Hogyan fejti ki hatását a PRINCE2?

legutóbbi blogbejegyzésünkben bevezető áttekintést adtunk arról, hogy mi is pontosan a PRINCE2.

a projektmenedzsment szabványosított keretrendszere, a “projektek ellenőrzött környezetben”, vagy röviden PRINCE2, a de facto módszer a projektek irányítására és tervezésére, amelyek számos formát, időtartamot és hatókört ölelnek fel.

a végeredmény előállítására való összpontosítás előírása, annak meghatározása, hogy mit, mikor és ki állít elő, ahelyett, hogy irányítaná a dolgokat, a PRINCE2 rendkívül képlékeny, skálázható és rugalmas számos projekttípusban és iparágban.

de hogyan működik a PRINCE2?

ahhoz, hogy megértsük, hogyan működik a PRINCE2, először meg kell értenünk, hogy a PRINCE2 alapvető értékei hogyan határozzák meg a projektet. A PRINCE2 szerint a projekt egy ideiglenes szervezet, amelyet egy vagy több termék előállítására hoztak létre egy előre egyeztetett üzleti esettel összhangban. Ami alapvetően azt jelenti, hogy a PRINCE2 elkötelezett, a végeredményre vagy az üzleti termékre összpontosítva, az üzleti életképesség mellett.

a PRINCE2 projektet néhány paraméter határozza meg, főleg:

• A projektek ideiglenesek
• A projektek nem sortevékenységek
• A projektek forrásokat igényelnek
• A projekt elindult
• a projekteknek eredményeket kell hozniuk
• A projekt változást hoz
• A projektek gyakran Osztályközi
• a projekteknek mindig életképesnek kell lenniük az üzleti ügyfél számára

alkalmazkodás a Prince2 projektkörnyezethez

ha egy projektet ellenőrzött PRINCE2 környezetben működőképesnek kell tekinteni, a fent vázolt paramétereken belül dolgozva, a következő lépés a Prince2 testreszabása módszer a projekt szerkezete annak érdekében, hogy megszerezzék a legerősebb és legsikeresebb, eredmény.

a PRINCE2 structures három kulcselemből álló skálázható struktúrán keresztül projektál, amelyek mindegyike egy tartós végtermék létrehozására összpontosít. A három elem a Prince 7 alapelve, 7 témája és 7 folyamata 2, amelyeket ezután a projekt igényeihez és sajátos környezetéhez lehet igazítani.

a módszer és a környezet közötti folyékonyság kulcsfontosságú. A 7 téma adaptálható mind a projekt formájához, mind hatóköréhez, vagy a PRINCE2 terminológiája összehasonlítható a projekt környezetében létező nyelvvel, csökkentve a menedzsment termékek számát, amíg csak a legintenzívebbek maradnak – mint például a Projektnapló, a projekt állapotjelentése és a projekt befejezési jelentése. Hasonlóképpen, a PRINCE2-n belüli szerepek és folyamatok csökkenthetők vagy testre szabhatók.

csak a PRINCE2 alapelvei változatlanok maradhatnak minden projektben.

Bevezetés a PRINCE2 alapelvei, témái és folyamatai

a PRINCE2 alapelvei, témái és folyamatai iránymutatásként szolgálnak a projekt ellenőrzése alatt tartásához, ami alapvetően a PRINCE2 célja. A 7 alapelv, téma és folyamat nagyrészt elválaszthatatlan, mindegyik segíti a másik tájékoztatását és meghatározását, felépítve a PRINCE2 módszertan kapcsolatát. A 7 alapelv, mint például az üzleti indoklás és a kivételen keresztüli menedzsment, a 7 témát építi fel a kockázatkezelésben vagy a tervezésben, amelyek viszont segítenek a 7 folyamat meghatározásában.

a PRINCE2 7 alapelve

a PRINCE2 7 alapelve az egyetlen része a keretrendszernek, amelyet mereven kell alkalmazni ahhoz, hogy a PRINCE2 keretet egy projekten felhasználhassák. Szükséges alapként szolgálnak ahhoz a kerethez, amelyre építeni kell.

1.Folytatódó üzleti indokolás

a projekt megkezdése előtt el kell dönteni a projekt céljait és várható értékét. Ezeket azután a projekt folytatásának igazolására használják, a projekt előrehaladásának következetes értékelésével, mind a projekt, mind az üzlet célkitűzéseinek megfelelően.

2.A tapasztalatból való tanulás

PRINCE2 megköveteli egy tapasztalati napló vezetését, ahol a Kockázatok, problémák, elkövetett hibák, jó tapasztalatok, új ötletek és fejlesztések kerülnek rögzítésre. A projekt csúcspontján a tapasztalati jelentés alapjaként a napló segítséget nyújt Önnek és csapatának a jövőbeli projektek irányításában.

3.Meghatározott szerepek és felelősségek

a PRINCE2 projekten belül három érdekelt felet ismernek el, akik mindegyike különböző érdeklődési körrel rendelkezik a projektben: vállalkozók, beszállítók és felhasználók. A vállalkozó projektszponzorként működik, elvárva a hasznosságot; a felhasználó dolgozik és értékeli az eredményeket; és a szállító előállítja az eredményeket. Minden PRINCE2 projektben egyértelműen meghatározott szerepek és felelősségek vannak, amelyek a saját érdekeik pontos képviseletére irányulnak. Ezek az érdekeltek ezután az irányítóbizottságból állnak, amely meghozza a projekttel kapcsolatos fontos döntéseket.

4.Irányítási szakaszok felügyelete

a keretrendszer tervezési, végrehajtási és felügyeleti szakaszai mellett a PRINCE2 számos olyan irányítási szakaszba integrálódik, amelyek tervezést és költségvetést igényelnek. Az üzleti esetet kihasználva az irányítóbizottság végrehajtja a következő szakasz végrehajtását, beleértve a tervezést, beleértve a költségvetést is. Minden szakaszban van egy szükséges színpadi terv, amely összekapcsolja a projekttervet, hogy hozzáférhetővé tegye a projektcsapat számára.

5.Management by Exception

Management by exception egy olyan projektstruktúra, amely magasabb szintű kockázatkezelést kínál. Meghatározott időtartam, költség, hatókör és kockázat, valamint elfogadható tűréshatár meghatározása a hierarchikus irányítási struktúra minden szintjén, és eszkalációs politika végrehajtása, ha a tolerancia ezen fokai bármelyikét megsértik vagy megsértik. A PRINCE2 nagyobb szintű ellenőrzést biztosít a projekt futtatása felett.

6.Fókuszban a termékek

a PRINCE2 célja olyan eredmények létrehozása, amelyek a kereten belül vannak, úgynevezett termékek. Azáltal, hogy nem határozza meg a termék szállításának logisztikáját, hanem inkább a minőségre összpontosít, a PRINCE2 könnyen kombinálható más projektmenedzsment módszertanokkal vagy megközelítésekkel, mint például az agilis – és általánosan alkalmazható.

7.A PROJEKTHELYZETHEZ való alkalmazkodás

a PRINCE2 nem egy kaptafára alkalmas megközelítés a projektmenedzsmentben, a módszert az adott projekthelyzet előnyeihez kell igazítani és alkalmazni. A PRINCE2 képzett vagy tapasztalt projektmenedzsereivel együttműködve a PRINCE2 által biztosított kiigazítási irányelvek mellett az irányítóbizottság megteszi a szükséges egyeztetéseket a PRINCE2 témáival és folyamataival.

a Prince 7 témája 2

a 7 téma a szükséges ismeretek olyan területei, amelyeket figyelembe kell venni a projekt teljes élettartama alatt. Olyan kérdésekre adnak választ, mint: Miért, ki, mi, mikor, hogyan mi van, ha milyen hatásai vannak, hová megyünk, és hová akarunk menni?

1.Üzleti ügy

az üzleti ügy a projekt miértjére vonatkozik. A projekt felépítését és tervezését az érdekelt felek határozzák meg, és az üzleti esetet minden irányítási szakaszban frissíteni kell, részletesebbé téve annak érdekében, hogy a projekt közelebb kerüljön a valósághoz.

2.Szervezet

a PRINCE2 projekt során kijelölendő és kiigazítandó szerepeket és felelősségeket leírva a szervezet a projekt ‘who’ – jára vonatkozik. A szervezet delegálja a feladatokat, és meghatározza a tolerancia szintjét, amelyhez a feladatokat el kell végezni, kivételes menedzsmentet alkalmaz, és navigálja a projekt és az üzlet közötti interakciókat.

3.Minőség

a minőség a projekt céljának egyetemes megértését jelenti, amely magában foglalja a projektcsapatot, a vezetést és az érdekelt feleket. A projekt sikerét és a termék átadását meghatározó kritériumok egyértelmű megfogalmazása nélkül a projekt valószínűleg kudarcot vall. A ‘ mi ‘ a projekt.

4.Tervek

a szabványosított tervek elengedhetetlenek a PRINCE2 projektek működéséhez, a projekttervektől a csapattervekig, és részletezik a projekt hogyan és mikor. A mikrótól a makróig a tervek lehetővé teszik a projekt eredményének ellenőrzését.

5.Kockázatok

mivel a projektek ideiglenesek, és általában csak egyszer történnek meg, nagy százalékban bizonytalanok az eredményükkel kapcsolatban. A kivételes menedzsment és a folyamatos projektértékelés a folyamatos monitoring révén csökkenti a kockázat lehetőségét.

6.Változások

a változások arra vonatkoznak, hogy a lehetséges problémák milyen hatással lehetnek a projektre, és hogyan kell kezelni őket – felteszi a kérdést: Mi történne, ha? A PRINCE2 projektek irányítási struktúrájával összhangban a jelentős változásokról tájékoztatni kell az irányítóbizottságot.

7.Progress

a téma, amely a projektterv és az előírt eredmények elérhetőségének folyamatos értékelésére vonatkozik, strukturált döntési folyamaton, eredményfigyelésen és a menedzsment eszkalációs folyamaton keresztül.

a PRINCE2 7 folyamata

a PRINCE2 folyamatainak irányítaniuk kell az eredmények előállítását és strukturálniuk kell a projekt céljait.

1.Projekt előkészítése

a projekt első szakasza a projekt megkezdése előtt történik, megkérdezve, hogy a projekt egyáltalán megvalósítható-e, ha a kívánt eredmények, valamint az előre jelzett költségek és a projekt hatóköre mellett értékelik. A projekt előkészítését a projekt vezetői által kiadott projektmegbízással kell megindítani, amely megfogalmazza a projekt felállításához kapcsolódó feladatokat, ideértve a projektmenedzserek megnevezését is. A Who ezután létrehoz egy tervet, amely részletezi a projekt megindítását, a kezdeményezési szakaszt, amelyet az irányítóbizottságnak ad át, a folytatásra vagy a lemondásra vonatkozó ajánlás mellett.

2.Projekt irányítása

a projekt megkezdése után megkezdődik az irányelv szakasza. Az irányítóbizottság makroszinten vezeti a projektet, míg a projektmenedzserek végzik a napi irányítási feladatokat. Kivételes körülmények között, vagy egy tűréshatár túllépése esetén az irányítóbizottság csak akkor avatkozhat be a projekt mikrovezetésébe.

3.Projekt kezdeményezése

a kezdeményezési szakasz elsődleges célja, hogy alapot teremtsen az irányítóbizottság számára a javasolt projekt engedélyezésére vagy elutasítására vonatkozó döntés meghozatalához. Mivel a projekt finanszírozása gondos tervezést és részletes értékelést igényel, a projekttervezés, a szakaszrendszer és a kockázati, kommunikációs és integrációs stratégiák kidolgozása mellett az érdekelt felek elemzését is el kell végezni. A projektdokumentáció a projektmenedzserek és az irányítóbizottság közötti megállapodás alapján is létrejön.

4.A színpad irányítása

a színpad irányítása vagy irányítása a projektmenedzser talajszintű munkájára utal. A munkacsomagok engedélyezésétől és értékelésétől kezdve az irányítóbizottsággal folytatott következetes kommunikációig és a lehetséges kockázatok értékeléséig – szükség esetén a korrekciós intézkedések fokozásáig vagy bevezetéséig – a szakasz ellenőrzési folyamata átfogó.

5.Termékszállítás kezelése

a PRINCE2 projekt által generált összes eredményre termékekként hivatkozunk, amelyek megkülönböztethetők a projekten belül a projekt irányítására használt menedzsment termékek és a speciális termékek, vagy az összes projekt eredménye között. E folyamat során a csapatmenedzser vállalja a munkacsomagok kézbesítésének felelősségét, és meghatározza azokat a stratégiákat, amelyeken keresztül a projekt és a csapatmenedzserek kölcsönhatásba lépnek. Ez a folyamat az, ahol az erőforrások nagy részét felhasználják, és segíti az ‘egy szakasz irányítása’ folyamatot.

6.A Szakaszhatárok kezelése

a PRINCE2 projekteket a menedzsment szakaszokon keresztül irányítják, és a projektmenedzser tervezi és hajtja végre. Minden egyes szakasz akkor lép életbe, amikor az előző szakasz lezárása megkezdődött, és következetesen értékelik a projektterv és az irányítóbizottság frissítését. A szakaszok a projekt előrehaladásának értékelése. Ha a toleranciaszinteket megsértik, akkor a korrekciós eljárásokat kivétel útján lehet végrehajtani.

7.Projekt lezárása

még akkor is, ha egy projektet a megfelelő befejezés előtt leállítottak, minden PRINCE2 projektben a zárási folyamat mindig kerek lesz. A projektmenedzser feladata, hogy értékelje és lezárja a tapasztalatokról szóló dokumentumot, átadja azokat a vonalszervezetnek, és ajánlást készítsen az irányítóbizottság számára a projekt lezárására.

a projekt befejezése után elkészítik a felülvizsgálati tervet, végrehajtják az irányítási folyamatot, hivatalosan bejelentik a projekt befejezését és az irányító bizottság feloszlik.