Tietoliikennetyypit

kommunikointi on prosessi, jossa tietoa välitetään ja samaa ymmärretään ihmiseltä toiselle. Viestintä tarkoittaa siis jonkun tiedon, tosiasioiden tai mielipiteiden ymmärtämistä.

viestintä voi olla eri muodoissa, se voidaan luokitella seuraavasti:

1. organisaatiorakenteen perusteella
2. suunnan perusteella
3. ilmaisutavan perusteella

viestintätyypit

1. muodollinen viestintä
2. epävirallinen viestintä
3. alaspäin suuntautuva viestintä
4. horisontaalinen viestintä
5. Diagonaalinen viestintä
6. suullinen viestintä
7. suullinen viestintä
8. suullinen viestintä
9. suullinen viestintä
10. suullinen viestintä
11. suullinen viestintä
12. kirjallinen viestintä

1. Organisaatiorakenne
   • virallinen viestintä
   • epävirallinen viestintä
2. suunta
   • alaspäin suuntautuva viestintä
   • ylöspäin suuntautuva viestintä
   • horisontaalinen viestintä
   • Diagonaalinen viestintä
3. ilmaisutapa
   • sanaton viestintä
   • suullinen viestintä
     1. suullinen viestintä
     2. kirjallinen viestintä

organisaatiorakenteen perusteella

organisaatiorakenteessa yritysviestintä, on olemassa kahdenlaisia viestintä:

• virallinen viestintä
• epävirallinen viestintä

muodollinen viestintä

muodollinen viestintä on tiedonkulkua virallisesti vakiintuneiden kanavien kautta organisaatiossa. Tällainen viestintä voi olla suullista tai kirjallista.

• enimmäkseen johtajien hallinnassa
• se on luonteeltaan hierarkkinen ja liittyy esimies-ja alaisuussuhteeseen
• yleensä liittyy henkilön muodolliseen asemaan ja asemaan
• se voi olla ylöspäin, alaspäin ja horisontaalisesti.

muodollisen viestinnän edut

• noudattaa käskyn yhtenäisyyden periaatetta
• hallittu tiedonkulku ja systemaattisuus
• auttaa vahvistamaan vastuita paremmasta tehokkuudesta
• esimiehillä on täysi kontrolli viestinnän luonteesta ja suunnasta
• auttaa ylläpitämään auktoriteettisuhdetta
• opetusvirrat ovat hyvin täsmällisiä, selkeitä ja täsmällisiä.
• auttaa ylläpitämään suoraa yhteyttä alaisiin.

muodollisen viestinnän haitta

• se on aikaa vievä prosessi
• sillä ei ole henkilökohtaisia kontakteja ja suhteita
• sitä voidaan vastustaa ja vääristellä
• se viivästyttää viestintäviestiä muodollisen menettelyn vuoksi
• se estää vapaan, sujuvan ja tarkan tiedonvaihdon

epävirallisella viestinnällä

epävirallisella viestinnällä tarkoitetaan henkilökohtaisiin suhteisiin perustuvaa viestintää. Se on eräänlainen viestintä, joka on rakentamatonta, epävirallista ja suunnittelematonta.

• se ei noudata johdon asettamia virallisia kanavia
• se kulkee usein ystävien ja läheisten välillä ja liittyy pikemminkin henkilökohtaisiin kuin ”paikkakuntakohtaisiin” asioihin.
• sitä ei voida osoittaa kaaviossa, eikä sitä säännellä muodollisilla säännöillä ja menettelyllä.

epävirallinen viestintä on sosiaalisen vuorovaikutuksen tulosta ja tyydyttää ihmisten luonnollista halua kommunikoida keskenään. Epävirallinen viestintä auttaa torjumaan työuupumuksen ja yksitoikkoisuuden vaikutuksia ja toimii työhön liittyvän tiedon lähteenä.

sitä kutsutaan myös rypäleviestinnäksi. Grape wine communication välittää epävirallista tietoa. Se ei ole luotettava tietolähde. Johtajien tulisi olla hyvin varovaisia tällaisessa viestinnässä.

epävirallisen viestinnän edut

• se on joustava ja luotettava viestintäkanava
• se luo keskinäistä yhteistyötä
• se voi toimia arvokkaana apuna organisaation sääntöjen, arvojen ja moraalin viestinnässä
• se on hyödyllinen tiimityöskentelyssä organisaatiossa
• se antaa tehokasta palautetta johtajalle
• se täydentää virallinen viestintä
• se luo onnistunutta pr-toimintaa organisaatiossa
• jos se toteutetaan tehokkaasti, se johtaa menestykseen

epävirallisen viestinnän haitat

• se aiheuttaa väärinkäsityksiä ja epävarmuutta
• johtuen erilaisista käsityksistä kuiskailuun osallistuneista henkilöistä, tiedon ketjutulkinnat voivat muuttua
• on vaikea uskoa tietoon, koska sen lähdettä ei voida tunnistaa
• se johtaa joskus salaisen tiedon vuotamiseen
• sen läpi kulkeva tieto on epätarkka ja vääristynyt
• sitä on vaikea hallita, koska sen kulkua ja suuntaa ei voida tarkistaa

perusteella Suunta

suuntien perusteella viestintä voi olla neljänlaista viestintää:

1. alaspäin suuntautuva viestintä
2. ylöspäin suuntautuva viestintä
3. horisontaalinen viestintä
4. Diagonaalinen viestintä

alaspäin tapahtuvaa viestintää

komentoketjussa tapahtuvaa viestintää esimiehiltä alaisille kutsutaan alaspäin tapahtuvaksi viestinnäksi.

tällainen viestintä voi tapahtua käskyjen, ohjeiden, politiikkojen, ohjelmien jne.muodossa. Se voi olla kirjallinen tai suullinen.

tämän tyyppisessä viestinnässä indusoidaan seuraavat viestit:

• suoritusta koskeva vahvistus
• työtehtävä ja ohjeet
• käskyt, ohjeet ja vastuut
• ideologinen tiedon tyyppi
• organisaation menettelytavat ja käytännöt.

alaspäin suuntautuvan viestinnän edut

• se on hyödyllinen alaisen valvonnassa
• se selittää organisaation suunnitelmat ja toimintatavat työntekijöille.
• se on väline delegoida valtaa
• se on hyödyllinen sidottaessa eri tason työntekijöitä
• se edistää palautteen kautta tapahtuvan ylöspäin suuntautuvan viestinnän tehokkuutta
• se auttaa valmistamaan ihmisiä muutokseen

alaspäin suuntautuvan viestinnän haitat

• se on omiaan edistämään yksisuuntaista viestintää
• se on aikaa vievää, koska tieto kulkee eri tasojen kautta
• joskus johtaja saattaa suodattaa tietoa tai pidätellä joitakin tietoja pelätessään, että se voi olla
• kun viestittely vie aikaa, joskus viesti muuttuu tehottomaksi ja voi menettää merkityksensä

ylöspäin suuntautuvaa viestintää

kun sanoma lähetetään organisaatiohierarkian alhaalta ylös, sitä kutsutaan ylöspäin suuntautuvaksi viestinnäksi.

ylöspäin suuntautuvan viestinnän tärkein tehtävä on toimittaa tietoa ylimmälle johdolle. Se on luonteeltaan pääasiassa osallistava ja voi kukoistaa vain demokraattisessa organisaatioympäristössä. Se voi olla edistymiskertomuksen, ehdotusten, epäkohtien, valitusten jne.muodossa.

ylöspäin suuntautuvan viestinnän edut

• johto voi käyttää palautetta tehokkaasti suunnitelmissaan ja menettelyissään
• auttaa alaista viestimään näkemyksiään ylimmälle johdolle
• se tukee innovatiivisia ideoita ja ehdotuksia
• johdon ja alaisten välinen yhteisymmärrys ja keskinäinen yhteistyö
• esimiehet pystyvät arvioimaan viestinnän vaikutuksia

ylöspäin suuntautuvan viestinnän haitat

• alaiset antavat vain suotuisaa tietoa ylemmälle johdolle
• se voi olla lannistunut, koska ylin johto ei ole reagoinut asianmukaisesti
• viestin välittäminen korkeammalle tasolle
• mahdollisuus tahalliseen tietojen manipulointiin henkilökohtaisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
• syntyy uhka, että superior saattaa reagoida negatiivisesti

horisontaalinen viestintä

kun viestintä tapahtuu kahden tai useamman samalla tasolla työskentelevän henkilön välillä, sitä kutsutaan horisontaaliseksi viestinnäksi.

tämäntyyppinen viestintä tapahtuu useimmiten komitean kokouksen tai konferenssien aikana. Tällaisen viestinnän pääasiallisena tavoitteena on osastojen välisen koordinoinnin luominen.

horisontaalisen viestinnän edut

• se auttaa välttämään päällekkäistä työtä
• se ratkaisee osastojen väliset ristiriidat
• se helpottaa koordinoinnin luomista organisaation eri osastojen välillä
• viestintäprosessi lasketaan sujuvasti ilman esteitä.
• se auttaa ylläpitämään sosiaalista ja emotionaalista tukea vertaisryhmässä.

horisontaalisen viestinnän haitat

• viestintään ei ole motivaatiota
• yleensä ne piilottavat tietoja keskinäisen kilpailunsa vuoksi
• niillä ei ole auktoriteettia

Diagonaalinen viestintä

Diagonaalinen viestintä on eri tasolla olevien henkilöiden välistä tiedonvaihtoa eri osastojen välillä.

tällaista viestintää käytetään tiedon levittämiseen organisaation eri tasoilla ymmärryksen ja koordinaation parantamiseksi organisaatiotavoitteiden saavuttamiseksi.

näin ollen, jos henkilöt, jotka eivät työskentele samalla osastolla eivätkä ole samalla tasolla, kommunikoivat keskenään, sen sanotaan olevan diagonaalista viestintää. Se kattaa kaikki organisaatiorakenteen tasot.

diagonaalisen viestinnän edut

• se lisää organisaation tehokkuutta
• se helpottaa organisaatiomuutosta
• se luo eheyttä ja harmoniaa organisaatioon
• se nopeuttaa toimintaa ja säästää aikaa

diagonaalisen viestinnän haitat

• se rikkoo käskyn yhtenäisyyden periaatetta
• se on epäjärjestelmällinen kommunikointitapa.

ilmaisutavan perusteella

1. Non Verbal Communication
2. Verbal Communication

sanaton viestintä

ilmeiden, eleiden tai asennon kautta tapahtuva viestintä on sanatonta viestintää. Sillä tarkoitetaan tiedonkulkua ilmeiden, äänensävyn ja muiden kehon liikkeiden kautta.

toisin sanoen se on muunlaista viestintää kuin sanoja. Se välittää ihmisen tunteen, tunteet, asenteen toiselle. Ihminen voi välittää tunteensa muille nopeasti ja taloudellisesti käyttämällä sanatonta viestintämuotoa. Tämä ei vaadi sanojen käyttöä, sillä ihminen voi ilmaista tunteitaan kehonkielellään.

joitakin tärkeitä nonverbaalinen viestintä ovat:

• Kehonkieli:ryhti, ele, katsekontakti, hiljaisuus jne.
• läheisyys: tila (intiimi tila, julkinen tila), aika, ympäristö jne.
• Paran Kieli: Ääni, määrä, tauko, piki, oikea stressi jne

sanattoman viestinnän edut

• luotettava tietolähde
• viesti voidaan välittää nopeasti
• se on taloudellinen viestinnän tapa
• se luo paremman ymmärryksen

sanattoman viestinnän haitat

• ilmeet ja eleet näkee kuka tahansa, joten siitä puuttuu salailu.
• se aiheuttaa väärinkäsityksiä, jotka johtuvat eleiden ymmärtämättömyydestä
• se edellyttää molempien osapuolten fyysistä läsnäoloa
• pitkää ja yksityiskohtaista viestiä ei voida välittää
• eleen merkitys muuttuu ajan ja paikan mukaan, joten on vaikea ymmärtää yleisesti
• kirjallista todistetta ei ole, jos tulevaisuudessa tulee riitaa.

suullinen viestintä

suullinen viestintä on tiedonvaihtoa joko suullisesti tai kirjallisesti. Sanallinen viestintä koostuu puhumisesta, kuuntelemisesta, kirjoittamisesta, lukemisesta jne. Se on suosituin viestintämuoto.

se voi olla kahdenlaista sanallista viestintää:

1. suullinen viestintä
2. kirjallinen viestintä

suullinen viestintä

kun viesti ilmaistaan puhutuilla sanoilla, se voi tapahtua joko kasvokkain käytävien keskustelujen kautta tai sähköisen tilan, kuten puhelimen, matkapuhelimen jne.avulla.

se voi tapahtua myös epävirallisena keskusteluna, ryhmäkeskusteluna, tapaamisena jne. Se on tehokkaampi tiedonvaihtokeino, koska vastaanottaja ei ainoastaan kuule sanomaa vaan myös tarkkailee puhujan fyysisiä eleitä.

suullisen viestinnän edut

• suullinen viestintä on hyödyllistä hyvän johtamisen kannalta
• se tarjoaa mahdollisuuden osallistua kaikkien jäsenten päätöksentekoon
• se säästää aikaa ja viesti tavoittaa vastaanottajan hyvin nopeasti
• se on taloudellinen tietolähde
• se on tehokkaampi, koska kehonkieltä voidaan tarkkailla viestin kuulemisen yhteydessä
• reaktio voidaan vastaanottaa helposti ja nopeasti
• viesti voidaan välittää selvästi, koska epäselvissä tapauksissa selvitystä voidaan hakea heti.

suullisen viestinnän haitat

• se edellyttää molempien osapuolten läsnäoloa, ts.lähettäjän ja vastaanottajan läsnäoloa
• tällaisen viestinnän suurin haittapuoli on todisteiden puute, joten sillä ei ole oikeudellista pätevyyttä
• se ei sovellu silloin, kun viestit ovat pitkiä
• se ei anna riittävästi aikaa ajatella ennen viestin lähettämistä
• siihen liittyy suuria kustannuksia jos molemmat osapuolet ovat etäisyyspaikalla 6. Viesti voi olla vääristynyt.

kirjallinen viestintä

kun mielipiteitä vaihdetaan kirjallisessa muodossa eikä puhumalla, se tunnetaan kirjallisena viestinä.

se voidaan ilmaista kaavioiden, kuvien ja diagrammien avulla. Se sisältää sanomalehtiä, raportteja, kirjeitä, kiertokirjeitä jne. Kun käytät kirjallista viestintää, sanat on valittava hyvin huolellisesti, koska lähetettyjä viestejä ei voi muuttaa. se on luonteeltaan muodollinen, eikä sitä voida sivuuttaa.

kirjallisen viestinnän edut

• se tarjoaa tulevan viitteen: siitä tulee pysyvä asiakirja ja hyödyllinen uusien politiikkojen muotoilussa.
• se on tarkka. Virheitä ei todennäköisesti tapahdu, koska se on avoinna tarkistamista varten ja sen aitous voidaan tarkistaa.
• se ei vaadi molempien osapuolten fyysistä läsnäoloa.
• se varmistaa tiedon yhdenmukaisen toimittamisen
• on hyödyllistä toimittaa monimutkaisia tietoja ja helpottaa vastuiden jakamista
• se yleensä poistaa ristiriidat ja väärinkäsitykset
• se helpottaa viestin välittämistä suurelle joukolle henkilöitä samanaikaisesti
• kirjallinen tiedonanto on hyväksyttävä oikeudellisena asiakirjana.

kirjallisen viestinnän haitat

• se on aikaa ja rahaa vievä viestintätapa
• siitä puuttuu salassapitovelvollisuus, koska viesti kulkee eri käsien kautta, joten sen sanotaan olevan kaksiteräinen ase
• siitä ei ole hyötyä hätätilanteissa
• sillä ei ole mahdollisuutta muuttaa lähetettyä viestiä
• ei ole mahdollista saada välitöntä palautetta
• se muuttuu vaikuttamattomaksi, jos se on laadittu huonosti
• sitä voidaan tulkita väärin
• se vaatii tarpeettomia muodollisuuksia.

Business Communication Notes

(Click on Topic to Read)

Reference

1. Murphy, Hildebrandt (1991), Effective Business Communication, McGraw Hill, New York.
2. Liikeviestintä: ”K. K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
3. Liikeviestintä: ”M. K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel-Kirjat.
4. liikeviestinnän perusasiat: Rajendra Pal, J. S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.

mene, Jaa & auta ystävääsi