Miten hallita työntekijöiden kulut 8 vaihetta

työntekijöiden menojen hallinta voi olla monimutkaista, aikaa vievää ja työlästä, ja suuri hässäkkä taloushallinnolle. Onneksi on olemassa tapoja tehdä tästä prosessista vähemmän tylsää.

pohjimmiltaan työntekijöiden menojen hillitseminen on oikeastaan strategiakysymys. Ja kun se tulee liiketoiminnan kulut, sinulla on kolme päätarpeita:

1. yrityksen toimintakulujen seuraamiseksi ja valvomiseksi
2. kulujen analyyttisen kirjanpidon suorittamiseksi
3. kaikkien laskujen ja tositteiden keräämiseksi

tee nämä kolme hyvin, ja olet nopeasti matkalla kohti tervettä kulutuskulttuuria – johon olemme intohimoisia.

joten mikä on paras tapa seurata ja hallita työntekijöiden kuluja? Miten voit tarjota työntekijöillesi joustavuutta, jota he tarvitsevat päästäkseen maailmalle, ja samalla varmistaa yrityksen varojen turvallisuuden ja eheyden?

tässä mitä sinun tulee tietää.

Create your employee expensure management plan

”Failing to planning is planning to fail.”Se on klisee syystä.

huonoin tapa hoitaa yritysten menoja on se, että niitä ei hoideta juuri lainkaan. Se on aika tyypillistä hyvin nuorille, pienille yrityksille. Aluksi tuntuu, ettei oikeastaan tarvita strategiaa, koska kulutetut summat ovat niin pieniä. Ja toimitusjohtaja tai toimistopäällikkö hoitaa kaikki rahat joka tapauksessa.

mutta tämän artikkelin tarkoitus on auttaa sinua hallitsemaan työntekijöiden rahankäyttöä. Jossain vaiheessa pitää vapauttaa joukkue tekemään hienoa työtä. Se vaatii varojen käyttöä.

mutta miten työntekijöiden pitäisi käyttää rahaa, mihin ja kuinka paljon he saavat käyttää? Tämä kaikki sisältyy hyvin kirjoitettuihin kuluihin.

näistä on kirjoitettu jo paljon, joten tässä ei mennä överiksi. Mutta on olemassa muutamia perusperiaatteita, jotka on pidettävä mielessä:

• do make it simple, clear, and prepared
• Don ’t try to write a legal or academic paper – keep it friendly
• do include real-world examples of good and bad company expending
• Don’ t listaa every single possible expenditure. Ohjeet ovat parempia kuin pitkät listat
• mieti keinoja automatisoida askeleita-lisää tästä pian

ja lopuksi ota mukaan muut tiimit. Suuret kulutuspolitiikat ovat järkeviä koko yritykselle-ei vain talousjohtajalle tai varainhoidon valvojalle.

Lue lisää yksityiskohtaisesta oppaastamme yrityksen kulukäytännön askarteluun. Ja inspiraatiota, tässä on iso lista tosielämän kulukäytäntöjä yrityksiltä olet varmasti kuullut.

2. Ota käyttöön selkeät kulutusprosessit

kun politiikka on valmis, sinun on puututtava prosesseihin. Bisnesmenoihin kuuluu muutakin kuin budjetin laatiminen ja varojen antaminen tiimillesi – kumpaankin tulemme piakkoin.

noudattamalla järjestelmällistä ja perusteellista, jopa tiukkaa kulujen hallintaprosessia voit kannustaa työntekijöitä valvomaan menojaan. Selkeä ja yksityiskohtainen prosessi voi olla yhtä hyödyllinen työntekijöille kuin johdollekin.

kun kulujen hallintaprosessi toteutetaan, muista etsiä keinoja, joilla työntekijät voivat seurata sitä mahdollisimman nopeasti ja helposti. Voit esimerkiksi tarjota työntekijöille esitäytettyjä lomakkeita, mukaan lukien automaattiset ohjeet tarvittavista todistusasiakirjoista.

vielä paremmat, nykyaikaiset kulutushallintaratkaisut opastavat tiimisi jäseniä koko kuluprosessin läpi-hyväksymisestä, maksamisesta, vastaanottamisesta.

tällainen prosessi on paras mahdollinen-jossa joukkueillanne ei ole muuta vaihtoehtoa kuin noudattaa sääntöjä, vaikka he eivät niitä tuntisikaan!

Aseta budjetti jokaiselle henkilöstökululuokalle

yksi hyvä tapa valvoa henkilöstökuluja on toteuttaa yksityiskohtainen kulupolitiikka. Tähän sisältyy kunkin menoluokan enimmäisbudjetin asettaminen etukäteen: työmatkat, hotelliyöpymiset, ravintolalaskut, varusteiden ja tarvikkeiden hankinta jne.

kaikkien kulujen osalta on määriteltävä, kuinka paljon kullekin työntekijälle voi aiheutua, ja ilmoitettava, ettei hänelle makseta tämän rajan ylittävää korvausta. Jotkin summat tai kulutyypit voivat olla ennalta hyväksyttyjä, kun taas kaikki tämän ulkopuolinen edellyttää johdon nimenomaista hyväksyntää.

mutta pidä nämä säännöt mahdollisimman yksinkertaisina. Voisit mennä loputtomiin yksityiskohtiin hintasummista, jotka ovat hyväksyntää, ja ehdoista, jotka on täytettävä. Mutta kulukäytännöt toimivat parhaiten, kun ne ovat lyhyitä, yksinkertaisia, ja jossa työntekijät voivat muistaa ne ulkoa.

ja uskokaa meitä, tämä on täysin saavutettavissa.

tarjoa sopivat maksutavat

jos haluat todella tehokkaasti hallita henkilöstökuluja, paras vaihtoehto on antaa niille räätälöity Maksutapa. Tässä tulevat liikekulukortit.

kulukorteilla voi ladata etukäteen tietyn summan käytettäväksi monenlaisiin alan menoihin: ravintoloihin, bensiiniin, hotelleihin jne.

näissä korteissa yhdistyvät joustavuus ja turvallisuus. Työntekijät voivat kuluttaa aivan kuten heillä on oma yrityksen luottokortti. Mutta johtajat ja talous joukkueet voivat asettaa erityisiä rajoja jokaiselle kortille, ja voi nähdä, mitä työntekijä on käyttänyt milloin tahansa.

toinen vaihtoehto: virtuaalinen luottokortti. Tämä on täydellinen ratkaisu online-kuluihin, kuten hotellihuoneen varaamiseen, kiinteistön tai ajoneuvon vuokraamiseen ja juna-tai plan-lippujen ostamiseen. Ne sopivat myös ohjelmistotilauksiin ja digitaaliseen mainontaan.

tätä kertakäyttökorttia voidaan käyttää työntekijöiden tarpeiden mukaan, ja sitä voidaan hallita reaaliajassa turvallisen internet-alustan kautta. Tämä mahdollistaa selkeän ja yksityiskohtaisen valvonnan, samalla kun työntekijät voivat tehdä verkko-ostoksia nopeasti ja kätevästi.

Tiedätkö mikä ei ole hyvä vaihtoehto? Haarukoidaan yrityksen luottokortti aina, kun työntekijä tarvitsee maksun. Tämä ei ole vain hässäkkä, mutta se myös altistaa yrityksesi luottokorttipetoksen riskille. Ei siistiä!

digitoi laskun haku

kun joukkueen jäsen maksaa jotain, hänen täytyy pitää kuitti. Joka on melko yksinkertainen käsite, mutta johtaa loputtomiin ongelmia Rahoitus-ja kirjanpito joukkueet.

koska vaikka työntekijät olisivat kuinka ahkeria, he unohtavat tai kadottavat kuitit aika ajoin. Ja tämä tarkoittaa paljon edestakaisin rahoitus tiimi, selittää itse ja löytää ne maksutodisteet.

jotta laskujen keräämiseen ei kuluisi aikaa, ja jotta kaikki saadaan varmasti, on kuitinkeräys digitoitava. E-kuitit ovat nyt verotoimistojen hyväksymiä ympäri maailmaa.

yksinkertaisin tapa on kuitti skannaus sovellus. Työntekijä maksaa jotain, sitten ottaa heti kuvan kuitistaan heti, kun saa sen.

finanssiryhmien tiedonsyöttöä ei ole, ja menetettyjen kuittien määrä muuttuu mitättömäksi.

keskittää tilausten seuranta

toinen päänvaivaa aiheuttava kulutusongelma ovat tilaukset. Rakastamme niitä, koska nykyaikaiset SaaS-työkalut helpottavat kaikkien elämää. Mutta jokaisen bisnesryhmien maksaman maksun pitäminen päällä on kuin pyörivää lautasta.

hakusanojen maksaminen Google AdWordsissa markkinointiosastolle, Salesforce myyntiosastolle ja Heroku tai AWS teknisille tiimeille voi olla vaikeaa seurata työntekijöiden liittymiä.

edellä mainittiin virtuaalikortit, ja nämä ovat täydellinen vastalääke kulutushuoliisi. Näiden avulla voit luoda ainutlaatuisen, toistuva kortti, joka arvotaan joka kuukausi (tai vuosi).

jokainen kortti on osoitettu työntekijälle, joten tiedät, kuka hallitsee jokaista liittymää. Jokaisella maksulla on syy, hyväksyvän johtajan tiedot ja oikea kirjanpitokoodi. Maksujen yhteensovittaminen on siis lähes automaattista.

tärkeää on keskittää kaikki tämä. Varmista, että jokainen tiimi käyttää samaa prosessia ja maksutapaa tilauksissaan. Silloin tietää, mistä jokainen maksu tulee, ja voi helposti pysyä niiden kaikkien päällä.

Vihje: kuluttaa, keskittää kaikki liittymät, kerää laskut automaattisesti ja tarvittaessa jopa keskeyttää liittymät hetkessä.

radan kuluraporttihuijauksesta

ei ole hauska puhua, mutta kuluraporttihuijauksen todennäköisyys on suurempi kuin luulisi. Erään raportin mukaan huimat 85 prosenttia työntekijöistä myöntää valehtelevansa kuluvaatimuksissa. Ja 10% antaa vääriä tietoja ” koko ajan.”

näiden kaikkien ei tarvitse olla pahantahtoisia valheita. Joskus ihmiset keksivät yksityiskohtia, joita he luulevat todeksi, koska heillä ei ole enää tarvitsemaansa tietoa.

petosten pitäisi kuitenkin huolestuttaa erityisesti talousvalvojia ja heidän tiimejään. Sinun tehtäväsi on pitää yhtiön rahat turvassa.

tehokkain tapa estää tämä on yksinkertaisesti hankkiutua eroon kuluraporteista. Loppujen lopuksi kukaan ei halua käsitellä kuluraportteja muutenkaan.

koska ne ovat aikaa vieviä ja helposti väärennettäviä, olisi viisasta luopua niistä kokonaan ja valita sen sijaan spendeskin tarjoamat joustavat ja ketterät maksuratkaisut.

digitoi ja automatisoi prosessisi

mikä prosesseistasi vie eniten aikaa ja on vähiten tuottava? Tunnistakaa heidät, Siirtykää digitaalisiksi ja poistukaa. Keskity sen sijaan tehokkaisiin työkaluihin laskujen hakemiseen, ostopyyntöjen hallintaan tai jopa prosessikuluihin reaaliajassa.

prosessien automatisointi ja digitalisointi auttavat sinua näkemään parempia tuloksia, antavat tiimisi työskennellä ketterämmin ja vapauttavat aikaa muille tärkeämmille (ja vähemmän pitkäveteisille!) tehtävä.

lisää resursseja automaatioon:

• Kuluautomaatio: kuinka automatisoida kuluautomaatio ja hyväksynnät
• 8 kirjanpitoautomaation erinomaiset hyödyt
• Liikeautomaatio: automate these six boring finance processes
• How AR & AP automation boosts business productivity

Find the right expende control balance

Management employee expenditure expenditure is about find the right balance between control and agility so that everyone ’ s interests can be served. Työntekijöiden on voitava suorittaa työnsä joustavasti ja kätevästi, ja sinun on voitava olla selkeä ja yksityiskohtainen valvonta yrityksen menoja.

mieti kahdeksan parasta vinkkiämme (yllä) ja mieti, mitkä vaihtoehdot voisivat sopia sinulle ja tiimillesi.