを選ぶのが賢明でしょう。
プロセスのデジタル化と自動化
どのプロセスが最も時間がかかり、最も生産性が低いのですか？ それらを特定し、デジタル化し、非物質化します。 代わりに、請求書の検索、購入要求の管理、さらにはリアルタイムでの費用の処理のための効率的なツールに焦点を当てています。
プロセスの自動化とデジタル化は、より良い結果を見て、チームがより俊敏に作業できるようにし、他のより重要な（そして退屈ではない）時間を解放）タスク。
自動化に関するより多くのリソース:
- 経費の自動化:経費請求と承認を自動化する方法
- 8会計の自動化の優れた利点
- ビジネスの自動化: これらの六つの退屈な財務プロセスを自動化する
- AR&AP自動化がビジネスの生産性を向上させる方法
適切な経費管理バランスを見つける
従業員の経費を管理することは、すべての人の利益を提供できるように、コントロールとアジリティの適切なバランスを見つけることです。 従業員は、柔軟性と利便性を持って自分の仕事を実行することができる必要があり、あなたは会社の支出を明確かつ詳細な監督を持つことができる
私たちのトップ8のヒント（上記）を検討し、どのオプションがあなたとあなたのチームのために右である可能性があるかを検討してくださ
