あなたの家やオフィスに無制限のストレージを持っていない限り、あなたは本当にあなたの書類のすべてを維持する必要があるかどうか疑問に思うかもしれませんし、もしそうであれば、どのくらいのために。 万能の答えはありません。 時間の長さは、ドキュメントの種類と関連する費用やイベントによって異なります。 シュレッダーをつける前に、ここに不動産取引と関連している文書の保持に関するある一般的な指針はある。
IRS経験則
IRSは、申告書を提出してから少なくとも3年間、納税申告書と補助書類を保管する必要があると述べています。 どうして？ 時効（IRSがあなたを監査しなければならない時間の量またはあなたがあなたのリターンを修正することができます時間の量）は、一般的に三年です。 ただし、（1）あなたのリターンに示されている総収入の25％以上の収入を過少報告した場合、または（2）リターンが提出されていないか、詐欺がある場合、法律は無期限に開いたままである場合、（1）六年間の書類をサポートし続ける場合、ルールは三年から変更されます。 金融専門家は、あなたのリターンが提出された後、七年間の最小値のためにあなたの文書を維持することをお勧めします。
住宅所有者のための書類
あなたまたはあなたの配偶者が財産を所有している限り保持する書類
- 財産証書
- コンドミニアム協会保証またはポリシーの有効期限が切れるまで保持する書類
- サービス契約および住宅保証
- 住宅所有者保険契約
- 住宅修理領収書
無期限に保持す 支払済住宅ローン（満足証明書または先取特権リリース）
- 決算開示明細書（決済明細書またはHUD-1決済シート）
- 世帯所有物リスト
時効が満了するまで保持す)
- 確定申告
- 決算開示明細書
- 固定資産税の支払い（税金請求書とキャンセルされた小切手を保持）
- 資本改善領収書と請求書
- フォーム1098住宅ローン利息明細書
- フォーム1099-S不動産取引からの収入
- あなたの家が過去五年間の少なくとも二つのためにあなたの主な居住地であったことを証明する（例えば、公共料金、有権者,Form w-2s,Form w-4s,pay and benefits statements)Q4を提出してから少なくとも四年間雇用税のすべての記録を保持する
投資不動産の書類
財産を所有している限り保持する書類
- 財産証書
- 減価償却を決定するために使用される評価または評価
- 資本改善の領収書と請求書
- 修理とメンテナンスの領収書
- 保険金の領収書
ポリシーまたは契約の有効期限が切れるまで保持する書類
- 保険契約
- テナントリース契約
無期限に保持する書類
- 不動産投資のためのパートナーシップまたはLLC契約
- 決算開示明細書（別名決済明細書またはHUD-1)
その他の書類
あなたまたはあなたの配偶者が財産を所有している限り、保持する書類
- 元の所有者の販売契約と贈り物として受け取った家のための行為
- 被相続人の死亡日に継承された財産の公正な市場価値および財産を所有している限り、被相続人の死亡日および財産を所有している限り、継承された財産の公正な市場価値を保持するための書類
- 相続人の家の使用に関する規則
- 離婚令
更新されるまで保持する文書
- 意志と財産信託
州文書保持要件
上記のガイダンスは、IRSのガイ あなたの文書を保持するためにどのくらいの時間を決定するときは、あなたの状態の税務記録保持要件を研究することを忘れないでくださ 時効がIRSのよりも長いいくつかの州があります。
文書の保存方法も同様に重要です
文書のアーカイブに関しては、文書を安全かつ安全に保存する方法を検討してください。 文書は、伝統的に紙、デジタルまたは組み合わせを介して保存することができます。
紙のストレージ
今日のデジタルの世界では、紙の形で文書を保存することは冗長に見えるかもしれませんが、このオプションを検討する理由があ 紙のコピーは、データが失われた場合の良好なバックアップです。 書類は、ロックされた耐火キャビネットまたはセーフティボックスに保管する必要があります。
デジタルストレージ
ドキュメントをデジタルでスキャンして保存することもできます。 多くの企業では、すべてのファイルに簡単にアクセスできるクラウドベースのストレージを提供しています。 あなたの文書をアップロードした後、不要な紙のコピーを細断処理します。
すべての関係者が文書の保管場所とアクセス方法を認識していることを確認してください。 そして記録保持方針を作成するときあなたの会計士や代理人と常に相談しなさい。 法的要件は、特定の状況で異なる場合があり、ポリシーを作成する際に考慮する必要があります。