How Your Team Can definite Project Scope

the process of project management is a difficult one one that flummoxes managers most is project scope. Projektin peruskirjan luominen tai projektin aikataulun kartoittaminen kaikki näyttävät paljon yksinkertaisemmilta ja helpommilta kuin soveltamisalan määrittely.

mutta on virhe, ettei projektin laajuuteen laiteta tarpeeksi aikaa ja vaivaa. Erään Harvardin tutkimuksen mukaan keskimääräinen hanke ylitti budjettinsa 27 prosentilla. Jos haluat välttää tekemästä samaa, sinun täytyy viettää paljon aikaa scoping prosessi, jotta et ole yllättynyt myöhemmin.

jos tiedät, että on aika käsitellä projektin laajuutta, niin näin voit ottaa käyttöön hyvät projektinhallintaperiaatteet ja tuottaa ne, jotka tekevät projektista valtavan menestyksen.

yleiskatsaus: mikä on hankkeen laajuus?

hankkeen laajuus viittaa luetteloon hankkeen tavoitteista, määräajoista ja tehtävistä. Projektin laajuus on usein yksityiskohtaisesti asiakirjassa nimeltä scope statement tai statement of work.

määrittelemällä hankkeen laajuuden asiakirjassa annetaan koko tiimille opas hankkeen kaikista osa-alueista, aina suoritettavista tehtävistä tarvittaviin resursseihin ja saavutettaviin tavoitteisiin. Hankkeen soveltamisalaa voidaan laajentaa, jos tarvitaan enemmän kuin aiemmin on ajateltu, ja sitä voidaan kaventaa, jos hanke on liian suuri tiimin käsiteltäväksi.

projektin laajuus on tärkeä osa projektipäällikön vastuuta,ja se auttaa sinua pysymään tehtävässä ja välttämään projektikokonaisuuden hiipumisen.

kuinka määritellä projektin laajuus

on helppo sanoa, mikä projektin laajuus on, mutta ei ole niin helppoa luoda projektin laajuusdokumenttia. Siinä voi olla paljon yksityiskohtia ja liikkuvia osia, eikä sitä kannata ottaa kevyesti. Mutta jos sen hajottaa viiteen vaiheeseen, prosessi tulee melko yksinkertainen.

Vaihe 1: Määrittele tavoitteet

hankkeen soveltamisalan määrittelyn ensimmäinen vaihe on määritellä hankkeen lopputuote tai tavoitteet — joita kutsutaan myös ”suoritteiksi”. Sinun täytyy olla kristallinkirkas siitä, mitä toivot tämän projektin saavan aikaan. On hyvä idea hahmotella tavoitteesi SMART-säännön avulla:

• erityinen (hankkeen soveltamisala kertoo tarkalleen, mitä hankkeella pitäisi saavuttaa)
• mitattavissa (tavoite ei ole mitattavissa epämääräisesti)
• saavutettavissa (on kohtuullista uskoa, että työryhmä voisi saavuttaa tämän tavoitteen)
• realistinen (se voidaan saavuttaa suhteellisen helposti menemättä yli budjetin)
• ajoissa (se voidaan saavuttaa määritellyssä aikataulussa)

vinkkejä tavoitteiden määrittelyyn:

tavoitteiden määrittely on niin tärkeää, koska se vaikuttaa koko projektin laajuuteen. Seuraavassa on pari tapaa, joilla voit varmistaa, että asetat oikeat tavoitteet.

• ole joustava: joskus tavoitteet saattavat muuttua tai muuttua kokonaan projektin aikana, ja se on OK. Esimerkiksi, jos tavoitteena on rakentaa kaksikerroksinen koti, ja sinulla on mahdollisuus rakentaa kuisti, jos tulet alle tietyn budjetin, se on OK antaa tilaa soveltamisala siirtyä mukaisesti tavoitteesi.
• mukana kaikki: tavoitteita ei saa kehittää yksi ihminen; kaikkien sidosryhmien tulisi punnita ja tuoda oma näkökulmansa, joka voi auttaa sinua sisällyttämään asioita, jotka olet jäänyt, tai välttää tavoitteita, joita ei pitäisi pyrkiä.

Vaihe 2: Määrittele mahdolliset esteet

tehokkaan hankesuunnittelun seuraava vaihe on tunnistaa alueet, joilla hanke voi suistua raiteiltaan. Mikä voisi uhata projektisi budjettia? Mikä voisi aiheuttaa suuria viivästyksiä?

esimerkiksi jos rakennat pientaloa, Saatat törmätä sääongelmaan, jos sadepäiviä olisi kaksi kertaa enemmän kuin yleensä siihen aikaan vuodesta, se saattaisi viivästyttää etenemistäsi. Tai ehkä sahatavaran hinta nousee 5% siihen mennessä, kun tilaat lähetyksen.

vinkkejä mahdollisten esteiden määrittelyyn:

esteitä voi olla vaikea ennustaa, mutta todennäköisesti sinulla on jo hyvä käsitys siitä, mikä projektissa todennäköisimmin menee pieleen, joten aloita siitä ja työskentele ulospäin.

• Leave nothing out: Kirjoita ylös kaikki mahdolliset asiat, jotka voisivat mennä pieleen projektissa.
• Laadi suunnitelma: Laadi varautumissuunnitelma, jossa esitetään, mitä teet lieventääksesi kunkin esteen seurauksia, joten olet valmis, jos se tapahtuu.

Vaihe 3: yksilöidään tarvittavat resurssit

kuinka paljon rahaa hanke maksaa? Mitä tarvikkeita tarvitaan? Kuinka monta työtuntia tarvitaan? Kaikkiin näihin kysymyksiin on vastattava yksityiskohtaisesti. Sinun pitäisi tehdä laaja tutkimus ja keksiä tarkkoja lukuja; valistuneet arvaukset johtavat lähes varmasti kustannusylityksiin, jotka voivat suistaa koko hankkeen raiteiltaan.

vinkkejä tarvittavien resurssien tunnistamiseen:

resurssien tarkka kirjanpito takaa sen, että jokaisella on tarvittavat välineet hankkeen aikataulussa pitämiseksi, joten tämä on tärkeä askel.

• oltava tyhjentävä:pienetkin kustannukset voivat laskea yhteen, joten laadi lista kaikista mahdollisista asioista, joita hanke tarvitsee onnistuakseen.
• neuvottele muiden kanssa: Jaa luomasi lista muiden projektin sidosryhmien kanssa nähdäksesi, mitä he ajattelevat ja jos olet jättänyt jotain pois listalta.

Vaihe 4: Anna virstanpylväsaikataulu

nyt kun olet asettanut tavoitteet, esteet ja resurssit, voit koota yleisen aikajanan siitä, mitä voit saavuttaa. On tärkeää asettaa erityisiä virstanpylväitä, jotka auttavat kaikkia seuraamaan hankkeen etenemistä.

esimerkiksi jos rakennat taloa, ensimmäinen virstanpylväs voi olla perustuksen laskeminen, toinen voi olla rakennelman rungon pystyttäminen, kolmas voi olla sähkö-ja putkiasennus ja neljäs voi olla valmis talo.

vinkkejä virstanpylväsaikataulun laatimiseksi:

virstanpylväiden löytäminen on tärkeä osa hankkeen laajuuden kokoamista. Kun se on paikallaan, olet melkein valmis,ja se on kyse suunnitelman laajuus hallinta tästä eteenpäin.

• Liitä päivämäärät jokaiseen virstanpylvääseen: Se ei ole tarpeeksi hyvä vain virstanpylväitä, sinun täytyy myös liittää päivämäärät niihin, tai ei ole tunnetta prioriteetti tehtävissäsi ja vaarana ole saada projekti ajoissa valmiiksi.
• sinulla on varautumissuunnitelma: jos et saavuta virstanpylvästä, sinulla on oltava suunnitelma siitä, mihin toimiin ryhdyt saavuttaaksesi seuraavan virstanpylvään ajoissa.

Vaihe 5: listaa sidosryhmät

kun projektisi tavoitteet on määritelty, on aika luoda lista sidosryhmistä. Sidosryhmä on kuka tahansa, jolla on kiinnostusta tai huolta hankkeesta. Esimerkiksi rakennusyhtiössä siihen kuuluisivat toimitusjohtaja, talousjohtaja, sijoittajat ja rakennuspäällikkö.

listaa kaikki henkilöt, joiden tulisi olla mukana tässä projektissa ja joilla olisi merkittävä vastuu projektin toteutuksen varmistamisessa.

vinkkejä sidosryhmien listaamiseen:

on tärkeää saada kattava lista kaikista sidosryhmistä, sillä jos joku jää kaipaamaan, sillä voi olla merkittäviä seurauksia projektille, koska tehtäviä ei ole saatu päätökseen, koska joku on jätetty pois.

• käy läpi virstanpylväät: hyvä tapa tunnistaa sidosryhmät on käydä läpi kaikki tähän mennessä rakentamasi hankkeen osa-alueet. Kysy itseltäsi, mitkä ihmiset ovat vastuussa kunkin virstanpylvään saavuttamisesta, kunkin resurssin hankkimisesta ja jokaisen esteen voittamisesta. Näin vältät unohtamasta ketään.
• liitä sidosryhmät suunnitelman osiin: nimeämällä osa-alueet, kuten resurssit, tehtävät ja välitavoitteet, on selvää, mitkä ovat kaikkien vastuualueet, mikä helpottaa hankkeen sujuvuutta.

paras projektinhallintaohjelmisto projektinhallintaan

projektin laajuuden luominen tyhjästä on hieman pelottavaa, mutta on olemassa monia ohjelmistovaihtoehtoja, jotka voivat opastaa sinua. Tässä on kolme parasta projektinhallinnan ohjelmistovaihtoehtoa, jotka ovat erityisen tehokkaita auttamaan sinua luomaan projektin laajuuden.

monday.com

monday.com tarjoaa Tehtävien ajoituksen priorisoinnilla, joka auttaa sinua asettamaan välitavoitteet, ja jaetun tiimikalenterin, jonka avulla voit ottaa kaikki sidosryhmät mukaan. Resurssinhallintatyökalu auttaa käyttäjiä seuraamaan projektin resursseja.

voit tarkastella kaikkia tehtäviä ja niihin liittyviä sidosryhmiä kautta monday.com kojelauta.

Podio

Podiossa on myös tehtävien priorisointi-ja aikataulutusominaisuuksia sekä helppo tapa syöttää uusia tehtäviä yksinkertaisesti lyömällä ”T” näppäimistöllä. Siinä on myös dokumenttien tallennus, joten voit pitää projektin laajuuden tiedostossa, ja raportointi, jotta voit kerätä tietoa siitä, kuinka hyvin projekti pärjää.

Podion kojelaudasta näkee helposti projektin sidosryhmät ja tehtävät.

Scoro

Scorossa on mukautettuja kenttiä, joiden avulla voi seurata ja hallita resursseja. Siinä on myös tehtävien luonti-ja luettelojärjestelmä, jonka avulla voit hallita välitavoitteitasi, ja voit merkitä asiaankuuluvat sidosryhmät. Se on myös asiakirjojen tallennus ja tiedostojen jakaminen, sekä budjettiraportteja ja kojelautoja, jotta voit katsella taloutta.

Scoron kojelauta pitää projektin kaikki osa-alueet yhdessä paikassa.

on aika luoda oma projektikokonaisuus

nyt kun tiedät, mitä kaikkea työn laajuuden luomiseen menee, on aika aloittaa oman työn tekeminen. Kysy itseltäsi nämä kysymykset:

• mitkä ovat projektini elinkaaren vaiheet?
• onko minulla jo hankkeen laajuusselvitys, jota voin mukauttaa ja laajentaa?
• kuinka laaja tai kuinka kapea hankkeen soveltamisalan tulisi olla, ja olenko tehnyt vielä hankkeen soveltamisalan analyysin sen selvittämiseksi?
• mikä on scope knowledge area I need to address?

varaa seuraavan viikon tai kahden aikana muutama tunti aikaa istuutua ja käydä yllä olevat vaiheet läpi. Katso projektin laajuus esimerkki tai kaksi nähdä, miten muut ovat tehneet sen. Sitten vain töihin ja piirtämään.