ellei sinulla ole rajoittamatonta tallennustilaa kotona tai toimistossa, saatat joutua miettimään, onko sinun todella säilytettävä kaikki paperityösi ja jos on, kuinka kauan. Ei ole olemassa yhden koon vastausta. Ajan pituus riippuu asiakirjan tyypistä ja siihen liittyvistä kuluista tai tapahtumista. Ennen kuin käynnistät Silppurin, tässä on joitakin yleisiä ohjeita kiinteistökauppoihin liittyvästä asiakirjojen säilyttämisestä.
verottajan nyrkkisääntö
verottajan mukaan veroilmoitus ja tositteet kannattaa säilyttää vähintään kolme vuotta ilmoituksen jättämisen jälkeen. Miksi? Vanhentumisaika (määrä aikaa IRS on auditoida sinua tai määrä aikaa voit muuttaa tuoton) on yleensä kolme vuotta. Säännöt kuitenkin muuttuvat kolmesta vuodesta, jos (1) säilytät tositteita kuuden vuoden ajan, jos ilmoitat liian vähän tuloja yli 25% paluusi bruttotuloista; tai (2) Jos palautusta ei ole jätetty tai petoksia tapahtuu, säännöt ovat voimassa toistaiseksi. Talousasiantuntijat suosittelevat, että säilytät asiakirjasi vähintään seitsemän vuotta sen jälkeen, kun palautuksesi on jätetty.
asunnonomistajien asiakirjat
asiakirjat niin kauan kuin sinä tai puolisosi omistat kiinteistön
- kiinteistöasiakirjat
- osakeyhtiön liitot, koodit ja rajoitukset
- Pääomaparannuskulut ja-laskut
- Kotitarkastuskertomukset
asiakirjat, jotka on säilytettävä, kunnes takuusi tai vakuutuksesi voimassaolo päättyy
- palvelusopimukset ja kotivakuutukset
- asunnon vakuutukset
- kodin korjauskuitti
asiakirjat, joita säilytetään toistaiseksi
- tietueet maksetut kiinnelainat (maksusitoumustodistus tai panttioikeustodistus)
- loppulausunnot (selvityslaskelma tai HUD-1 selvityslomake)
- luettelo kotitaloustavaroista
asiakirjat, jotka on säilytettävä vanhentumisajan päättymiseen asti (yleensä kolme vuotta palautuksen eräpäivästä)
- veroilmoitukset
- loppulausunnot
- kiinteistöveron maksut (verolaskut ja mitätöidyt shekit)
- Pääomaparannustulot ja laskut
- lomake 1098 asuntolainan Korkoilmoitukset
- lomake 1099 – s kiinteistökaupoista saadut tulot
- todiste siitä, että asuntosi on ollut ensisijainen asuinpaikkasi vähintään kaksi edellistä viidestä vuodesta (esim. sähkölaskut, äänestäjien rekisteröinnit, aiemmat veroilmoitukset)
- työrekisteri asumisapua varten (esim., Lomake W-2s, lomake W-4s, palkka-ja etuusselvitykset) pidä kaikki työverotiedot vähintään neljän vuoden ajan sen jälkeen, kun on tehty ilmoitus Q4 vuodelta
sijoituskiinteistöjä koskevat asiakirjat
asiakirjat, jotka on säilytettävä niin kauan kuin omistat kiinteistön
- kiinteistöasiakirjat
- poistojen määrittämiseen käytetyt arvioinnit tai arvonmääritykset
- pääomaparannuskulut ja-laskut
- korjaukset ja kunnossapito
- vakuutusmaksutulot
asiakirjat, joita säilytetään vakuutuksen tai sopimuksen voimassaolon päättymiseen asti
- vakuutukset
- vuokrasopimukset
asiakirjat, joita säilytetään toistaiseksi
- kiinteistösijoituksia koskevat kumppanuus-tai LLC-sopimukset
- loppulausunnot (alias selvityslaskelma tai HUD-1 selvityslomake)
sekalaiset asiakirjat
niin kauan kuin sinä tai puolisosi omistat kiinteistön
- alkuperäisten omistajien kauppasopimukset ja kauppakirjat lahjaksi saadusta asunnosta
- perityn omaisuuden käypä markkina-arvo kuolinpäivänä ja kaikki perillisten asunnon käyttöä koskevat säännöt
- Avioeropäätökset, joissa on asunnon myyntilauseke
asiakirjat, jotka on säilytettävä päivitettyyn asti
- testamentit ja omaisuustrustit
Valtion asiakirjojen Säilyttämisvaatimukset
edellä mainitut ohjeet noudattavat IRS: n ohjeita. Kun määrität, kuinka kauan säilyttää asiakirjoja, älä unohda tutkia valtion verotietojen säilyttäminen vaatimukset. On joitakin osavaltioita, joissa vanhentumisaika on pidempi kuin IRS: n.
asiakirjojen Säilyttämistapa on aivan yhtä tärkeää
kun on kyse asiakirjojen arkistoinnista, mieti, miten säilytät ne turvallisesti. Asiakirjat voidaan tallentaa perinteisesti paperilla, digitaalisesti tai yhdistelmällä.
paperinen varastointi
asiakirjojen tallentaminen paperimuodossa voi tuntua tarpeettomalta nykypäivän digitaalisessa maailmassa, mutta tätä vaihtoehtoa on syytä harkita. Paperikopio on hyvä varmuuskopiointi tietojen menetyksen varalta. Asiakirjat on säilytettävä lukitussa tulenkestävässä kaapissa tai tallelokerossa.
digitaalinen tallennustila
voit myös skannata ja tallentaa asiakirjasi digitaalisesti. Monet yritykset tarjoavat pilvipohjaista tallennustilaa, jossa voit helposti käyttää kaikkia tiedostojasi. Kun olet ladannut asiakirjasi, silppua tarpeettomat paperikopiot.
varmista, että kaikki asianosaiset ovat tietoisia siitä, missä asiakirjat on tallennettu ja miten niihin pääsee käsiksi. Ota aina yhteyttä kirjanpitäjääsi ja/tai asianajajaasi, kun luot tietojen säilyttämiskäytäntöä. Lakisääteiset vaatimukset voivat tietyissä olosuhteissa poiketa toisistaan, ja ne olisi otettava huomioon politiikkaa laadittaessa.