How to Use Real-Time Data for Excel Financial Forecasting

New York Yankees legend Yogi Berra famously said, ”If you don’ t know where you are going, you ’ ll end up somewhere else.”Hyvä taloussuunnittelu alkaa hyvästä ennustamisesta. Excel tekee prosessista suhteellisen helppoa, jos sinulla on helppo pääsy tietoihin menneistä tuloksista, nykyisestä saldosta ja tulevista ennusteista.

on olemassa monia erityyppisiä ennusteita, joita saatat haluta luoda riippuen yrityksesi luonteesta. Myyntiennusteet ovat yleisimpiä, sillä useimpien yritysten liikevaihto ja myynnin heilahtelut johtuvat nykyisestä kriisitilanteesta. Katsotaanpa joitakin tapoja, joilla voit luoda myyntiennuste käyttäen Excel sekä reaaliaikaisia tietoja ERP ja CRM-järjestelmien.

alku yksinkertainen: Myyntihistoriaan perustuva ennustaminen

yksinkertaisin lähestymistapa on aloittaa kahden sarakkeen sarjalla. Oletetaan, että sarake ” A ”on sarja päivämääriä, ja sarake” B ” näyttää viikoittain myynti vuodesta-to-date. Ensinnäkin, korosta tiedot näissä kahdessa sarakkeessa. Valitse Excelin Data-valikosta ”Forecast Sheet”, ja sinulle esitetään kaavio, joka näyttää aikaisemman myynnin ja ennustetun tulevan myynnin.

klikkaa ”Options” (aivan kaavion alapuolella) ja voit säätää joitakin muuttujia, jotka ohjaavat ennustelaskelmia. Lopuksi, klikkaa ” Luo ” -painiketta, ja Excel luo uuden laskentataulukon, joka näyttää ennustettu myynti, sekä ylä-bound (optimistinen) projektio ja alempi (pessimistinen) projektio.

reaaliaikaisuus: yhdistyminen toiminnanohjaus-ja CRM-järjestelmään

nyt kun perusasiat ovat kunnossa, katsotaan, miten myynti-ja putkitietoja voi sisällyttää. Reaaliaikaiset linkit lähdetietoihisi voivat päivittää ennusteesi heti, kun uutta tietoa tulee saataville. Ei ole tarvetta kopioida ja liittää tietoja, joka ei ole vain ikävä, mutta myös todennäköisesti tuoda virheitä ennusteeseen.

monien yritysten myyntitiedot elävät toiminnanohjausjärjestelmässä ja putkistot erillisessä CRM-tietokannassa. Saada että tiedot näkyvät Excel on helppoa, jos käytät tuotetta, joka on tarkoitus suunniteltu ERP ohjelmisto mielessä. (Joukko tällaisia työkaluja on saatavilla insightsoftwaresta, joka integroituu yli 140 eri ERP-järjestelmään.)

palataan yksinkertaiseen myyntiennusteeseesi ja kuvitellaan, miltä se voisi näyttää reaaliaikaisilla datalinkeillä. Voisit aloittaa palstalla, joka vetää viikoittaiset myyntisummat suoraan toiminnanohjausjärjestelmästä. Tämä antaa sinulle saman kuvan kuin aiemmin, mutta sen sijaan, että näppäilet sitä manuaalisesti (tai kopioimalla ja liittämällä), se tulee suoraan ERP-ohjelmistosta. Jos jokin muuttuu (esimerkiksi jos viime viikon numeroihin tehtiin oikaisumerkintä), se päivittyy automaattisesti Excel-ennusteeseen.

seuraavaan sarakkeeseen voi lisätä painotetun putkiennusteen. Monien yritysten kohdalla tämä saattaa vaatia linkitystä erilliseen CRM-järjestelmään.

lopuksi tehtäisiin ennuste, joka perustuu aiempaan myyntiin, ja sinulla on yksinkertainen tapa vahvistaa ennuste omaa putkeasi vastaan. Tämä on erityisen hyödyllistä ymmärtää, onko tilastollinen ennuste (tarjoamia Excel) tukee putkilinjan numerot tulevat myyntitiimisi.

muunlaiset ennusteet

vaikka myyntiennusteet tarjoavat yhden hyvin tärkeän palan palapeliä, on olemassa monia tapoja soveltaa näitä periaatteita. Kassavirta on elinehto jokaisen yrityksen, joten on tärkeää ymmärtää, mitä kassatilanne näyttää tulevina viikkoina ja kuukausina. Yhdistämällä reaaliaikaisia linkkejä käteisvaroihin, myyntisaamisiin, velkoihin ja ennakoituihin tuloihin ja kuluihin Excel-käyttäjät voivat rakentaa mallin sisään-ja ulosvirtauksille, jotka päivittyvät automaattisesti olosuhteiden muuttuessa koko liiketoiminnan muuttuessa.

kehittyneempi lähestymistapa on” 3 statement model”, joka tarjoaa yhden ennusteen, joka yhdistää tuloslaskelman, taseen ja rahavirtalaskelman yhdeksi rahoitusmalliksi. Hyvin muotoiltu 3 statement ennuste käyttäen reaaliaikaisia linkkejä voi antaa sinulle selkeän, ajantasaisen näkyvyyden tuleviin taloudellisiin olosuhteisiin organisaatiossasi kaikkina aikoina.

yksinkertaisuuden Tuominen monimutkaiseen maailmaan

tarkoitukseen rakennetut ohjelmistotyökalut voivat helpottaa huomattavasti täsmällisten ja helppohoitoisten raporttien laatimista.

3 statement-mallin (tai minkä tahansa yleisen tilikirjan tietoihin linkittävän ennusteen) avulla on erityisen hyödyllistä pystyä lisäämään viittauksia, jotka tiivistävät tilisi saldot tilisegmenttien, osastojen tai tilivalikoimien perusteella. Insightsoftwaren, kuten Bizview ’ n tarjoamat hienostuneet työkalut antavat käyttäjille mahdollisuuden vetää yhteenvetosummia useista GL-tileistä yleismerkkien avulla.

katsotaanpa esimerkkiä. Jos GL tilinumerosi sisältävät segmentin, joka nimeää tuotejaon, ja toisen, joka määrittää maantieteen, haluat ehkä luoda yhden solun viite, joka vetää kaikki tulotilisi välillä 41000 ja 42999, mutta vain tuotelinjoille 100-199 alueella, ja vain maantieteelle 40. Kännykkäviittauksesi saattaa näyttää tältä: ”–40”.

tämän lähestymistavan taika on siinä, että se vetää automaattisesti GL: stä määritettyjen alueiden perusteella, vaikka lisäät uusia tilejä. Tämä vähentää ongelmaa, joka liittyy raporttien uudelleenmuotoiluun aina, kun uusi yleinen tilikirja lisätään.

oikeilla ohjelmistotyökaluilla voidaan vastata tällaisiin monimutkaisiin Rahoitus-ja kirjanpitotarpeisiin. Toinen esimerkki on usean yrityksen lausuma, joka vetää useista irrotetuista ERP-järjestelmistä. Tämä on yhteinen skenaario tytäryhtiöiden, kansainvälisten divisioonien tai yrityskauppojen kanssa.

Keeping Your Data Secure

Finally, you ’ ll want to save your forecast in a safety place and distribute it to right people. Valitettavasti, suurin osa Excel-tiedostot tuotetaan Rahoitus-ja laskentatoimen ammattilaiset tallennetaan paikallisille kiintolevyille, jos ne ovat alttiita varkaus tai menetys. On tärkeää tallentaa tiedot keskeiseen paikkaan, jossa on riittävä turvallisuus ja varmuuskopiointi.

ennustetietojen jakautuminen voi olla myös turvallisuusongelma. Ennusteen kehittäminen yhteen paikkaan voi olla helpointa, mutta et välttämättä halua osastopäällikköjesi näkevän koko organisaation tietoja. Etsi teknologiatyökaluja, jotka tukevat rajoitettua jakelua, lähettävät numeerisia arvoja tarjoamatta esimerkiksi reaaliaikaisia linkkejä tai muuntavat ennusteita PDF-muotoon ennen niiden jakamista.

Ennusteet Ovat Aina Vääriä . . . Mutta hyödyllinen

usein sanotaan, että kaikki ennusteet ovat vääriä, mutta ne ovat kuitenkin erittäin hyödyllisiä. Hyvä suunnittelu lähtee realistisista odotuksista. Microsoft Excel tarjoaa tutun, tehokkaan työkalun organisaatiosi tietojen herättämiseen eloon ja oivallusten hankkimiseen, jotka auttavat ohjaamaan yrityksesi johtamista. Yhdistettynä työkaluihin, jotka linkittävät yrityksesi tiedot reaaliajassa, Excel-pohjainen ennustaminen voi olla ero, joka auttaa sinua näkemään tien selvästi ja säätää kurssin ajoissa välttää esteitä.