Hogyan válik egy vállalat ISO 9001 tanúsítvánnyal (teljes útmutató)

hogyan válik egy vállalat ISO 9001 tanúsítvánnyal?

1. Tudjon meg mindent az ISO 9001 – ről
2. készítse elő csapatát
3. készítsen tervet
4. szerezze be dokumentumait sorrendben
5. az új rendszer bevezetése
6. végezzen belső ellenőrzést
7. készüljön fel a regisztrációs auditra
8. tartsa fenn a sikert és folytassa a fejlesztést

bármely tapasztalt ISO Minőségmenedzser elmondja Önnek-a sikeres ISO megvalósítás megtervezésének titka az, hogy a folyamatot kezelhető lépésekre bontja, és megszerezze a felső vezetés támogatását a Projekttervhez.

1 Tudjon meg mindent az ISO 9001-ről

amikor ilyen nagy változást kell végrehajtani a szervezetben, a tudás hatalom. Az ISO 9001 nehezen érthető. Az általa meghatározott követelmények számosak, de mind okkal vannak ott. Mielőtt bármilyen lépést megtenne a tanúsítás felé, elengedhetetlen, hogy pontosan tudja, mit kérnek tőled.

először is el kell döntenie, hogy milyen megközelítést szeretne alkalmazni a tanúsításhoz. Ez segít a tanúsítás útján. Van néhány módja annak, hogy az ISO 9001-et megvalósítsa vállalkozásában:

1. házon belüli megvalósítás-a vállalaton belüli emberek úgy állítják be az ISO 9001-et, hogy az a legjobban illeszkedjen a szervezetéhez.
2. béreljen fel egy tanácsadót – valaki kívülről jön, hogy segítsen az ISO 9001 beállításában. A költségek magasabbak, és mivel nem ismerik az Ön vállalkozását kívül-belül, néha az eredményül kapott folyamatok nem a legjobbak.
3. sablon vagy tanúsító készlet – egy előre elkészített készlet, amely segíti a vállalaton belüli személyeket az ISO 9001 könnyebb és hatékonyabb megvalósításában.

messze a legnépszerűbb megközelítés az ISO 9001 házon belüli bevezetése. Függetlenül attól, hogy egy vállalat úgy dönt, hogy ISO sablont vagy tanúsító készletet vásárol, rajtuk múlik. Ezek a készletek viszonylag olcsók, és nagyszerű időmegtakarító, ha nem kell semmilyen előzetes tapasztalattal rendelkeznie, azonban ha úgy érzi, hogy elég jól megérti az anyagokat ahhoz, hogy mindent megtehessen. Minden eszközzel, hajrá!

az ISO 9001 megismerésének nagy része annak megértése, hogy milyen követelményeknek kell megfelelnie, és hogyan kapcsolódnak a vállalatához. Ezeket a követelményeket a szabvány szakaszokra bontja. Ezekkel a szakaszokkal könnyedén elválaszthatja a szervezeten belüli folyamatokat a követelmények melyik szakaszára vonatkoznak.

a 4-10.szakaszokra kell figyelnie, hogy megtalálja a szabvány követelményeit.

az ISO szakaszai 9001

1. hatókör – a szabvány hatálya
2. Normatív hivatkozások – hivatkozások a támogató szabványokra
3. kifejezések és meghatározások – a szabványban található kifejezések
4. a szervezet kontextusa – alaposan összehangolja üzleti céljait és szándékát a minőségirányítási rendszerrel
5. vezetés – biztosítsa a felső vezetés teljes elkötelezettségét
6. tervezés – készítsen tervet a minőségirányítási rendszer számára a kockázatok kezelésére, lehetőségek, változások, és célok
7. támogatás – milyen erőforrásokra van szükség a minőségirányítási rendszerhez
8. működés-a termékekre és szolgáltatásokra vonatkozó követelmények teljesítéséhez szükséges folyamatok
9. teljesítményértékelés-a minőségirányítási rendszer figyelemmel kísérése, mérése, elemzése és értékelése
10. fejlesztés-a minőségirányítási rendszer folyamatos fejlesztése

2 készítse elő csapatát

el kell döntenie, hogy a szervezetében melyik személy lesz a vezető a teljes tanúsítási folyamat során. Ez a személy általában minőségmenedzser vagy vezető, aki már hihetetlenül ismeri a szervezet működését. A vezető lesz ismert, mint a menedzsment képviselője.

a menedzsment képviselője felelős az ISO 9001 teljes bevezetéséért az Ön vállalkozásában. Megfelelő jogosultsággal kell rendelkezniük a műveletek megváltoztatásához, és alaposan meg kell ismerniük az ISO 9001-et és azt, hogy hogyan működik az Ön vállalkozása számára.

ha a vállalat egynél több fizikai telephellyel rendelkezik, mindegyikhez ki kell nevezni egy vezetői képviselőt. A vállalati menedzsment egyik fő képviselője felügyelné az összes helyi menedzsment képviselő előrehaladását annak biztosítása érdekében, hogy munkájukat elvégezzék.

a felső vezetőség minden tagjának 100%-ban a fedélzeten kell lennie a változás bekövetkezésekor. Meg kell kapnia a vezetés minden tagjának támogatását és megértését. Ez elengedhetetlen a zökkenőmentes átmenethez.

az ISO 9001-kompatibilis rendszerre való áttérés alapját a felső vezetés támogatja. Képzésre lesz szükség annak biztosítása érdekében, hogy pontosan tudják, mi fog történni.

a felsővezetői képzésnek tartalmaznia kell

1. az ISO 9001 belső, működési és marketing előnyeit
2. az ISO 9001 tanúsításhoz szükséges költségek és erőforrások
3. hogyan fogják érinteni őket, és milyen részvétel várható tőlük

miután a felső vezetés készen áll a továbblépésre, be kell vonnia és értesítse a többi alkalmazottját. Az ISO 9001 bevezetése hatással lesz az Ön vállalkozásának minden szintjére és a működésbe lépő folyamatokra. A legjobb, ha mindenki, aki ezeken a folyamatokon dolgozik, már korán tudja, hogy mire készül, és elnyeri támogatását.

az alkalmazottak képzésének tartalmaznia kell

1. hogyan működik az ISO 9001 tanúsítvánnyal rendelkező munkák megszerzése
2. milyen előnyökkel jár számukra és munkájukhoz
3. mi várható tőlük a vezetőiktől

az összes alkalmazott támogatása elengedhetetlen az ISO 9001 sikeréhez. Ha fenyegetve érzik magukat egy olyan változás miatt, amelyről nem tudták, hogy jön, akkor inkább akadályt jelentenek, mint segítséget. Találkozókat és szemináriumokat kell tartania a vállalkozás különböző szektoraiból származó alkalmazottak csoportjaival, és minden szükséges információt meg kell értenie.

3 készítsen tervet

készítsen ISO 9001 projekttervet. Felső vezetés buy-in elengedhetetlen, hogy ne csak a tervezés vezetői felülvizsgálatok, de annak biztosítása, hogy az egész folyamat megy zökkenőmentesen.

a tervet akkor lehet a legjobban létrehozni, ha van egy csapata, amely képes elérni a céljait. A csapatnak a vállalat különböző területeinek vezetőiből kell állnia, akik felhatalmazással rendelkeznek a területükön történő változások végrehajtására. Mindannyian a menedzsment képviselője alatt lesznek.

egy csapat megléte sokkal könnyebbé teszi a tanúsítás megszerzését. Mindegyikük meghatározza a felelősségét, és képes lesz arra, hogy mindenki a saját területén tartsa a feladatot. A csapat a megvalósítás során rendszeresen összeül, hogy figyelemmel kísérje az előrehaladást, elosztja az erőforrásokat, válaszoljon a kérdésekre, és koordinálja az új minőségirányítási rendszer minden aspektusát.

ha már tudod, hogyan csinálod, itt az ideje, hogy leülj és tervet készíts a jövőre nézve. Létre kell hoznia egy ütemtervet a megvalósításhoz, meghatározott dátumokkal és határidőkkel a dolgok elvégzéséhez. A helyére beállított idővonal segítségével könnyebben maradhat a feladaton anélkül, hogy más dolgok rajzolnák a hangsúlyt.

a réselemzés jó módja annak, hogy megnézze, hogyan viszonyul a már működő rendszer az ISO 9001 szabványhoz. Ezzel képes lesz listákat készíteni arról, hogy mi van már a helyén, és mit kell bevezetni annak érdekében, hogy megfeleljen a követelményeknek. Lehet, hogy teendőlistákat készíthet a szabvány minden szakaszához.

számos hiányelemzési ellenőrző lista érhető el online (Ismerje meg a Hiányelemző eszközeinket), amelyek hasznosak lehetnek a vállalat számára, amikor megtudja, hogyan áll össze az ISO 9001-vel a jelenlegi állapotában. Felvehet egy auditort is, és tudassa velük, hogy szeretné látni, hogy a rendszer mely részei már megfelelnek a követelményeknek.

4 Szerezd meg a dokumentumokat sorrendben

a dokumentáció fejlesztése unalmas feladat lehet, amelyet sokan nem fognak várni. Az ISO 9001 szabványon belül számos műszaki követelmény van a dokumentációra, ami valószínűleg azt jelenti, hogy sok átdolgozást kell tennie.

elengedhetetlen, hogy dokumentációját az ISO 9001 követelményeinek megfelelően fejlessze, és ne csak a tanúsítás megszerzése céljából. Megfelelően megírt és rendelkezésre álló utasításokkal és eljárásokkal sokkal könnyebbé válik új folyamatok bevezetése a hajtásba. Mindenki részesülhet a megfelelő dokumentációban.

mivel a folyamat elején van, az összes dokumentáció elkészítése látszólag lelassíthatja a folyamatot. Van rá mód, hogy felgyorsítsuk. Kész sablonokat vásárolhat, amelyek gyors és egyszerűvé teszik az információk bevitelét. Vagy létrehozhat saját sablonokat, amelyek megfelelnek a vállalat igényeinek.

az ISO 9001 szabvány által megkövetelt dokumentáció

1. Minőségpolitika
2. minőségi célkitűzések
3. folyamattérkép
4. munka utasítások
5. eljárások
6. űrlapok
7. a minőségirányítási rendszer hatóköre

minden dokumentációnak az Ön szervezetére kell vonatkoznia, és teljes mértékben relevánsnak kell lennie. Azt is meg kell írni, világos módon, hogy könnyen navigálható és érthető. A dokumentumoknak a vállalaton belül mindenki számára könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük, ha szükségük van rájuk.

a Dokumentációhoz rendelkeznie kell egy ellenőrzési rendszerrel, amely a dokumentumok jóváhagyásáról, frissítéséről és felülvizsgálatáról szóló feljegyzéseket jeleníti meg. A dokumentumoknak csak a legfrissebb verziója érhető el az alkalmazottak számára, csak a szükséges információkat adva nekik.

5 Az új rendszer megvalósítása

itt az ideje, hogy elkezdjük működésbe hozni az új rendszert. Elkezdi követni a gondosan megtervezett terveket, hogy áttérjen a szükséges minőségirányítási rendszerre. Fontos, hogy ezt a részt lépésről lépésre vegyük.

egy új rendszer bevezetése valószínűleg hatással lesz a szervezet minden egyes alkalmazottjára és arra, ahogyan a munkáját végzi. Lehetőség szerint vonja be az alkalmazottakat a munkautasítások kidolgozásába. Így, ha valamilyen módon megváltoztatják őket, hogy megfeleljenek a követelményeknek, akkor a kezdetektől fogva benne lesznek. Nagyobb valószínűséggel értik meg, mit kérnek tőlük, ha van kezük a fejlesztésben.

a végrehajtási folyamat során számos vezetői felülvizsgálatot kell végeznie. Ezek a felülvizsgálatok azt mutatják, hogy milyen változtatásokat hajtott végre, és hol lehet javítani. Használja az összes rendelkezésre álló információt minden olyan folyamatból, amely hozzájárul a minőségirányítási rendszeréhez. Mindig megtalálja a módját, hogy jobb legyen.

6 belső Audit elvégzése

a bevezetés során, és még a tanúsítás után is belső auditokat kell végeznie annak biztosítása érdekében, hogy minőségirányítási rendszere megfeleljen a követelményeknek. Ezeket az ellenőrzéseket az Ön saját személyzetének egy vagy több tagja végzi, akiket erre kiképeztek.

egy alkalmazott belső ellenőrzésre való képzése egyszerű online tanfolyamokkal végezhető el, amelyek minden szükséges eszközt megadnak számukra a munkájuk elvégzéséhez. Kisebb vállalatoknál előfordulhat, hogy a menedzsment képviselője ellenőrzi az egész vállalatot, kivéve azt a munkát, amelyért közvetlenül felelősek. Ha valaki ellenőrzi a saját munkáját, akkor azt nem megfelelőségnek tekintik.

nem kell egyszerre ellenőriznie az egész vállalatot. Lehetőség van arra, hogy egyszerre csak egy területet vagy folyamatot auditáljon a vállalaton belül. A végrehajtási folyamat során el kell kezdenie a belső ellenőrzéseket, hogy láthassa, hol nem működnek a dolgok. Ezen ellenőrzések eredményei felhasználhatók a vezetői felülvizsgálatok során a fejlesztések elvégzéséhez.

7 készüljön fel a regisztrációs auditra

amint készen áll az indulásra, itt az ideje, hogy valaki, aki független a cégétől, bejöjjön és ellenőrizze azt. Ez a személy lesz a regisztrátor, és végigvezeti Önt a tanúsításon. Ügyeljen arra, hogy válasszon egy regisztrátort, amelyet egy nemzeti tanúsító testület Akkreditált. Bármilyen könyvvizsgálóval is dolgozik, teljes képesítéssel kell rendelkeznie az adott szervezet ellenőrzésére.

miután kiválasztotta a regisztrátort, auditort küld a szervezetéhez, hogy értékelje, mennyire felel meg a követelményeknek. Ellenőrzik mind a dokumentációt, mind a folyamatokat. Hacsak nem tárnak fel jelentős problémákat a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatban, valószínűleg megkapja az ISO 9001 tanúsítványt.

az ellenőrzés előtt elengedhetetlen, hogy felkészítse alkalmazottait arra, ami jön. Győződjön meg róla, hogy mindenki tudja, mikor kerül sor az ellenőrzésre és annak céljára. Hasznos lenne gyakorolni a könyvvizsgáló által feltett kérdések megválaszolását. Világosan kell válaszolniuk, és meg kell mutatniuk, hogy jól értik a rendszerben betöltött szerepüket.

ellenőrizze, hogy a létesítmény készen áll-e az ellenőrzésre. Takarítson fel mindent, és szabaduljon meg minden olyan rendetlenségtől, amely esetleg fekszik. Helyezze az összes dokumentumot a helyére, és győződjön meg róla, hogy egyik sem fekszik ott, ahol nem kellene lennie. Ellenőrizze, hogy a hirdetőtáblák naprakész információk-e.

legyen valahol az auditor számára, hogy dolgozzon, valamiféle csendes iroda. Jó időt kell tölteniük a dokumentáció ellenőrzésével, és nem lesznek a létesítményben egész idő alatt. Győződjön meg róla, hogy minőségpolitikája és eljárásai könnyen elérhetők.

ki kell jelölni egy alkalmazottat, aki átviszi a könyvvizsgálót a létesítményen, hogy megmutassa nekik, hol találhatók a különböző területek. Meg kell tanítani őket, hogy ne válaszoljanak semmilyen kérdésre, hacsak nem kifejezetten nekik szólnak. A többi alkalmazottnak kell válaszolnia.

ha a minőségirányítási rendszerben nincsenek jelentős eltérések, akkor megkapja az ISO 9001 tanúsítványt. A folyamat ezzel azonban nem ér véget. Az ISO 9001 egyik követelménye a folyamatos fejlesztés, amit a tanúsító testület nyomon fog követni.

8

ne veszítse el a hangsúlyt a tanúsításra és a minőségirányítási rendszer karbantartására, miután megkapta. Egy könyvvizsgálót évente egyszer vagy kétszer küldünk felügyeleti auditra annak biztosítása érdekében, hogy szervezete továbbra is megfeleljen a szabványnak, valamint folyamatosan javuljon.

a minőségirányítási rendszer folyamatos ellenőrzése és felülvizsgálata elengedhetetlen. Olyan célokat kell kitűznie, amelyek megkönnyítik az eredmények mérését és értelmezését a csapat minden tagja számára. Ezeknek a felülvizsgálatoknak felül kell vizsgálniuk, hogy hol kell változtatni, valamint a lehetőségek területeit.

a belső auditok és a vezetői felülvizsgálatok kiváló módja a minőségirányítási rendszer teljesítményének nyomon követésére. Mindkét eljárást rendszeres időközönként meg kell tervezni annak biztosítása érdekében, hogy semmi ne maradjon le a követelményektől. Könnyebb megtalálni a kockázatokat és lehetőségeket is, ha ilyen típusú információkkal rendelkezik.

az ügyfelek és az alkalmazottak visszajelzéseinek hozzáadásával könnyű lesz a szervezet számára, hogy folyamatosan javítsa a rendszert. Akkor végre egy terv-Do-Check-Act fajta rendszer, hogy irányítsák a fejlesztési erőfeszítéseket. Ez a négy lépés egyszerű keretet ad a sikeres változás eléréséhez.

gratulálunk az ISO 9001 tanúsításhoz

ezeknek a lépéseknek a segítségével szervezete hatékony minőségirányítási rendszert hozhat létre, amely tökéletesen megfelel az ISO 9001 szabványnak. Miután mindent a helyére állított, könnyű lesz továbbra is megfelelni a követelményeknek. A megfelelő ellenőrzési és felülvizsgálati gyakorlat biztosítja, hogy rendszere a jövőben is megfeleljen a szabványnak.

ne feledje, hogy ne nézze meg a tanúsítási folyamat egészét. Lehetetlen elkezdeni, ha már aggódik a végső ellenőrzés miatt. Vegyük egy lépéssel egy időben, és állítsa be magát a siker az elejétől. Mielőtt megtudná, a kezében lesz az ISO 9001 tanúsítás.