Il software RFP: Tutto quello che c’è da sapere

Come rispondere a un software RFP

Per le aziende tecnologiche, rispondere a RFP software è un processo familiare. Tuttavia, se sei frustrato dal fatto che i tuoi sforzi di RFP richiedono troppo tempo e non stanno dando i loro frutti, potrebbe essere il momento di un nuovo approccio.

Innanzitutto, verificare che il processo segua le best practice delle proposte. Poi, mettere a punto ogni parte della vostra proposta dal sommario esecutivo alla presentazione finale.

Best practice del processo di proposta

Decidere di fare un’offerta o di non fare un’offerta

Un motivo comune per cui il tasso di vincita potrebbe essere basso è perché stai facendo un’offerta su RFP che non sono una buona misura. Quando si tratta di RFP software, spesso, l’acquirente vuole tutto ma non sa esattamente di cosa ha bisogno. Di conseguenza, è difficile determinare se hai buone possibilità di vincere il business.

Quindi, prima di saltare nella creazione della proposta, esaminare attentamente l’ambito e i requisiti tecnici. Poi, fare un elenco di domande di follow-up per capire quali caratteristiche e funzionalità sono interruttori affare. Con queste informazioni, avrete più efficace per fare offerte o non fare offerte discussioni.

Scarica questa lista di controllo utile per guidare il vostro per fare offerte o no discussioni offerta.

Ottimizza la pianificazione del progetto di proposta

Troppo spesso, i tempi di consegna delle proposte software sono stretti. Il cliente ha un bisogno urgente, ma vuole anche fare un investimento saggio. Senza una strategia di gestione del progetto stabilita, il caos e la confusione ne derivano.

Ci sono un certo numero di modi provati e veri per organizzare il vostro team di proposta e di processo. Ad esempio, prova una matrice RACI. Poiché descrive in dettaglio i membri del team e i loro ruoli, tutti sanno cosa aspettarsi e quali sono i prossimi passi. In alternativa, è possibile creare una timeline delle proposte o un diagramma di Gantt per tenere traccia dei tempi delle attività.

Rivedi il contenuto della tua proposta precedente

Generalmente, le RFP software fanno molte delle stesse domande. Invece di riscrivere le risposte per ogni RFP, utilizzare il contenuto della proposta precedente come modello per le risposte future. Il modo migliore per salvare e trovare risposte comuni quando ne hai bisogno è creare una libreria di conoscenza delle proposte o un repository di contenuti.

Alcuni team gestiscono i propri contenuti manualmente in un foglio di calcolo o in un documento Word. Mentre questo approccio è meglio che iniziare risposte da zero, le informazioni diventa rapidamente disorganizzato e datato. Di conseguenza, molti team di proposte utilizzano software di gestione delle proposte per la gestione della conoscenza. Il software di risposta RFP consente l’automazione della collaborazione e delle proposte identificando le domande a cui hai già risposto e suggerendo la risposta appropriata.

Rendi le cose facili per i tuoi esperti in materia

Gli esperti in materia (PMI) devono destreggiarsi tra il loro ruolo a tempo pieno e i compiti di proposta. Inutile dire che è un grande lavoro e non è sempre facile per loro rispondere immediatamente alle RFP. Quando devi inviare email di follow-up e gestire i ritardi, è facile essere frustrati. Tuttavia, è possibile rendere il processo di proposta un po ‘ più facile per tutti.

Mentre sei destinato a incontrare nuove domande, usa la tua libreria di conoscenze per completare il maggior numero possibile di proposte. Ad esempio, fino all ‘ 80% delle RFP SaaS sono completate dall’automazione delle proposte e esaminate dal responsabile delle proposte prima di coinvolgere le nostre PMI. Questo approccio significa un carico più leggero per loro e risposte più veloci per te.

Revisione e revisione della proposta

Ora è il momento di mettere tutto insieme. Rivedi la tua proposta dall’inizio alla fine. È completo e conforme? Tutte le risposte funzionano insieme? Il tono e lo stile suonano come il tuo marchio? Infine, ci sono errori di battitura, errori grammaticali o contraddizioni? Può sembrare irrilevante, tuttavia, i dettagli contano. E, piccoli errori possono fare una grande impressione.

Approvazione finale e presentazione

L’ultimo passo del processo è quello di ottenere il segno finale fuori dal vostro approvatore esecutivo. Una volta ottenuto il sigillo di approvazione, assicurarsi di inviare la proposta in tempo e in base ai requisiti di presentazione.

Come migliorare ogni parte della tua proposta software

Quando gareggi contro soluzioni software simili, è importante rendere la tua proposta memorabile. Il modo migliore per farlo è utilizzare ogni parte della proposta per uno scopo specifico.

Eleva il tuo executive summary

Pensa al tuo executive summary come alla tua introduzione all’acquirente. Non tutti coloro che ricevono la tua proposta la leggeranno a fondo. Tuttavia, probabilmente scremeranno il tuo riassunto esecutivo. Pertanto, è necessario farlo contare. Il tuo executive summary dovrebbe spiegare i modi più efficaci per aiutare il cliente a raggiungere i propri obiettivi, esplorare i tuoi principali elementi di differenziazione e non superare una pagina.

Scarica questo modello per rendere il vostro executive summary impressionante (e facile).

Lettera di copertura RFP

Se il sommario esecutivo è l’introduzione, la lettera di copertura RFP è la chat amichevole che segue. In effetti, la lettera di presentazione crea una connessione. Essere colloquiale, accessibile e aggiungere un po ‘ di personalità per renderlo memorabile. Inoltre, è importante esprimere la tua comprensione delle esigenze del cliente, raccontare una storia di successo e condividere la tua visione per il futuro della tua partnership.

Lasciati ispirare scaricando questo modello di lettera di copertura RFP.

Padroneggia la tua messaggistica

Vincere risposte software RFP richiedono un equilibrio difficile di competenze tecniche e di messaggistica accessibile. Mentre vuoi trasmettere la tua esperienza, fai attenzione a non alienare i tuoi valutatori RFP. Ricordatevi di tenere a mente il vostro utente medio e parlare in un modo che possono capire.