22 Aug mennyi ideig kell megőriznie a bérszámfejtési nyilvántartásokat?
a társadalombiztosítási Igazgatóság és az IRS kiadott egy közös kiadvány, amely értékes mutatókat a munkáltatók, akik szeretnék, hogy tisztítsák meg a régi bérszámfejtés fájlokat. A legtöbb (de nem minden) esetben ez azt jelenti, hogy négyéves megőrzési szabályt kell követni.
a kiadvány figyelmeztet arra, hogy a rekordmegőrzési követelmények be nem tartása jelentős büntetéseket és nagy elszámolási díjakat eredményezhet azoknak a munkáltatóknak, akik nem tudják megadni a szükséges információkat az IRS kérésére vagy a foglalkoztatással kapcsolatos perek részeként. (A nyilvántartásokat állami szervek is kérhetik.)
a Records-in-General szabály
a szövetségi jövedelem, a társadalombiztosítás és a Medicare adók visszatartására és megfizetésére alkalmazott munkáltatókra vonatkozóan az SSA/IRS riporter szerint az ilyen adókkal kapcsolatos nyilvántartásokat legalább négy évig meg kell őrizni a munkavállaló személyi jövedelemadó-bevallásának esedékessége után (általában április 15-én) abban az évben, amelyben a fizetést teljesítették.
az SSA / IRS riporter szerint ezek a nyilvántartások a következőket tartalmazzák:
- a munkáltató azonosító száma;
- alkalmazottak neve, címe, foglalkozása és társadalombiztosítási száma;
- a kompenzáció kifizetésének teljes összege és időpontja, valamint az adók vagy más módon visszatartott összegek, beleértve a bejelentett tippeket és a nem készpénzes kifizetések valós piaci értékét;
- a szövetségi jövedelem, a társadalombiztosítási és a Medicare adók visszatartásának tárgyát képező kompenzációs összegek, valamint az egyes adókra visszatartott megfelelő összegek (és a visszatartott Dátum, ha a visszatartás a kifizetés dátumától eltérő napon történt);
- az egyes kompenzációs kifizetések által lefedett fizetési időszak;
- adott esetben az egyes adókulcsok teljes ellentételezésének és adóalapjának eltérésének oka(I);
- a munkavállaló W-4 formanyomtatványa, a munkavállaló visszatartási támogatásának igazolása;
- minden munkavállaló munkaviszonyának kezdő és befejező dátuma;
- a kapott munkavállalói jelentési tippek által nyújtott nyilatkozatok;
- a munkavállalóknak nyújtott Béren kívüli juttatások és minden szükséges indoklás;
- adók kiigazítása vagy elszámolása; és
- az adóbetétek összege és időpontja.
a munkáltatóknak be kell tartaniuk a négyéves megőrzési szabályt a munkáltató vagy harmadik fél által baleset vagy egészségügyi terv alapján a munkavállalóknak nyújtott bérpótlék-kifizetésekkel kapcsolatos nyilvántartások esetében is. Ezeknek a nyilvántartásoknak tartalmazniuk kell a távollét kezdetének és befejezésének időpontját, valamint az egyes kifizetések összegét és heti mértékét (beleértve a harmadik felek által teljesített kifizetéseket is). A munkáltatóknak meg kell őrizniük a munkavállaló W-4 formanyomtatványának másolatát, a szövetségi jövedelemadó-visszatartás iránti kérelmet a Táppénzből, és adott esetben a 8922-es formanyomtatvány másolatát, a harmadik féltől származó táppénz-összefoglalót.
eltérő szabály vonatkozik azokra a nyilvántartásokra, amelyek alátámasztják a munkavállalók számára a borravaló kiosztásával kapcsolatos információkat és munkáltatói nyilatkozatokat. Az adótörvény szerint ezeket a nyilvántartásokat legalább három évig meg kell őrizni annak a bevallásnak vagy nyilatkozatnak az esedékességétől számítva, amelyre vonatkoznak.
a visszatartott adó visszatérítésére vonatkozó követelések
az SSA / IRS riporter szerint a visszatartott jövedelem-és foglalkoztatási adók visszatérítésére, jóváírására vagy csökkentésére irányuló kérelmet benyújtó munkáltatóknak a követelés benyújtásának napjától számított legalább négy évig meg kell őrizniük a követeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat.
Béren kívüli juttatások nyilvántartása
az adótörvény kifejezett nyilvántartási követelményt ír elő a felsorolt béren kívüli juttatási tervekkel rendelkező munkáltatók számára, mint például Egészségbiztosítás, kávézó, oktatási támogatás, örökbefogadási támogatás vagy eltartott gondozási támogatási terv. Kötelesek bármilyen nyilvántartást vezetni annak megállapításához, hogy a terv megfelel-e az ellátások összegének a jövedelemből való kizárására vonatkozó követelményeknek.
Megjegyzés: Az adótörvény béren kívüli juttatásokra vonatkozó rendelkezései nem határozzák meg, hogy a meghatározott béren kívüli juttatásokra vonatkozó nyilvántartásokat mennyi ideig kell vezetni. Feltehetőleg, rájuk a fent említett nyilvántartások általános szabálya szerinti négyéves szabály vonatkozik, és ezért az ilyen adó esedékességének napjától számított legalább négy évig meg kell őrizni arra a visszatérési időszakra, amelyre a nyilvántartások vonatkoznak, vagy az ilyen adó megfizetésének időpontjára, amelyik később következik be.
Vigyázat: amennyiben a béren kívüli juttatások nyilvántartásának is meg kell felelnie az ERISA I. címének, akkor hosszabb, hatéves megőrzési időszak alkalmazandó.
munkanélküliségi adó nyilvántartások
a szövetségi munkanélküliségi adóról szóló törvény (FUTA) előírja a munkáltatók számára, hogy megőrizzék a megszerzett kompenzációval és a munkanélküliségi járulékokkal kapcsolatos nyilvántartásokat. A nyilvántartások általános szabálya szerint az ilyen nyilvántartásokat a 940-es formanyomtatvány esedékességétől, a munkáltató éves szövetségi munkanélküliségi Adóbevallásától vagy a szükséges FUTA-adó megfizetésének napjától számított négy évig meg kell őrizni, attól függően, hogy melyik a későbbi.
a nyilvántartásokat meg kell őrizni:
- a naptári év során fizetett munkavállalói kompenzáció teljes összege;
- a FUTA-adó hatálya alá tartozó kompenzáció összege;
- az állami munkanélküliségi hozzájárulások, a munkáltató által fizetett összegek és a munkavállalók béréből visszatartott összegek külön összegével (jelenleg Alaszka, New Jersey és Pennsylvania munkavállalói hozzájárulást igényel);
- a 940-es formanyomtatványon feltüntetett összes információ (az A és/vagy az R listával); és
- adott esetben a teljes kompenzáció és a az adóköteles összegek eltérőek.
az SSA / IRS Reporter emlékezteti a munkáltatókat, hogy a rekordmegőrzési követelményeket a Szövetségi Munkaügyi Minisztérium és az állami béróra-és munkanélküliségi biztosítási ügynökségek is meghatározzák.
három év
a következőket legalább három évig meg kell őrizni: a megfizethető ellátásról szóló törvény információ visszatér (1094-B, 1095-B, 1094-C és 1095-C formanyomtatványok). Tartsa meg őket a jelentéstétel esedékességétől számított legalább három évig. Is megőrzik információkat visszatér és a munkáltatói nyilatkozatok a munkavállalók tip juttatások legalább három évig esedékessége után a visszatérés vagy nyilatkozat, amelyre vonatkoznak.
a Payroll Partners elkötelezett amellett, hogy segítse ügyfeleit a bérszámfejtési és humánerőforrás-hírekről, fejlesztésekről és aktuális eseményekről való tájékozódásban. Ez a cikk célja, hogy általános információkat nyújtson az olvasóknak a bérszámfejtési ügyekről. A cikk nem minősül és nem tekinthető szakmai tanácsadásnak a bérszámfejtési gyakorlat alkalmazásával kapcsolatban. Minden erőfeszítést megtettünk az információk pontosságának biztosítására. A bérszámfejtési partnerek nem vállalnak felelősséget az egyénnek a cikkben megadott információkra való támaszkodásáért. Az olvasóknak függetlenül ellenőrizniük kell az összes információt, mielőtt azt egy adott tényhelyzetre alkalmaznák, és függetlenül meg kell határozniuk az adott bérszámfejtési gyakorlat hatását. Ha számviteli tanácsot kér, javasoljuk, hogy konzultáljon egy okleveles könyvelővel.