Miten yritys tulee ISO 9001-sertifioiduksi (Complete Guide)

miten yritys saa ISO 9001-sertifikaatin?

1. Learn All About ISO 9001
2. Preparate Your Team
3. Make a Plan
4. Get your Documents in Order
5. Implement the New System
6. Suorita Sisäinen tarkastus
7. Preparate for Your Registration Audit
8. säilytä menestys ja jatka parantamista

jokainen kokenut iso – laatupäällikkö kertoo sinulle-onnistuneen Iso-toteutuksen suunnittelun salaisuus on hajottaa prosessi hallittaviin vaiheisiin ja saada ylimmän johdon tuki projektisuunnitelmallesi.

1 Opi kaikki ISO 9001

kun on kyse näin suuresta organisaatiomuutoksesta, tieto on valtaa. ISO 9001-standardia voi olla vaikea ymmärtää. Siinä esitetyt vaatimukset ovat lukuisia, mutta ne kaikki ovat olemassa syystä. Ennen kuin otat askelia kohti sertifiointi on tärkeää, että tiedät tarkalleen, mitä sinulta kysytään.

kannattaa ensisijaisesti päättää, millaisen lähestymistavan sertifiointiin haluaa ottaa. Tämä auttaa sinua matkalla sertifiointi. On olemassa muutamia tapoja, joilla voit toteuttaa ISO 9001 yrityksesi:

1. sisäinen toteutus-yrityksesi ihmiset perustavat ISO 9001-standardin, koska se sopii parhaiten organisaatioosi.
2. palkkaa konsultti – joku ulkopuolinen tulee auttamaan ISO 9001: n perustamisessa. Kustannukset ovat korkeammat ja koska he eivät tiedä yrityksesi sisällä ja ulkona joskus tuloksena prosessit eivät ole paras sovi.
3. Template or Certification Kit – ennalta valmistettu sarja, joka auttaa yrityksessäsi olevia toteuttamaan ISO 9001-standardin helpommin ja tehokkaammin.

ylivoimaisesti suosituin lähestymistapa on toteuttaa ISO 9001 in-house. Se, haluaako yritys ostaa ISO-mallin tai sertifiointipaketin, riippuu niistä. Nämä sarjat ovat suhteellisen edullisia, ja suuri ajansäästäjä, jos sinun ei tarvitse olla minkäänlaista aiempaa kokemusta, kuitenkin, jos saatat tuntea sinulla on tarpeeksi hyvä käsitys materiaaleista pystyä tekemään kaiken itse. Kaikin mokomin, anna mennä!

ISO osa ISO 9001-standardiin tutustumista on ymmärtää vaatimukset, jotka sinun on täytettävä ja miten ne liittyvät yritykseesi. Nämä vaatimukset on jaoteltu standardin osiin. Näiden osioiden avulla voit helposti erottaa organisaatiosi prosessit siihen, mihin osioon vaatimuksia ne koskevat.

kohdat 4-10 ovat niitä, joihin kannattaa kiinnittää huomiota standardin vaatimusten selvittämiseksi.

ISO: n osat 9001

1. soveltamisala – standardin soveltamisala
2. normatiiviset viitteet – viittaukset tukistandardeihin
3. termit ja määritelmät – termit löydät standardista
4. organisaation Konteksti – yhdenmukaista liiketoimintasi tavoitteet ja aikomukset laatujärjestelmän kanssa
5. johtaminen – turvaa ylimmän johdon täysi sitoutuminen
6. suunnittelu – Tee suunnitelma laatujärjestelmälle riskien varalta, mahdollisuuksia, muutoksia ja tavoitteet
7. tuki – mitä resursseja laatujärjestelmä tarvitsee
8. toiminta-prosessit, joita tarvitaan tuotteiden ja palvelujen vaatimusten täyttämiseksi
9. suorituskyvyn arviointi-laadunhallintajärjestelmän seuranta, mittaaminen, analysointi ja arviointi
10. parantaminen-laadunhallintajärjestelmän jatkuva parantaminen

2 Valmistele tiimisi

sinun tulee päättää yksi henkilö organisaatiossasi, joka johtaa koko sertifiointiprosessin ajan. Tämä henkilö on yleensä laatupäällikkö tai johtaja, joka on jo uskomattoman perehtynyt organisaatiosi toimintaan. Johtajanne tunnetaan johdon edustajana.

johdon edustaja vastaa ISO 9001: n koko käyttöönotosta liiketoiminnassasi. Heillä pitäisi olla asianmukaiset valtuudet tehdä muutoksia toimintaan ja heillä pitäisi olla vahva käsitys ISO 9001 ja miten se toimii yrityksesi.

jos yrityksellänne on useampi kuin yksi fyysinen toimipaikka, jokaiseen paikkaan on nimettävä johdon edustaja. Yksi yrityksen johdon pääedustaja valvoisi kaikkien paikallisten johdon edustajien edistymistä varmistaakseen, että he tekevät työnsä.

jokaisen ylimmän johtoryhmän jäsenen tulisi olla 100-prosenttisesti mukana muutoksen ollessa tapahtumassa. Sinulla pitäisi olla jokaisen johdon jäsenen tuki ja ymmärrys. Tämä on ratkaisevaa sujuvan siirtymisen kannalta.

ylin johto tukee siirtymistäsi ISO 9001-standardin mukaiseen järjestelmään. Koulutusta tarvitaan, jotta he tietävät tarkalleen, mitä tapahtuu.

ylimmän johdon koulutukseen tulisi sisältyä

1. ISO 9001-sertifioinnin sisäiset, toiminnalliset ja markkinointiin liittyvät hyödyt
2. ISO 9001-sertifioinnin vaatimat kustannukset ja resurssit
3. miten ne vaikuttavat ja millaista osallistumista niiltä odotetaan

kun Ylin johto on valmis etenemään, sinun tulisi ottaa mukaan ja kerro muille työntekijöillesi. ISO 9001-standardin käyttöönotto vaikuttaa liiketoimintasi kaikkiin tasoihin ja prosesseihin, joilla se saadaan toimimaan. On parasta antaa kaikkien näiden prosessien parissa työskentelevien tietää jo varhain, mitä he ovat tekemässä ja saada heidän tukensa.

työntekijöiden koulutukseen tulisi sisältyä

1. miten ISO 9001-sertifioitujen töiden saaminen
2. miten se hyödyttää heitä ja heidän työtään
3. mitä heiltä odotetaan heidän johtajiltaan

kaikkien työntekijöiden tuki on ratkaisevan tärkeää ISO 9001: n menestyksen kannalta. Jos he tuntevat olonsa uhatuksi sellaisen muutoksen vuoksi, jota he eivät tienneet olevan tulossa, niin heistä voi tulla enemmän este kuin apu. Sinun tulisi järjestää tapaamisia ja seminaareja yrityksesi eri alojen työntekijäryhmien kanssa ja esittää kaikki tarvittavat tiedot heidän ymmärtämällään tavalla.

3 Tee suunnitelma

Rakenna ISO 9001-hankesuunnitelma. Ylin johto buy – in on välttämätöntä paitsi suunnittelun johdon katselmukset, mutta varmistaa, että koko prosessi menee sujuvammin.

suunnitelma syntyy parhaiten, kun on olemassa joukkue, joka pystyy saavuttamaan tavoitteensa. Tiimisi tulisi koostua yrityksen eri alueiden johtajista, joilla on valtuudet toteuttaa muutoksia omalla alueellaan. Ne kaikki ovat johdon edustajan alaisuudessa.

joukkueen perustaminen helpottaa sertifioinnin saavuttamista. Kukin niistä on määritellyt vastuunsa ja pystyy pitämään kaikki omalla alueellaan tehtävässään. Työryhmä kokoontuu säännöllisesti täytäntöönpanon aikana seuratakseen edistymistä, jakaakseen resursseja, vastatakseen kysymyksiin ja koordinoidakseen uuden laatujärjestelmän kaikkia puolia.

kun tietää jo, miten menee, on aika istua alas ja tehdä suunnitelma tulevaisuuden varalle. Toteutukselle kannattaa luoda aikaviive, jossa on määrätyt päivämäärät ja määräajat, jotta asiat saadaan tehtyä. Kun aikaviive on asetettu paikoilleen, voit helpommin pysyä tehtävässäsi ilman, että muut asiat vetävät huomion puoleensa.

aukkoanalyysi on hyvä tapa nähdä, miten käytössä oleva järjestelmä vastaa ISO 9001-standardia. Näin voit tehdä luetteloita siitä, mitä on jo olemassa ja mitä on otettava käyttöön vaatimusten täyttämiseksi. Saatat pystyä tekemään tehtävälistoja kunkin osan standardin.

verkossa on monia aukkoanalyysejä (tutustu Aukkoanalyysityökaluihimme), joista voi olla hyötyä yrityksellesi, kun haluat selvittää, miten pärjäät ISO 9001-standardia vastaan nykyisessä tilassasi. Voit myös palkata tilintarkastaja ja kertoa heille, että haluat nähdä, mitkä osat järjestelmän jo täyttävät vaatimukset.

4 Hanki dokumenttisi järjestykseen

dokumentaation kehittäminen voi olla työläs tehtävä, jota monet eivät odota innolla. ISO 9001-standardin dokumentoinnille on monia teknisiä vaatimuksia, jotka todennäköisesti tarkoittavat, että sinulla on paljon työstettävää.

on tärkeää, että dokumentaatiosi on kehitetty ISO 9001-vaatimusten mukaisesti, eikä vain sertifioinnin hakemista varten. Oikein kirjoitettujen ja saatavilla olevien ohjeiden ja menettelyjen avulla on paljon helpompaa ottaa uusia prosesseja käyttöön. Jokainen voi hyötyä asianmukaisesta dokumentoinnista.

koska se on prosessin alussa, kaiken dokumentaation saaminen valmiiksi voi näennäisesti hidastaa prosessia kirskuvaan pysähtymiseen. On keinoja nopeuttaa sitä. Voit ostaa valmiita malleja, jotka tekevät tietojen syöttämisestä nopeaa ja helppoa. Tai voit luoda omia malleja, jotka sopivat yrityksesi tarpeisiin.

ISO 9001-standardin vaatima dokumentointi

1. laatupolitiikka
2. laatutavoitteet
3. Prosessikartta
4. työohjeet
5. menettelyt
6. lomakkeet
7. lomakkeet
8. laadunhallintajärjestelmän laajuus

kaikkien Dokumentaatioiden tulee olla organisaatiokohtaisia ja täysin relevantteja. Se tulisi myös kirjoittaa selkeällä tavalla, joka on helppo navigoida ja ymmärtää. Asiakirjojen pitäisi olla helposti saatavilla kaikille yrityksen sisällä, jos he tarvitsevat niitä.

asiakirjojasi varten on oltava käytössä valvontajärjestelmä, joka näyttää asiakirjoja koskevat hyväksymisasiakirjat, päivitykset ja tarkistukset. Työntekijöiden on voitava tutustua asiakirjoista vain uusimpaan versioon, jolloin he saavat vain tarvitsemansa tiedot.

5 Ota käyttöön uusi järjestelmä

nyt on aika aloittaa uuden järjestelmän käyttöönotto. Alat noudattaa huolellisesti laadittuja suunnitelmia, jotka olet tehnyt siirtyäksesi tarvitsemaasi laadunhallintajärjestelmään. On tärkeää ottaa tämä osa askel kerrallaan.

uuden järjestelmän käyttöönotto vaikuttaa todennäköisesti jokaiseen työntekijään organisaatiossasi ja tapaan, jolla he hoitavat työtäsi. Ota työntekijät mukaan työohjeiden kehittämiseen aina kun mahdollista. Sillä tavalla, jos niitä muutetaan jollain tavalla vaatimusten mukaisiksi, ne ovat mukana alusta asti. He ymmärtävät todennäköisemmin, mitä heiltä kysytään, jos he ovat mukana kehittämässä sitä.

täytäntöönpanoprosessin aikana sinun on tehtävä useita johdon katselmuksia. Nämä arviot ottavat tuotoksen siitä, mitä muutoksia olet tehnyt ja missä parannuksia voidaan tehdä. Käytä kaikkia saatavilla olevia tietoja jokaisesta prosessista, joka edistää laadunhallintajärjestelmääsi. Aina löytää tapoja tehdä siitä parempi.

6 Suorita Sisäinen tarkastus

toteutuksen aikana ja sertifioinnin jälkeenkin sinun on tehtävä sisäisiä tarkastuksia varmistaaksesi, että laatujärjestelmäsi täyttää vaatimukset. Nämä tarkastukset suorittaa yksi tai useampi oman henkilöstön jäsen, joka on koulutettu tekemään niin.

työntekijän kouluttaminen sisäiseen tarkastukseen onnistuu helpoilla verkkokursseilla, jotka antavat kaikki tarvittavat työkalut työnsä tekemiseen. Pienemmissä yrityksissä johdon edustaja voi auditoida koko yrityksen muuta kuin sitä työtä, josta he ovat suoraan vastuussa. Jos joku tarkastaa omaa työtään, sitä pidetään sopimattomuutena.

koko yhtiötä ei tarvitse auditoida kerralla. Yrityksen sisällä on mahdollista tarkastaa vain yksi alue tai prosessi kerrallaan. Sisäiset auditoinnit kannattaa aloittaa käyttöönottoprosessin aikana, jotta näkee, missä asiat eivät välttämättä ihan toimi. Näiden tarkastusten tuloksia voidaan käyttää johdon katselmuksissa parannusten tekemiseen.

7 valmistaudu Rekisteröintitarkastukseen

kun olet valmis lähtemään, on jonkun yrityksestäsi riippumattoman aika tulla tarkastamaan se. Tämä henkilö on rekisterinpitäjä ja kuljettaa sinut läpi sertifiointi. Varmista valita rekisterinpitäjä, joka on akkreditoitu kansallisen sertifiointielimen. Riippumatta tilintarkastaja työskentelet pitäisi olla täysin pätevä tarkastamaan oman organisaation.

kun valitset rekisterinpitäjän, he lähettävät organisaatiollesi tilintarkastajan arvioimaan, kuinka hyvin täytät vaatimukset. He tarkastavat sekä dokumentaatiosi että prosessisi. Jolleivät he havaitse merkittäviä ongelmia laatujärjestelmässäsi, saat todennäköisesti ISO 9001-sertifikaatin.

ennen tarkastusta on tärkeää valmistella työntekijöitä tulevaan. Varmista, että he kaikki tietävät, milloin tarkastus tehdään ja mikä on sen tarkoitus. Olisi hyvä harjoitella vastaamista tilintarkastajan mahdollisesti esittämiin kysymyksiin. Heidän pitäisi vastata selvästi ja osoittaa ymmärtävänsä hyvin oman osansa järjestelmässä.

Tarkista, että laitoksesi on valmis tarkastukseen. Siivoa kaikki ja hankkiudu eroon sotkuista, joita saattaa lojua ympäriinsä. Laittakaa kaikki asiakirjat paikoilleen ja varmistakaa, ettei yksikään ole siellä, missä niitä ei ole tarkoitettu. Tarkista, että ilmoitustaulut ovat kaikki ajan tasalla.

on tilintarkastajalle työpaikka, jonkinlainen Hiljainen toimisto. Heidän täytyy viettää paljon aikaa tarkistaa yli asiakirjat ja ei ole ulkona laitoksen koko ajan. Varmista, että sinulla on laatupolitiikka ja menettelyt helposti saatavilla.

yksi työntekijä olisi nimettävä viemään tilintarkastaja järjestelmän kautta osoittamaan, missä eri alueet sijaitsevat. Heidät pitäisi kouluttaa olemaan vastaamatta kysymyksiin, ellei heitä ole erityisesti ohjattu heille. Muiden työntekijöiden pitäisi vastata.

jos laatujärjestelmässäsi ei ole merkittäviä vaatimustenvastaisuuksia, sinulle myönnetään ISO 9001-sertifikaatti. Prosessi ei kuitenkaan pääty siihen. Yksi ISO 9001-standardin vaatimuksista on edelleen parantaa, mitä sertifiointielimen tulee seurata.

8 säilytä menestys ja jatka

parantamista sinun ei pitäisi menettää keskittymistäsi sertifiointiisi ja laatujärjestelmäsi ylläpitoon sen jälkeen, kun olet saanut sen. Tilintarkastaja lähetetään suorittamaan valvontatarkastus kerran tai kahdesti vuodessa, jotta organisaatiosi noudattaa edelleen standardia ja paranee jatkuvasti.

laadunhallintajärjestelmän jatkuva seuranta ja tarkistaminen on välttämätöntä. Sinulla pitäisi olla tavoitteita, joiden avulla tuloksia on helppo mitata ja tulkita kaikkien tiimisi jäsenten toimesta. Näissä tarkasteluissa olisi tarkasteltava, missä muutoksia on tehtävä, sekä mahdollisuuksien alueita.

sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset ovat erinomainen tapa seurata laatujärjestelmän toimivuutta. Molemmat menettelyt olisi suunniteltava säännöllisin väliajoin sen varmistamiseksi, että mikään ei jää jälkeen vaatimuksista. On myös helpompi löytää riskejä ja mahdollisuuksia, kun on tällaista tietoa.

asiakas-ja työntekijäpalautteen myötä organisaatiosi on helppo jatkuvasti parantaa järjestelmääsi. Voit toteuttaa Plan-Do-Check-Act-tyyppisen järjestelmän, joka ohjaa parannuspyrkimyksiäsi. Nämä neljä vaihetta antavat sinulle yksinkertaiset puitteet työskennellä onnistuneen muutoksen hyväksi.

onnittelut ISO 9001-Sertifioinnistasi

näiden vaiheiden avulla organisaatiosi voi luoda tehokkaan laadunhallintajärjestelmän, joka sopii täydellisesti ISO 9001-standardiin. Kun olet saanut kaiken valmiiksi, on helppo jatkaa vaatimusten täyttämistä. Hyvät seuranta-ja arviointikäytännöt varmistavat, että järjestelmäsi pysyy standardin mukaisena pitkälle tulevaisuuteen.

muista olla tarkastelematta sertifiointiprosessia kokonaisuutena. On mahdotonta aloittaa, jos olet huolissasi jo lopullinen tarkastus. Ota askel kerrallaan ja asetu menestymään alusta asti. Ennen kuin huomaatkaan, sinulla on ISO 9001-sertifiointi.