yritys voi uskoa, että jo pelkkä prosessien määrittely tekee niistä tehokkaampia ja tehokkaampia. Tämä epäusko voi johtaa kaikenlaisten askeleiden ja toimien standardisoimiseen organisaation sisällä. Tällaisella liioittelulla on kuitenkin kielteisiä vaikutuksia. Painopisteen on oltava laadussa eikä prosessien määrässä ja prosessien määritelmissä. Prosessin määrittely ei automaattisesti tarkoita, että prosessi on hyvä. Kriittinen kysymys on siis: Mikä tekee” hyvästä ” prosessista? Miten prosessin laatua voidaan arvioida ja parantaa?
prosesseja on kaikkialla-mutta hyviä?
prosessin suunnittelu ja optimointi on ollut olemassa jo jonkin aikaa. Prosessisuunnittelu on yksi monista projekteista, erityisesti uusien IT-järjestelmien käyttöönotossa. On tullut maalaisjärkeä, että väärä prosessisuunnittelu aiheuttaa tarpeettomia kokonaiskustannuksia omistuksesta. Prosessin hallinta ei kuitenkaan ole vielä kovin hyvin integroitu tunnettuihin projektimenetelmiin. Lisäksi hyvän prosessisuunnittelun tuntemus ei useinkaan ole klassisen toteutushankkeen toimijoiden keskeinen osaamisalue, jossa keskitytään enemmän toiminnallisten ja teknisten taitojen hyvään yhdistämiseen.
mikä siis muodostaa hyvän prosessin? Ja mitä sudenkuoppia tulisi välttää suunniteltaessa uutta prosessia tai uudistettaessa olemassa olevaa prosessia
tehokas ja tehokas-näin prosessin tulisi olla
prosessien laatu voidaan tiivistää kahteen pääpilariin:
- prosessien tehokkuus – auttavatko prosessit yritystä saavuttamaan tavoitteensa? Kysymys kuuluu: ”teemmekö me oikeita asioita?”
- prosessien tehokkuus-ovat prosesseja, jotka on suunniteltu siten, että niiden tavoitteet saavutetaan mahdollisimman vähäisin panoksin (aika, materiaali, laitteet, rahoitus, ihmisten ponnistelut jne.) tai kääntää argumentti ympäri: hyödynnetäänkö yrityksen resursseja parhaalla mahdollisella tavalla? Kysymys kuuluu: ”teemmekö asiat oikein?”
olemme tunnistaneet 8 kriittistä ominaisuutta, jotka prosesseilla tulisi olla, jotta ne olisivat sekä tehokkaita että tehokkaita:
#1 – prosessien on oltava tavoitteellisia
#2-yksinkertaisuus on avain
#3 – hyvä prosessi voidaan helposti välittää, selittää ja suunnitella
#4 – prosessin on oltava kestävä
#5 – suunnittelu uudelleenkäytettäviä ja uudelleen mukautettavia prosesseja
#6 – varmista, että prosessisi ovat mitattavissa
#7-hyvän prosessin on oltava hallittavissa
#8-relevanssi ja lisäarvo
uusimmassa näkökulmapaperissamme kollegani Elio Campos ja André Almeida, kaksi pitkän aikavälin prosessisuunnittelun ammattilaista, selittävät, mitä on näiden sääntöjen takana ja miten arvioida, noudattavatko yrityksen prosessit näitä sääntöjä vai eivät.
tämä paperi aloittaa sarjan papereita, jotka tarjoavat helposti ymmärrettäviä näkemyksiä prosessisuunnittelusta. Ne kohdistuvat organisaatioihin ja konsultteihin, jotka lähinnä järjestelmän käyttöönoton tai uudelleensuunnittelun yhteydessä haluavat miettiä prosessejaan uudelleen ennen kuin ne sementoidaan IT-rakenteiksi. Tilaa uutiskirjeemme pysyäksesi ajan tasalla tulevista julkaisuista tässä tai muissa kiinnostavissa aiheissa.
Andreas Krüger