informaatio tarvitsee kontekstia, ja meidän on tarjottava tämä konteksti tavalla, joka ei rasita käyttäjiä vaan tukee heitä. Tämä tarkoittaa, että meidän on hyödynnettävä täysimääräisesti tunnistus-ja analytiikkateknologioita tehostaaksemme ja automatisoidaksemme sitä, miten kehitämme tätä kontekstia.
yksi tällainen työkalu on Metadata. Metadata tarjoaa merkittäviä etuja ymmärtäessään tietoa uusilla tavoilla ja kyetessään hyödyntämään tätä älykkyyttä innovaatioiden ja asiakaskokemuksen edistämiseksi.
mitä Metadata on?
” Metatiedolle ”ei ole yhtä kansainvälistä ja yleisesti hyväksyttyä määritelmää – pikemminkin on olemassa monia samanlaisia määritelmiä tai kuvauksia, jotka kattavat enimmäkseen samat kohdat. Sinun tulisi omaksua se, joka soveltuu parhaiten tietohallintotoimintasi kontekstiin ja organisaatioon, jossa työskentelet.
ISO Records Management Standard 15489 tarjoaa tämän yksinkertaisen määritelmän:
” data describing content, content, and structure of records and their management through time.”
Yhdysvaltain puolustusministeriöllä on metatiedon määritelmä DoD 5015.2-standardissaan, joka on myös ISO-standardien kaltainen:
”tallennettua dataa kuvaava Data: eli tieto, joka kuvaa elektronisten tietueiden rakennetta, tietoalkioita, keskinäisiä suhteita ja muita ominaisuuksia.”
tämä kuvaa useita muita tarkoituksia, joita Metadata palvelee sähköisissä tietueiden hallintajärjestelmissä (ERM).
lopulta Yhdysvaltain kansallinen Informaatiostandardijärjestö NISO määrittelee metatiedon seuraavasti:
” strukturoitu tieto, joka kuvaa, selittää, paikantaa tai muuten helpottaa tietoresurssin hakemista, käyttöä tai hallintaa.”
huomaa näiden määritelmien yhtäläisyydet ja erot ja mieti, miten ne liittyvät oman työsi kontekstiin. Metadataksi kutsutaan usein tietoa datasta tai tietoa informaatiosta.
mikä on metatiedon liiketoiminta-arvo?
metatiedon ensisijainen arvo tulee siitä, miten se on linjassa tiettyjen liiketoiminnan tavoitteiden ja tavoitteiden kanssa ja tukee niitä. Seuraavassa on muutamia tapoja, joilla Metadata tuo arvoa liiketoiminnalle:
- luokittelu-Metatiedolla on keskeinen rooli luokittelussa tai sisällön säilyttämisen järjestämisessä – metatietoja voidaan käyttää esimerkiksi dokumentin tallennusaikatauluun liittyvien päivämäärien seuraamiseen.
- tietoturva-metatietoja voidaan käyttää tietoturva-asetuksen merkitsemiseen, käyttöoikeuksien ja muokkausoikeuksien vahvistamiseen ja siten jakelun ohjaamiseen.
- Customer Experience-metadataa voidaan käyttää myös keinona kaapata käyttäjien luokitus sisällölle, esimerkiksi osoittamalla, että sisältö on ”arvokasta tai ”hyödytöntä”tai jopa” päivätty.”
- tieto ”Findability” – metatiedot ovat erittäin arvokkaita hakua ja hakua lisäävänä mekanismina, jonka avulla käyttäjät voivat kohdistaa kyselyn tiettyyn kenttään, kuten tekijään, aiheeseen, päivämäärään jne.
metatiedot ovat tärkeä osa sisällön elinkaaren sisällönkaappaus -, luonti-ja organisointivaiheita. Jos siihen liittyvää metatietoa ei tallenneta samaan aikaan kuin sisältöä, luot nopeasti kokoelman sisältöä, jota on vaikea hallita, löytää ja hakea.
lyhyesti sanottuna metatiedot ovat yksi perusta tiedon tehokkaalle ja vaikuttavalle hallinnalle.