az információnak kontextusra van szüksége, és ezt a kontextust úgy kell megadnunk, hogy ne terhelje a felhasználókat, hanem támogassa őket. Ez azt jelenti, hogy teljes mértékben ki kell használnunk a felismerési és elemzési technológiák előnyeit annak érdekében, hogy egyszerűsítsük és automatizáljuk a kontextus fejlesztését.
az egyik ilyen eszköz a metaadatok. A metaadatok jelentős előnyökkel járnak az információk új módon történő megértése és az intelligencia kihasználása szempontjából az innováció és az ügyfélélmény ösztönzése érdekében.
mi az a metaadat?
a “metaadatoknak” nincs egyetlen nemzetközi és általánosan elfogadott definíciója – inkább sok hasonló definíció vagy leírás létezik, amelyek többnyire ugyanazokat a pontokat fedik le. El kell fogadnia az információkezelési tevékenységeinek és a szervezetnek, amelyben dolgozik, a legmegfelelőbbet és a legrelevánsabbat.
az ISO Records Management Standard 15489 ezt az egyszerű meghatározást biztosítja:
“adatok, amelyek leírják a rekordok tartalmát, tartalmát és szerkezetét, valamint azok időbeli kezelését.”
az Egyesült Államok Védelmi Minisztériuma a DoD 5015.2 szabványában meghatározza a metaadatokat, amely szintén hasonló az ISO szabványokhoz, nevezetesen:
“tárolt adatokat leíró adatok: azaz az elektronikus nyilvántartások szerkezetét, adatelemeit, összefüggéseit és egyéb jellemzőit leíró adatok.”
ez szemlélteti az elektronikus iratkezelő (ERM) rendszerek metaadatainak számos egyéb célját.
végül a Niso, az Egyesült Államok Nemzeti Információs Szabványügyi szervezete a metaadatokat a következőképpen határozza meg:
“strukturált információ, amely leírja, elmagyarázza, megkeresi vagy más módon megkönnyíti az információforrások lekérését, használatát vagy kezelését.”
figyeld meg a hasonlóságokat és különbségeket ezekben a definíciókban, és gondold át, hogyan kapcsolódnak a saját munkád kontextusához. A metaadatokat gyakran adatoknak vagy információknak nevezik.
mi a metaadatok üzleti értéke?
a metaadatok elsődleges értéke az adott üzleti célokhoz és célokhoz való igazítás és azok támogatása. Íme néhány módja annak, hogy a metaadatok értéket teremtsenek az üzleti életben:
- osztályozás-a metaadatok kulcsszerepet játszanak az osztályozásban vagy a tartalommegőrzés megszervezésében – a metaadatok felhasználhatók olyan dolgok nyomon követésére, mint például a dokumentum társított rekordütemezéséhez társított dátumok.
- információbiztonság – a metaadatok felhasználhatók egy biztonsági beállítás megjelölésére, a hozzáférési és szerkesztési jogok érvényesítésére, és így a terjesztés ellenőrzésére.
- ügyfélélmény – a metaadatok felhasználhatók a felhasználók tartalomértékelésének rögzítésére is, például jelezve, hogy a tartalom “értékes vagy “haszontalan”, vagy akár “dátumozott.”
- információ “Megtalálhatóság” – a metaadatok rendkívül értékesek, mint keresési és visszakeresési javító mechanizmus, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy egy lekérdezést egy bizonyos mezőre, például szerzőre, tárgyra, dátumra stb.
a metaadatok fontos részét képezik a tartalom rögzítésének, létrehozásának és szervezésének A tartalom életciklusa során. Ha a kapcsolódó metaadatokat nem a tartalom rögzítésével egy időben rögzíti, akkor gyorsan létrehoz egy olyan tartalomgyűjteményt, amelyet nehéz kezelni, megtalálni és letölteni.
röviden: A metaadatok az információk hatékony és eredményes kezelésének egyik alapja.