22 Augどのくらいの給与記録を保持する必要がありますか？
社会保障局とIRSは、古い給与計算ファイルを整理したい雇用者に貴重な指針を提供する共同出版物を発行しました。 ほとんどの場合（すべてではありません）、それは4年間の保持ルールに従うことを意味します。
この出版物は、記録保持要件を満たさないと、IRSから要求されたとき、または雇用関連の訴訟の一環として必要な情報を提供できない雇用者には、かなりの罰則と大きな和解賞をもたらす可能性があることを警告している。 （記録は州の機関からも要求される可能性があります。)
一般記録規則
連邦所得税、社会保障税、メディケア税を源泉徴収して支払う雇用主に適用されるように、SSA/IRSの記者は、そのような税金に関す
SSA/IRSの記者によると、これらの記録には次のものが含まれています。:
- 雇用者識別番号;
- 従業員の氏名、住所、職業および社会保障番号;
- 報告されたヒントおよび現金以外の支払いの公正市場価値を含む、税金またはその他のために源泉徴収された補償金額および金額の合計金額および日付;
- 連邦所得、社会保障およびメディケア税の源泉徴収の対象となる補償金額、および各税の源泉徴収の対象となる補償金額(および源泉徴収が行われた日とは異なる日に発生した場合は源泉徴収された日付)。支払日);
- 補償の各支払いによってカバーされる支払期間;
- 該当する場合、各税率の報酬総額と課税額が異なる理由
- 従業員のフォームW-4、従業員の源泉徴収手当証明書
- 各従業員の雇用開始日と終了日
- 受け取った従業員報告ヒントによって提供される明細書
- 従業員に提供されるフリンジ給付および必要なもの
- 税金の調整または決済、および
- 税金預金の金額および日付。
雇用者はまた、事故または健康計画の下で雇用者または第三者によって従業員に行われた賃金継続支払いに関する記録については、四年間の保持 そのような記録には、不在期間の開始日と終了日、および各支払い（第三者による支払いを含む）の金額と週単位のレートが含まれている必要があります。 雇用者はまた、従業員のフォームW-4、病気の賃金から連邦所得税の源泉徴収のための要求、および、該当する場合は、フォーム8922、サードパーティの病気の賃金の要約のコピーのコピーを保持する必要があります。
チップ配分に関する従業員への情報リターンおよび雇用主の声明を実証する記録には、別の規則が適用されます。 税コードの下では、これらの記録は、それらが関連する返品または明細書の期日から少なくとも三年間保持されなければならない。
源泉徴収税の還付請求
SSA/IRSの記者は、源泉徴収所得および雇用税の還付、信用または軽減の請求を提出する雇用主は、請求の提出日から少なくとも四年間、請求に関連する記録を保持しなければならないと述べている。
フリンジ給付記録
税コードは、健康保険、カフェテリア、教育支援、養子縁組支援、または依存ケア支援計画などの列挙されたフリンジ給付計画を持つ雇用者に明示的な記録保持要件を提供している。 彼らは、計画が収入から給付金額を除外するための要件を満たしているかどうかを判断するために必要な記録を保持する必要があります。
注:フリンジ給付記録に関する税コードの規定は、特定のフリンジ給付に係る記録を保持する必要がありますどのくらいの期間を指定していません。 おそらく、これらは上記の記録一般規則に基づく四年間の規則の対象となるため、レコードが関連する返品期間またはそのような税金が支払われた日のうち、少なくとも四年後に保管されるべきである。
注意:フリンジ給付記録もERISAタイトルIに準拠しなければならない範囲で、より長い保持期間が適用されます。
失業税の記録
連邦失業税法（FUTA）は、雇用者が獲得した補償および失業拠出に関する記録を保持することを要求しています。 レコード-イン-一般的なルールの下では、そのようなレコードは、フォーム940の期日、雇用者の年間連邦失業税申告書または必要なFUTA税が支払われた日のいずれか
:
- 暦年の間に支払われた従業員の報酬の合計額;
- FUTA税の対象となる補償額、
- 州の失業拠出金、雇用者が支払った金額と従業員の賃金から源泉徴収された金額（現在、アラスカ、ニュージャージー、ペンシルバニア州は従業員の拠出を必要とする）、
- フォーム940に表示されているすべての情報（スケジュールAおよび/またはrが該当する場合）、および
- 該当する場合は、補償総額と従業員の賃金から源泉徴収された金額の合計。課税額は異なります。
SSA/IRSの記者は、レコード保持要件はまた、労働と州の賃金時間と失業保険機関の連邦省によって設定されていることを雇用者に思い出させます。
3年
以下は、少なくとも3年間保持する必要があります。 報告期日から少なくとも三年間それらを保持します。 また、彼らが関連するリターンまたはステートメントの期日後、少なくとも三年間の先端の割り当てに従業員に情報リターンと雇用者の声明を保持します。
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