a szoftver RFP: minden, amit tudnod kell

hogyan reagál a szoftver RFP

a technológiai vállalatok, válaszol szoftver RFP egy ismerős folyamat. Ha azonban csalódott, hogy az RFP erőfeszítései túl sok időt vesznek igénybe, és nem fizetnek ki, akkor itt az ideje egy új megközelítésnek.

először ellenőrizze, hogy a folyamat követi-e a javaslat legjobb gyakorlatait. Ezután finomítsa javaslatának minden részét a vezetői összefoglalótól a végső bemutatóig.

javaslat folyamat legjobb gyakorlatok

döntsd el, hogy licitálni vagy nem licitálni

egyik gyakori oka a győzelem aránya alacsony lehet, mert te licitálni RFP-k, amelyek nem jó illeszkedést. Amikor a szoftver RFP-kről van szó, gyakran a Vevő mindent akar, de nem tudja pontosan, mire van szüksége. Következésképpen nehéz meghatározni, hogy van-e jó esélye a vállalkozás megnyerésére.

tehát, mielőtt belevágna a javaslat elkészítésébe, alaposan vizsgálja meg a hatókört és a műszaki követelményeket. Ezután készítsen egy listát a nyomon követési kérdésekről, hogy megértse, mely funkciók és funkciók üzletkötők. Ezzel az információval, akkor hatékonyabb ajánlatot vagy nem ajánlatot megbeszélések.

töltse le ezt a hasznos ellenőrzőlistát, hogy irányítsa az ajánlatot vagy az ajánlatot.

optimalizálja javaslatát projekttervezés

túl gyakran a szoftverjavaslat átfutási ideje szűk. Az ügyfélnek sürgősen szüksége van, de bölcs befektetést is szeretne tenni. Megalapozott projektmenedzsment stratégia nélkül káosz és zűrzavar alakul ki.

számos bevált módszer létezik a javaslatcsoport és a folyamat megszervezésére. Például próbáljon ki egy RACI mátrixot. Mivel részletezi a csapattagokat és szerepüket, mindenki tudja, mire számíthat, és milyen lépések következnek. Alternatív megoldásként létrehozhat egy javaslat idővonalát vagy Gantt-diagramját a feladat időzítésének nyomon követéséhez.

tekintse át a korábbi javaslat tartalmát

általában a szoftver RFP-k ugyanazokat a kérdéseket teszik fel. Ahelyett, hogy minden RFP-re átírná a válaszokat, használja a korábbi javaslat tartalmát sablonként a jövőbeli válaszokhoz. A legjobb módja annak, hogy mentse és megtalálja a közös válaszokat, amikor szüksége van rájuk, hogy hozzon létre egy javaslat tudástárat vagy tartalomtárat.

egyes csapatok manuálisan kezelik tartalmukat egy táblázatban vagy Word dokumentumban. Bár ez a megközelítés jobb, mint a nulláról kezdeni a válaszokat, az információ gyorsan rendezetlenné és keltezetté válik. Következésképpen sok javaslati csapat javaslatkezelő szoftvert használ a tudásmenedzsmenthez. Az RFP response szoftver lehetővé teszi az együttműködést és a javaslat automatizálását azáltal, hogy azonosítja azokat a kérdéseket, amelyekre már válaszolt, és javasolja a megfelelő választ.

könnyítse meg a dolgokat a tárgyszakértők számára

a Tárgyszakértőknek (kkv-k) zsonglőrködniük kell teljes munkaidős szerepükkel, valamint javaslati feladataikkal. Mondanom sem kell, hogy ez egy nagy munka, és nem mindig könnyű nekik azonnal reagálni az RFP-kre. Ha nyomon követési e-maileket kell küldenie és késedelmeket kell kezelnie, könnyen frusztrálható. A javaslat folyamatát azonban mindenki számára kissé megkönnyítheti.

miközben új kérdésekkel kell találkoznia, használja a tudáskönyvtárat, hogy a lehető legtöbbet töltse ki a javaslatból. Például a SaaS RFP-k akár 80% – át a pályázatok automatizálása teszi teljessé, és a pályázatkezelő felülvizsgálja, mielőtt bevonja a kkv-kat. Ez a megközelítés könnyebb terhelést jelent számukra, és gyorsabb válaszokat jelent az Ön számára.

javaslat felülvizsgálata és felülvizsgálata

most itt az ideje, hogy húzza össze az egészet. Tekintse át javaslatát az elejétől a végéig. Teljes és megfelelő? Az összes válasz együtt működik? A stílus és a stílus úgy hangzik, mint a márka? Végül vannak-e elírások, nyelvtani hibák vagy ellentmondások? Jelentéktelennek tűnhet, azonban, a részletek számítanak. A kis hibák nagy benyomást kelthetnek.

végleges jóváhagyás és benyújtás

a folyamat utolsó lépése az, hogy megkapja a végső aláírást a végrehajtó jóváhagyótól. Miután megkapta a jóváhagyási pecsétjét, feltétlenül küldje el a javaslatot időben és a benyújtási követelményeknek megfelelően.

hogyan lehet javítani a szoftverjavaslat egyes részeit

ha hasonló szoftvermegoldásokkal versenyez, fontos, hogy a javaslat emlékezetes legyen. A legjobb, ha a javaslat minden részét meghatározott célra használja.

emelje fel vezetői összefoglalóját

gondoljon a vezetői összefoglalóra, mint a vevő bemutatására. Nem mindenki, aki megkapja a javaslatát, alaposan elolvassa. Azonban, valószínűleg lefölözik a vezetői összefoglalót. Ezért számítania kell. A vezetői összefoglalónak meg kell magyaráznia a leghatékonyabb módszereket, amelyekkel segítheti az Ügyfelet a célok elérésében, felfedezheti a legfontosabb megkülönböztetőket, és nem lehet több, mint egy oldal hosszú.

töltse le ezt a sablont, hogy a vezetői összefoglaló félelmetes (és egyszerű) legyen.

RFP kísérőlevél

ha a vezetői összefoglaló a bevezetés, az RFP kísérőlevél a következő barátságos csevegés. Valójában a kísérőlevél kapcsolatot teremt. Legyen beszélgető, megközelíthető és adjon hozzá egy kis személyiséget, hogy emlékezetes legyen. Ezenkívül fontos, hogy kifejezze az ügyfelek igényeinek megértését, sikertörténetet meséljen el, és ossza meg elképzeléseit a partnerség jövőjéről.

Merítsen ihletet az RFP kísérőlevél sablon letöltésével.

mester az üzenetküldés

nyerő szoftver RFP válaszok igényel trükkös egyensúlyt a technikai szakértelem és megközelíthető üzenetküldés. Miközben át akarja adni szakértelmét, vigyázzon, ne idegenítse el RFP-értékelőit. Ne feledje, hogy tartsa szem előtt az átlagos felhasználót, és beszéljen úgy, hogy megértse.