Miten PRINCE2 vaikuttaa?

viimeisessä blogikirjoituksessamme annoimme johdantokuvan siitä, mitä PRINCE2 tarkalleen ottaen on.

standardoitu viitekehys projektinhallinnalle, ”projects in controlled environments”, tai lyhyesti PRINCE2, on käytännössä menetelmä, jolla hallitaan ja suunnitellaan hankkeita, jotka kattavat useita eri muotoja, kestoa ja laajuutta.

se, että määrätään keskittymään lopputuloksen tuottamiseen, sanellaan mitä tuotetaan, milloin ja kenen toimesta, sen sijaan että ohjattaisiin, miten asiat pitäisi tehdä, tekee PRINCE2: sta erittäin muokattavan, skaalautuvan ja joustavan monilla projektityypeillä ja toimialoilla.

mutta miten PRINCE2 toimii?

PRINCE2: n toiminnan ymmärtämiseksi on ensin tärkeää ymmärtää, miten PRINCE2: n ydinarvot toimivat projektin määrittelyssä. PRINCE2: ssa projekti määritellään väliaikaiseksi organisaatioksi, joka on luotu tuottamaan yksi tai useampia tuotteita ennalta sovitun liiketoimintatapauksen mukaisesti. Mikä tarkoittaa periaatteessa sitä, että PRINCE2 on sitoutunut liiketoiminnan elinkelpoisuuteen keskittymällä ensisijaisesti lopputulokseen eli yritystuotteeseen.

PRINCE2-projekti määritellään muutamilla parametreilla, lähinnä siten, että:

• hankkeet ovat väliaikaisia
• hankkeet eivät ole linjatoimintoja
• hankkeet vaativat resursseja
• hankkeet on aloitettu
• hankkeiden pitäisi tuottaa tuloksia
• hanke saa aikaan muutoksen
• hankkeet ovat usein departementtien välisiä

hankkeet ovat usein departementtien välisiä hankkeiden tulisi aina olla toteuttamiskelpoisia yritysasiakkaalle

mukautuminen PRINCE2-hankeympäristöön

jos projektin katsotaan olevan toimintakelpoinen valvotussa PRINCE2-ympäristössä ja toimivan edellä esitettyjen parametrien mukaisesti, seuraava askel on räätälöidä PRINCE2 menetelmä hankkeen rakenne, jotta saadaan vahvin, ja menestyksekkäin, lopputulos.

PRINCE2 structures projects through a scalable structure of three key elements, each focus on the creation of a durable end product. Kolme elementtiä ovat PRINCE2: n 7 periaatetta, 7 teemaa ja 7 prosessia, joita voidaan sitten mukauttaa projektin vaatimuksiin ja erityisympäristöön.

menetelmän ja ympäristön välinen juoksevuus on avainasemassa. 7 teemaa voidaan mukauttaa sekä projektin muotoon että laajuuteen, tai PRINCE2: n terminologiaa voidaan verrata projektin ympäristössä vallitsevaan kieleen, jolloin hallintatuotteiden määrää vähennetään, kunnes jäljellä on vain kaikkein olennaisimmat – kuten projektipäiväkirja, projektin tilanneraportti ja projektin loppuraportti. Vastaavasti PRINCE2: ssa tehtäviä ja prosesseja voidaan pienentää tai räätälöidä.

vain PRINCE2: n periaatteet on säilytettävä muuttumattomina kaikissa projekteissa.

Johdanto PRINCE2 Principles, Themes and Processes

PRINCE2 principles, themes and processes toimivat ohjenuorana pitää projekti hallinnassa, mikä on pohjimmiltaan mitä PRINCE2 luotiin saavuttamaan. 7 periaatteet, teemat ja prosessit ovat suurelta osin erottamaton, kukin auttaa ilmoittamaan ja määritellä muut, rakentaa nexus PRINCE2 menetelmät. 7 perusperiaatetta, kuten liiketoiminnan perustelu ja poikkeuksen kautta johtaminen, rakentavat 7 teemaa riskienhallinnassa tai suunnittelussa, jotka puolestaan auttavat määrittelemään 7 prosessia.

PRINCE2: n 7 perusperiaatetta

PRINCE2: n 7 perusperiaatetta ovat ainoa osa kehystä, jota on sovellettava tiukasti, jotta PRINCE2: n puitteita voidaan käyttää projektissa. Ne ovat välttämätön perusta kehykselle, jolle rakennetaan.

1.Liiketoiminnan jatkaminen

ennen hankkeen aloittamista on päätettävä hankkeen tavoitteista ja odotusarvosta. Näiden avulla perustellaan hankkeen jatkamista arvioimalla hankkeen edistymistä johdonmukaisesti sekä hankkeen että liiketoiminnan tavoitteiden mukaisesti.

2.Kokemuksesta oppiminen

PRINCE2 edellyttää kokemuspäiväkirjan pitämistä, johon kirjataan riskit, ongelmat, tehdyt virheet, hyvät kokemukset, uudet ideat ja parannukset. Päiväkirja toimii projektin huipentuessa kokemusraportin pohjana ja auttaa sinua ja tiimiäsi tulevien projektien hallinnassa.

3.Määritellyt roolit ja vastuut

PRINCE2-hankkeessa tunnustetaan kolme sidosryhmää, joilla kullakin on erilaiset intressit hankkeessa: yrittäjät, tavarantoimittajat ja käyttäjät. Yrittäjä toimii projektin tukijana ja odottaa hyötyosuutta, käyttäjä työskentelee ja arvioi tuloksia ja toimittaja tuottaa tulokset. Jokaisessa PRINCE2-projektissa on selkeästi määritellyt roolit ja vastuut, jotka suuntautuvat omien etujensa täsmälliseen edustamiseen. Nämä sidosryhmät muodostavat sitten ohjauskomitean, joka tekee hankkeeseen liittyvät tärkeät päätökset.

4.HALLINNOINTIVAIHEIDEN

valvonnan ohella PRINCE2 yhdistää monia hallinnointivaiheita, jotka edellyttävät suunnittelua ja budjetointia. Liiketoimintatapausta hyödyntäen ohjauskomitea valvoo seuraavan vaiheen toteuttamista, mukaan lukien sen suunnittelu ja budjetointi. Jokaista vaihetta varten on tehty tarvittava vaihesuunnitelma, joka linkittyy hankesuunnitelmaan, joka annetaan projektiryhmän käyttöön.

5.Management by Exception

Management by exception on projektirakenne, joka tarjoaa korkeamman tason riskienhallinnalle. Määritellään tietty kesto, kustannukset, soveltamisala ja riski sekä hyväksyttävä toleranssialue hierarkkisen hallintorakenteen kullakin tasolla ja toteutetaan eskalaatiopolitiikka, jos jotakin näistä toleranssiasteista tai jos niitä rikotaan. PRINCE2 takaa suuremman kontrollin projektin läpimenoon.

6.Focus on Products

PRINCE2: n tavoitteena on luoda tuloksia, jotka ovat viitekehyksen sisällä, niin sanottuja tuotteita. PRINCE2 voidaan helposti yhdistää muihin Projektinhallintamenetelmiin tai-lähestymistapoihin, kuten Agileen – ja sitä voidaan soveltaa kaikkialla.

7.Mukautuminen Projektitilanteeseen

PRINCE2 ei ole yksi koko sopii kaikille-lähestymistapa projektinhallintaan, vaan menetelmää on mukautettava ja sovellettava projektikohtaisen tilanteen mukaisesti. Ohjauskomitea tekee yhteistyössä PRINCE2: n koulutettujen tai kokeneiden projektipäälliköiden kanssa PRINCE2: n tarjoamien mukautusohjeiden ohella tarvittavat yhteensovittamiset PRINCE2: n teemoihin ja prosesseihin.

PRINCE2

7 teemaa ovat vaadittavan tiedon alueita, jotka on otettava huomioon koko hankkeen elinkaaren ajan. Ne koskevat vastauksia kysymyksiin, kuten: miksi, kuka, mitä, milloin, miten mitä jos, mitkä ovat vaikutukset, minne olemme menossa ja minne haluamme mennä?

1.Business Case

business case koskee hankkeen ”syytä”. Hankkeen rakennetta ja suunnittelua ohjaava liiketoimintatapaus on sidosryhmien asettama, ja sitä olisi päivitettävä kaikissa johtamisvaiheissa ja tarkennettava, jotta hanke voidaan tuoda lähemmäksi todellisuutta.

2.Organisaatio

kuvaten PRINCE2-hankkeen aikana nimitettäviä ja mukautettavia tehtäviä ja vastuita organisaatio koskee hankkeen ”who: ta”. Organisaatio delegoi tehtäviä ja määrittelee toleranssin tason, johon tehtävät on suoritettava, työllistää johtoa poikkeustapauksissa ja navigoi projektin ja liiketoiminnan välistä vuorovaikutusta.

3.Laatu

laatu edustaa kokonaisvaltaista ymmärrystä hankkeen tavoitteesta, joka kattaa projektiryhmän, johdon ja sidosryhmät. Jos hankkeen onnistumisen kriteereistä ja tuotteen toimittamisesta ei ole selkeää artikulaatiota, hanke todennäköisesti epäonnistuu. Hankkeen ”mitä”.

4.Suunnitelmat

standardisoidut suunnitelmat ovat välttämättömiä PRINCE2-projektien työskentelylle projektisuunnitelmista tiimisuunnitelmiin, ja niissä kerrotaan yksityiskohtaisesti, miten ja milloin projekti toteutetaan. Suunnitelmat mahdollistavat mikron ja makron kautta projektin lopputuloksen hallinnan.

5.Riskit

koska hankkeet ovat väliaikaisia ja ne toteutetaan yleensä vain kerran, niiden lopputuloksesta on suuri epävarmuus. Poikkeuksellisella hallinnoinnilla ja jatkuvalla hankearvioinnilla vähennetään riskipotentiaalia jatkuvalla seurannalla.

6.Muutokset

muutokset koskevat vaikutuksia, joita mahdollisilla asioilla voi olla hankkeeseen, ja tapaa, jolla niitä tulisi käsitellä – kysymällä, mitä tapahtuisi, jos?”PRINCE2-hankkeiden hallintorakenteen mukaisesti merkittävistä muutoksista olisi ilmoitettava ohjauskomitealle.

7.Edistyminen

aihe, joka koskee hankesuunnitelman ja määrättyjen tulosten toteutettavuuden jatkuvaa arviointia jäsennellyn päätöksentekomenettelyn, tulosseurannan ja johdon eskalointiprosessin avulla.

PRINCE2

PRINCE2: n prosessien tulisi ohjata tulosten tuottamista ja jäsentää projektin tavoitteet.

1.Hankkeen valmistelu

hankkeen ensimmäinen vaihe tapahtuu ennen hankkeen alkua ja kysytään, onko hanke edes saavutettavissa, kun sitä arvioidaan yhdessä toivottujen tulosten ja ennakoitujen kustannusten ja hankkeen laajuuden kanssa. Hankkeen valmistelu olisi aloitettava hankkeen vetäjien antaman toimeksiannon mukaisesti, jossa määritellään hankkeen perustamiseen liittyvät tehtävät, mukaan lukien hankejohtajien nimeäminen. Kuka laatii suunnitelman, jossa esitetään yksityiskohtaisesti hankkeen käynnistäminen, käynnistämisvaihe, ja antaa ohjauskomitealle suosituksen siitä, jatketaanko vai lopetetaanko hanke.

2.Projektin

ohjaaminen hankkeen käynnistämisen jälkeen alkaa direktiivivaihe. Ohjauskomitea johtaa hanketta makrotasolla, kun taas projektipäälliköt hoitavat päivittäiset johtotehtävät. Poikkeustapauksissa tai jos toleranssitaso ylittyy, vasta silloin ohjauskomitea voi puuttua hankkeen mikrotoimintaan.

3.Hankkeen käynnistäminen

käynnistämisvaiheen ensisijaisena tavoitteena on luoda perusta ohjauskomitealle, jotta se voi tehdä päätöksen ehdotetun hankkeen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Koska hankkeen rahoitus edellyttää huolellista suunnittelua ja yksityiskohtaista arviointia, hankkeen suunnittelu -, vaihejärjestelmä-ja riski -, viestintä-ja integraatiostrategioiden luomisen ohella on tehtävä sidosryhmäanalyysi. Projektidokumentaatio laaditaan myös projektipäälliköiden ja ohjauskomitean välisellä sopimuksella.

4.Näyttämön ohjaaminen

ohjaaminen eli näyttämön ohjaaminen viittaa projektipäällikön maanpäälliseen työhön. Työkokonaisuuksien hyväksymisestä ja tilan arvioinnista johdonmukaiseen viestintään ohjauskomitean kanssa ja mahdollisten riskien arviointiin – eskaloituviin tai tarvittaessa korjaaviin toimiin ryhtymiseen – vaiheprosessin valvonta on kokonaisvaltaista.

5.Tuotetoimituksen hallinta

kaikkia PRINCE2-projektin tuottamia tuloksia kutsutaan tuotteiksi, jotka voidaan erottaa projektissa ohjaamiseen käytettävistä johtamistuotteista erikoistuotteista tai kaikista projektin tuloksista. Prosessin aikana tiimipäällikkö ottaa vastuulleen työpakettien toimittamisen ja strategiat, joiden kautta projekti-ja tiimipäälliköt ovat vuorovaikutuksessa, määritellään. Tämä prosessi on, jos suurin osa resursseista käytetään, ja on avustava prosessi ”ohjaus vaiheessa” prosessi.

6.Managing Stage Boundaries

PRINCE2-projektit ohjataan hallinnointivaiheiden kautta, ja ne suunnittelee ja toteuttaa projektipäällikkö. Jokainen vaihe, joka otetaan käyttöön, kun edellinen vaihe on alkanut päättyä, arvioidaan johdonmukaisesti hankesuunnitelman ja ohjauskomitean päivittämiseksi. Hankkeen etenemistä arvioidaan vaiheittain. Jos toleranssitasoja rikotaan, voidaan poikkeuksellisesti toteuttaa korjaavia menettelyjä.

7.Projektin

sulkeminen, vaikka projekti lopetettaisiinkin ennen varsinaista päättämistä, jokaisessa PRINCE2-projektissa loppuunsaattamisprosessi päättyy aina. Projektipäällikön suorittamana se edellyttää, että he arvioivat ja tekevät kokemusasiakirjan, luovuttavat ne linjaorganisaatiolle ja luovat suosituksen ohjauskomitealle projektin lopettamiseksi.

hankkeen päätyttyä laaditaan tarkistussuunnitelma, suoritetaan ohjausprosessi, hankkeen päättymisestä ilmoitetaan virallisesti ja ohjauskomitea lakkautetaan.