hogyan használjuk a valós idejű adatokat Excel Financial Forecasting

New York Yankees legenda Yogi Berra híresen azt mondta: “ha nem tudja, hová megy, akkor a végén valahol máshol.”A jó pénzügyi tervezés a jó előrejelzéssel kezdődik. Az Excel viszonylag egyszerűvé teszi a folyamatot, feltéve, hogy könnyen hozzáférhet a múltbeli eredményekhez, az aktuális egyenlegekhez és a jövőbeli előrejelzésekhez.

sok különböző típusú előrejelzések, hogy érdemes létrehozni, jellegétől függően az üzleti. Az értékesítési előrejelzések a leggyakoribbak, mivel a legtöbb vállalkozás a jelenlegi válsághelyzet miatt ingadozó bevételeket és ingadozást tapasztal az értékesítésben. Nézzünk meg néhány módszert, amellyel értékesítési előrejelzést hozhat létre az Excel használatával, valamint az ERP és CRM rendszerek valós idejű adataival együtt.

Egyszerű indítás: előrejelzés az értékesítési előzmények alapján

a legegyszerűbb megközelítés két oszlopos sorozattal kezdődik. Tegyük fel, hogy az “A” oszlop dátumsorozat, a “B” oszlop pedig a heti értékesítési évet mutatja. Először jelölje ki az adatokat ebben a két oszlopban. Az Excel Adatmenüjében válassza az “előrejelzési lap” lehetőséget, és megjelenik egy grafikon, amely a múltbeli értékesítéseket és a tervezett jövőbeli értékesítéseket mutatja.

kattintson az “Opciók” gombra (közvetlenül a grafikon alatt), és beállíthatja az előrejelzési számításokat vezérlő változókat. Végül kattintson a” Létrehozás ” gombra, és az Excel létrehoz egy új munkalapot, amely megmutatja az előrejelzett értékesítéseket, valamint egy felső (optimista) vetítést és egy alsó (pesszimista) vetítést.

valós idejű: Csatlakozás az ERP-hez és a CRM-hez

most, hogy az alapok a helyükön vannak, nézzük meg, hogyan lehet beépíteni az értékesítési és csővezeték-adatokat. A forrásadatokra mutató valós idejű hivatkozások frissíthetik az előrejelzést, amint új információk válnak elérhetővé. Nincs szükség az információk másolására és beillesztésére, ami nemcsak unalmas, hanem valószínűleg hibákat is bevezet az előrejelzésbe.

sok vállalat esetében az értékesítési adatok az ERP rendszerben, a csővezeték pedig egy külön CRM adatbázisban élnek. Az adatok megjelenése az Excelben egyszerű, ha olyan terméket használ, amelyet az ERP szoftver szem előtt tartásával terveztek. (Egy sor ilyen eszközök állnak rendelkezésre insightsoftware, amely integrálja a több mint 140 különböző ERP rendszerek.)

térjünk vissza az egyszerű értékesítési előrejelzéshez, és képzeljük el, hogy nézhet ki a valós idejű adatkapcsolatokkal. Kezdhet egy oszloppal, amely a heti értékesítési összegeket közvetlenül az ERP rendszerből húzza. Ez ugyanazt a képet adja, mint korábban, de ahelyett, hogy manuálisan írná be (vagy másolná és beillesztené), közvetlenül az ERP szoftverből származik. Ha valami megváltozik (például ha a múlt heti számokhoz módosították a bejegyzést), akkor az automatikusan frissül az Excel előrejelzésében.

a következő oszlopban súlyozott csővezeték-vetületet adhat hozzá. Sok vállalat számára ez megkövetelheti, hogy önálló CRM rendszerhez kapcsolódjon.

végül elvégezhet egy előrejelzést a korábbi értékesítések alapján, és egyszerűen ellenőrizheti az előrejelzést a folyamathoz képest. Ez különösen hasznos annak megértésében, hogy az Excel által biztosított statisztikai előrejelzést támogatják-e az értékesítési csapattól származó csővezeték-számok.

egyéb típusú előrejelzések

míg az értékesítési előrejelzés a puzzle egyik nagyon fontos darabját nyújtja, ezen elvek alkalmazásának számos módja van. A Cash flow minden vállalkozás éltető eleme, ezért fontos megérteni, hogy a készpénzhelyzet hogyan fog kinézni az elkövetkező hetekben és hónapokban. A készpénzegyenlegekre, a követelésekre, a kötelezettségekre, valamint az előre jelzett bevételekre és kiadásokra mutató valós idejű hivatkozások kombinálásával az Excel-felhasználók olyan be-és kiáramlási modelleket hozhatnak létre, amelyek automatikusan frissülnek az üzleti változás során.

egy kifinomultabb megközelítés a “3 kimutatás modell”, amely egyetlen előrejelzést nyújt, amely összekapcsolja az eredménykimutatást, a mérleget és a cash flow kimutatást egyetlen pénzügyi modellbe. Egy jól megfogalmazott 3 nyilatkozat előrejelzés segítségével valós idejű linkek adhat világos, up-to-date láthatóság a jövőbeli pénzügyi feltételek a szervezeten belül mindenkor.

egyszerűség a bonyolult világban

a célra épített szoftvereszközök jelentősen megkönnyítik a pontos és könnyen karbantartható jelentések készítését.

a 3 kimutatás modell (vagy bármilyen előrejelzés, amely a főkönyvi adatok), Ez különösen hasznos, hogy képes legyen hozzá hivatkozásokat, amelyek összefoglalják a számlaegyenlegek alapján számla szegmensek, osztályok, vagy tartományok számlák. Az insightsoftware, például a Bizview által kínált kifinomult eszközök lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy helyettesítő karakterek segítségével összesítsék a GL-fiókok összességét.

nézzünk egy példát. Ha a GL-számlaszámok tartalmaznak egy olyan szegmenst, amely a termékosztályt jelöli, és egy másik, amely meghatározza a földrajzot, érdemes létrehozni egy cellahivatkozást, amely az összes bevételi számlát 41000 és 42999 között húzza, de csak a 100-199 tartományba tartozó terméksorokhoz, és csak a földrajz 40-hez. A cella hivatkozása így nézhet ki: “–40”.

ennek a megközelítésnek az a varázsa, hogy automatikusan kihúzza a GL-t a megadott tartományok alapján, még akkor is, ha új fiókokat ad hozzá. Ez enyhíti azt a problémát, hogy újra kell formázni a jelentéseket, amikor új főkönyvi fiókot adnak hozzá.

a megfelelő szoftvereszközök képesek lesznek kezelni ezeket a kifinomult pénzügyi és számviteli igényeket. Egy másik példa egy többvállalati nyilatkozat, amely több leválasztott ERP rendszerből származik. Ez gyakori forgatókönyv leányvállalatok, nemzetközi divíziók, illetve egyesülések és felvásárlások esetén.

az adatok biztonságának megőrzése

végül el szeretné menteni az előrejelzést egy biztonságos helyre, és elosztani a megfelelő embereknek. Sajnos a pénzügyi és számviteli szakemberek által készített Excel fájlok nagy részét a helyi merevlemezeken tárolják, ahol lopásnak vagy elvesztésnek vannak kitéve. Fontos, hogy az adatokat központi helyen tárolja, megfelelő biztonsággal és biztonsági mentéssel.

az előrejelzési adatok terjesztése szintén biztonsági problémát jelenthet. Lehet, hogy a legegyszerűbb az előrejelzés egyetlen helyen történő kidolgozása, de nem feltétlenül szeretné, ha az osztályvezetők az egész szervezet adatait látnák. Keressen olyan technológiai eszközöket, amelyek támogatják a korlátozott terjesztést, numerikus értékek küldését például valós idejű linkek megadása nélkül, vagy az előrejelzések PDF formátumba konvertálását terjesztésük előtt.

Az Előrejelzések Mindig Tévesek . . . De hasznos

gyakran mondják, hogy minden előrejelzés téves, de mégis nagyon hasznosak. A jó tervezés reális elvárásokkal kezdődik. A Microsoft Excel egy ismerős, hatékony eszközt biztosít a szervezet adatainak életre keltéséhez és olyan információk megszerzéséhez, amelyek segítenek a vállalat vezetésének irányításában. A vállalati adatokhoz valós időben kapcsolódó eszközökkel kombinálva az Excel-alapú előrejelzés lehet az a különbség, amely segít tisztán látni az előttünk álló utat, és időben beállíthatja az akadályokat.