the software RFP: Everything you need to know

How to respond to a software RFP

for technology companies, responding to software RFPs is a familiar process. Kuitenkin, jos olet turhautunut, että RFP ponnisteluja vie liikaa aikaa ja eivät kannata, se voi olla aika uuden lähestymistavan.

varmista ensin, että prosessisi noudattaa ehdotuksen parhaita käytäntöjä. Hienosäätää sitten ehdotuksesi jokainen osa tiivistelmästä lopulliseen esitykseen.

Ehdotusprosessin parhaat käytännöt

päätä tehdä tarjous tai olla tarjoamatta

yksi yleinen syy voittoprosenttisi voi olla alhainen on se, että tarjoat RFP-tarjouksia, jotka eivät sovi hyvin. Kun se tulee ohjelmisto RFPs, usein, ostaja haluaa kaiken, mutta ei tiedä tarkalleen, mitä he tarvitsevat. Näin ollen on vaikea määrittää, onko sinulla hyvät mahdollisuudet voittaa liiketoimintaa.

joten ennen kuin ryhdyt luomaan ehdotusta, käy huolellisesti läpi soveltamisala ja tekniset vaatimukset. Sitten, tehdä listan jatkokysymyksiä ymmärtää, mitkä ominaisuudet ja toiminnot ovat deal breakers. Näillä tiedoilla, sinulla on tehokkaampi tarjouksen tai ei tarjouksen keskusteluja.

lataa tämä hyödyllinen tarkistuslista, joka opastaa tekemään tarjouksia tai ei tarjouksia.

optimoi ehdotuksesi projektisuunnittelu

liian usein ohjelmistoehdotusten läpimenoajat ovat tiukat. Asiakkaalla on kiireellinen tarve, mutta hän haluaa myös tehdä viisaan sijoituksen. Ilman vakiintunutta projektinhallintastrategiaa syntyy kaaosta ja sekasortoa.

kosintatiimin ja prosessin järjestämiseen on useita hyväksi havaittuja tapoja. Kokeile esimerkiksi RACI-matriisia. Koska siinä on yksityiskohtaiset tiedot tiimin jäsenistä ja heidän rooleistaan, jokainen tietää, mitä odottaa ja mitkä askeleet ovat seuraavaksi. Vaihtoehtoisesti, voit luoda ehdotuksen Aikajana tai Gantt kaavio seurata tehtävän ajoitus.

käy läpi aiempi ehdotuksesi sisältö

yleensä ohjelmistokehittäjät kysyvät monia samoja kysymyksiä. Sen sijaan, että kirjoittaisit vastaukset uudelleen jokaiselle RFP: lle, käytä edellisen ehdotuksen sisältöä mallina tuleville vastauksille. Paras tapa tallentaa ja löytää yhteisiä vastauksia, kun tarvitset niitä on luoda ehdotus knowledge library tai content repository.

jotkut tiimit hallinnoivat sisältöään manuaalisesti taulukkolaskennassa tai Word-dokumentissa. Vaikka tämä lähestymistapa on parempi kuin aloittaa vastauksia tyhjästä, tiedot nopeasti tulee epäjärjestelmällinen ja päivätty. Siksi monet ehdotustiimit käyttävät tiedonhallintaan ehdotushallintaohjelmistoa. RFP response-ohjelmisto mahdollistaa yhteistyön ja ehdotusautomaation tunnistamalla kysymykset, joihin olet jo vastannut, ja ehdottamalla sopivaa vastausta.

helpota asiaasiantuntijoidesi asioita

Asiaasiantuntijoiden (pk-yritysten) on järjesteltävä kokopäiväistä tehtäväänsä sekä ehdotustehtäviään. Sanomattakin on selvää, että se on iso työ ja se ei ole aina helppoa heille vastata RFPs välittömästi. Kun pitää lähettää seurantasähköposteja ja hallita viiveitä, on helppo turhautua. Ehdotusprosessin voi kuitenkin tehdä kaikille hieman helpommaksi.

kun joudut kohtaamaan uusia kysymyksiä, käytä tietokirjastoasi täydentääksesi mahdollisimman paljon ehdotusta. Esimerkiksi jopa 80 prosenttia SaaS: n RFP-järjestelmistä täydennetään ehdotusautomaatiolla, ja ehdotuspäällikkö tarkistaa ne ennen pk-yritystemme osallistumista. Tämä lähestymistapa tarkoittaa kevyempää kuormaa heille ja nopeampia vastauksia sinulle.

ehdotuksen tarkistus ja tarkistus

nyt on aika vetää kaikki yhteen. Käy ehdotuksesi läpi alusta loppuun. Onko se täydellinen ja yhteensopiva? Toimivatko kaikki vastaukset yhdessä? Kuulostaako sävy ja tyyli brändiltäsi? Lopuksi, onko kirjoitusvirheitä, kielioppivirheitä tai ristiriitoja? Yksityiskohdilla on kuitenkin merkitystä. Ja pienet virheet voivat tehdä suuren vaikutuksen.

lopullinen hyväksyntä ja hakemus

prosessin viimeinen vaihe on saada lopullinen merkki pois toimeenpanevalta hyväksyjältä. Kun olet saanut heidän hyväksyntänsä, muista lähettää ehdotus ajoissa ja toimittamisvaatimusten mukaisesti.

miten parannat ohjelmaehdotuksesi jokaista osaa

kilpailtaessa vastaavia ohjelmistoratkaisuja vastaan on tärkeää tehdä ehdotuksestasi ikimuistoinen. Paras keino on käyttää ehdotuksen jokaista osaa tiettyyn tarkoitukseen.

korota tiivistelmäsi

ajattele tiivistelmääsi johdantona ostajalle. Kaikki, jotka saavat ehdotuksesi, eivät lue sitä perusteellisesti. Kuitenkin, he todennäköisesti skippaavat tiivistelmäsi. Siksi, sinun täytyy tehdä siitä tärkeää. Tiivistelmässä pitäisi kertoa vaikuttavimmat tavat, joilla autat asiakasta saavuttamaan tavoitteensa, tutkimaan keskeisiä erottujiasi ja olemaan korkeintaan sivun mittainen.

lataa tämä malli, jotta tiivistelmäsi on mahtava (ja helppo).

RFP: n saatekirje

jos tiivistelmä on johdanto, RFP: n saatekirje on sitä seuraava ystävällinen chat. Saatekirje todellakin luo yhteyden. Ole keskusteleva, helposti lähestyttävä ja lisää hieman persoonallisuutta, jotta se jää mieleen. Lisäksi on tärkeää ilmaista ymmärtämyksensä asiakkaan tarpeista, kertoa menestystarina ja jakaa visio kumppanuuden tulevaisuudesta.

inspiroidu lataamalla tämä RFP-saatekirjemalli.

Master your messaging

Winning software RFP responses vaatii hankalan tasapainon teknistä osaamista ja helposti lähestyttävää viestittelyä. Vaikka haluat välittää asiantuntemustasi, varo vieraannuttamasta RFP-arvioijiasi. Muista pitää keskivertokäyttäjäsi mielessä ja puhua heille ymmärrettävällä tavalla.