kustannusten hallinta: strategia, vaiheet ja haasteet

tapa, jolla yritykset lähestyvät kustannusten hallintaa, muuttuu rajusti, kun suurin osa toimialoista jatkaa digitaalisia muutoksia.

takana ovat ne ajat, jolloin yritykset keskittyvät liikaa kustannuksiin. Uusi versio cost control on sekoitettu lähestymistapa, joka keskittyy kustannusten hallintaan ja kasvun vauhdittamiseen.

vaikka useimmat yritykset pelkäävät budjetin ylittämistä—pelkkä kustannusten leikkaaminen ei riitä tänään. Sen sijaan yritysten on keskityttävä asiayhteyteen, jos ne haluavat lisätä voittoja, optimoida budjetit ja varmistaa pitkän aikavälin taloudellisen kestävyyden.

asianmukaisilla kustannussäätelytoimenpiteillä pysyminen on välttämätöntä, joten puhutaan kustannusten hallinnasta ja sen monista puolista.

mitä on kustannusten hallinta?

kustannusten hallinta on menetelmä, jolla tunnistetaan ja hallitaan liiketoiminnan kuluja ja taloudellisia tietoja, jotta niitä voidaan analysoida ja alentaa mahdollisuuksien mukaan. Kustannusten kerääminen konsolidoidussa muodossa antaa organisaatioille mahdollisuuden tehdä tarkempia ja tietoon perustuvia ennusteita, tietää, missä ne voivat minimoida kustannukset,ja tunnistaa alueet, joilla käytetään liikaa.

tämän vuoksi kustannusten hallinta ja myyjien hallinta kulkevat usein käsi kädessä, koska optimoimalla, miten olet vuorovaikutuksessa myyjien kanssa, voit tuottaa merkittäviä kustannussäästöjä liiketoiminnallesi. Voit etsiä virtaviivaistaa sopimusneuvottelut lukita edulliset hinnat, työskennellä rakentaa kestäviä suhteita myyjien ja asiakkaiden kanssa, ja luoda kumppanuuksia, jotka täydentävät molempia yrityksiä.

loppujen lopuksi-kustannusten hallinnan tavoitteena on antaa yrityksellesi tehokkaat puitteet, jotka parantavat näkyvyyttä ja pitävät sinut kustannusten hallinnassa.

miksi kustannusten hallinta

hankkeiden aikataulut voidaan jakaa osiin ja vaiheisiin, ja useimmat johtajat jakavat kokonaisbudjetin kuhunkin osaan sen tarpeiden mukaan. Kustannusten hillitseminen auttaa:

• Seuraa edistymistä ja keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI) ja ryhdy korjaaviin toimiin, kun kustannukset nousevat liian korkeiksi.
• säilytä odotetut voittomarginaalit.
• aseta selkeät odotukset ja estä scope creep.
• saavutettava läpinäkyvyys johdon, sidosryhmien ja asiakkaiden kanssa.
• luo hyödyllisiä mittareita tulevien projektien käsittelyyn.

asianmukainen budjetti vaikuttaa suoraan kriittisiin päätöksiin, kuten siihen, mitä uusia työntekijöitä palkataan, mitä ominaisuuksia niihin sisällytetään ja kuinka paljon aikaa kuhunkin työn osaan tulisi käyttää. Hyvin hoidettu budjetti, joka seuraa ja organisaation liiketoimintasäännöt olennaisesti näyttää, missä projekti on menossa ja miten se päättyy. Hankkeen tuloksellisuus on tässä tapauksessa suoraan sidottu sen budjetointiin.

Kustannushallintaohjelmiston rooli

ei ole mikään salaisuus, että kustannusten hallinta ja ohjaus ovat data-ja analyysipainoisia kenttiä, eikä ole yllätys, miksi ohjelmistokehittäjät ovat löytäneet automaatiosovelluksen täältä. Ohjelmistopohjainen hallinta optimoi prosessia monin tavoin:

• Pitkäveteiset laskelmat ja muut kvantitatiiviset tehtävät ovat lähes välittömiä ja immuuneja inhimillisille virheille ohjelmistojen avulla.
• analysointi on paljon helpompaa, kun tiedot ilmoitetaan selkeästi mittaristojen ja helppokäyttöisten käyttöliittymien kautta.
• tietojen standardointi on tällä tavoin automaattista, mikä voi olla hyödyllistä kansainvälisissä projekteissa, joissa on käytettävä useita valuuttoja.
• kolmannen osapuolen integraatiot muihin hallintaratkaisuihin auttavat yhdistämään tietoja tehokkaammin.

Cost Management vs. Cost Control

saatat kuulla sellaisia termejä kuin ”cost management” ja ”cost control” käytettävän keskenään. Vaikka ne liittyvät voimakkaasti ja yhtä tärkeitä, siellä on hienovarainen ero, joka voi olla syytä tietää, kun puhut tiimisi niistä.

Kustannushallinta käsittelee ensisijaisesti kaikkia talousarvion suunnitteluun liittyviä prosesseja, mukaan lukien arvioinnit, Rahoitus ja rahoitus. Kustannusten hallitseminen edellyttää huomiota suunnitteluvaiheista lopulliseen päätökseen, varmistaen, että hanke kokonaisuudessaan pysyy hyväksytyissä budjettirajoissa. Kustannusten hallinnan kriittinen vaihe on tehdä sekä epäsuorista että suorista kustannuksista ennakoitavampia vahvan vastuuvelvollisuuden, valvonnan ja tiedonkeruun avulla.

vertailun vuoksi kustannusten valvonta koskee pääasiassa hankkeita niiden toteutusvaiheessa ja perustuu kustannusten hallinnan käytäntöihin menestyksen saavuttamiseksi. Kun suunnittelijat työskentelevät keskenään asianmukaisen budjetoinnin saavuttamiseksi, kulujen valvonta toimii.

kun puhutaan kustannusten säätelystä, yritysten omistajat laskevat ensin ”perustason” ja mittaavat sen ja todellisten kustannusten välisen varianssin ryhtyen korjaaviin toimiin odottamattomien piikkien minimoimiseksi.

kulujen hallinta prosessivaiheet

liiketoimintakulujen käsittely ei todellakaan ole ”set it and forget it” – vastike. Ajattele sitä pikemminkin jatkuvana, syklisenä prosessina, joka sisältää seuraavat vaiheet:

Resurssisuunnittelu

kustannusten hallinta aloitetaan toteuttamalla hankkeiden valvonta; ennustaminen tulevia kustannuksia hankkeen, onko se laitteita, materiaaleja, henkilöstöä, tai jopa vain käytetty aika. Resurssisuunnitteluvaihe tapahtuu ennen varsinaisen työn aloittamista.

yritykset käyttävät usein työnjakorakennetta tutkiakseen jokaisen aikataulun alatehtävän ja päättääkseen, mitkä taidot tai välineet kullekin ovat tarpeen. Vertailukelpoisten projektien historialliset taloudelliset tiedot ja tiimin jäsenten palaute ovat tärkeitä huomioita tässä tehtävässä.

kustannusarvio

arvioi seuraavaksi työhön tarvittavien resurssien kokonaiskustannukset. Kustannusarvio on monimutkainen asia, joka riippuu nykyisestä budjetista ja siitä, kuinka paljon tietoa sinulla on käytettävissä. Puhutaan kustannusarviosta lisää myöhemmin.

budjetointi

kun työ on käynnissä, seuraava vaihe on budjetin kohdentaminen kuhunkin tehtävään. Kustannusbudjetointi on yhdistelmä arvioitujen kustannusten soveltamista projektin aikataulutukseen. Jokainen työnkulun toiminto saa oman määränsä budjetista täällä.

kustannusten seuranta

lopuksi projektinhallinnan on katettava talousarvion muutosten käsittely. Kustannusten valvonta mittaa todellisten kustannusten varianssin ennalta määritetyistä peruskustannuksista ja ryhtyy toimiin aina, kun se on tarpeen. Tämä vaihe edellyttää myös tarkistaa todelliset tulokset näiden toimien.

Kustannusarviotekniikat

olemme maininneet estimoinnin tärkeäksi askeleeksi kustannusten hallinnassa. Katsotaanpa kaivaa syvemmälle puhumalla joitakin tarkkoja tekniikoita tehdä tarkkoja arvioita, varsinkin koska budjetointi monimutkaisia työnkulkuja voi olla haaste.

Tekijäarvio

projektit eivät juuri koskaan ole täysin ”selvillä”, kun ne alkavat. Soveltamisala ei ehkä ole täysin määritelty, ja tietyt ominaisuudet saattavat vielä vaatia jonkin verran työtä. Olisi ajanhukkaa laatia yksityiskohtainen talousarvioanalyysi nyt, koska se todennäköisesti muuttuisi nopeasti.

tekijä-estimointimenetelmä on nopein tapa saada yleiskuva siitä, mitä on odotettavissa. Teollisuudelle on tuttua yksi kätevä kikka, joka tunnetaan nimellä kuudennen kymmenyksen sääntö, jossa odotetut kustannukset nousevat kuusi kymmenystä tuotantolaitoksen koon kasvaessa.

parametrinen estimointi

aiemmat taloudelliset tiedot ovat korvaamaton apuväline uusien menojen täsmällisessä ennustamisessa. Parametrisiin menetelmiin kuuluu aikaisempien sopimushintojen ja-arvojen analysointi sekä materiaalien ja työvoiman välisten suhteiden selvittäminen aiemmissa töissä.

voi esimerkiksi huomata, että insinöörihankkeessa käytettyjen metallilevyjen paksuus korreloi johdonmukaisesti korkeampiin kustannuksiin. Mieti, miten voit käyttää tätä tietoa seuraavan kerran, kun vastaava projekti alkaa.

kvantitatiivinen tekijä

työmäärän edetessä saat hiljalleen lisää tietoa ja mielessäsi on selkeämpi kuva siitä, miten työ päättyy. Kvantitatiivinen tekijä-estimointi perustuu aikaisempaan ”tekijä-estimointi” – vaiheeseen liittämällä projektien toteutuksen aikana saatua empiiristä tietoa tarkempien estimaatioiden selvittämiseen.

Resurssipohjainen estimointi

resurssipohjainen tekniikka on vaihtoehto, jos aikaa pidetään herkkänä hyödykkeenä. Tässä tiimi arvioi ja hallinnoi, kuinka paljon aikaa kuluu tietyn osan työstämiseen ja aikatauluttaa sen kalenteriin. Työmäärän keston pitäminen kurissa voi olla aivan yhtä tärkeää kuin rahallisten kustannusten pitäminen alhaisina.

yksikköhinta

se voi tuntua itsestään selvältä, mutta pelkkä kokonaiskustannusten ekstrapolointi käyttämällä pienempää kustannusyksikköä vertailukohtana on tehokas menetelmä. Esimerkiksi lyhyt putki saattaa maksaa 15 dollaria ja vaatia tunnin asennusajan. Jos käytät 20 näitä putkia, voit odottaa kustannukset ovat noin $300 ja 20 tuntia työtä.

vaikka aina ei ole tarkkaa (asennusaika voi olla lyhyempi mitä useampia yksiköitä esimerkiksi asentaa kerrallaan), yksikköhinta on aina työkalu kenen tahansa kustannusinsinöörin pöydällä.

kulujen hallinta vie aikaa

kaikkea mitä kulujen hallinnasta tarvitsee tietää tunnissa. Prosessi on todella monitahoinen ja vaatii tiivistä yhteistyötä työntekijöiden ja projektipäälliköiden kanssa. Mutta voit olla varma, että tämä ponnistelu johtaa lopulta tuottavuuden kasvuun.

lähtötason löytäminen

Aloita prosessi määrittelemällä ensin lähtötaso, jota verrataan todellisiin kustannuksiin. Historiallisten taloudellisten tietojen avulla voit löytää realistisen tavoitteen ja löytää teoreettiset” ihanteelliset ” hankkeen lopulliset kustannukset.

Target-nettotulot

Target-nettotulot on mittari, joka lasketaan ottamalla ilmoitetut myyntivoitot ja vähentämällä kiinteät kustannukset ja muuttuvat kustannukset. Tämän summan saavuttaminen on tärkeää erityisesti julkisille yhtiöille, joiden sijoittajat odottavat tuloskasvua ajan myötä.

esimerkiksi kuvitellaan, että yritys haluaa 15 000 dollarin nettotulot 80 000 dollarin myynnistä joka kuukausi. Johto tarkastelee kiinteitä ja muuttuvia kustannuksia ja pyrkii pienentämään niitä, kunnes tavoiteltu nettotuotto saavutetaan.

muuttuviin kustannuksiin sisältyy esimerkiksi varastoja, joita voidaan vähentää vaihtamalla edullisempiin toimittajiin. Kiinteitä kustannuksia on yleensä vaikeampi muuttaa, koska ne ovat usein sellaisia asioita kuin vuokrat, jotka ovat sopimuksissa. Kiinteisiin kustannuksiin sisältyvät myös työntekijöiden palkkoihin käytetyt palkat.

varianssianalyysi

varianssi on budjetoidun ja toteutuneen tilinpäätöksen erotus. Kun todellinen hinta on paljon suurempi kuin odotettu luku, tämä suuri, negatiivinen varianssi ansaitsee tutkimuksen tunnistaa syy ja selvittää ratkaisuja.

varianssianalyysin avulla voit priorisoida oleellisia alueita selvittämällä, mitkä niistä tarvitsevat eniten korjaavia toimenpiteitä.

ansaittu Arvonhallinta

yksi suosituimmista lähestymistavoista kustannusanalyysiin, ansaittu arvonhallinta (EVM) tulisi selittää esimerkin avulla. Sano, että sinulla on tehtävä, jonka oletat olevan puolivälissä viikon loppuun mennessä. Sen budjetti on 5 000 dollaria.

jos tehtävä on kuitenkin suoritettu vain 25-prosenttisesti yhden viikon kuluttua, mitä vaikutuksia sillä on hankkeeseen? Voimme sanoa, että suunniteltu arvo on projektin budjetti kerrottuna odotetulla valmistumisella, joka tässä tapauksessa on $5,000 x 50% = $2,500.

todellinen arvo on kuitenkin vain 5 000 dollaria x 25% = 1 250 dollaria. Voimme nyt laskea ajoitetun varianssin vähentämällä suunnitellun arvon todellisesta arvosta: $1,250 – $2,500 = -$1,250.

koska varianssi on negatiivinen, voimme kertoa, että tämä hanke on jäämässä jälkeen taloudellisesti, mikä merkitsee johdon ryhtyvän korjaaviin toimiin.

työskentely ilman budjettia

kaikki yritykset eivät toimi tarkalla budjetilla. Kulujen hallintaa voi kuitenkin vielä tehdä piirtämällä tuloslaskelmaan yksittäisiä kuluja. Jos hinnoissa on äkillinen piikki, tutki sitä mahdollisten korjausten varalta.

kustannusten hallinnan yhteiset haasteet

kokeneillakin yrityksillä on toisinaan virheitä kustannusten hallinnan aikana. On syytä käydä läpi muutamia sudenkuoppia ja haasteita prosessin samoin. Niitä ovat:

• kustannusanalyysin sekoittaminen kirjanpitoon: Kirjanpito käsittelee lähinnä vain kustannusten laskemista muiden tehtävien joukossa, kun taas kustannusten hallinta menee syvälle projektiin ja suunnittelee rahoituksen.
• budjetin ja ennusteiden jatkuva analysointi: budjetin laskeminen ja kustannusten ennakointi suoritetaan usein erillisillä työntekijöillä, mikä johtaa epäjohdonmukaisiin analyyseihin, jotka voivat vaarantaa tulosten luotettavuuden.
• tietojen yhtenäistäminen useista lähteistä: Olennaiset taloudelliset tiedot voivat tulla monilta alihankkijoilta ja sisällönhallintajärjestelmiltä. Vaatii jonkin verran organisointia ja taitoa varmistaa, että kaikki tämä data on käyttökelpoinen.
• ajan ja rahan tasaaminen: vastaavasti projektien aikatauluttajien, jotka ajoittavat työmäärän toimintojen ja tehtävien mukaan, ja kustannusanalyytikkojen, jotka käyttävät transaktioita ja tilikausia, välillä on ristiriita. Näiden kahden lähteen vertailukelpoisuus on toinen kustannusten hallinnan haaste.
• projektin muutokset: projektin edetessä laajuus, Ominaisuudet tai tavoitteet voivat muuttua ajan myötä. Miten kulujen hallinta, joka nojaa tulevien menojen ennustamiseen, toimii tämän haasteen ympärillä?
• itse kustannusvalvonnan kustannusten hallinta: kustannusten hallinta voi olla aikaa vievää ja virhealtista aina tiedonkeruusta analyysiin korjaavien toimien toteuttamiseen. Mitä tuloksia on toinen kustannusten muoto harkita.

takaiskuista huolimatta hyvin harkittu kustannusten ohjausjärjestelmä voi luoda organisaation menestymään. Prosessin standardointi ja joustavuuden tarjoaminen yritykselle on paras tapa käsitellä monimutkaisia tai muuttuvia projekteja.

investoiminen teknologiaan on yksi parhaista toimenpiteistä projektin onnistumismahdollisuuksien lisäämiseksi ja riskien minimoimiseksi.

Ota käyttöön parhaiden käytäntöjen

pohjalta rakennettu Kustannusvalvontajärjestelmä, jonka avulla tunnet nyt kustannusten hallinnan perusteet, keskeiset hyödyt ja mahdolliset haasteet, joita saatat kohdata toteuttaessasi kustannusvalvontajärjestelmää.

on tärkeää muistaa, että kilpailuedun saavuttamiseksi kustannusten hallinta vaatii jatkuvaa yhteydenpitoa ja yhteistyötä kaikkien tiimisi jäsenten kesken. Onnistunut aloite tarkoittaa pienimuotoista aloitusta, odotusten määrittelyä varhaisessa vaiheessa, kustannusten ja riskien ymmärtämistä sekä oikean kustannushallintaohjelmiston hyödyntämistä.