ソフトウェアRFPへの対応方法
テクノロジー企業にとって、ソフトウェアRfpへの対応はおなじみのプロセスです。 しかし、RFPの努力に時間がかかりすぎて返済していないことに不満を抱いている場合は、新しいアプローチの時が来るかもしれません。
まず、プロセスが提案のベストプラクティスに従っていることを確認します。 それから、最終的な提示に管理の概要からのあなたの提案の各部分を微調整しなさい。
提案プロセスのベストプラクティス
入札するか入札しないかを決定する
あなたの勝率が低くなる可能性がある一般的な理由の一つは、あなたが良い適合ではないRfpに入札しているためです。 ソフトウェアRfpに関しては、多くの場合、購入者はすべてを望んでいますが、必要なものを正確には知りません。 その結果、ビジネスに勝つチャンスがあるかどうかを判断することは困難です。
だから、提案の作成に飛び込む前に、範囲と技術的要件を慎重に検討してください。 次に、フォローアップの質問のリストを作成して、どの機能と機能がディールブレーカーであるかを理解します。 この情報を使用すると、ディスカッションを入札するか入札しないかをより効果的に行うことができます。
入札または入札なしの議論にあなたを導くために、この有用なチェックリストをダウンロードしてくださ
提案の最適化プロジェクト計画
あまりにも頻繁に、ソフトウェア提案のターンアラウンドタイムがタイトです。 クライアントは緊急の必要性を持っているだけでなく、賢明な投資をしたいと考えています。 確立されたプロジェクト管理の作戦なしで、無秩序および混乱は続く。
提案チームとプロセスを整理するには、いくつかの実証済みの方法があります。 たとえば、RACI行列を試してみてください。 チームメンバーとその役割の詳細が記載されているため、誰もが何を期待し、次にどのようなステップがあるかを知っています。 または、提案タイムラインまたはガントチャートを作成して、タスクのタイミングを追跡することもできます。
過去の提案内容を見直す
一般的に、ソフトウェアRfpは同じ質問の多くをします。 すべてのRFPの回答を書き換えるのではなく、以前の提案内容を将来の回答のテンプレートとして使用してください。 必要なときに一般的な回答を保存して見つける最良の方法は、提案ナレッジライブラリまたはコンテンツリポジトリを作成することです。
一部のチームは、スプレッドシートやWord文書で手動でコンテンツを管理します。 このアプローチは、最初から応答を開始するよりも優れていますが、情報はすぐに混乱し、日付になります。 その結果、多くの提案チームは、知識管理のための提案管理ソフトウェアを使用しています。 RFP応答ソフトウェアを使用すると、すでに回答した質問を特定し、適切な回答を提案することで、コラボレーションと提案の自動化が可能になります。
あなたの主題の専門家のために物事を容易にする
主題の専門家（中小企業）は、フルタイムの役割だけでなく、提案業務を両立させなければなりません。 言うまでもなく、それは大きな仕事であり、彼らがすぐにRfpに対応することは必ずしも容易ではありません。 フォローアップの電子メールを送り、遅れを管理しなければならないとき失望させて得ることは容易である。 しかし、あなたは誰にとっても提案プロセスを少し簡単にすることができます。
新しい質問に遭遇する可能性がある間は、知識ライブラリを使用してできるだけ多くの提案を完了してください。 たとえば、SaaS Rfpの最大80%は、提案の自動化によって完了し、中小企業に従事する前に提案マネージャーによってレビューされます。 このアプローチはそれらのためのより軽い負荷およびあなたのためのより速い応答を意味する。
提案の見直しと改訂
今度はすべてをまとめる時です。 最初から最後まであなたの提案を確認します。 それは完全で準拠していますか？ すべての応答は一緒に機能しますか？ 調子および様式はあなたのブランドのように聞こえるか。 最後に、タイプミス、文法エラー、矛盾はありますか？ それは取るに足らないように見えるかもしれませんが、詳細は重要です。 そして、少し間違いは大きい印象を作ることができる。
最終承認と提出
プロセスの最後のステップは、エグゼクティブ承認者から最終サインをオフにすることです。 承認のシールを得たら、時間通りにそして服従の条件に従って提案を送ること確実がありなさい。
ソフトウェア提案の各部分を改善する方法
同様のソフトウェアソリューションと競合する場合、提案を思い出深いものにすることが重要です。 それを行うには、特定の目的のために提案の各部分を使用することが最善です。
あなたのエグゼクティブサマリーを昇格
あなたのエグゼクティブサマリーを買い手への紹介と考えてください。 あなたの提案を受け取った誰もがそれを徹底的に読むわけではありません。 しかし、彼らはおそらくあなたのエグゼクティブサマリーをすくい取るでしょう。 したがって、あなたはそれを数える必要があります。 エグゼクティブサマリーでは、顧客が目標を達成し、主要な差別化要因を探索し、ページの長さを超えないようにするための最もインパクトのある方法を説明する必要があります。
あなたのエグゼクティブサマリーは素晴らしい（そして簡単に）作るために、このテンプ
RFPカバーレター
エグゼクティブサマリーがイントロダクションの場合、RFPカバーレターは以下のフレンドリーチャットです。 確かに、カバーレターは、接続を作成します。 会話があり、親しみやすく、それを重大にさせるために少し人格を加えなさい。 さらに、顧客のニーズについての理解を表明し、サクセスストーリーを伝え、パートナーシップの将来のビジョンを共有することが重要です。
このRFPの添え状の型板のダウンロードによって促されて得なさい。
メッセージングをマスター
勝利ソフトウェアRFP応答には、技術的な専門知識と親しみやすいメッセージングのトリッキーなバランスが必要です。 あなたの専門知識を伝えたいが、あなたのRFP評価者を疎外しないように注意してください。 心の中であなたの平均的なユーザーを維持し、彼らが理解できる方法で話すことを忘れないでくださ