Miten Skannatut Asiakirjat Lähetetään Tulostimesta?

miten lähettää skannattuja asiakirjoja?

näytämme sinulle, miten voit hakea ja lähettää asiakirjasi sähköpostilla tässä viestissä. Esittelemme erilaisia strategioita, mukaan lukien:

• • miten skannata sähköpostiin-ominaisuutta käytetään tulostimessa
  • mikä on paras tapa etsiä tietokoneelta?
  • kuinka käyttää puhelinta hakuun
  • miten lähettää asiakirja sähköpostin liitteenä

näytämme myös, kuinka muuntaa paperisen asiakirjan digitaaliseksi versioksi, jonka sinä ja vastaanottajasi voitte allekirjoittaa verkossa.

pannaan bileet käyntiin.

tulisiko tulostimen skannata sähköpostiin?

asiakirjan skannaaminen ja lähettäminen sähköpostitse voi vaikuttaa nopealta ja tehokkaalta menetelmältä. Se on, mutta ei kaikille asiakirjoille tai vastaanottajille.

mahdollisuus asiakirjan ei saavuta aiottua vastaanottajaa on yksi suurimmista haitoista käyttämällä ”scan to email” – toimintoa.

kun käytät ”scan to email” – toimintoa, on vaikeampaa tarkistaa, että antamasi sähköpostiosoite on oikea, koska et välttämättä saa virheilmoitusta. Sinulle ei ilmoiteta, jos aiotun vastaanottajan sähköpostiosoite on muuttunut tai jos postilaatikko on valmis.

palautussähköpostiosoite näkyy ”ei vastausta” – osoitteena, joten vastaanottajat eivät voi vastata tulostimesta lähetettyyn viestiin. Et yleensä voi muokata viestiäsi, ja jos vastaanottajat yrittävät ottaa sinuun yhteyttä käyttämällä viestissä olevaa sähköpostiosoitetta, et saa vastausta.

jos haluat käyttää ”scan to email” – ominaisuutta, sinun tulisi tehdä niin vain silloin, kun voit henkilökohtaisesti vahvistaa, että sähköposti on lähetetty sen aiotulle vastaanottajalle, ja sinun tulisi käyttää sitä vain asiakirjoihin, jotka eivät ole todella merkityksellisiä, koska ne eivät välttämättä pääse läpi ensimmäisellä yrityksellä.

Joten, mitä sinun pitäisi tehdä sen sijaan?

parempi vaihtoehto: asiakirjan skannaaminen ja Sähköpostittaminen (+ allekirjoitus tai Allekirjoituspyyntö) turvallisella ja kätevällä tavalla

Tässä muutamia vaihtoehtoja ”scan to email” – toiminnon käyttämiseen asiakirjan skannaamiseen, sähköpostittamiseen ja jopa allekirjoittamiseen verkossa:

skannaa asiakirja

näin skannaat asiakirjan millä tahansa skannerilla tai monitoimitulostimella:

miten skannata Windowsissa?

dokumenttien hakuun ei tarvitse käyttää erillistä ohjelmaa tai ohjelmistoa, koska Windowsilla on siihen sisäänrakennettu menetelmä.

näin se tehdään:

1. Aloita menemällä Käynnistä-valikkoon.
2. jos haluat avata skannaussovelluksen, etsi se ja klikkaa sitä. Jos et löydä sitä, käytä hakutyökalua vasemmassa alakulmassa etsiä sitä.
3. kun avaat skannaussovelluksen, se ilmoittaa, jos skanneri ei ole liitetty, jolloin kannattaa tarkistaa, että se on kytketty päälle ja kytketty oikein.
4. Valitse pudotusvalikosta skanneri, jota käytät, sekä tiedostolomake, johon tallennat skannauksesi. Jos tarvitset vain kuvan, PNG ja JPEG ovat molemmat yleisiä valintoja.
5. Aloita skannaus laittamalla asiakirjasi kuvapuoli alaspäin skanneriin ja siirry sitten Näytä lisää > esikatselu nähdäksesi sen nopeasti.
6. ”Näytä lisää” – ominaisuuden avulla voit myös säätää kuvan asetuksia (kuten väri-tai harmaasävytiloja ja kuvan resoluutiota).
7. odota, kunnes skanneri saa valmiiksi asiakirjasi esikatselukuvauksen ja näyttää sen näytöllä. Korjaa asiakirjan sijainti skannerissa, jos se on kohdistettu väärin tai sijoitettu väärin, esikatsele sitä uudelleen.
8. voit valita skannattavan alueen klikkaamalla ja vetämällä sen poikki, kunnes olet tyytyväinen sijoitukseen. Valitse ”Skannaa”, kun olet valinnut skannattavan alueen.
9. tämä menettely tulee toistaa jokaiselle skannattavalle sivulle.
10. odota skannauksen valmistumista ennen kuin yrität digitoida tekstiäsi.

muista viilata paperi sopivaan paikkaan. Voit jopa tallentaa sen työpöydälle, jotta et unohda sitä.

miten skannataan Macilla?

Mac-laitteen mukana on esiohjelmoitu työkalu skannerin käyttöä varten. Näin käytät sitä:

1. valmistele paperit.
2. Käynnistä Esikatselusovellus.
3. Pick your scanner under File > Import From Scanner.
4. jos skanneria ei ole tunnistettu, tarkista, että se on kytketty päälle ja kytketty.
5. ”tuonti” – dialogi ilmestyy ja esikatselukuva valmistuu.
6. nyt voit valita skannausvalintasi. Muuta väriä, asiakirjatyyppiä, mittakaavaa, suuntaa ja muita tietoja halutulla tavalla.
7. voit aloittaa skannauksen painamalla ”Skannaa”, ja sovellus ilmoittaa, kun asiakirjasi on täysin digitoitu.
8. tämä menettely tulee toistaa jokaiselle skannattavalle sivulle.

asiakirjasi on nyt digitoitu sinua varten. Muista, mihin tallennit tekstisi, tai tallenna se työpöydällesi, jotta näet sen, kun olet valmis.

kuinka skannata iOS: ssä?

voit skannata dokumenttisi ilman skanneria iPhonen tai iPadin sisäänrakennetun kameran avulla. Näin se tehdään:

1. Aseta paperi tasaiselle alustalle, jossa on hyvä valaistus sen valmistamiseksi.
2. avaa iPadilla tai iPhonella Notes-sovellus.
3. jos haluat lisätä skannatun asiakirjan olemassa olevaan muistiinpanoon, Luo uusi huomautus tai valitse olemassa oleva huomautus.
4. napauta näytön alareunassa kameran kuvaketta.
5. Valitse pudotusvalikosta ”Scan Documents”.
6. jos laitteesi ei aloita skannausta välittömästi, tähtää kamera skannattavaan asiakirjaan ja paina laukaisinnappia aloittaaksesi skannauksen.
7. jatka näin jokaisella seuraavalla sivulla.
8. paperisi on nyt skannattu ja tallennettu muistiinpanoihin.

voit lähettää muistiinpanosi sähköpostina tai jakaa ne useiden sovellusten kautta.

kuinka skannata Androidilla?

Androidissa ei ole sisäänrakennettua ohjelmaa dokumenttien skannaamiseen. Voit kuitenkin käyttää Google Drivea dokumentin etsimiseen.

näin se tehdään:

1. Aseta paperi tasaiselle alustalle, jossa on hyvä valaistus sen valmistamiseksi.
2. voit rakentaa uuden dokumentin avaamalla Google Drive-sovelluksen ja napauttamalla ” + ”-kuvaketta näytön oikeassa alakulmassa ja valitsemalla sitten ” Scan.”
3. tähtää kamera asiakirjaasi, kohdista se ja paina suljinpainiketta.
4. tutki esikatselua, rajausta ja asetusten säätämistä tarpeen mukaan, tai tee tarkistus uudelleen napauttamalla ”retake.”
5. Jatka tällä tavalla jokaisella seuraavalla sivulla.
6. asiakirjasi on nyt skannattu ja tallennettu Google Driveen.

voit lähettää yhteyden uuteen asiakirjaasi tai lisätä ihmisten sähköpostiosoitteita päästäksesi siihen.

lähetä asiakirjasi sähköpostilla ja pyydä allekirjoitusta (tai allekirjoita se)

tässä on paras tapa saada digitoitu asiakirja allekirjoitettua verkossa:

käytä sähköistä Allekirjoitusohjelmaa

sinulla on muutama vaihtoehto saada sopimus allekirjoitettua, kun olet digitoinut sen. Allekirjoituksen pyytäminen allekirjoituksen kaltaisen Online-allekirjoitussovelluksen kautta on ilmainen ja helppo tapa.

allekirjoitus on yksinkertainen ja tehokas digitaalinen allekirjoitusohjelma, jonka avulla voit luoda laillisesti sitovia Online-allekirjoituksia ja-asiakirjoja. Allekirjoittajien ei tarvitse olla samassa asemassa allekirjoittaakseen allekirjoitetun asiakirjan. Sen sijaan he voivat kirjautua sisään puhelimellaan, tabletillaan tai kannettavalla tietokoneellaan Internetin kautta.

allekirjoitus on ilmainen palvelu, jonka avulla voit rakentaa sähköisiä allekirjoituksia ilman rekisteröitymistä. Voit allekirjoittaa asiakirjan verkossa ja jakaa sen useiden ihmisten kanssa tällä menetelmällä.

näin se tehdään:

1. Rekisteröidy ilmaiselle Allekirjoitustilille.
2. valitse tililtäsi niiden nimet, joiden on allekirjoitettava asiakirja.
3. Liitä dokumenttiisi otsikko ja henkilökohtainen viesti sen allekirjoittaneille:
4. Valitse, miten lisäät tiedostosi vierittämällä. Voit ladata tiedostoja laitteestasi tai valita ne online-verkkosivustolta, kuten Google Drive-tililtäsi.
5. avaa asiakirjasi verkkoeditorin avulla ja lisää allekirjoituskenttiä.
6. täytä allekirjoittajien nimet ja sähköpostiosoitteet. Voit myös valita niille allekirjoitusjärjestyksen, ja allekirjoitus lähettää asiakirjat käyttäjille tässä järjestyksessä:
7. kun olet tarkistanut tietosi, Napsauta ”Send-Document.”

voit seurata asiakirjaa Allekirjoitustililläsi, kun se on lähetetty. Voit kertoa, jos vastaanottaja kestää liian kauan allekirjoittaa tällä tavalla. Sinun ei tarvitse soittaa kenellekään, jos heillä kestää liian kauan; voit lähettää heille sähköpostin, jossa muistutetaan, että heidän allekirjoituksensa tarvitaan.

kun allekirjoittajanne saavat paperin, allekirjoitus opastaa heitä allekirjoitusprosessin läpi, ohjaa heitä oman allekirjoituksen luomisprosessin läpi ja käy läpi jokaisen allekirjoitusalueen ennen kuin he ovat valmiita.

plussat:

• • erittäin helppokäyttöinen
  • ammattimainen ja henkilökohtainen
  • toimii millä tahansa laitteella
  • pitää sinut prosessin hallinnassa
  • opastaa sinua ja allekirjoittajiasi jokaisen vaiheen läpi
  • voit aloittaa ilmaiseksi

miinukset:

• • mobiilisovellusta ei ole saatavilla (tällä hetkellä kehitteillä)

käytä sähköpostiohjelmaa

voit lähettää asiakirjan myös sähköpostitse sähköpostisovelluksesi avulla. Muista, että jos sinun on allekirjoitettava paperi, sinun on tehtävä se ennen sen lähettämistä joko allekirjoittamalla se fyysisesti tai sähköisesti.

näin saat paperisi oikealle henkilölle:

1. avaa sähköpostitilisi ja kirjaudu sisään.
2. aloittaaksesi uuden sähköpostin kirjoittamisen, valitse ” uusi viesti.”
3. Etsi” liitä liite ” – kuvaketta uudesta sähköpostipaneelista. Se muistuttaa enimmäkseen klemmaria.
4. Etsi tiedosto, valitse se ja paina ”Enter” klikkaamalla sitä.
5. voit myös vetää ja pudottaa skannatun tiedoston selaimeen.
6. Kirjoita viestisi loppuun ja ilmoita vastaanottajien sähköpostiosoitteet.
7. palautat nyt sähköpostisi skannatun tiedoston liitteenä.

plussat:

• • helppo käyttää
  • vapaasti käyttää
  • voit tehdä sen puhelimestasi

miinukset:

• • ei kerro kuka on allekirjoittanut ja kuka ei
  • saatat joutua tulostamaan ja allekirjoittamaan asiakirjan ensin ja pyytää allekirjoittajia tekemään saman
  • hitaampi prosessi
  • ei niin ammattimainen kuin käyttämällä erikoistunutta alustaa
    

    miten skannaan tulostimesta sähköpostiin?

    1. avaa skannaussovellus.
    2. skannaa asiakirjasi.
    3. tallenna se.
    4. Katso asiakirjasi.
    5. klikkaa sitä hiiren kakkospainikkeella.
    6. valitse ”Jaa ”ja sitten”Posti”.
    7. Kirjoita sähköpostisi.
    8. lähetä sähköpostia.

    Mitä eroa on skannauksella ja sähköpostiin skannaamisella?

    skannatun kuvan lähettämiseen ei tarvita mitään muuta ohjelmaa, kun käytät tulostinasetusta ”Skannaa sähköpostiin”. Sinulla ei kuitenkaan ole pääsyä mihinkään sähköpostin lähettämisen ominaisuuksiin, kuten viestin laittamiseen, sähköpostin lähettämisen varmistamiseen ja kuvan muokkaamiseen ennen sen lähettämistä.

    onko sähköpostin skannaus turvallista?

    ei todellakaan. Et voi olla varma, onko sähköposti lähetetty oikein, koska sinulla on pääsy sähköpostiosoitteeseen itse käyttämällä ”scan to email” – ominaisuutta.

    lisäksi monitoimitulostimet lähettävät sähköposteja pelkällä tekstillä. Kolmannet osapuolet, jotka ovat yhteydessä samaan WiFi-verkkoon kuin tulostimesi, saattavat pystyä sieppaamaan nämä viestit.

    tämän vuoksi voit käyttää tulostimesi ”scan to email” -ominaisuutta vain ei-luottamuksellisiin asiakirjoihin, joiden lähettämisen voit varmistaa oikein.

    kuinka monta sivua voit skannata sähköpostiin?

    voit lähettää enintään 999 skannattua sivua. Tämä numero riippuu todennäköisesti tulostimen muistista ja kapasiteetista.

    miten lähettää asiakirjoja sähköpostiin?

    1. avaa sähköpostitilisi.
    2. Aloita uuden viestin säveltäminen.
    3. vedä ja pudota asiakirja viestiisi.
    4. Tarkista tietosi ja lisää vastaanottajan sähköpostiosoite.
    5. Klikkaa ” Lähetä.”

    Miten lähetän luottamuksellisen asiakirjan sähköpostitse?

    jos haluat ylimääräisen suojakerroksen pitämään arkaluontoiset tietosi turvassa luvattomalta käytöltä, voit käyttää Gmailin luottamuksellista tilaa. Voit käyttää sitä asettaa viestin viimeinen voimassaolopäivä ja jopa poistaa pääsyn siihen.

    viestin vastaanottajat eivät pystyisi kopioimaan, välittämään, tulostamaan tai lataamaan viestiä.

    Miten kirjoitan sähköpostin, jossa on liite?

    1. Siirry sähköpostitilillesi.
    2. Valitse ”Uusi viesti”.
    3. Etsi paperiliittimen kuvaketta ja napsauta sitä liittääksesi tiedoston.
    4. Etsi tiedosto tietokoneesi kansioista. Kun löydät sen, klikkaa ” Avaa ”tai” valitse tiedosto.”
    5. Jatka sähköpostin kirjoittamista.
    6. lisää aiherivi ja sen henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat lähettää sen.
    7. klikkaa ”Lähetä”, kun olet valmis lähettämään sähköpostisi.

    Conclusion

    kuten olemme nähneet, dokumentteja voidaan skannata monin eri tavoin. Voit skannata ja lähettää asiakirjoja digitaalisesti monitoimitulostimista iPhoneen tai Android-puhelimeen riippumatta siitä, missä olet.

    jos asiakirjasi tarvitsevat allekirjoitusta, voit aina käyttää allekirjoitusta ilmaiseksi laillisesti sitovien allekirjoitusten hankkimiseen.

    allekirjoitukset voivat auttaa sinua muuttamaan skannatut asiakirjat asiakirjoiksi, jotka ovat valmiita molempien osapuolten allekirjoitettavaksi. Se sitten opastaa allekirjoittajat läpi allekirjoitusprosessin, päivittää sinut matkan varrella.