Projektinhallinnan kehitys

projektinhallinnan historia | Sandro Azzopardi | Lukuajan minuutit

projektinhallinnan merkitys on tärkeä aihe, koska kaikki organisaatiot, olivatpa ne pieniä tai suuria, ovat mukana toteuttamassa uusia hankkeita. Nämä yritykset voivat olla erilaisia, kuten uuden tuotteen tai palvelun kehittäminen; uuden tuotantolinjan perustaminen tuotantoyritykseen; suhdetoiminnan edistämiskampanja tai merkittävä rakennusohjelma. Siinä missä 1980-luvulla oli kyse laadusta ja 1990-luvulla globalisaatiosta, 2000-luvulla on kyse nopeudesta. Toisin sanoen pysyäkseen kilpailijoitaan edellä organisaatiot joutuvat jatkuvasti kehittämään monimutkaisia tuotteita, palveluja ja prosesseja, joiden markkinoille pääsy on hyvin lyhyt ja joissa tarvitaan monialaista asiantuntemusta. Tässä skenaariossa projektinhallinnasta tulee erittäin tärkeä ja tehokas työkalu sellaisten organisaatioiden käsissä, jotka ymmärtävät sen käytön ja joilla on valmiudet soveltaa sitä.

organisaatioiden projektinhallintavalmiuksien kehittäminen samanaikaisesti tiedonhallintajärjestelmien soveltamisen kanssa mahdollistaa sen, että yritysryhmät voivat työskennellä yhteistyössä suunnitelmien määrittelyssä ja markkinaehtoisten hankkeiden hallinnassa synkronoimalla ryhmälähtöisiä tehtäviä, aikatauluja ja resurssien jakamista. Näin poikkitoiminnalliset tiimit voivat luoda ja jakaa projektitietoja. Tämä ei kuitenkaan riitä, vaan tiedonhallintajärjestelmillä on mahdollista mahdollistaa projektinhallintakäytäntöjen toteutuminen reaaliaikaisessa ympäristössä. Tämän potentiaalisen projektinhallintataidon seurauksena paikallisesti, kansallisesti tai maailmanlaajuisesti hajallaan olevat käyttäjät voivat samanaikaisesti tarkastella ja olla vuorovaikutuksessa samojen päivitettyjen projektitietojen kanssa välittömästi, mukaan lukien projektiaikataulut, kierteitetyt keskustelut ja muut asiaankuuluvat asiakirjat. Tässä skenaariossa termi hajautettu käyttäjä saa laajemman merkityksen. Siihen kuuluvat paitsi Monialaiset johtoryhmät myös organisaation toimitusketjusta poimitut asiantuntijat ja liikekumppanit.

makrotasolla organisaatiot ovat motivoituneita ottamaan käyttöön projektinhallintatekniikoita varmistaakseen, että niiden (pienet tai suuret) hankkeet toimitetaan ajallaan, kustannusbudjetin puitteissa ja vaaditun laadun mukaisesti. Mikrotasolla projektinhallinnan ja asianmukaisen tiedonhallintajärjestelmän tavoitteena on a) vähentää hankkeen yleiskustannuksia b) räätälöidä projektin työpaikka vastaamaan projektiryhmien ja niiden jäsenten toimintatapaa.; c) strategisten hankkeiden ennakoiva tiedottaminen johtavalle johdolle reaaliajassa; d) sen varmistaminen, että hankeryhmän jäsenet jakavat tarkkoja, merkityksellisiä ja oikea-aikaisia hankeasiakirjoja; ja e) sen varmistaminen, että kriittisten tehtävien määräaikoja noudatetaan. Vaikka motivaatio ja tavoitteet projektinhallinnan soveltamiseksi organisaatioissa ovat kiitettäviä, ne eivät takaa hankkeen onnistumista.

ennen kuin keskustellaan hankkeen onnistumisen merkityksestä ja saavutuksesta, tässä vaiheessa on kuitenkin aiheellista esittää lyhyt hankejohtamisen historia.

projektinhallinnan lyhyt historia

projektinhallintaa on harjoitettu tuhansien vuosien ajan Egyptin ajalta, mutta vasta 1950-luvun puolivälissä organisaatiot alkoivat soveltaa muodollisia projektinhallintavälineitä ja-tekniikoita monimutkaisiin hankkeisiin. Nykyaikaiset projektinhallintamenetelmät saivat alkunsa kahdesta rinnakkaisesta mutta erilaisesta suunnittelusta ja valvonnasta Yhdysvalloissa. Ensimmäinen tapaus koski Yhdysvaltain laivastoa, joka tuolloin huolehti Polaris-Ohjushankkeensa sopimusten valvonnasta. Nämä sopimukset koostuivat tutkimus -, kehitystyöstä ja sellaisten osien valmistuksesta, jotka olivat ainutlaatuisia ja joita ei ollut koskaan aikaisemmin tehty.

tätä hanketta leimasi suuri epävarmuus, koska kustannuksia tai aikaa ei voitu arvioida tarkasti. Valmistumisajat perustuivat siis todennäköisyyksiin. Aika-arviot perustuivat optimistisiin, pessimistisiin ja mitä todennäköisimmin. Nämä kolme aikaskenaariota arvioitiin matemaattisesti todennäköisen valmistumisajankohdan määrittämiseksi. Tämä menettely oli nimeltään program evaluation review technique (PERT). Alun perin PERT-tekniikassa ei otettu huomioon kustannuksia. Kustannusominaisuus otettiin kuitenkin myöhemmin mukaan käyttäen samaa arviointimenetelmää kuin ajan kanssa. Kolmen arviointiskenaarion perusteella PERT: n todettiin (ja on edelleen) soveltuvan parhaiten hankkeisiin, joiden ainutlaatuisuudesta on suurta epävarmuutta. Toinen asia koski yksityistä sektoria eli E. I du Pont de Nemours-yritystä, joka oli sitoutunut rakentamaan suuria kemiantehtaita Yhdysvaltoihin.toisin kuin Navy Polaris-hankkeessa, nämä Rakennusyritykset vaativat tarkkoja aika-ja kustannusarvioita. Yrityksen kehittämää menetelmää kutsuttiin alun perin nimellä project planning and scheduling (PPS). Ostovoimapariteetti edellytti realistisia kustannusarvioita ja aikaa, joten se on PERT: tä lopullisempi lähestymistapa. PPS-tekniikasta kehitettiin myöhemmin critical path method (CPM), josta tuli hyvin suosittu rakennusteollisuuden keskuudessa.

1960-ja 1970-luvuilla sekä PERT että CPM kasvattivat suosiotaan yksityisellä ja julkisella sektorilla. Eri maiden puolustusministeriöt, NASA ja suuret suunnittelu-ja rakennusyritykset maailmanlaajuisesti soveltivat projektinhallinnan periaatteita ja työkaluja suurten budjettien, aikataulupohjaisten projektien hallintaan. Näiden projektinhallintatyökalujen käytön suosio tänä aikana osui yksiin projektinhallintaan erikoistuneiden tietokoneiden ja niihin liittyvien pakettien kehityksen kanssa. Aluksi nämä tietokonepaketit olivat kuitenkin hyvin kalliita ja ne toteutettiin vain suurtietokoneilla tai minitietokoneilla. Projektinhallintatekniikoiden käyttö helpottui 1980-luvulla henkilökohtaisen tietokoneen ja siihen liittyvien edullisten projektinhallintaohjelmistojen myötä. Tänä aikana tuotanto-ja ohjelmistokehityssektorit alkoivat ottaa käyttöön ja ottaa käyttöön myös kehittyneitä projektinhallintakäytäntöjä. 1990-luvulle tultaessa projektinhallinnan teoriat, työkalut ja tekniikat otettiin laajasti vastaan eri toimialoilla ja organisaatioissa.

neljä ajanjaksoa nykyaikaisen projektinhallinnan kehittämisessä

ennen vuotta 1958: Craft system to human relations. Tänä aikana teknologian, kuten autojen ja televiestinnän kehitys lyhensi projektin aikataulua. Esimerkiksi autot mahdollistivat tehokkaan resurssien kohdentamisen ja liikkumisen, kun taas televiestintäjärjestelmä lisäsi viestinnän nopeutta. Lisäksi työn määrittelyä, josta myöhemmin tuli WBS: n (Work Breakdown Structure) kehittämisen perusta, käytettiin laajalti, ja Henry Gantt keksi Gantt-kaavion. Esimerkkejä tänä aikana toteutetuista hankkeista, joita dokumentoidut todisteet tukevat, ovat: A) Pacific Railroadin rakentaminen 1850-luvulla; b) Hooverin padon rakentaminen vuosina 1931-1936, joka työllisti noin 5200 työntekijää ja on yhä yksi Yhdysvaltain korkeimmista painovoimapadoista, joka tuotti noin neljä miljardia kilowattituntia vuodessa, ja C) Manhattan-projekti vuosina 1942-1945 oli pioneeritutkimus-ja kehityshanke atomipommin valmistamiseksi, johon osallistui 125000 työntekijää ja joka maksoi lähes 2 miljardia dollaria.

1958-1979: johtamistieteen soveltaminen. Vuosina 1958-1979 tapahtui merkittäviä teknologisia edistysaskeleita, kuten Xeroxin vuonna 1959 valmistama ensimmäinen automaattinen paperikopiokone. Vuosien 1956 ja 1958 välillä otettiin käyttöön useita keskeisiä projektinhallintatyökaluja, kuten CPM ja PERT. Tälle kaudelle oli kuitenkin ominaista tietotekniikan nopea kehitys. Eteneminen keskustietokoneesta minitietokoneeksi 1970-luvulla teki tietokoneista kohtuuhintaisia keskikokoisille yrityksille. Vuonna 1975 Bill Gates ja Paul Allen perustivat Microsoftin. Lisäksi tietotekniikan kehitys helpotti useiden projektinhallintaohjelmistoyhtiöiden syntyä, kuten Artemis (1977), Oracle (1977) ja Scitor Corporation (1979). 1970-luvulla otettiin käyttöön myös muita projektinhallinnan työkaluja, kuten materiaalivaatimusten suunnittelu (MRP).

esimerkkejä tänä aikana toteutetuista hankkeista, jotka vaikuttivat nykyaikaiseen projektinhallintaan, ovat: A) vuonna 1956 aloitettu Polaris-ohjushanke, jonka tavoitteena oli toimittaa sukellusveneiden kuljettamia ydinohjuksia, joita kutsutaan laivaston Ballistisiksi ohjuksiksi Yhdysvaltain laivastolle. Projekti laukaisi ensimmäisen Polaris-ohjuksensa onnistuneesti vuonna 1961; B) vuonna 1960 aloitettu Apollo-hanke, jonka tavoitteena oli lähettää ihminen Kuuhun; ja c) E. I du Pont de Nemoursin kemiantehdashanke, joka alkoi vuonna 1958 ja jonka tavoitteena oli rakentaa suuria kemiantuotantolaitoksia eri puolille Yhdysvaltoja

1980-1994: Production Centre Human Resources. 1980-ja 1990-luvuille on tyypillistä tiedonhallinnan mullistava kehitys, kun käyttöön otettiin henkilökohtainen tietokone (PC) ja siihen liittyvät tietokoneverkkoyhteydet. Tämä kehitys johti ottaa edullisia multitasking PC, joka oli korkea hyötysuhde hallintaan ja valvoa monimutkaisia projektin aikataulut. Tänä aikana tuli laajalti saataville PC: n edullisia projektinhallintaohjelmistoja, jotka tekivät projektinhallintatekniikoista helpommin saatavilla olevia.

esimerkkejä tänä aikana toteutetuista suurhankkeista, jotka kuvaavat korkean teknologian soveltamista sekä projektinhallinnan välineitä ja käytäntöjä, ovat: A) England France Channel project, 1989-1991. Tämä projekti oli kansainvälinen hanke, johon osallistui kaksi hallitusta, useita rahoituslaitoksia, insinöörialan yrityksiä ja muita eri organisaatioita näistä kahdesta maasta. Kieli, standardimittareiden käyttö ja muut kommunikaatioerot oli sovitettava tiiviisti yhteen; B) avaruussukkula Challenger project, 1983-1986. Challenger-avaruussukkulan katastrofi kiinnitti huomiota riskienhallintaan, ryhmädynamiikkaan ja laadunhallintaan; ja (C) xv Calgaryn talviolympialaiset 1988, joissa sovellettiin onnistuneesti projektinhallintakäytäntöjä tapahtumien hallintaan.

1995-Present: Creating a New Environment. Tätä ajanjaksoa hallitsee internetiin liittyvä kehitys, joka muutti dramaattisesti liiketoimintakäytäntöjä 1990-luvun puolivälissä. Internet on tarjonnut nopean, interaktiivisen ja räätälöidyn uuden välineen, jonka avulla ihmiset voivat selata, ostaa ja seurata tuotteita ja palveluita verkossa välittömästi. Tämä on johtanut siihen, että yritykset ovat tuottavampia, tehokkaampia ja asiakaslähtöisempiä. Lisäksi monissa nykypäivän projektinhallintaohjelmistoissa on Internet-yhteysominaisuus. Tämä mahdollistaa tietojen automaattisen lataamisen niin, että kuka tahansa standardiselaimella ympäri maailmaa voi: (A) syöttää annettujen tehtäviensä viimeisimmän tilan; (b) selvittää, miten koko projekti etenee; (C) saada tieto aikataulun viivästymisestä tai edistymisestä; ja (D) pysyä ”ajan tasalla” projektitehtäväänsä varten työskennellessään itsenäisesti syrjäisellä työmaalla.

esimerkki tänä aikana toteutetusta suurhankkeesta on vuoden 2000 (Y2K) hanke. Y2K-projekti, joka tunnetaan nimellä millennium bug, viittasi ongelmaan, että tietokoneet eivät välttämättä toimi oikein 1. tammikuuta 2000 kello 12. Tämä oli maailmanlaajuinen ilmiö ja erittäin ongelmallinen, koska ongelman ratkaiseminen omassa organisaatiossa ei taannut koskemattomuutta, koska organisaation toimitusketjun katkeaminen voisi vaikuttaa organisaation toimintakykyyn. Monet organisaatiot ovat perustaneet projektitoimiston valvomaan ja noudattamaan sidosryhmiään Y2K-kysymyksessä. Lisäksi internetin käyttö oli yleinen käytäntö, joka johti virtuaaliprojektitoimiston perustamiseen. Tämän virtuaalisen projektitoimiston tavoitteena oli: (A) tuottaa keskeytymätöntä vuosisadan vaihtumista; (b) seurata Y2K-projektin pyrkimyksiä; c) koordinoida, d) laatia riskinhallintasuunnitelma ja E) tiedottaa Y2K-vaatimusten noudattamisesta eri sidosryhmien kanssa. Virtuaaliprojektitoimisto oli siis kaikkien projektityöskentelyiden keskipiste, ja se lisäsi riskienhallintakäytäntöjen tunnettuutta ja merkitystä lukuisille organisaatioille.

Miksi Projektinhallinta?

ei ole epäilystäkään siitä, että organisaatiot kohtaavat nykyään aggressiivisempaa kilpailua kuin aikaisemmin ja että niiden toimintaympäristö on erittäin myrskyisä. Tämä skenaario on lisännyt yksityisen ja julkisen sektorin organisatorisen vastuuvelvollisuuden tarvetta, mikä on lisännyt toiminnan vaikuttavuuden ja tehokkuuden keskittymistä ja kysyntää.

tehokkuutta ja vaikuttavuutta voidaan helpottaa ottamalla käyttöön parhaita käytäntöjä, joilla voidaan optimoida organisaatioresurssien hallinta. On osoitettu, että operaatiot ja projektit ovat erilaisia, ja jokainen vaatii erilaisia johtamistekniikoita. Näin ollen projektiympäristössä Projektinhallinta voi: a) tukea hankkeiden ja organisatoristen tavoitteiden saavuttamista ja b) antaa sidosryhmille suurempi varmuus siitä, että resursseja hallinnoidaan tehokkaasti.

Robertsin ja Furlongerin tutkimus tietojärjestelmähankkeita koskevassa tutkimuksessa osoittaa, että kohtuullisen yksityiskohtaisen projektinhallintamenetelmän käyttäminen löyhään menetelmään verrattuna parantaa tuottavuutta 20-30 prosenttia. Lisäksi virallistetun hankehallintorakenteen käyttö hankkeissa voi helpottaa: a) hankkeen soveltamisalan selkeyttämistä; b) tavoitteiden ja päämäärien sopimista; c) tarvittavien voimavarojen tunnistaminen; d) tulosvastuun varmistaminen; E) ja hankeryhmän kannustaminen keskittymään lopullisiin saavutettaviin hyötyihin. Lisäksi tutkimus osoittaa, että 85-90 prosenttia hankkeista ei saavuta tuloksia ajoissa, talousarviossa eikä odotetun suorituksen laadussa. Tärkeimmät syyt tähän tilanteeseen ovat:

on korostettava, että syitä siihen, miksi aikataulussa, talousarviossa ja odotetun suorituksen laadussa ei onnistuttu, voitaisiin käsitellä soveltamalla hankkeiden hallintakäytäntöjä. Lisäksi se, että aikataulussa, budjetissa ja odotettujen suoritusten laadussa ei onnistuttu, ei välttämättä merkitse sitä, että hanke itsessään olisi epäonnistunut. Tässä vaiheessa puhutaan hankkeen toteuttamisen tehokkuudesta ja tehokkuudesta eikä siitä, onko hanke onnistunut vai epäonnistunut.

Conclusion

projektinhallintaa tulisi pitää välineenä, joka auttaa organisaatioita toteuttamaan nimetyt hankkeet tehokkaasti ja tehokkaasti. Tämän työkalun käyttö ei automaattisesti takaa projektin onnistumista. (hankkeen onnistumista käsitellään seuraavassa numerossa). Seuraavaa numeroa valmisteltaessa haluaisin teidän kuitenkin miettivän eroa hankkeen onnistumisen ja projektinhallinnan onnistumisen välillä. Tämä erottelu antaa lisävalaistusta kysymyksiin: miksi joitakin hankkeita pidetään epäonnistuneina, kun ne ovat täyttäneet kaikki perinteiset onnistumisen vaatimukset eli valmistuneet ajallaan, saatettu loppuun talousarvion puitteissa ja kaikki tekniset vaatimukset? Miksi joitakin hankkeita pidetään onnistuneina, kun ne eivät ole täyttäneet kahta tärkeää kriteeriä, jotka ovat perinteisesti liittyneet onnistumiseen, nimittäin sitä, että niitä ei ole saatettu päätökseen ajoissa eikä talousarviossa?

Sandro Azzopardi on ammattikirjailija, joka kirjoittaa artikkeleita eri aiheista verkkosivuilleen sekä paikallisiin Sanoma-ja aikakauslehtiin.

Recommended read: A Brief History of Project Management by Duncan Haughey.