költségszabályozás: stratégia, lépések és kihívások

a vállalkozások költségszabályozáshoz való hozzáállása drasztikusan változik, mivel az iparágak többsége továbbra is Digitális átalakuláson megy keresztül.

Elmúltak azok az idők, amikor a vállalatok hiper-összpontosítani költség. A költségkontroll új verziója egy vegyes megközelítés, amely a költségkezelésre és a növekedés ösztönzésére összpontosít.

míg a legtöbb vállalkozás retteg a költségvetés túllépésének gondolatától—manapság a költségek egyszerű csökkentése nem elegendő. Ehelyett a vállalkozásoknak a kontextusra kell összpontosítaniuk, ha növelni akarják a profitot, optimalizálják a költségvetést és biztosítják a hosszú távú pénzügyi fenntarthatóságot.

a megfelelő költségkontroll intézkedések mellett a pályán maradás elengedhetetlen, ezért beszéljünk a költségkontrollról és annak számos aspektusáról.

mi a Költségkontroll?

a Költségkontroll az üzleti költségek és a Pénzügyi Adatok azonosításának és kezelésének módszere, hogy lehetőség szerint elemezhetők és csökkenthetők legyenek. A költségek összevont formában történő összegyűjtése lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy pontosabb és tájékozottabb előrejelzéseket készítsenek, tudják, hol tudják minimalizálni a költségeket, és azonosítsák a túlköltekezés területeit.

ez az oka annak, hogy a költségkontroll és a szállítói menedzsment gyakran kéz a kézben járnak, mivel a szállítókkal való kapcsolattartás optimalizálása jelentős költségmegtakarítást eredményezhet vállalkozása számára. Lehet, hogy egyszerűsíti a szerződések újratárgyalását, hogy kedvező árakat zárjon be, fenntartható kapcsolatokat építsen ki a szállítókkal és az ügyfelekkel, és olyan partnerségeket hozzon létre, amelyek kiegészítik mindkét vállalkozást.

végül is—a költségkontroll célja, hogy hatékony keretet biztosítson vállalatának, amelynek célja a láthatóság javítása és a költségek ellenőrzése.

miért számít a Költségkontroll

a projekt ütemezései összetevőkre és lépésekre oszthatók, és a legtöbb vezető a teljes költségvetést az egyes részekhez rendeli az igényeinek megfelelően. A költségek ellenőrzése érdekében tett erőfeszítések segítenek:

• nyomon kell követni az előrehaladást és a fő teljesítménymutatókat (fő teljesítménymutatók), és korrekciós intézkedéseket kell hozni, ha a költségek túl magasra emelkednek.
• a várható haszonkulcsok fenntartása.
• állítson be egyértelmű elvárásokat és akadályozza meg a hatókör kúszását.
• az átláthatóság elérése a vezetőséggel, az érdekelt felekkel és az ügyfelekkel.
• hasznos mutatók létrehozása a jövőbeli projektek kezeléséhez.

a megfelelő költségvetés megléte közvetlenül befolyásolja a kritikus döntéseket, például azt, hogy milyen új alkalmazottakat kell felvenni, milyen funkciókat kell beépíteni, és mennyi időt kell fordítani a munka egyes részeire. A jól karbantartott költségvetés, amely követi és a szervezet üzleti szabályait, lényegében megmutatja, hogy hol tart a projekt, és hogyan fog véget érni. A projekt teljesítménye ebben az esetben közvetlenül kapcsolódik a költségvetéshez.

a Költségszabályozó szoftver szerepe

nem titok, hogy a költségkezelés és-ellenőrzés adat-és elemzésigényes terület, és nem meglepő, hogy a szoftverfejlesztők miért találtak itt automatizálási alkalmazást. A szoftver alapú menedzsment többféle módon optimalizálja a folyamatot:

• az unalmas számítások és más kvantitatív feladatok szinte azonnali és immunisak az emberi hibákra a szoftveren keresztül.
• az elemzés sokkal könnyebb, ha az adatokat egyértelműen jelentik az irányítópultokon és a könnyen használható felhasználói felületeken keresztül.
• az adatok szabványosítása így automatikus, ami hasznos lehet olyan nemzetközi szintű projekteknél, amelyeknek több pénznemet kell használniuk.
• a harmadik féltől származó integrációk más felügyeleti megoldásokkal segítik az adatok hatékonyabb összegyűjtését.

költségmenedzsment vs.Költségkontroll

olyan kifejezéseket hallhat, mint a “költségkezelés” és a “költségkontroll” felcserélhető módon. Bár erősen kapcsolódnak egymáshoz és ugyanolyan fontosak, van egy finom megkülönböztetés, amelyet érdemes tudni, amikor a csapataival beszél róluk.

a költséggazdálkodás elsősorban a költségvetés tervezésével kapcsolatos összes folyamattal foglalkozik, beleértve a becslést, a finanszírozást és a finanszírozást. A költségek kezelése figyelmet igényel a tervezési szakaszoktól a végső befejezésig, biztosítva, hogy a projekt egésze a jóváhagyott költségvetési korlátokon belül maradjon. A költséggazdálkodás kritikus lépése a közvetett és közvetlen költségek kiszámíthatóbbá tétele az erős elszámoltathatóság, ellenőrzés és információgyűjtés révén.

Összehasonlításképpen, a költségkontroll elsősorban a projektek végrehajtási szakaszában foglalkozik, és a siker érdekében a költségkezelési gyakorlatokra támaszkodik. Miután a tervezők dolgozni egymással, hogy elérjék a megfelelő költségvetés hogyan költség ellenőrzés munka.

amikor a költségszabályozásról beszélünk, az üzleti tulajdonosok először egy “alapvonalat” helyeznek el, majd mérik a tényleges költség és a tényleges költség közötti eltérést, korrekciós intézkedéseket hozva a váratlan tüskék minimalizálása érdekében.

Költségszabályozási folyamat lépései

az üzleti költségek kezelése határozottan nem “állítsa be és felejtse el” szempont. Inkább gondoljon rá, mint egy folyamatos, ciklikus folyamatra, amely a következő lépéseket foglalja magában:

erőforrás-tervezés

a költségszabályozás a projektellenőrzések végrehajtásával kezdődik; a projekt közelgő költségeinek előrejelzése, legyen szó felszerelésről, anyagokról, személyzetről vagy akár csak eltöltött időről. Az erőforrás-tervezési lépés a tényleges munka megkezdése előtt történik.

a vállalatok gyakran használják a munkabontási struktúrát, hogy megvizsgálják az ütemterv egyes részfeladatait, és eldöntsék, milyen készségekre vagy felszerelésre van szükség mindegyikhez. Az összehasonlítható projektek korábbi pénzügyi adatai és a csapattagok visszajelzései fontos szempontok, amelyeket figyelembe kell venni ehhez a feladathoz.

becsült költség

következő közelítse meg a munkához szükséges erőforrások teljes költségét. A költségbecslés bonyolult kérdés, amely a jelenlegi költségvetéstől és a rendelkezésre álló információk mennyiségétől függ. A költségbecslésről később beszélünk.

költségvetés-tervezés

a munka megkezdése után a következő lépés a költségvetés hozzárendelése az egyes tevékenységekhez. A költség-költségvetés a becsült költségek projektütemezésre történő alkalmazásának kombinációja. A munkafolyamat minden tevékenysége itt megkapja a költségvetés saját konkrét összegét.

Költségfigyelés

végül a projektmenedzsmentnek ki kell terjednie a költségvetés változásainak kezelésére. A költségkontroll a tényleges költségeknek az előre meghatározott alapköltségtől való eltérését méri, és szükség esetén intézkedik. Ez a lépés azt is megköveteli, hogy ellenőrizze a műveletek tényleges eredményeit.

költségbecslési technikák

a becslést a költségek kezelésének fontos lépéseként említettük. Ássunk mélyebbre, ha beszélünk a pontos becslések elkészítésének néhány pontos technikájáról, különösen azért, mert a komplex munkafolyamatok költségvetése kihívást jelenthet.

tényező becslés

a projekteket szinte soha nem “kitalálják” teljesen, amikor elkezdik. Lehet, hogy a hatókör nincs teljesen meghatározva, és bizonyos funkciók még némi munkát igényelhetnek. Időpocsékolás lenne most részletes költségvetési elemzést készíteni, mivel az valószínűleg gyorsan megváltozna.

a faktorbecslési módszer a leggyorsabb módja annak, hogy általános áttekintést kapjon arról, mire számíthat. Az ipari szektor ismeri az egyik kényelmes trükköt, amelyet a hatodik tized szabálynak neveznek, ahol a várható költség hat tizeddel növekszik, amikor a gyártóüzem mérete növekszik.

parametrikus becslés

a múltbeli pénzügyi adatok felbecsülhetetlen értékű eszköz az új kiadások pontos előrejelzéséhez. A parametrikus módszerek magukban foglalják a korábbi szerződéses árak és értékek elemzését, valamint az anyagok és a munkaerő közötti kapcsolatok feltárását a korábbi munkákban.

például észreveheti, hogy a mérnöki projektekben használt fémlemezek vastagsága következetesen korrelál a magasabb költségekkel. Gondoljon arra, hogyan használhatja fel ezeket az információkat, amikor legközelebb hasonló projekt kezdődik.

kvantitatív tényező

a munkaterhelés előrehaladtával lassan több betekintést nyer, és tisztább képet kap a fejében arról, hogyan fog befejezni. A kvantitatív tényező becslés a korábbi “faktorbecslés” lépésre épül, a projekt végrehajtása során szerzett empirikus adatok csatolásával a pontosabb becslések kitalálásához.

erőforrás-alapú becslés

az erőforrás-alapú technika akkor választható, ha az idő érzékeny eszköznek tekinthető. Itt a csapat megbecsülheti és kezelheti azt az időt, amely a munka egy bizonyos részének befejezéséhez és egy naptárba ütemezéséhez szükséges. A munkaterhelés időtartamának ellenőrzése ugyanolyan fontos lehet, mint a monetáris költségek alacsony szinten tartása.

Egységdíj

nyilvánvalónak tűnhet, de a teljes költség egyszerű extrapolálása egy kisebb költségegység referenciaértékként történő felhasználásával hatékony módszer. Például egy rövid cső 15 dollárba kerülhet, és egy óra telepítési időt igényel. Ha 20 ilyen csövet használ, akkor számíthat arra, hogy a költség 300 dollár és 20 óra munka körül lesz.

bár nem mindig pontos (a telepítési idő rövidebb lehet, minél több egységet telepít egyszerre, például), az egységdíj mindig eszköz lesz bármely költségmérnök asztalán.

a költségszabályozás időt vesz igénybe

egy óra alatt nem vehet fel mindent, amit tudnia kell a költségszabályozásról. A folyamat valójában sokrétű, és megköveteli, hogy szorosan együttműködjön alkalmazottaival és projektmenedzsereivel. De biztos lehet benne, hogy ez az erőfeszítés végső soron növeli a termelékenységet.

az alapvonal megkeresése

indítsa el a folyamatot úgy, hogy először létrehoz egy alapvonalat a tényleges költségek összehasonlításához. Használja a korábbi pénzügyi adatokat, hogy megtalálja a reális célt, és megtalálja a projekt elméleti “ideális” végső költségét.

cél nettó jövedelem

a cél nettó jövedelem olyan mutató, amelyet az értékesítésből származó jelentett nyereség és a fix költségek és a változó költségek levonásával számítanak ki. Ennek az összegnek az elérése fontos, különösen a befektetőkkel rendelkező állami vállalatok számára, akik idővel jövedelemnövekedést várnak el.

például képzelje el, hogy egy vállalkozás 15 000 dollár nettó jövedelmet akar havonta 80 000 dolláros értékesítésből. A menedzsment megvizsgálja a fix és változó költségeket, és megpróbálja csökkenteni azokat a cél nettó jövedelem eléréséig.

a változó költségek olyan dolgokat tartalmaznak, mint a készlet, amelyet olcsóbb beszállítókra való áttéréssel lehet csökkenteni. A fix költségeket általában nehezebb megváltoztatni, mivel ezek gyakran olyan dolgok, mint a bérleti díjak, amelyek szerződésben vannak. Az állandó költségek magukban foglalják a munkavállalók fizetésére használt fizetéseket is.

varianciaelemzés

a variancia a költségvetés és a tényleges pénzügyi adatok közötti különbség. Ha a tényleges költség jóval magasabb, mint a várt szám, ez a magas, negatív variancia megérdemli a vizsgálatot az ok azonosítására és a megoldások kitalálására.

a varianciaanalízis lehetővé teszi az alapvető területek rangsorolását azáltal, hogy felfedezi, melyekre van szükség leginkább korrekciós intézkedésekre.

szerzett érték kezelése

a költségelemzés egyik legnépszerűbb megközelítését, a megszerzett érték kezelését (EVM) példával kell magyarázni. Mondja el, hogy van egy olyan feladata, amelyet várhatóan félúton végez a hét végére. A költségvetés 5000 dollár.

Ha azonban a feladat csak 25% – ban teljes egy hét után, milyen következményekkel jár a projekt? Azt mondhatjuk, hogy a tervezett érték a projekt költségvetése szorozva a várható befejezéssel, amely ebben az esetben 5000 x 50% = 2500 dollár.

a tényleges érték azonban csak $5,000 x 25% = $1,250. Most kiszámíthatjuk az ütemezett varianciát úgy, hogy kivonjuk a tervezett értéket a tényleges értékből: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

mivel a szórás negatív, elmondhatjuk, hogy ez a projekt pénzügyileg elmarad, jelezve a menedzsmentet, hogy tegyen korrekciós intézkedéseket.

költségvetés nélkül dolgozni

nem minden vállalkozás működik pontos költségvetéssel. Azonban továbbra is megteheti a költségellenőrzést, ha az egyéni költségeket az eredménykimutatásban ábrázolja. Ha hirtelen megugrik az árak, vizsgálja meg a lehetséges javításokat.

a Költségkontroll közös kihívásai

még a tapasztalt vállalatok is alkalmanként hibáznak a költségkontroll műveletei során. Érdemes áttekinteni a folyamat néhány buktatóját és kihívását is. Ezek közé tartozik:

• a költségelemzés összetévesztése a könyveléssel: a könyvelés elsősorban a költségek számbavételével foglalkozik más feladatok között, míg a költségkontroll mélyen belemegy egy projektbe, és megtervezi a finanszírozást.
• a költségvetés és az előrejelzések következetes elemzése: a költségvetés kiszámítását és a költségkontroll előrejelzését gyakran külön alkalmazottak végzik, ami következetlen elemzéseket eredményez, amelyek veszélyeztethetik az eredmények megbízhatóságát.
• több forrásból származó adatok igazítása: A releváns pénzügyi adatok különböző alvállalkozóktól és tartalomkezelő rendszerektől származhatnak. Bizonyos fokú szervezettség és szakértelem szükséges ahhoz, hogy ezek az adatok felhasználhatók legyenek.
• idő és pénz összehangolása: ugyanígy eltérés van a projektütemezők között, akik a munkaterhelést tevékenységek és feladatok szerint ütemezik, valamint a tranzakciókat és a pénzügyi időszakokat használó költségelemzők között. E két forrás összehasonlíthatóvá tétele a költségkontroll másik kihívása.
• projektváltozások befogadása: a projekt előrehaladtával a hatókör, a funkciók vagy a célok idővel változhatnak. Hogyan működik a költségkontroll, amely a jövőbeli költségek előrejelzésén alapul, megkerülni ezt a kihívást?
• maga a költségkontroll ellenőrzése: időigényes és hibára hajlamos lehet A költségkontroll elvégzésére, az adatgyűjtéstől az elemzésen át a korrekciós intézkedések végrehajtásáig. Milyen eredményeket kell figyelembe venni a költségek másik formája.

a kudarcoktól függetlenül egy jól átgondolt költségszabályozó rendszer beállíthatja a szervezetet a sikerhez. A folyamat szabványosítása és a vállalat rugalmasságának biztosítása a legjobb módja a bonyolult vagy változó projektek kezelésének.

a technológiába való befektetés az egyik legjobb lépés a projekt sikerének növelése és a kockázatok minimalizálása érdekében.

a bevált gyakorlatokra épülő Költségkontroll-rendszer megvalósítása

most már ismeri a költségkontroll alapjait, a legfontosabb előnyöket és a lehetséges kihívásokat, amelyekkel a költségkontroll-rendszer bevezetése során találkozhat.

fontos megjegyezni, hogy a versenyelőny eléréséhez a költségkontroll folyamatos kommunikációt és együttműködést igényel a csapat minden tagja között. A sikeres kezdeményezés azt jelenti, hogy kicsiben kezdjük, Korán meghatározzuk az elvárásokat, megértjük a költségeket és a kockázatokat, és kihasználjuk a megfelelő költségkezelő szoftvert.