az alkalmazottak költségeinek kezelése bonyolult, időigényes és unalmas lehet, és nagy gondot okozhat a pénzügyi osztály számára. Szerencsére vannak módok arra, hogy ez a folyamat kevésbé húzódjon.
a munkavállalói kiadások ellenőrzése valójában stratégia kérdése. Ami az üzleti költségeket illeti, három fő igénye van:
- a vállalat működési költségeinek figyelemmel kísérése és ellenőrzése
- a költségek analitikus elszámolása
- az összes számla és igazoló dokumentum összegyűjtése
ezt a hármat jól végezze, és gyorsan halad az egészséges költési kultúra felé – ami szenvedélyünk.
tehát mi a legjobb módja a munkavállalói kiadások nyomon követésének és ellenőrzésének? Hogyan biztosíthatja alkalmazottainak azt a rugalmasságot, amelyre szükségük van a világba való kijutáshoz, miközben biztosítja a vállalati alapok biztonságát és integritását?
itt van, amit tudnod kell.
- készítse el munkavállalói költségkezelési tervét
- 2. Helyezze el a tiszta kiadási folyamatokat
- állítson be költségvetést minden alkalmazotti költségkategóriához
- adjon meg megfelelő fizetési módokat
- digitalizálja a számla visszakeresését
- az előfizetések figyelésének központosítása
- Track költségjelentés csalás
- digitalizálja és automatizálja a folyamatokat
- keresse meg a megfelelő költségszabályozási egyensúlyt
készítse el munkavállalói költségkezelési tervét
“a terv elmulasztása kudarcot tervez.”Ez egy klisé, okkal.
a vállalati kiadások kezelésének legrosszabb módja az, ha egyáltalán alig kezelik. Ami valójában nagyon jellemző a nagyon fiatal, kis cégekre. Eleinte úgy érzi, hogy nincs igazán szüksége stratégiára, mert az elköltött összegek olyan kicsiek. A vezérigazgató vagy az irodavezető egyébként kezeli az összes pénzt.
de ez a cikk célja, hogy segítsen a munkavállalói kiadások ellenőrzésében. Mert egy bizonyos ponton fel kell szabadítania a csapatát, hogy nagyszerű munkát végezzen. És ehhez pénzeszközökhöz kell hozzáférni.
de hogyan költsenek az alkalmazottak, mire és mennyit engedhetnek meg nekik? Ez mind benne lesz a jól megírt költségpolitikában.
ezekről már sokat írtunk, tehát itt nem megyünk túlzásba. De van néhány alapvető elv, amelyet szem előtt kell tartani:
- tedd egyszerűvé, érthetővé és tömörvé
- ne próbálj meg jogi vagy tudományos dolgozatot írni – tartsd barátságosan
- tartalmazz valós példákat jó és rossz vállalati kiadásokra
- ne sorold fel az összes lehetséges költséget. Az irányelvek jobbak, mint a hosszú listák
- gondoljon a lépések automatizálásának módjaira-erről bővebben röviden
és végül vegyen be más csapatokat is a folyamatba. A nagy kiadási politikáknak az egész vállalat számára van értelme-nem csak a pénzügyi igazgató vagy a pénzügyi ellenőr.
további információkért olvassa el részletes útmutatónkat a vállalati költségpolitika kidolgozásához. Inspirációként itt van egy nagy lista a valós költségpolitikákról azoktól a vállalatoktól, amelyekről biztosan hallottál.
2. Helyezze el a tiszta kiadási folyamatokat
miután a házirend elkészült, kezelnie kell a folyamatokat. Az üzleti kiadások többet jelentenek, mint a költségvetés beállítása és a csapat pénzeszközeinek megadása – mindkettőre hamarosan eljutunk.
a módszeres és alapos, nem pedig szigorú költségkezelési folyamat követésével ösztönözheti az alkalmazottakat kiadásaik ellenőrzésére. A világos és részletes folyamat ugyanolyan hasznos lehet a munkavállalók számára, mint a vezetés számára.
a költségkezelési folyamat végrehajtásakor ügyeljen arra, hogy a lehető leggyorsabban és legegyszerűbben kövesse az alkalmazottak. Például előre kitöltött űrlapokat adhat az alkalmazottaknak, beleértve a szükséges igazoló dokumentáció automatikus felszólítását.
még jobb, modern költéskezelési megoldások végigvezetik a csapattagokat a teljes kiadási folyamaton – a jóváhagyástól a fizetésen át az átvételig.
ez a fajta folyamat a legjobb eset – ahol a csapatoknak nincs más választásuk, mint követni a szabályokat, még akkor is, ha nem ismerik őket!
állítson be költségvetést minden alkalmazotti költségkategóriához
a munkavállalói kiadások ellenőrzésének egyik jó módja a részletes költségpolitika végrehajtása. Ez magában foglalja az egyes költségkategóriák maximális költségvetésének előzetes meghatározását: üzleti utak, szállodai tartózkodás, éttermi számlák, felszerelések és Kellékek vásárlása stb.
minden költségnél meg kell határoznia, hogy az egyes alkalmazottak mennyit viselhetnek, és tudassa velük, hogy nem térítik meg ezt a korlátot. Bizonyos összegek vagy költségtípusok előzetesen jóváhagyhatók, míg bármi, ami ezen kívül esik, a vezetők kifejezett jóváhagyását igényli.
de tartsa ezeket a Szabályokat a lehető legegyszerűbben. Végtelen részletekbe bocsátkozhat a jóváhagyást jelentő árösszegekkel és a teljesítendő feltételekkel. De a költségpolitikák akkor működnek a legjobban, ha rövidek, egyszerűek, és ahol az alkalmazottak szívesen emlékeznek rájuk.
és hidd el nekünk, ez tökéletesen megvalósítható.
adjon meg megfelelő fizetési módokat
ha valóban hatékonyan szeretné ellenőrizni a munkavállalói költségeket, a legjobb megoldás az, ha személyre szabott fizetési módot ad nekik. Itt jönnek be az üzleti költségkártyák.
a költségkártyákkal előre betöltheti őket egy meghatározott összeggel, amelyet a területen felmerült kiadások széles körére lehet felhasználni: éttermek, benzin, szállodák stb.
ezek a kártyák egyesítik a rugalmasságot a biztonsággal. Az alkalmazottak ugyanúgy költhetnek, mint saját vállalati hitelkártyájukkal. A menedzserek és a pénzügyi csapatok azonban minden kártyára meghatározott korlátokat állíthatnak be, és pontosan láthatják, hogy egy alkalmazott mennyit költött bármely pillanatban.
második lehetőség: virtuális hitelkártya. Ez a tökéletes megoldás az online költségekre, például szállodai szoba foglalására, ingatlan vagy jármű bérlésére, valamint vonat-vagy tervjegyek vásárlására. Ideálisak szoftver előfizetésekhez és digitális hirdetésekhez is.
ez az egyszer használatos kártya az alkalmazottak igényeinek megfelelően használható, és valós időben vezérelhető egy biztonságos internetes platformon keresztül. Ez egyértelmű és részletes felügyeletet biztosít, miközben lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy gyorsan és kényelmesen vásárolhassanak online.
tudja, mi nem jó lehetőség? Elágazás a vállalati hitelkártya felett minden alkalommal, amikor egy alkalmazottnak fizetnie kell. Nem csak ez a szóváltás, de ez is kiteszi a cég a hitelkártya-csalás kockázatát. Nem menő!
digitalizálja a számla visszakeresését
amikor egy csapattag fizet valamiért, meg kell őriznie a nyugtát. Ez egy nagyon egyszerű koncepció, de végtelen problémákhoz vezet a pénzügyi és számviteli csapatok számára.
mert nem számít, mennyire szorgalmasak az alkalmazottak, időről időre elfelejtik vagy elveszítik a bevételeket. És ez azt jelenti, sok oda-vissza a pénzügyi csapat, hogy elmagyarázzák magukat, és megtalálják azokat a fizetési igazolásokat.
annak érdekében, hogy ne pazarolja az időt a számlák gyűjtésére, és győződjön meg róla, hogy mindet megkapja, digitalizálnia kell a nyugta gyűjteményét. Az e-Bevételeket ma már az adóhivatalok elfogadják az egész világon.
a legegyszerűbb módszer egy nyugta-szkennelő alkalmazás. A munkavállaló fizet valamit, majd azonnal lefényképezi a kézhezvételt, amikor megkapja.
nincs adatbevitel a pénzügyi csapatok számára, és az elveszett bevételek száma elhanyagolható.
az előfizetések figyelésének központosítása
egy másik fejfájást kiváltó kiadási probléma az előfizetések. Szeretjük őket, mert a modern SaaS eszközök mindenki számára megkönnyítik az életet. De az összes üzleti csapat által fizetett minden egyes kifizetés tetején tartása olyan, mint a forgó lemezek.
a Google Adwords kulcsszavak kifizetése a marketing osztály számára, a Salesforce az értékesítésért és a Heroku vagy AWS a technikai csapatok számára nehéz lehet nyomon követni az alkalmazottak előfizetéseit.
fent említettük a virtuális kártyákat, és ezek a tökéletes ellenszere a kiadási bajoknak. Ezek segítségével egyedi, ismétlődő kártyát hozhat létre, amelyet minden hónapból (vagy évből) levonnak.
minden kártya egy alkalmazotthoz van rendelve, így tudja, ki irányítja az egyes előfizetéseket. És minden kifizetésnek van egy oka, a jóváhagyó menedzser adatai és a helyes Számviteli kód. Tehát ezeknek a kifizetéseknek az egyeztetése szinte automatikus.
a fontos rész az, hogy mindezt központosítsuk. Győződjön meg arról, hogy minden csapat ugyanazt a folyamatot és fizetési módot használja az előfizetéseihez. Akkor tudja, honnan származik minden fizetés,és könnyen maradhat a tetején.
tipp: Spendesk, központosítja az összes előfizetést, automatikusan összegyűjti a számlákat, sőt szükség esetén azonnal felfüggeszti az előfizetéseket.
Track költségjelentés csalás
nem szórakoztató beszélni, de a költségjelentés csalásának esélye nagyobb, mint gondolná. Az egyik jelentés szerint az alkalmazottak óriási 85% – A elismeri, hogy hazudik a költségigényeken. 10% pedig hamis információkat küld a “minden alkalommal.”
ezeknek nem kell mind rosszindulatú hazugságoknak lenniük. Néha az emberek olyan részleteket alkotnak, amelyekről azt gondolják, hogy igazak, mert már nem rendelkeznek a szükséges információkkal.
a csalás azonban aggodalomra adhat okot, különösen a pénzügyi ellenőrök és csapataik számára. Az Ön feladata, hogy biztonságban tartsa a cég pénzét.
ennek megelőzésének leghatékonyabb módja az, ha egyszerűen megszabadul a költségjelentésektől. Végül is senki sem szereti a költségjelentésekkel foglalkozni.
tekintettel arra, hogy időigényesek és könnyen hamisíthatók, bölcs dolog lenne teljesen megszüntetni őket, és inkább rugalmas és agilis fizetési megoldásokat választani, mint amilyeneket a Spendesk kínál.
digitalizálja és automatizálja a folyamatokat
melyik folyamat veszi fel a legtöbb időt, és a legkevésbé produktív? Azonosítsa őket, digitalizáljon és dematerializáljon. Ehelyett a számlák visszakeresésének hatékony eszközeire összpontosítson, vásárlási kérelmek kezelése, vagy akár valós időben feldolgozhatja a költségeket.
a folyamatok automatizálása és digitalizálása segít abban, hogy jobb eredményeket érjen el, lehetővé tegye csapata számára, hogy nagyobb agilitással dolgozzon, és időt szabadítson fel más fontosabb (és kevésbé unalmas!) feladatok.
további források az automatizálásról:
- Költségautomatizálás: hogyan lehet automatizálni a költségigényléseket és jóváhagyásokat
- 8 a számviteli automatizálás kiváló előnyei
- üzleti automatizálás: automatizálja ezt a hat unalmas pénzügyi folyamatot
- hogyan növeli az AR & AP automatizálás az üzleti termelékenységet
keresse meg a megfelelő költségszabályozási egyensúlyt
a munkavállalói kiadások kezelése arról szól, hogy megtaláljuk a megfelelő egyensúlyt az irányítás és az agilitás között, hogy mindenki érdekeit szolgálhassuk. Az alkalmazottaknak képesnek kell lenniük arra, hogy rugalmasan és kényelmesen végezzék munkájukat, és egyértelmű és részletes felügyeletet kell biztosítani a vállalati kiadások felett.
fontolja meg a nyolc legjobb tippet (fent), és fontolja meg, hogy mely lehetőségek lehetnek az Ön és csapata számára.
