22 kauanko palkkatiedot pitää säilyttää?
The Social Security Administration and the IRS have released a common publication that offers valuable pointers for employers who want to cleaning up their old payroll files. Useimmissa (mutta ei kaikissa) tapauksissa tämä tarkoittaa neljän vuoden säilyttämissäännön noudattamista.
julkaisussa varoitetaan, että tietojen säilyttämistä koskevien vaatimusten täyttämättä jättäminen voi johtaa huomattaviin rangaistuksiin ja suuriin korvauksiin työnantajille, jotka eivät pysty toimittamaan vaadittuja tietoja veroviraston pyynnöstä tai osana työhön liittyvää oikeusjuttua. (Tietoja voisivat pyytää myös valtion virastot.)
the Records-in-General Rule
As applied to employers that ennakonpidätys and pay federal income, Social Security and Medicare taxes, SSA/IRS Reporter says records related to such taxs must be kept for at least four years after the eräpäivä of the employee ’ s personal income veroilmoitus (generally, April 15) for the year in the payment was made.
SSA / IRS: n toimittajan mukaan näihin tietoihin kuuluvat:
- työnantajan tunnistenumero;
- työntekijöiden nimet, osoitteet, ammatit ja sosiaaliturvatunnukset;
- korvausten maksupäivämäärät ja maksetut määrät sekä veroja tai muita maksuja varten pidätetyt määrät, mukaan lukien ilmoitetut tipit ja muiden kuin käteismaksujen käypä markkina-arvo;
- liittovaltion tulo -, Sosiaaliturva-ja Medicare-verojen ennakonpidätyksen alaiset korvausmäärät ja vastaavat pidätetyt määrät kunkin veron osalta (ja pidätetty päivä, jos ennakonpidätys tapahtui eri päivänä kuin maksu päivämäärä);
- kunkin korvauksen maksamisen kattama palkkakausi;
- soveltuvin osin syy(t), miksi kunkin verokannan kokonaiskorvaus ja veron peruste ovat erilaiset;
- työntekijän lomake W-4, työntekijän Ennakonpidätystodistus;
- kunkin työntekijän työsuhteen alkamis-ja päättymispäivät;
- työntekijän antamat ilmoitukset saaduista vihjeistä;
- työntekijöille annetut luontoisedut ja vaadittu näyttö;
- verojen oikaisut tai suoritukset; ja
- verotalletusten määrät ja päivämäärät.
työnantajien olisi myös noudatettava neljän vuoden pituista säilyttämissääntöä sellaisten tietojen osalta, jotka liittyvät työnantajan tai kolmannen osapuolen työntekijöille tapaturma-tai terveyssuunnitelman perusteella maksamiin palkkojen jatkomaksuihin. Näihin tietoihin olisi sisällyttävä poissaoloajan alkamis-ja päättymispäivä sekä kunkin maksun määrä ja viikkotaso (mukaan lukien kolmansien osapuolten suorittamat maksut). Työnantajien tulisi myös pitää kopiot työntekijän lomake W-4, pyyntö liittovaltion tuloveron ennakonpidätys sairaus palkka, ja tarvittaessa kopiot lomakkeen 8922, kolmannen osapuolen sairaus palkka Recap.
poikkeavaa sääntöä sovelletaan tietoihin, jotka vahvistavat mahdolliset tiedot ilmoituksista ja työnantajan työntekijöille antamat ilmoitukset juomarahojen jakamisesta. Verolain mukaan nämä tiedot on säilytettävä vähintään kolme vuotta sen ilmoituksen tai ilmoituksen eräpäivästä, johon ne liittyvät.
Ennakonpalautushakemukset
SSA/IRS: ssä oleva toimittaja sanoo, että työnantajien, jotka hakevat ennakonpalautusta, hyvitystä tai ennakonpidätettyjen Tulo-ja työverojen hyvitystä, on säilytettävä vaatimukseen liittyvät tiedot vähintään neljän vuoden ajan vaatimuksen jättämispäivästä.
Luontoisetutiedot
verolaissa säädetään nimenomainen kirjanpitovaatimus työnantajille, joilla on luetteloituja luontoisetuusjärjestelyjä, kuten sairausvakuutus, ruokala, koulutusapu, adoptioapu tai huollettavana olevan hoidon tukisuunnitelma. Heidän on pidettävä kaikki tarvittavat tiedot sen määrittämiseksi, täyttääkö järjestely vaatimukset, joiden mukaan etuusmäärät jätetään tulon ulkopuolelle.
Huom.luontoisetuja koskevissa verolain säännöksissä ei täsmennetä, kuinka kauan tiettyjä luontoisetuja koskevia tietoja olisi säilytettävä. Oletettavasti niihin sovelletaan edellä mainitun kirjanpitosäännön mukaista neljän vuoden sääntöä, joten ne olisi säilytettävä vähintään neljän vuoden kuluttua tällaisen veron eräpäivästä siltä ilmoituskaudelta, jota kirjanpito koskee, tai kyseisen veron maksamispäivältä sen mukaan, kumpi ajankohta on myöhäisempi.
varoitus: jos luontoisetuja koskevien tietojen on oltava myös Erisan I osaston mukaisia, sovelletaan pidempää kuuden vuoden pituista säilytysaikaa.
työttömyyden verotiedot
liittovaltion työttömyyden verolaki (FUTA) edellyttää, että työnantajat säilyttävät tiedot ansaituista korvauksista ja maksetuista työttömyysmaksuista. Yleisen kirjanpitosäännön mukaan tällaiset tiedot on säilytettävä neljän vuoden ajan lomakkeen 940 eräpäivästä, työnantajan vuotuisesta Työttömyysveroilmoituksesta tai vaaditun FUTA-veron maksupäivästä sen mukaan, kumpi ajankohta on myöhäisempi.
tiedot on säilytettävä perustellen:
- kalenterivuoden aikana maksettujen palkansaajakorvausten kokonaismäärä;
- FUTA-veron alaisen korvauksen määrä;
- maksetut Valtion työttömyysmaksut, joissa työnantajan maksamat summat ja työntekijöiden palkoista pidätetyt määrät on eritelty erikseen (tällä hetkellä Alaska, New Jersey ja Pennsylvania edellyttävät työntekijöiden maksuosuuksia);
- kaikki lomakkeessa 940 esitetyt tiedot (A ja/tai R soveltuvin osin); ja
- tarvittaessa syy siihen, miksi kokonaiskorvaus ja verotuksessa on eroja.
SSA / IRS Reporter muistuttaa työnantajia, että ennätys säilyttäminen vaatimukset ovat myös asettamat liittovaltion työministeriön ja valtion palkka-tunti ja työttömyysvakuutus virastot.
kolme vuotta
seuraavat tiedot on säilytettävä vähintään kolme vuotta: Affordable Care Act information returns (lomakkeet 1094-B, 1095-B, 1094-C ja 1095-C). Säilytä ne vähintään kolme vuotta raportoinnin eräpäivästä. Säilytä myös työntekijöille annetut vihjepalkkioilmoitukset ja työnantajailmoitukset vähintään kolmen vuoden ajan sen ilmoituksen tai ilmoituksen eräpäivästä, johon ne liittyvät.
Payroll Partners on sitoutunut auttamaan asiakkaita pysymään ajan tasalla palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon uutisista, kehityksestä ja ajankohtaisista tapahtumista. Tämän artikkelin tarkoituksena on antaa lukijoille yleistä tietoa palkka-asioista. Pykälä ei muodosta, eikä sitä tule käsitellä minkään tietyn palkkauskäytännön käyttöä koskevana ammatillisena neuvontana. Tietojen paikkansapitävyys on pyritty varmistamaan kaikin keinoin. Payroll Partners ei ota vastuuta siitä, että kukaan henkilö luottaa artikkelissa annettuihin tietoihin. Lukijoiden olisi riippumattomasti tarkistettava kaikki tiedot ennen niiden soveltamista tiettyyn tosiasiatilanteeseen, ja heidän olisi itsenäisesti määritettävä tietyn palkkauskäytännön vaikutus. Jos haet kirjanpitoneuvontaa, sinua kehotetaan kääntymään hyväksytyn julkisen tilintarkastajan puoleen.