hogyan határozhatja meg csapata a projekt hatókörét

a projektmenedzsment folyamatát nehéz elsajátítani, és talán az egyik szempont, amely a menedzsereket leginkább flummoxes, a projekt hatóköre. A projekt Charta létrehozása vagy a projekt ütemtervének feltérképezése sokkal egyszerűbbnek és egyszerűbbnek tűnik, mint a hatókör meghatározása.

de hiba, ha nem fordítunk elég időt és erőfeszítést a projekt hatókörére. Egy harvardi tanulmány szerint az átlagos projekt 27% – kal túllépte költségvetését. Ha el akarja kerülni ugyanezt, akkor sok időt kell töltenie a hatóköri folyamatra, hogy később ne lepődjön meg.

ha tudja, hogy itt az ideje, hogy foglalkozzon a projekt hatókörét, itt van, hogyan lehet tenni a megbízható projekt menedzsment elvek dolgozni, és készítsen egy, ami a projekt nagy sikert aratott.

áttekintés: mi a projekt hatóköre?

a projekt hatóköre a projekt céljainak, határidőinek és feladatainak listájára utal. A projekt hatókörét gyakran egy hatókörnyilatkozatnak vagy munkanyilatkozatnak nevezett dokumentum részletezi.

a projekt hatókörének dokumentumban történő meghatározásával az egész csapat számára útmutatást nyújt a projekt minden aspektusáról, a végrehajtandó tevékenységektől a szükséges erőforrásokon át az elérendő célokig. A projekt hatóköre kibővíthető, ha többet kell megvalósítani, mint azt korábban gondolták, és szűkíthető, ha a projekt túl nagy ahhoz, hogy a csapat foglalkozzon vele.

a projekt hatóköre fontos része a projektmenedzseri feladatoknak, és segít a tevékenységen maradni és elkerülni a projekt hatókörének kúszását.

a projekt hatókörének meghatározása

könnyű megmondani, hogy mi a projekt hatóköre, de nem könnyű létrehozni egy projekt hatókör dokumentumot. Sok részletet és mozgó alkatrészt tartalmazhat,és ez nem valami könnyű. De ha öt lépésre bontja, a folyamat elég egyszerűvé válik.

1.lépés: a célok meghatározása

a projekt hatókörének meghatározásának első lépése a projekt végtermékének vagy céljainak meghatározása — más néven “teljesítések”—. Kristálytisztának kell lennie abban, hogy mit remél ez a projekt. Célszerű felvázolni céljait az intelligens szabály segítségével:

• mérhető (a cél mérhető nem homályos)
• elérhető (ésszerű azt hinni, hogy a csapat képes elérni ezt a célt)
• reális (viszonylag könnyen elérhető a költségvetés túllépése nélkül)
• időszerű (a meghatározott időkereten belül elérhető)
• )

Tippek a célok meghatározásához:

a célok meghatározása azért fontos, mert megadja a hangot a projekt többi hatókörének. Íme néhány módszer, amellyel biztosíthatja a megfelelő célok kitűzését.

• Légy rugalmas: néha a célok eltolódhatnak vagy teljesen megváltozhatnak a projekt során, és ez rendben van. Például, ha a cél egy kétszintes otthon építése, és lehetősége van tornácot építeni, ha egy bizonyos költségvetés alá kerül, akkor rendben van, ha helyet biztosít a hatókörnek a céljainak megfelelően történő elmozdulásához.
• mindenki bevonása: a célokat nem egy személy dolgozhatja ki; minden érdekeltnek mérlegelnie kell a saját perspektíváját, amely segíthet abban, hogy belefoglalja azokat a dolgokat, amelyeket elmulasztott, vagy elkerülje azokat a célokat, amelyeket nem szabad elérni.

2.lépés: potenciális akadályok meghatározása

a hatékony projekttervezés következő lépése azon területek azonosítása, ahol a projekt kisiklhat. Mi veszélyeztetheti a projekt költségvetését? Mi okozhat jelentős késéseket?

például, ha egy kis házat építesz, akkor az időjárással kapcsolatos problémákba ütközhetsz, ha kétszer annyi esős nap van, mint általában az évnek ebben az időszakában, ami késleltetheti a haladást. Vagy talán a fűrészáru ára 5% – kal emelkedik, mire megrendel egy szállítmányt.

tippek a lehetséges akadályok meghatározásához:

az akadályokat nehéz megjósolni, de valószínű, hogy már van egy jó ötlete arról, hogy mi a legvalószínűbb, hogy rosszul megy a projekt, ezért kezdje ezzel, és dolgozzon kifelé.

• nem hagy ki semmit: Írjon le minden lehetséges dolgot, ami rosszul járhat a projekttel.
• van egy terv: készítsen egy készenléti tervet, amely meghatározza, hogy mit fog tenni az egyes akadályok következményeinek enyhítésére, így készen áll, ha ez megtörténik.

3. lépés: Határozza meg a szükséges erőforrásokat

mennyi pénzt fog fizetni a projekt? Milyen kellékekre van szükség? Hány munkaóra szükséges? Mindezeket a kérdéseket részletesen meg kell válaszolni. Átfogó kutatást kell végeznie, és pontos számokkal kell előállnia; a művelt találgatások szinte biztosan költségtúllépéseket eredményeznek, amelyek kisiklhatják az egész projektet.

Tippek a szükséges erőforrások azonosításához:

az erőforrások pontos elszámolása biztosítja, hogy mindenki rendelkezzen a projekt ütemtervének fenntartásához szükséges eszközökkel, tehát ez egy fontos lépés.

• legyen kimerítő: még a kis költségek is összeadódhatnak, ezért készítsen egy listát minden lehetséges dologról, amelyre a projektnek szüksége lesz a sikerhez.
• konzultáljon másokkal: Ossza meg a létrehozott listát a projekt többi résztvevőjével, hogy lássa, mit gondolnak, és ha valamit kihagyott a listáról.

4.lépés: Adjon meg egy mérföldkő ütemtervet

most, hogy meghatározta a célokat, akadályokat és erőforrásokat, összeállíthat egy általános ütemtervet arról, hogy mit érhet el. Fontos, hogy különítsen el olyan mérföldköveket, amelyek segítenek mindenkinek a projekt előrehaladásának nyomon követésében.

például, ha házat építesz, az első mérföldkő lehet az alapozás, a második lehet a szerkezet keretének felállítása, a harmadik lehet az elektromos és vízvezeték telepítése, a negyedik pedig az elkészült ház.

tippek a mérföldkövek ütemezéséhez:

a mérföldkövek kidolgozása fontos része a projekt hatókörének összeállításának. Amint ez a helyén van, majdnem kész vagy, és innentől kezdve a terv hatókörének kezeléséről van szó.

• Dátum csatolása minden mérföldkőhöz: Nem elég, ha egyszerűen mérföldkövek vannak, dátumokat is hozzá kell csatolni hozzájuk, vagy nincs prioritásérzet a feladatokban, és azt kockáztatja, hogy nem fejezi be időben a projektet.
• legyen készenléti terve: ha kihagy egy mérföldkövet, rendelkeznie kell egy tervvel arról, hogy milyen lépéseket fog tenni a következő mérföldkő időben történő elérése érdekében.

5.lépés: sorolja fel az érdekelt feleket

a projekt céljainak meghatározásával itt az ideje, hogy hozzon létre egy listát az érdekelt felekről. Az érdekelt fél bárki, akinek érdeke vagy aggodalma van a projektben. Például egy építőipari vállalat esetében ez magában foglalja a vezérigazgatót, a pénzügyi igazgatót, a befektetőket és az építési vezetőt.

soroljon fel minden olyan személyt, akinek a projektben részt kell vennie, és jelentős felelősséggel kell rendelkeznie a projekt végrehajtásának biztosításában.

tippek az érdekelt felek felsorolásához:

fontos, hogy az összes érdekelt fél kimerítő listája legyen, mert ha hiányzik valaki, annak jelentős következményei lehetnek a projektben, mert a feladatokat nem fejezték be, mert valaki kimaradt.

• a mérföldkövek áttekintése: az érdekelt felek azonosításának jó módja az, ha végigmegy a projekt hatókörének minden aspektusán, amelyet eddig felépített. Kérdezd meg magadtól, hogy milyen emberek felelősek az egyes mérföldkövek eléréséért, az egyes erőforrások megszerzéséért és az egyes akadályok leküzdéséért. Ez segít elkerülni, hogy bárkit elfelejtsen.
• érdekelt felek csatolása a terv elemeihez: azáltal, hogy neveket rendel a hatókör elemeihez, például erőforrásokhoz, feladatokhoz és mérföldkövekhez, egyértelmű, hogy mi mindenki felelőssége, ami elősegíti a projekt gördülékeny működését.

a legjobb projektmenedzsment szoftver a projekt hatókörének kezeléséhez

a projekt hatókörének a semmiből történő létrehozása kissé ijesztő, de sok szoftver opció létezik, amelyek útmutatást nyújthatnak Önnek. Íme a három legjobb projektmenedzsment szoftver opció, amelyek különösen hatékonyak a projekt hatókörének meghatározásában.

monday.com

monday.com prioritásokat tartalmazó Feladatütemezőt kínál, amely segít a mérföldkövek elrendezésében, valamint egy megosztott csapatnaptárat, amely lehetővé teszi az összes érdekelt fél bevonását. Az erőforrás-kezelő eszköz segít a felhasználóknak a projekt erőforrásainak nyomon követésében.

megtekintheti az összes feladatot és az érdekelt feleket, akikkel kapcsolatban állnak monday.com a műszerfal.

Podio

a Podio feladat-prioritási és ütemezési funkciókkal is rendelkezik, és egyszerű módja az új feladatok bevitelének, ha egyszerűen megnyomja a “T” billentyűt. Dokumentumtárral is rendelkezik, így a projekt hatókörét fájlban tarthatja, és jelentést készíthet, így adatokat gyűjthet arról, hogy a projekt milyen jól teljesít.

a Podio irányítópultja megkönnyíti a projekt érdekeltjeinek és feladatainak áttekintését.

Scoro

a Scoro egyéni mezőkkel rendelkezik az erőforrások nyomon követéséhez és kezeléséhez. Ez is egy feladat létrehozása és lista rendszer, amely lehetővé teszi, hogy kezelje a mérföldkövek, és meg tudja jelölni az érdekelt felek. Dokumentumtárolóval és fájlmegosztással, valamint költségvetési jelentésekkel és irányítópultokkal is rendelkezik, így megnézheti a pénzügyeket.

a Scoro irányítópultja a projekt hatókörének minden aspektusát egy helyen tartja.

itt az ideje, hogy saját projekt hatókört hozzon létre

most, hogy tudja, mi minden történik a munkaterület létrehozásával, itt az ideje, hogy önállóan dolgozzon. Tegye fel magának ezeket a kérdéseket:

• melyek a projekt életciklusának szakaszai?
• van már projekt hatókör-nyilatkozatom, amelyet adaptálhatok és kibővíthetek?
• mennyire legyen széles vagy szűk a projekt hatóköre, és elvégeztem-e már a projekt hatókörének elemzését ennek meghatározására?
• mi az a hatóköri tudásterület, amellyel foglalkoznom kell?

tegyen félre néhány órát a következő egy-két héten, hogy üljön le és menjen végig a fenti lépéseken. Nézzen meg egy vagy két projekt hatókör-példát, hogy lássa, mások hogyan csinálták. Aztán kezdj el dolgozni, és rajzolj egyet.