a hangszórók kritikus szerepet játszanak az esemény sikerében. A nagyszerű előadók vonzóvá tehetik rendezvényét a résztvevők számára. Olyan vendégeket vonzanak, akik tanulni és hálózatot akarnak.
de a megfelelő hangszórók felvétele nehéz, különösen, ha az első rendezvényét rendezi. A konferencia készítőinek 89% – a szerint a legnagyobb kihívás a minőségi hangszórók megtalálása. Sajnos az esemény előadóinak elérése nem olyan egyszerű, mint egy gyors e-mail robbantása.
ha minőségi hangszórókat szeretne, akkor stratégiailag kell megközelítenie őket, követve ezeket a legjobb gyakorlatokat.
ha minőségi hangszórókat szeretne, akkor stratégiailag kell megközelítenie őket, követve ezeket a legjobb gyakorlatokat. Click To Tweet
Reach Out to the Right Speakers
a legtöbb hangszóró nem a “professzionális beszéd üzlet.”Ha a megélhetésért beszélnek, akkor valószínűleg drágák.
a legtöbb beszélő olyan ember, aki akkor csinálja, amikor a megfelelő lehetőség megérkezik a postaládájába. Lehet, hogy a nyilvános beszédet szűk körű eseményekre korlátozzák, vagy csak az ütemtervüknek megfelelő eseményeken vesznek részt. A legjobb eredményeket akkor érheti el, ha az esemény előadóihoz fordul, ha azokat célozza meg, akik a legnagyobb valószínűséggel válaszolnak az eseményre.
ez azt jelenti, hogy meg kell tennie egy kis kutatást, ami eltart egy ideig. De végül kevesebb időt töltesz kutatással, mint a hideg hangszórókkal, akik nem felelnek meg az eseményednek.
Íme néhány módszer a minőségi hangszórók kutatására:
- Böngésszen az online vitafórumok között.
- lapozzunk a Facebook és a LinkedIn csoportok között.
- Poll a jelenlegi regisztrált vendégek.
- Poll vendégek az utolsó esemény.
- ha házon belül dolgozik, kérjen ajánlásokat a vállalat embereitől.
- keresse meg a közelgő könyvkiadásokat a fülkében / iparban.
- Böngésszen az iparág népszerű blogjai között. Külön vegye figyelembe a vendégblogok szerzőit, mivel ezek az emberek aktívan szeretnék bővíteni elérhetőségüket.
- fésülje át a LinkedIn névjegyeit, vagy tegyen javaslatot.
további információkért nézze meg ezt a két útmutatót:
- Hogyan állapítható meg, ha egy hangszóró A jobb illeszkedés az esemény
- hogyan vonzza a nagy hangszórók az események
létrehozza az értékajánlatot
az első lépés az, hogy meghatározza, hogy a hangszóró előnyeit beszél az eseményen. Ezt tudnia kell, amikor először eléri.
az érték lehet olyan egyszerű, mint egy nagylelkű fizetés. Rengeteg olyan ember van, aki megélhetésért beszél, aki a kompenzációt az üzlet kritikus részének tekinti. (Az olyan dolgok, mint az ingyenes utazás, szállás, étel és ital, szintén kompenzációnak számítanak.)
az is hasznos, ha néhány okot is felsorol, amelyek miatt a beszélő profitálna, ha a pénzen kívül részt vesz az eseményen. Ha elfoglaltak, tudniuk kell, miért kellene az Ön eseményét választaniuk egy másik helyett.
például értesítheti a potenciális beszélőket arról, hogy kiket már felsorakoztatott. A beszélő izgatott lehet, ha úgy gondolja, hogy lehetőséget kap arra, hogy néhány befolyásos ember mellett álljon.
bármit is csinál, ne használja az “expozíciót” előnyként. A kreatív emberek nem értékelik, ha kompenzációként felajánlják az expozíciót. Megtaláltad őket, így nyilvánvalóan nem kell őket leleplezni.
világosan mutassa be a részleteket
ne erőltesse a potenciális hangszórókat arra, hogy elolvassák az eseményről szóló olyan információkat, amelyek számukra nem számítanak. Nem érdekli őket, miért döntött úgy, hogy októberben rendezi az eseményt. Nem kell ismerniük a gondolkodási folyamatot a téma kiválasztásához.
a hideg e-mail, feküdt ki az esemény részleteit könnyen emészthető golyókat. Íme néhány adatpont, amelyet fel szeretne venni:
- Az esemény témája
- dátum, idő és helyszín
- ki fog még beszélni/bemutatni
- A helyszín mérete / hány emberrel fognak beszélni
- részletek a várható közönségről
- Az idő elkötelezettsége, amire szükséged lesz
- hogyan fogod népszerűsíteni az eseményt
- hogy készen áll-e a technológiai igényeik kielégítésére
- hogy segít-e az utazásban és a szállásban
- Az a fajta beszélgetés, amelyet keres
- bármilyen határidő, amelyre szüksége van, hogy betartsa őket
legyen teljesen világos az elvárásaid. Nem akarja alulértékelni elkötelezettségüket, hogy fedélzetre vegyék őket, különben az utolsó pillanatban kihúzhatják, amikor rájönnek, hogy többre van szükséged tőlük, mint eredetileg kijelentetted.
a legfontosabb, magyarázza el, miért rendezi az eseményt. Mi a célod? Mi értelme ennek az egésznek? Ha jól elmagyarázza eseményének célját, a potenciális előadók hajlandóak lemondani más lehetőségekről, hogy részt vegyenek küldetésében.
adjon meg egy kis szélességet a hangszórónak
eseménytervezőként természetesen szeretné irányítani az eseményt a legapróbb részletekig, hogy megbizonyosodjon arról, hogy jól megy-e. Lehet, hogy kísértésbe esik, hogy témákat rendeljen a hangszórókhoz, de ez hiba lenne.
az előadók saját szakértelemmel, érdeklődéssel és célokkal rendelkeznek. Ha utasítja őket, hogy miről beszéljenek, jó esély van arra, hogy kivonulnak az eseményről. Még egy erős ajánlás is túl kontrollálónak bizonyulhat.
nem baj, ha néhány javaslatot tesz, de ezt úgy teheti meg, hogy tájékoztatást nyújt a közönség típusáról, amelyen várhatóan részt vesz. Például azt mondhatja: “a korai közvélemény-kutatásunk alapján regisztrált vendégeink azt mondják, hogy érdekli őket az AI, a gépi tanulás és a virtuális valóság gyakorlati alkalmazása.”
ez a fajta megközelítés ad a hangszórónak valamit, amivel dolgozhat, így tartalmat hozhat létre, vagy testreszabhatja szokásos beszélgetését a közönség kedvére, de ez nem mikromenedzselés.
“nyugodtan adjon visszajelzést a prezentációk címeiről és kivonatairól, de ne játsszon kreatív igazgatót, amikor a fedélzetükről van szó” – mondja Susannah Shattuck, egy marketing menedzser, aki segít az előadóknak prezentációk készítésében. “Valószínű, hogy az előadók már korábban is adtak valamilyen verziót az előadásukról. Bízz bennük, hogy üzenetüket a megfelelő módon adják át.”
Csatlakozás szakmai szervezeteken keresztül
mindennek van egy szakmai szervezete. Valójában valószínűleg minden iparágban több szervezet létezik. Ezek közül sok bizonyos régiókra vonatkozik.
az ilyen típusú szervezetek fantasztikus források lehetnek a hangszórók eléréséhez. Több ezer (néha több százezer) tagjuk van. Felvehetik a kapcsolatot olyan emberekkel, akikről még nem hallottál, vagy olyan emberekkel, akik még soha nem beszéltek nyilvánosan. Mivel sok szakmai szervezet maga rendez rendezvényeket, kérheti személyes ajánlásaikat is.
ha nincs sok szerencséje az iparágban működő szakmai szervezettel, fedezze fel az Általános előadói irodát, például…
- American Program Bureau
- Keppler Speakers
- Macmillan Speakers
- National Speakers Bureau
- Washington Speakers Bureau
- Premiere Speakers Bureau
ha a fogadó rendszeres események ugyanabban az iparágban, vagy hiánypótló, akkor szeretnénk, hogy néhány kapcsolatot a kapcsolódó szakmai szervezetek. Idővel ezek jövedelmező források lehetnek az előadók és a résztvevők számára.
kövesse néhányszor
néhány hangszóró meglehetősen elfoglalt, különösen, ha sokat utaznak. Lehet, hogy nem tudnak azonnal válaszolni az e-mailre. Ha nem ismernek téged, figyelmen kívül hagyhatják az e-mailedet, hacsak nem vagy kitartó.
Kövesse nyomon, ha egy héten belül nem kap választ. Küldjön egy egyszerű, barátságos emlékeztetőt, hogy tudatja Önnel, ha érdekli őket, vagy további információt szeretne.
rendben van, ha újabb hét nap után küld egy második nyomon követést (ami a harmadik e-mail lenne), de elkerülve a továbbküldést. Ha túl rámenős, lehet, hogy bosszús, és panaszkodnak. Határozottan nem akarja, hogy azt mondják más hangszóróknak, hogy ne beszéljenek az eseményen.
ha a harmadik e-mail megválaszolatlan marad, tegyük fel, hogy a leendő beszélő nem érdekli, és lépjen tovább másokhoz.
kecsesen fogadja el az elutasításokat
kétségtelenül kap néhány “nem köszönöm” választ. Ez várható volt. A potenciális hangszórók sok okból csökkennek. Néhányan nem szeretik a kompenzációt. Mások nem gondolják, hogy megfelelőek az Ön eseményéhez. Néhányan pedig elutasítják, mert egyszerűen nem akarnak jönni.
Arc elutasítás emelt fővel. Köszönöm nekik a figyelmet, kérdezd meg őket, hogy tudnak-e ajánlani valakit, és Lépj tovább a listád következő lehetséges előadójára.
ne pazarold az idődet arra, hogy megpróbálj olyan előadót elcsábítani, aki nem akar beszélni az eseményeden. Még akkor is, ha valahogy meggyőzi őket, hogy beszéljenek, jó esély van arra, hogy nem adják meg a legjobb erőfeszítést.
kulcs elvihető
ahogy el tudod képzelni, az esemény előadóinak elérése eltarthat egy ideig. A legjobb, ha ezt a folyamatot a lehető leghamarabb elkezdi, hogy legyen ideje az elkerülhetetlen oda-vissza. Ezek a legjobb gyakorlatok segítenek megtalálni a nagyszerű előadókat, akik sikeressé teszik az eseményt.