hacsak nincs korlátlan tárhelye otthonában vagy irodájában, akkor azon tűnődhet, vajon valóban meg kell-e őriznie az összes papírmunkát, és ha igen, mennyi ideig. Nincs mindenki számára megfelelő válasz. Az időtartam a dokumentum típusától és a kapcsolódó költségektől vagy eseményektől függ. Mielőtt bekapcsolná az iratmegsemmisítőt, íme néhány általános irányelv az ingatlanügyletekkel kapcsolatos dokumentumok megőrzésére vonatkozóan.
az IRS Hüvelykujjszabálya
az IRS kijelenti, hogy az adóbevallásokat és az igazoló dokumentumokat legalább három évig meg kell őriznie a bevallás benyújtása után. Miért? Az elévülési idő (az az idő, amelyet az IRS-nek ellenőriznie kell, vagy mennyi ideig módosíthatja a visszatérését) általában három év. A szabályok azonban három évtől változnak, ha (1) hat évig megőrzi az igazoló dokumentumokat, ha a bevalláson feltüntetett bruttó jövedelem több mint 25% – ával aluljelentett jövedelmet; vagy (2) ha nem nyújtanak be bevallást vagy csalás történik, a törvény határozatlan ideig nyitva marad. A pénzügyi szakértők azt javasolják, hogy dokumentumait legalább hét évig tartsa meg a visszatérés benyújtása után.
dokumentumok lakástulajdonosok számára
dokumentumok, amelyeket meg kell őrizni mindaddig, amíg Ön vagy házastársa birtokolja az ingatlant
- tulajdonjogi okiratok
- lakásszövetkezeti szövetségek, kódok és korlátozások
- tőkejavítási bevételek és számlák
- otthoni ellenőrzési jelentések
a garancia vagy a házirend lejártáig megőrzendő dokumentumok
- szolgáltatási szerződések és otthoni garanciák
- lakástulajdonosok biztosítási kötvényei
- otthoni javítási nyugták
határozatlan ideig megőrzendő dokumentumok
- nyilvántartások fizetett jelzáloghitelek (elégedettségi igazolás vagy zálogjog felszabadítása)
- záró közzétételi nyilatkozatok (elszámolási nyilatkozat vagy HUD-1 elszámolási lap)
- háztartási javak listája
az elévülési idő lejártáig megőrzendő dokumentumok (általában a visszatérés esedékességének napjától számított három év))
- adóbevallások
- záró közzétételi nyilatkozatok
- ingatlanadó-kifizetések (megtartják az adószámlákat és a törölt csekkeket)
- tőkejavítási bevételek és számlák
- 1098-as formanyomtatvány jelzálog-Kamatkimutatások
- Form 1099-s Ingatlanügyletekből származó bevétel
- annak igazolása, hogy otthona volt az elsődleges lakóhelye az előző öt évből legalább kettőben (pl. közüzemi számlák, választói regisztrációk, előzetes adóbevallások)
- a bentlakásos segítség foglalkoztatási nyilvántartása (pl., W-2s formanyomtatvány, W-4S formanyomtatvány, fizetési és juttatási nyilatkozatok) a Q4 benyújtását követően legalább négy évig tartsa meg a foglalkoztatási adók nyilvántartását az évre vonatkozóan
befektetési ingatlanokra vonatkozó dokumentumok
a dokumentumok mindaddig megtarthatók, amíg Ön az ingatlan tulajdonosa
- ingatlanügyletek
- értékcsökkenés meghatározására használt értékelések vagy értékelések
- tőkejavítási nyugták és számlák
- javítási és karbantartási nyugták
- biztosítási fizetési nyugták
a házirend vagy megállapodás lejártáig megőrzendő dokumentumok
- biztosítási kötvények
- bérlő bérleti szerződések
határozatlan ideig megőrzendő dokumentumok
- partnerségi vagy LLC megállapodások ingatlanbefektetésekhez
- záró közzétételi nyilatkozatok (más néven elszámolási nyilatkozat vagy HUD-1 elszámolási lap)
egyéb dokumentumok
mindaddig megőrzendő dokumentumok, amíg Ön vagy házastársa birtokolja az ingatlant
- eredeti tulajdonosi adásvételi szerződések és okiratok egy ajándékként kapott otthonra vonatkozóan
- az örökölt ingatlanok valós piaci értéke az elhunyt halálának napján, és az örökösök otthoni használatára vonatkozó szabályok
- válási rendeletek az otthoni értékesítési záradékkal
a frissítésig megőrzendő dokumentumok
- végrendeletek és vagyonkezelők
állami dokumentumok megőrzési követelményei
a fenti útmutató az IRS irányelveit követi. Annak meghatározásakor, hogy mennyi ideig kell megőrizni a dokumentumokat, ne felejtse el kutatni az állam adórekord-megőrzési követelményeit. Vannak olyan államok, ahol az elévülési idő hosszabb, mint az IRS.
a dokumentumok tárolása ugyanolyan fontos
a dokumentumok archiválásakor fontolja meg, hogyan fogja biztonságosan tárolni őket. A dokumentumok hagyományosan papíron, digitálisan vagy kombinációval tárolhatók.
papír Tárolás
a dokumentumok papír formában történő tárolása feleslegesnek tűnhet a mai digitális világban, de vannak okok, amelyek miatt fontolóra kell venni ezt a lehetőséget. A papíralapú másolat jó biztonsági másolat adatvesztés esetén. A dokumentumokat zárt tűzálló szekrényben vagy széfben kell tárolni.
digitális tárolás
dokumentumait digitálisan is beolvashatja és tárolhatja. Sok vállalat felhőalapú tárhelyet kínál, ahol könnyen elérheti az összes fájlt. A Dokumentumok feltöltése után aprítsa fel a felesleges papírmásolatokat.
győződjön meg arról, hogy minden érintett fél tisztában van azzal, hogy hol tárolják a dokumentumokat, és hogyan férhetnek hozzá hozzájuk. És mindig konzultáljon könyvelőjével és/vagy ügyvédjével a rekordmegőrzési politika létrehozásakor. A jogi követelmények bizonyos körülmények között eltérhetnek, és ezeket figyelembe kell venni a politika létrehozásakor.